Effiziente Kollaboration

6 praktische Tipps für eine effizientere Kollaboration

Lesedauer: etwa 7 Min.

Eine effektive Kollaboration ist gerade für die modernen hybriden Arbeitsplätze der Schlüssel, der Teams zum Erfolg führt. Aber für viele Führungskräfte ist Kollaboration nur noch ein Schlagwort – und die Suche nach umsetzbaren Wegen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen kann einem so vorkommen, als würde man durch dichten Nebel wandern.

Mehr Kollegen zu regelmäßigen Besprechungen einzuladen oder ein weiteres Kommunikationstool hinzuzufügen ist leicht – anschließend kann man sich dann für eine „erfolgreiche“ Kollaborationsinitiative auf die Schulter klopfen. 

Eine wirklich effektive Kollaboration ist jedoch eine individuelle und organisatorische Fähigkeit, die Strategie und Kreativität erfordert. Und ihre Verbesserung sollte mit der gleichen Konsequenz und Entschlossenheit wie jede groß angelegte Unternehmensinitiative behandelt werden. Es ist mehr als nur ein Punkt, der von einer To-do-Liste abgehakt wird, indem man eine tägliche Besprechung abhält, bevor sich dann alle für den Rest des Tages in ihre Silos zurückziehen. Vielmehr ist es ein fortlaufender Wachstumsprozess.

Auf diese Weise geht es bei einer effektiven Kollaboration nicht nur um eine gesteigerte Aktivität, sondern auch um eine gesteigerte Auswirkung. Es soll damit nicht nur mehr Moral, Vertrauen und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erreicht werden, sondern auch der Gewinn und die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens gesteigert werden.

Die versteckten Kosten ineffizienter Kollaboration

Die Beliebtheit der asynchronen Arbeit hat zur Entwicklung vieler schlechter Gewohnheiten geführt, die zu chronischer Ineffektivität führen. Diese Anti-Muster der Kollaboration haben Situationen geschaffen, in denen Teams oft das Gefühl haben, kollaborative Arbeit zu leisten. Tatsächlich arbeiten sie jedoch ineffizient, da sie sich um kollaboratives Verhalten bemühen, das keine Innovation vorantreibt.

Wieso spielt das eine Rolle? Der Spruch „Zeit ist Geld“ wird oft als banale Plattitüde abgetan, trifft hier aber tatsächlich zu. Hier sind einige Möglichkeiten, wie eine ineffiziente Kollaboration Sie beides kosten könnte.

Ineffiziente Kollaboration ist das Ergebnis schlechter Dokumentation

Es braucht viel, um ein Team auf dem Laufenden zu halten, besonders wenn sich seine Mitglieder auf verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilen. Auch wenn es nicht so aussieht, ist eine gute Dokumentation für eine effizientere Zusammenarbeit entscheidend. Ohne sie ist der Einzelne oft gezwungen, mehr Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen zu verbringen, als dieses Wissen in einem auf Teamarbeit ausgerichteten Umfeld tatsächlich anzuwenden. 

Einem kürzlich veröffentlichten Bericht zufolge verbringen Personen in der Entwicklung in der Regel nur 30–40 % ihrer Zeit mit der Entwicklung von Funktionen; der Rest ihrer Arbeitszeit entfällt hauptsächlich auf administrative Aufgaben und Verzögerungen. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass die Einsparung von nur zwei Stunden pro Woche in einem Unternehmen mit 200 Entwicklungsmitarbeitern zu jährlichen Einsparungen von 2,8 Millionen Dollar führen würde, was in etwa den Jahresgehältern von 10 Vollzeitangestellten entspricht. Man kann sich die Zeit und das Geld gut vorstellen, die für kritische Kooperationsprojekte aufgewendet werden könnten, wenn eine bessere Dokumentation vorhanden wäre, um den administrativen Aufwand für Teams zu verringern.

