SIPOC: o que é, vantagens e como fazer

As empresas estão sempre em busca de formas mais eficientes de trabalhar e de melhorar a qualidade dos produtos. Para ter sucesso nisso, é preciso entender e monitorar minuciosamente os processos atuais.

Com uma abordagem visual e estruturada, o SIPOC analisa os processos atuais e identifica oportunidades de melhoria. Você pode, por exemplo, identificar onde há gargalos, etapas desnecessárias ou redundâncias e, assim, fazer as mudanças necessárias e manter tudo sob controle.

Esta publicação aborda os diagramas SIPOC, além das vantagens e limitações e como fazer um.

O que é SIPOC?

O SIPOC é um método de mapeamento de processos comerciais e principais elementos: fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes. Ele traz uma visão geral de alto nível para identificar problemas, implementar melhorias, aumentar a eficiência e comunicar as partes interessadas sobre o status.

Confira uma breve explicação dos principais elementos do SIPOC:

Fornecedores: fontes internas ou externas, como indivíduos, empresas e unidades de negócio, responsáveis por fornecer os insumos de um processo.
Entradas: materiais, informações ou recursos que os fornecedores oferecem.
Processo: inclui as etapas ou atividades que transformam os insumos nas saídas esperadas.
Saídas: incluem os resultados de um processo concluído, como produtos, serviços, relatórios etc.
Clientes: as partes que usam ou adquirem os resultados; incluem indivíduos, departamentos internos e outras empresas.

Quais são as vantagens do SIPOC?

O SIPOC é uma ferramenta valiosa para aprimorar os processos e a eficiência operacional por estes motivos:

Clareza e compreensão: os diagramas SIPOC dão uma visão geral clara dos processos, pois os quebra em componentes essenciais para facilitar o entendimento de como os elementos interagem.
Melhor comunicação: sendo uma representação visual dos processos, as matrizes SIPOC são ferramentas de comunicação eficazes para todos os envolvidos. A clareza na representação visual do processo minimiza equívocos.
Definição de limites: o SIPOC identifica os elementos de um processo para você determinar onde ele começa e termina. Identificar os limites dos processos é útil principalmente quando um processo interage com outros.
Identificação de problemas e melhoria de processos: com os diagramas SIPOC, você pode apontar problemas se o processo não entregar os resultados esperados. Use a análise dos elementos-chave do processo para apontar a causa-raiz de um problema e implementar melhorias práticas.
Avaliação de riscos: identificar potenciais áreas problemáticas ajuda a resolver problemas de forma proativa e a minimizar os riscos capazes de interromper o fluxo de trabalho e afetar a qualidade dos resultados.
Padronização dos processos: definir os componentes críticos em um processo ajuda a padronizá-lo para manter a consistência do fluxo de trabalho e a qualidade da saída.
Foco no cliente: o SIPOC foca os clientes e as necessidades deles, aumentando a satisfação.

Quais são os desafios no uso do SIPOC?

Os diagramas SIPOC são uma excelente ferramenta de aprimoramento de processos, mas trazem limitações.

Diagramação de processos complexos: ao trabalhar com processos extensos, criar uma ferramenta SIPOC pode ser demorado e confuso. Tente quebrar processos complexos em partes menores para manter o diagrama conciso e claro.
Manutenção da precisão do diagrama SIPOC: matrizes SIPOC só são precisas se estiverem atualizadas. Quaisquer mudanças nos elementos (fornecedores, entradas, processo etc.) precisam ser prontamente atualizadas no diagrama. Use um aplicativo de diagramação web, como o Lucidchart, para criar uma ferramenta SIPOC e facilitar a atualização do diagrama em tempo real.
Resistência à mudança: todos sabemos que é preciso mudar se quisermos melhorar processos e resultados, mas muitas pessoas resistem à mudança, pois isso as tira da zona de conforto. Para ter adesão, ouça os membros da equipe e as partes interessadas.

Etapas da criação de diagramas SIPOC

Criar um diagrama SIPOC é fácil: basta reunir informações relativas à letra correspondente da sigla.

Aproprie-se do diagrama. Algumas pessoas gostam de começar com os clientes e trabalhar de trás para a frente até chegar aos fornecedores; por isso, chamam o diagrama de COPIS em vez de SIPOC. Outras preferem começar delineando o processo, pois ele é a base dos outros elementos. Abaixo, descrevemos como começar com o processo, trabalhando do meio da sigla para fora até concluir o diagrama.

Etapa 1: defina o processo

Comece identificando o processo a ser visto e divida-o em quatro ou cinco etapas de alto nível. Como exemplo, o processo de envio de um produto pode ser quebrado assim:

O cliente encomenda um produto.
A fatura do pedido é enviada ao depósito.
O produto é embalado para envio do armazém.
O distribuidor retira o pacote no depósito.
O distribuidor entrega o pacote ao cliente.

Talvez seja mais fácil ler e absorver as informações se você desenhar as etapas de alto nível em um fluxograma.

Etapa 2: identifique as saídas

Faça uma lista com os resultados esperados. Ela deve mostrar o que você e seus clientes ganham com o processo.

Um design novo e fácil de usar no painel do cliente no seu site, por exemplo, facilita o acesso, a navegação e o gerenciamento dos dados da conta. Com acesso mais fácil e navegação aprimorada, o cliente interage mais com o site, levando à fidelização, ao aumento nas compras e a mais receita para sua empresa.

Etapa 3: identifique seus clientes

Identifique os usuários finais dos seus produtos ou serviços — são as pessoas que se beneficiam dos resultados do processo. Podem ser indivíduos, equipes dentro do seu departamento ou de outros e empresas externas.

Etapa 4: identifique as entradas

Faça uma lista dos recursos (matérias-primas, informações, serviços etc.) que servirão como insumos no processo. O processo transforma essas entradas nas saídas esperadas. Exemplos de entrada são o número da conta de um cliente, dados para pagamento, endereço de entrega etc.

Etapa 5: faça uma lista dos fornecedores

Identifique os indivíduos, as equipes, os departamentos e as empresas fornecedoras de insumos. Essa lista mostra com quantos fornecedores você trabalha em um determinado processo e identifica onde melhorar na cadeia de suprimentos.

Mais dicas de como fazer um diagrama SIPOC eficaz

Confira outras coisas a tentar para deixar seu diagrama SIPOC mais fácil de ler e compreender para suas equipes:

Mantenha a simplicidade: não faça um diagrama SIPOC complexo demais. Deixe-o simples e conciso.
Padronize tudo: mantenha a terminologia e as convenções da nomenclatura para evitar confusão.
Use ferramentas e modelos de diagramação digital: você pode desenhar diagramas SIPOC com papel e lápis ou quadro branco e marcadores. Porém, assim fica mais difícil atualizá-los e compartilhá-los com os membros da equipe e as partes interessadas. Prefira aplicativos de diagramação, como o Lucidchart, e um dos modelos a seguir para fazer diagramas SIPOC simples, concisos e facilmente acessíveis:
Use cores e formas: avalie o uso de cores e formas para diferenciar todos os elementos do diagrama e deixá-lo fácil de entender.