Escolha uma dessas opções de abordagem e convide a gerência para enviar notas adesivas digitais contendo suas ideias.
2. Prepare o mural antes da reunião
Seus objetivos estão prontos? Ótimo! Recomendamos configurar o mural do Lucidspark antes de iniciar a sessão de planejamento estratégico.
Adicione contêineres para cada objetivo ou meta
No Painel de notas, adicione os principais objetivos ou metas para o próximo trimestre, ou além, para que possam ser acessados com facilidade a qualquer momento durante a sessão. Você também pode usar o Painel de notas para adicionar uma programação ou visão geral de como a sessão será realizada.
Em seguida, arraste os contêineres e rotule-os de acordo com cada um dos seus objetivos principais. Isso manterá seus objetivos em mente enquanto os participantes fazem brainstorming de ideias e priorizam os projetos que atenderão a visão da empresa da melhor forma possível.
Dependendo do sistema usado, você pode adicionar notas adesivas a esses contêineres antecipadamente para mostrar outras informações preliminares.
Por exemplo, na Lucid, definimos OKRs (objetivos e principais resultados) todo trimestre. Criamos um contêiner para cada objetivo e usamos notas adesivas organizadas por cores distintas para outras informações: azul para o proprietário principal de cada objetivo e laranja para os principais resultados.
Compartilhe seu mural com os participantes
Envie o mural do Lucidspark para os participantes para que tenham o contexto necessário e estejam preparados para participar desde o início da reunião. Clique em “Compartilhar” no LucidSpark. Você também pode gerar um link de compartilhamento para anexar ao convite da reunião. Selecione “Link da exibição atual” se quiser direcionar os participantes para uma parte específica do mural quando o abrirem.
3. Adicione os projetos
Agora é o momento de todos acrescentarem suas ideias para cumprirem as metas ambiciosas que você definiu. Antes da reunião, crie notas adesivas para projetos que foram debatidos nos trimestres anteriores, mas que sofreram atrasos devido a outras prioridades. Assim você terá essas ideias em mãos para adicioná-las a esta rodada dos planos.
Em vez de se perder tentando anotar todas as ideias de todos os participantes numa reunião normal, use uma lousa virtual on-line, oferecendo uma oportunidade para os participantes fazerem brainstorming antes da reunião. Configure um temporizador para manter todos focados na atividade, e talvez até incentivar mais produtividade.
Peça para cada membro da equipe arrastar notas adesivas aos diversos contêineres para documentar suas ideias. Use cores distintas para cada participante para saber quem sugeriu determinados projetos. Esse brainstorming é um processo divertido e interativo, portanto, incentive os membros de sua equipe a usar os recursos de desenho à mão livre, reações com emojis e notas adesivas.
A tela de desenho infinita do Lucidspark oferece um espaço ilimitado para expor ideias, mas se quiser reunir o grupo novamente, chame todos de volta para uma área comum do mural usando o recurso de Compartilhamento de visualização.
4. Marque projetos de acordo com a prioridade e o esforço
É aqui que o planejamento estratégico pode ficar um pouco mais complicado. Você tem uma tonelada de ideias para projetos e pouco tempo para cumpri-los — como decidir no que focar? Por meio de marcadores, o Lucidspark facilita todo esse processo.
Clique em cada nota adesiva para adicionar um marcador. Recomendamos marcar de acordo com prioridade alta, média e baixa (quão essencial é o projeto para a conclusão do objetivo); e esforço pesado, médio e leve (quanto esforço ou quantos recursos serão necessários para concluir o projeto).
O esforço pode ser determinado pela pessoa mais familiarizada com o escopo do projeto, seja a equipe executando o projeto ou o membro da equipe que o sugeriu. Se precisar de mais contexto em um determinado projeto, você pode notificar uma pessoa marcando ela (@nome) em um comentário ou enviando uma mensagem no bate-papo.
A prioridade deve ser discutida em grupo para obter uma perspectiva mais holística. Talvez você esteja preocupado com a possibilidade de o grupo gastar muito tempo debatendo qual projeto deve ser priorizado? Configure um temporizador no Lucidspark para organizar e manter a reunião no caminho certo.
5. Classifique projetos (e remova ou adie os de baixa prioridade)
Use o recurso de Agrupar e Classificar para coletar notas adesivas por meio dos marcadores que você criou. Por exemplo, você pode começar com os itens de alta prioridade e esforço pesado, já que suas equipes terão tempo e energia somente para trabalhar nesses. Os projetos de baixa prioridade serão fáceis de classificar e manter, remover ou guardar para um trimestre no futuro.
Se tiver muitos projetos de alta prioridade e precisar filtrá-los com o grupo, organize uma sessão de votação no Lucidspark. Clique em "Votação" nas Ferramentas para equipes — você pode atribuir um número específico de votos a cada pessoa e visualizar os resultados para determinar rapidamente quais projetos são absolutamente essenciais para incluir no seu plano estratégico.
Crie um novo contêiner para armazenar sua "lista de excesso", ou seja, os projetos que você não tem tempo para trabalhar neste trimestre, mas que devem ser retomados no futuro.
6. Exporte seus planos para colocá-los em prática
Você planejou seus projetos, mas não pare por aí! Exporte seu mural do Lucidspark para o Lucidchart para transformar seus projetos planejados em outros ativos, como roteiros de produtos e quadros Scrum, a fim de cumprir seus objetivos.
O trabalho remoto está se tornando cada vez mais comum, e por meio de sessões de planejamento estratégico, o Lucidspark é a solução ideal para melhorar o envolvimento das equipes em sua empresa em torno de projetos e colocar suas ideias em prática. Crie uma conta agora e comece a cumprir as metas de sua empresa.
