5 etapas para a gestão de riscos eficaz

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Tópicos:

Melhoria de processos

Etapas do Processo de Gerenciamento de Riscos

Identifique o risco
Analise o risco
Priorize o risco
Trate o risco
Monitore o risco

Com cada novo projeto, surgem novos riscos à espreita. Embora sua organização não possa evitar totalmente os riscos, você pode antecipá-los e mitigá-los por meio de um processo de gerenciamento de riscos estabelecido. Siga estas etapas de gerenciamento de riscos para otimizar sua equipe para o sucesso, tornando a equipe mais ágil e responsiva quando surgirem riscos.

Qual é o processo de gerenciamento de riscos?

É simplesmente isso: um processo contínuo de identificação, tratamento e gerenciamento de riscos. Gastar um tempo para configurar e implementar um processo de gerenciamento de risco é como configurar um alarme de incêndio–– você espera que ele nunca dispare, mas está disposto a lidar com o pequeno inconveniente antecipadamente em troca de proteção no futuro.

Identificar e rastrear os riscos que podem surgir em um projeto oferece benefícios significativos, incluindo:

Planejamento de recursos mais eficiente, tornando visíveis os custos imprevistos anteriormente
Melhor acompanhamento dos custos do projeto e estimativas mais precisas do retorno do investimento
Maior conscientização dos requisitos legais
Melhor prevenção de lesões físicas e doenças
Flexibilidade, em vez de entrar em pânico, quando surgem mudanças ou desafios

Etapas da Gestão de Risco

Siga estas etapas de gestão de risco para melhorar seu processo de gestão de riscos.

1. Identifique o risco

Antecipar possíveis armadilhas de um projeto não precisa parecer algo sombrio e pessimista para a sua organização. Muito pelo contrário. Identificar riscos é uma experiência positiva da qual toda a sua equipe pode participar e com a qual pode aprender.

Potencialize o conhecimento coletivo e a experiência de toda a sua equipe. Peça a todos que identifiquem os riscos que já experimentaram antes ou que tenham mais informações a respeito. Esse processo promove a comunicação e incentiva o aprendizado multifuncional.

Exemplo de Estrutura Analítica de Riscos (clique na imagem para modificar on-line)

Use uma estrutura de análise de risco para listar os riscos potenciais em um projeto e organizá-los conforme o nível de detalhe, com os riscos mais altos no topo e os riscos mais granulares na parte inferior. Essa visualização ajudará você e sua equipe a prever onde os riscos podem surgir ao criar tarefas para um projeto.

Assim que você e sua equipe tiverem compilado possíveis problemas, crie um registro dos riscos do projeto para rastreamento e monitoramento claros e concisos dos riscos ao longo de um projeto.

Exemplo de Registro de Riscos Qualitativos (clique na imagem para modificar on-line)

Um registro de risco do projeto, também conhecido como registro de riscos do projeto, é parte integrante de qualquer processo eficaz de gerenciamento de riscos. Como um banco de dados contínuo dos riscos potenciais de cada projeto, ele não apenas ajuda a gerenciar os riscos atuais, mas também serve como um ponto de referência em projetos anteriores. Ao delinear seu registro de riscos com os pontos de dados adequados, você e sua equipe podem identificar e avaliar de forma rápida e correta possíveis ameaças a qualquer projeto.

2. Analise o risco

Depois que sua equipe identificar possíveis problemas, é hora de ir um pouco mais fundo. Qual é a probabilidade de esses riscos ocorrerem? E se ocorrerem, quais serão as ramificações?

Durante essa etapa, sua equipe estimará a probabilidade e as consequências de cada risco para decidir onde se concentrar primeiro. Fatores como potencial perda financeira para a organização, tempo perdido e gravidade do impacto desempenham um papel importante na análise precisa de cada risco. Ao colocar cada risco sob o microscópio, você também descobrirá quaisquer problemas comuns em um projeto e refinará ainda mais o processo de gerenciamento de riscos para projetos futuros.

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3. Priorize o risco

Agora a priorização começa. Classifique cada risco considerando sua probabilidade de acontecer e seu efeito potencial no projeto.

Essa etapa lhe dá uma visão holística do projeto em questão e aponta onde deve ser o foco da equipe. Mais importante ainda, ela o ajudará a identificar soluções viáveis para cada risco. Dessa forma, o projeto em si não é interrompido ou sofre atraso de forma significativa durante a fase de tratamento.

4. Trate do risco

Assim que os piores riscos surgirem, inicie seu plano de tratamento. Embora você não possa antecipar todos os riscos, as etapas anteriores do seu processo de gestão de riscos devem ter preparado você para o sucesso. Começando primeiro com o risco de maior prioridade, encarregue sua equipe de resolver ou, pelo menos, mitigar o risco para que ele não seja mais uma ameaça para o projeto.

Tratar e mitigar o risco com eficácia também significa usar os recursos de sua equipe de forma eficiente, sem atrapalhar o projeto nesse ínterim. À medida que o tempo passa e você constrói um banco de dados maior de projetos anteriores e seus registros de risco, você pode antecipar possíveis riscos para uma abordagem mais proativa do que reativa para um tratamento mais eficaz.

5. Monitore o risco

Uma comunicação clara entre sua equipe e as partes interessadas é essencial quando se trata de monitoramento contínuo de possíveis ameaças. E embora possa parecer que você está pastoreando gatos às vezes, com seu processo de gestão de risco e seu registro de risco de projeto correspondente em vigor, manter o controle sobre esses alvos em movimento se torna tudo menos um negócio arriscado.

Experimente um dos modelos acima para iniciar seu processo de gestão de riscos.

Esteja mais bem preparado e implemente uma estratégia completa de gerenciamento de riscos.

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Sobre: Lucid

A Lucid Software é líder em colaboração visual e aceleração do trabalho, ajudando equipes a visualizar e construir o futuro ao transformar ideias em realidade. Seus produtos incluem a Suíte de Colaboração Visual da Lucid (Lucidchart e Lucidspark) e o airfocus. A Suíte de Colaboração Visual da Lucid, combinada com extensões poderosas para transformação na nuvem e de processos, capacita as organizações a simplificar o trabalho, promover alinhamento e impulsionar a transformação empresarial em larga escala. O airfocus, uma plataforma de gestão de produtos e criação de roadmaps com tecnologia de IA, amplia essas capacidades ao ajudar equipes a priorizar o trabalho, definir a estratégia de produto e alinhar a execução aos objetivos de negócios. A plataforma de aceleração do trabalho mais usada pelas empresas da Fortune 500, as soluções da Lucid são confiadas por mais de 100 milhões de usuários em organizações ao redor do mundo, incluindo Google, GE e NBC Universal. A Lucid faz parceria com líderes como Google, Atlassian e Microsoft, e já recebeu diversos prêmios por seus produtos, crescimento e cultura organizacional.