Wenn Einzelpersonen wissen, wo sie nach Antworten suchen müssen, können sie ihre Zeit tatsächlich mit dem verbringen, was sie am besten können. Teams, die die Kunst des Dokumentierens beherrschen, statten die Mitglieder mit dem erforderlichen Kontext aus, um Verantwortung für Projekte und Initiativen zu übernehmen.

Ineffiziente Kollaboration führt zu unnötigen Meetings

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass die Mitarbeitenden im Durchschnitt ein Drittel ihrer wöchentlichen Besprechungen für unnötig halten. Diese sind nicht nur frustrierend, sondern auch teuer. Tatsächlich könnten große Unternehmen jährlich 2,5 Millionen US-Dollar nur durch das Streichen unnötiger Meetings einsparen.

Wenn Sie die Kollaboration optimieren, erreichen Sie wahrscheinlich schneller das gewünschte Ergebnis und vermeiden unnötige Folgemeetings.

Ineffiziente Kollaboration kann Sie Personal kosten

Einem kürzlich veröffentlichten Lucid-Bericht zufolge, haben 57 % der Beteiligten an Meetings einen bevorzugten Kollaborationsstil, der wahrscheinlich nicht bedient wird. Die Tatsache, dass über die Hälfte Ihres Teams sich wahrscheinlich nicht ermächtigt fühlt, ihre besten Ideen und Gedanken mitzuteilen, ist problematisch. Und zwar nicht nur für ihre eigene Kreativität und Zufriedenheit mit der Arbeit, sondern auch für die Fähigkeit Ihres Unternehmens, sie zu halten.

Eine weitere Studie ergab, dass die Fluktuationsrate an Arbeitsplätzen, die keine integrative Zusammenarbeit fördern, 10-mal höher ist. Selbst der Verlust von nur einem Mitarbeitenden erhöht wahrscheinlich die Kosten für Lernen und Entwicklung, steigert das Risiko weiterer Fluktuation und beeinträchtigt die Innovation Ihres Teams insgesamt. 

Praktische Tipps für eine effizientere Kollaboration

Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, einige dieser Ursachen für ineffektive und ineffiziente Kollaboration zu beseitigen, finden Sie hier einige Techniken, die Sie anwenden können:

1. Kollaborationsprozess im Team regelmäßig überprüfen

Führen Sie regelmäßige Audits durch, um die gemeinschaftlichen Bemühungen Ihres Teams zu bewerten. Sie können dies formell im Rahmen einer Sprint- oder Projektretrospektive oder informell so oft wie nötig tun. 

Entwickeln Sie eine Handvoll Fragen, um die Einheitlichkeit und Zuverlässigkeit dieser Audits zu erhöhen. Die Fragen sollten an die Ziele Ihres Unternehmens angepasst werden, doch berücksichtigen Sie einige der folgenden Empfehlungen: 

  1. Wie viel Prozent der Teilnehmenden haben aktiv am letzten Meeting teilgenommen, Kommentare abgegeben und Gedanken ausgetauscht? Wie sieht das im Vergleich zu früheren Meetings aus?
  2. Wie hat Sie das letzte Meeting der Zielerreichung näher gebracht, wenn überhaupt? 
  3. Wie würden Sie die Gesamtproduktivität Ihres Teams in letzter Zeit beschreiben? Hat sie zugenommen, abgenommen oder ist sie gleich geblieben? Woran liegt das Ihrer Meinung nach?
  4. Inwiefern hat Ihr letztes Meeting vorhersehbare Projektprobleme entschärft?

Denken Sie außerdem im Rahmen Ihres Audits über Kollaborationsmethoden nach. Falls Sie dies noch nicht getan haben, überlegen Sie, ob Ihr Team davon profitieren könnte, anstelle eines Chats oder eines Zoom-Meetings eine gemeinsame Projektsession auf einer visuellen Kollaborationsplattform zu nutzen. Diese verfügen über Tools und Vorlagen, die endlose Möglichkeiten für Engagement und Innovation bieten (weitere Infos folgen).

