Au cours de l’année écoulée, nous avons tous été confrontés à la même situation : coincé dans notre cinquième (au minimum) réunion Zoom de la journée, luttant avec notre webcam et notre bouton de mise en sourdine, faisant de notre mieux pour ne pas interrompre nos collègues et essayer de rester attentif et impliqué.

C’est beaucoup d’efforts, même pour les employés les plus motivés, mais certains (pour ne pas dire la plupart) d’entre nous, qu’ils travaillent à distance ou sur site, ont besoin d’un petit coup de pouce pour stimuler leur productivité. En utilisant des outils de collaboration à distance, une équipe dispersée peut travailler ensemble plus efficacement, quelle que soit la distance qui sépare ses membres. Une étude récente a révélé que le travail collaboratif a cinq fois plus de chances d’aboutir à des performances supérieures.

Découvrez les raisons pour lesquelles la collaboration à distance est essentielle à la réussite d’une entreprise, pourquoi elle doit être l’un des principaux axes d’une transformation numérique, et quel type de technologie peut aider les entreprises à accomplir cette transformation continue.

Pourquoi la transformation numérique des entreprises nécessite une technologie collaborative

Depuis la pandémie de COVID-19, les effectifs sont plus dispersés que jamais. Les entreprises qui avaient déjà adopté le télétravail ont pris le virage nécessaire, tandis que celles qui étaient attachées à des processus plus classiques et physiques ont dû se démener pour suivre le rythme et survivre. Même avant l’apparition du COVID, en 2019, le risque lié à la transformation numérique était la principale préoccupation des chefs d’entreprise.

Nombre de ces changements ont également ouvert de nouvelles perspectives. Pour le meilleur ou pour le pire, le travail ne se résume plus à un environnement de bureau de 9 heures à 17 heures, et le talent n’est plus confiné à des sites géographiques. En outre, un nombre croissant d’entreprises font appel à des travailleurs temporaires et des freelances pour leur expertise spécifique sur des projets ponctuels. Alors que ces dernières continuent de s’adapter à ces changements de personnel et d’habitudes de travail, à réaliser leur transformation numérique et à évoluer vers des environnements de travail plus flexibles, les technologies collaboratives (pensez aux plateformes de messagerie, aux outils de travail collaboratif basés sur le cloud, aux téléconférences, etc.) sont un élément de plus en plus essentiel pour assurer la productivité des collaborateurs.

Pourquoi les entreprises doivent favoriser la collaboration à distance dans le cadre de la transformation numérique

Une main-d’œuvre distante et dispersée n’est pas nécessairement capable de travailler en équipe, et c’est bien pour cette raison que les technologies de collaboration virtuelle sont si importantes. Si les environnements de travail numériques ne permettent plus de se réunir rapidement dans une salle de réunion ou d’échanger autour d’un café, les outils de travail collaboratif à distance donnent aux employés la possibilité de travailler ensemble de manière efficace, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Voici quelques autres avantages d’un environnement de travail numérique et collaboratif :

Réduit le besoin de révisions

Les e-mails permettent de récapituler et de partager des informations, mais ils ne sont pas adaptés à la collaboration. Se renvoyer mutuellement des pièces jointes multiplie les risques d’erreur humaine et empêche le contrôle des versions. En outre, les commentaires et les contributions indispensables des principales parties prenantes peuvent se perdre dans la conversation. Les outils de collaboration à distance et visuelle facilitent la collaboration en temps réel sur les projets, ce qui permet à tous les intervenants de rester en phase et d’éviter les révisions inutiles, ainsi que les interminables échanges d’e-mails.

Améliore la communication et renforce les relations au sein de l’équipe

Les risques de malentendus et de frictions sont plus élevés lorsque la collaboration est reléguée aux e-mails et à des formes de communication moins pratiques. La collaboration virtuelle via des applications de chat permet aux collaborateurs de répondre rapidement aux questions et de trouver des solutions, tandis que les outils de vidéoconférence recréent les interactions en face à face et renforcent la camaraderie. Les outils visuels de collaboration, tels que les tableaux blancs virtuels, permettent également de communiquer facilement des concepts sans avoir à organiser de longues réunions ou à rédiger des e-mails chargés.

Favorise la flexibilité et l’innovation

Supprimer les limites d’un bureau physique peut en réalité avoir de nombreux avantages. Par exemple, le fait de changer de lieu de travail doperait la créativité et l’inspiration. 88 % des employés en mesure de choisir leur lieu de travail déclarent se sentir plus impliqués dans leurs missions. Par ailleurs, la souplesse du télétravail et de la collaboration virtuelle contribue également à réduire les inégalités entre les hommes et les femmes, mais aussi à faciliter l’intégration de collaborateurs ayant des origines et des rôles différents. Ces avantages ne sont pas que des paroles en l’air : la diversité des opinions et des expériences présente des retombées positives considérables et tout à fait concrètes pour les entreprises.

