
A teoria da restrição tripla na gestão de projetos
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Os gerentes de projeto sabem que os projetos nunca saem exatamente como planejados. Há sempre algo que coloca o projeto em risco. Talvez o orçamento estoure, as partes interessadas adicionem recursos ao escopo de forma inesperada ou você não entregue o produto a tempo.
Você pode colocar mais dinheiro em jogo, estender o prazo ou incluir outros desenvolvedores para codificar novos recursos. Mas essa não é uma solução prática, mesmo que sua empresa tenha orçamento, tempo e recursos ilimitados. Pode parecer contraintuitivo, mas seus projetos precisam de restrições.
A seguir, analisaremos as restrições triplas na gestão de projetos, por que elas são importantes e como gerenciá-las para sempre entregar projetos bem-sucedidos.
O que é a teoria da restrição tripla?
Qualquer limitação ou contenção colocada em um projeto é uma restrição. Ao fixar um prazo para o projeto ser concluído e lançado, por exemplo, você impõe ao projeto uma restrição de tempo.
Segundo a teoria da restrição tripla, cada projeto deve ter três restrições: de orçamento/custo, de tempo e de escopo. E cada uma está associada às outras.
Qualquer alteração feita em uma das restrições triplas terá efeito sobre as outras duas. Por exemplo: se você adiar o prazo de entrega do projeto por uma ou duas semanas, as restrições de orçamento e escopo poderão ser afetadas de várias maneiras, como:
- A tentação de adicionar, ao projeto, recursos atualmente em segundo plano porque você “tem mais tempo" (desvio de escopo).
- Trazer pessoas de outras equipes para ajudar no projeto, o que pode aumentar o orçamento.
- Redistribuir pessoas da sua equipe caso não estejam diretamente envolvidas com as áreas que precisavam de mais tempo. Pode ser difícil trazê-las de volta se estiverem muito envolvidas em outro projeto.
Uma breve história da restrição tripla
A teoria da restrição tripla (também conhecida como triângulo de gestão de projetos, triângulo de projeto e triângulo de ferro) não é nenhuma novidade. Os gerentes de projeto a utilizam há pelo menos 50 anos. É possível que ela tenha saído da Teoria das restrições (TOC - Theory of Constraints), desenvolvida pela primeira vez pelo empresário israelense Eliyahu M. Goldratt.
A ideia por trás da TOC é que sempre haverá pelo menos uma restrição em qualquer sistema que possa colocar o projeto em risco.
De acordo com as restrições triplas do modelo de gestão de projetos, o sucesso ou a falha de cada projeto está vinculado ao orçamento, ao cronograma e ao escopo. O trabalho do gestor do projeto é conciliar as três restrições para manter o projeto no caminho certo.
O que é triângulo da gestão de projetos?
Triângulo da gestão de projetos é um modelo usado para visualizar a teoria da restrição tripla. Vejamos cada ponto do triângulo.
Escopo: é o trabalho que precisa ser feito. Documenta os recursos e as funções que serão incluídos nesta iteração do produto. A documentação do escopo deve deixar claro para todos o que será ou não incluído no produto final. Você pode considerar o uso de um gráfico de estrutura analítica de projeto (WBS na sigla em inglês) para dividir o escopo em tarefas executáveis.
Tempo: quanto tempo levará para concluir as tarefas do escopo. Para determinar a restrição de tempo, defina um cronograma para cada tarefa em cada iteração. Com base nos cronogramas, defina um prazo para o lançamento final do produto. Estabeleça cronogramas realistas, principalmente se o tempo for a restrição menos flexível no projeto. Um gráfico PERT pode mapear o tempo necessário para cada tarefa.
Orçamento/custo: os recursos necessários para concluir o projeto, incluindo valor, mão de obra, materiais etc. Analise projetos semelhantes anteriores para estimar o orçamento. Analise os seguintes custos para determinar o orçamento geral:
- Recursos: quanto custará pagar as pessoas que trabalham no projeto? Baseie os custos nas horas estimadas necessárias para concluir as tarefas.
- Materiais: se for um produto manufaturado, você deve considerar os custos das matérias-primas e da cadeia de suprimentos.
- Equipamento: o projeto exigirá novo hardware ou programa? Considere os custos de atualização em relação ao trabalho com equipamentos existentes.
Por que a teoria da restrição tripla é importante para o sucesso do projeto?
Com a teoria da restrição tripla, você reconhece as demandas concorrentes em cada projeto. em cada uma delas, você precisa decidir qual demanda é a mais importante. Isso facilita os ajustes nas outras duas restrições para equilibrar o projeto e mantê-lo no caminho certo.
Por exemplo: se o tempo for a prioridade, e o prazo não puder ser prorrogado, você precisará ajustar o escopo e o orçamento para que o projeto seja concluído até a data estabelecida.
Cada parte interessada tem uma ideia sobre o que é mais importante para o projeto. No entanto, a teoria da tripla restrição dá a todos os envolvidos uma melhor compreensão da relação perde-ganha entre cada restrição do triângulo. Essa visão facilita o ajuste e a adaptação da sua equipe às mudanças quando elas surgem.
Como funciona a restrição tripla?
A teoria da restrição tripla não é muito difícil de implementar. Basicamente, trata-se de aprender como gerenciar efetivamente as trocas entre as três restrições no triângulo da gestão de projetos.
O próprio triângulo é um lembrete visual de que as decisões que você tomar em qualquer uma das restrições terão um impacto nas outras. Você sabe que sempre precisará gerenciar o orçamento, o cronograma e o escopo de cada projeto em que trabalha. Por outro lado, você não pode gerenciar cada um desses elementos isoladamente porque cada decisão tomada impacta todo o resto.
Confira algumas etapas para implementar a teoria da restrição tripla.
Etapa 1: trabalhe com o cliente
Seja interno ou externo, você precisa saber o que o cliente quer e espera do projeto. Descubra se ele tem um orçamento, escopo e cronograma em mente.
Se você não conseguir definir as diretrizes do projeto, use a restrição tripla para avaliar as opções e discutir possíveis compensações. Mesmo que você saiba que talvez seja necessário fazer ajustes ao longo do caminho, ainda assim é importante começar com uma meta viável e razoável.
Etapa 2: comunique claramente o escopo do projeto
Para que o projeto seja bem-sucedido, todos os envolvidos precisam saber qual é o escopo e quais são as funções e responsabilidades de cada um. As pessoas precisam entender cada elemento do plano e os resultados esperados.
Com o escopo, todos os envolvidos podem concordar sobre o que está sendo entregue. As partes interessadas precisam entender o impacto que a mudança terá no triângulo. Além disso, quaisquer alterações precisam ser incluídas nos documentos oficiais do projeto para que todos saibam o que está acontecendo.