2. Vorhandene Vorlagen verwenden

Wenn Sie nützliche Vorlagen für Ihr Team auswählen, schaffen Sie eine Brücke zwischen den verschiedenen Arten der Kollaboration, sodass sich alle Beteiligten wohlfühlen und ihren Beitrag leisten können. Dies verringert die Aufwärmzeit, um die Leute aufeinander einzustimmen, sodass der Denkprozess schneller begonnen werden kann.

Wenn Sie nach einem Ausgangspunkt suchen, finden Sie hier einige Vorschläge.

3. „Premortem“-Diskussionen integrieren

Je mehr Zeit Sie im Vorfeld investieren können, um Schwierigkeiten vorzubeugen, desto mehr Zeit können Sie am anderen Ende des Projekts einsparen, die Sie für andere gemeinsame Projekte nutzen können. Durch die Durchführung einer „Premortem“-Diskussion kann Ihr Team bereits in einem frühen Stadium des Projekts eingehend über potenzielle Hindernisse und Gegenwind diskutieren, um das Potenzial für ein Scheitern zu verringern. 

4. Ständige Dokumentation unterstützen

Ein durchschnittlicher Erwachsener versteht Anweisungen 323 % besser, wenn visuelle Elemente enthalten sind. Sobald Ihr Team eine Plattform für visuelle Zusammenarbeit eingeführt hat, können Sie erfolgreiche Ad-hoc-Verfahren etablieren und das Innovationsdepot Ihres Teams kontinuierlich erweitern. 

Wenn Sie eine visuelle kollaborative Arbeitsfläche als Drehscheibe für Ihre gesamte gemeinsame Arbeit verwenden, werden Sie nach dem Meeting kein Nachlassen in Sachen Innovation und Zusammenarbeit spüren. Auch die asynchrone Arbeit fällt leichter, da alle Notizen, Ideen und Prozesse in einem gemeinsamen Bereich enthalten sind.

Dies ermöglicht nicht nur eine schnelle und einfache Abstimmung im gesamten Unternehmen, denn Informationen können mit allen, die sie benötigen, geteilt werden. Auch die innovative Architektur Ihres Unternehmens wird vertieft, sodass jeder in den kreativen Prozess eingebunden ist. 

5. Immer mit Plan an die Sache gehen

Wenn Sie die Tagesordnung Ihres Meetings dem Zufall überlassen, ist Ineffizienz wahrscheinlich das einzige Ergebnis. Ein klarer Plan für ein Meeting sorgt dafür, dass die wichtigen Themen priorisiert werden, keine Zeit verschwendet wird und die Teilnahme gefördert wird. 

Versenden Sie Ihre Agenda ein paar Tage im Voraus und erwägen Sie, Vorbereitungspunkte einzubeziehen. Auf diese Weise können die Beteiligten direkt in den Kooperationsprozess einsteigen. 

6. Zusammenarbeit in einer visuellen Kollaborationsplattform

Zusammenhängende Apps sind ein wesentlicher Bestandteil der Effektivität Ihres Teams. Ohne sie wird unnötig viel Zeit damit verbracht, von Tool zu Tool zu springen, um auf kritische Prozesse und Informationsquellen zuzugreifen. Die Zusammenstellung wichtiger Informationen in einer visuellen Kollaborationssuite wie Lucid ermöglicht es Ihnen, Ihre Projektarbeit während der gesamten Lebensdauer umfassend zu prüfen und gleichzeitig mit den anderen hilfreichen Apps zu integrieren, die Sie bereits verwenden.

Es ist an der Zeit, der Kollaboration die Beachtung zu schenken, die sie verdient

Effektive Zusammenarbeit ist weit mehr als nur ein individuelles Soft Skill. Wird sie gewissenhaft durchgeführt, spart sie Zeit und Geld, steigert den Output und verringert die Mitarbeiterfluktuation.

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