Aide à gérer les tâches et la charge de travail

Les outils de collaboration virtuelle ne se limitent pas aux outils de communication immédiate. Les solutions de gestion de fichiers basées sur le cloud peuvent contribuer à garantir que chaque membre de votre équipe a accès aux ressources dont il a besoin pour mener à bien sa mission, à tout moment et en tout lieu. Les outils de gestion de calendrier permettent également de simplifier la planification des réunions sur différents fuseaux horaires.

Rationalise les opérations

Vous voyez cette réunion créative qui a lieu deux fois par semaine et doit régulièrement être reportée parce que les principaux intéressés ne sont pas au bureau ? Désormais, vous pouvez l’enregistrer, avec ses fichiers, notes et commentaires, et la partager sur vos canaux Slack pour la consulter facilement à l’avenir.

Diminue la fréquence des réunions

Combien de fois avez-vous quitté une réunion en vous disant qu’un simple e-mail ou une conversation sur Slack aurait suffit ? Les outils de collaboration à distance permettent aux différents services de communiquer rapidement et de manière fluide, ce qui contribue à réduire le nombre de réunions inutiles et chronophages.

Moins les membres de votre équipe se retrouvent pris dans des réunions répétitives et inutiles, plus ils ont de temps pour se concentrer sur des tâches plus significatives.

Outils de travail collaboratif à envisager

Les outils de collaboration virtuelle ne sont pas seulement utiles pour les environnements de travail numériques ou les équipes à distance, ils peuvent améliorer votre collaboration dans tout type de circonstances.

Les équipes de toute taille et de tout secteur d’activité peuvent bénéficier d’outils de gestion de projet, de vidéoconférence, de chat, de gestion de fichiers et de planification. Pour les postes plus créatifs, une application de tableau blanc virtuel telle que Lucidspark peut permettre aux équipes de mettre en place des processus plus flexibles et agiles et d’accueillir des idées provenant de toute l’organisation.

Avantages des outils de collaboration à distance pour les équipes

Si vous optez pour le travail collaboratif à distance, il est essentiel d’établir des habitudes de travail qui vous permettront de maximiser l’impact de ces outils.

Suivis réguliers

Les équipes à distance peuvent facilement et rapidement se sentir délaissées ou coupées de la culture de l’entreprise et de leurs collègues. Pour les responsables, cela signifie qu’il est plus important que jamais d’organiser des entretiens réguliers et des réunions individuelles. Il est également essentiel de trouver des moyens de renforcer les liens de camaraderie lorsque vous n’avez pas l’occasion de bavarder au bureau ou de prendre une petite pause à l’heure du déjeuner.

Les outils de collaboration à distance permettent d’organiser plus facilement des réunions d’équipe et individuelles régulières. Dans le cas des réunions d’équipe, veillez à communiquer un ordre du jour en amont afin que chacun puisse s’y préparer. Pour les deux types de rencontres, pensez à prendre quelques minutes pour briser la glace afin de permettre aux participants de se rapprocher ou d’échanger des informations sur leurs réussites et leurs difficultés avant de passer aux choses sérieuses.

Partager des documents

La gestion de projet virtuelle, le partage de fichiers et les tableaux blancs en ligne permettent de partager facilement des ressources, des documents et des maquettes stratégiques, afin que chacun puisse se tenir informé, quel que soit son lieu de travail ou son fuseau horaire. Si le partage de fichiers sur le cloud élimine de nombreux obstacles liés aux autorisations, vous devez néanmoins fixer des règles concernant la dénomination, le stockage et le partage des documents. Assurez-vous que vos modèles de référence sont verrouillés, par exemple, et définissez des conventions de dénomination afin de contrôler les versions tout en favorisant la collaboration.

Organiser des brainstormings virtuels

La transformation numérique et la collaboration à distance ne doivent pas être uniquement axées sur les activités et la productivité, elles peuvent également renforcer les liens de camaraderie au sein des équipes et favoriser l’innovation. Envisagez d’organiser des brainstormings virtuels entre vos différents services et équipes afin de recueillir de nouvelles idées et d’aider les membres de l’organisation à mieux se connaître. Vous pouvez également laisser votre travail de côté et organiser un happy hour virtuel, une soirée jeux ou une soirée cinéma.

Pendant des années, la transformation numérique des entreprises s’est davantage concentrée sur les processus que sur la collaboration. Aujourd’hui, alors que de plus en plus d’entreprises adoptent une approche numérique du travail, ces priorités changent. Le travail devenant de plus en plus complexe, la collaboration à distance permet de combler les manques et de fournir aux équipes les outils dont elles ont besoin pour accomplir leur mission de manière efficace, créative, innovante et productive.