Atividades urgentes x importantes
Para entender o método Eisenhower, é preciso saber a diferença entre tarefas “urgentes” e “importantes”.
Importantes: tarefas importantes são alinhadas aos seus valores e ajudam a atingir seus principais objetivos. Normalmente, elas focam no longo prazo e podem não produzir resultados de imediato, o que facilita ignorá-las no curto prazo em prol de tarefas mais urgentes.
Urgente: atividades urgentes tem prazos bem definidos e exigem uma atenção imediata. Se você adiar tarefas importantes por muito tempo, elas se tornam urgentes, o que gera estresse e pressão para conclui-las em tempo hábil.
Ao usar uma matriz de Eisenhower, você terá que definir quais tarefas são urgentes e quais são importantes. Ao determinar o quadrante de cada tarefa, você poderá priorizar suas tarefas e trabalhar com mais eficiência.
Como usar a matriz de Eisenhower
Cada quadrante em uma matriz de Eisenhower representa um determinado nível de prioridade. Ao definir quais tarefas são importantes, urgentes ou uma combinação dos dois, você saberá melhor como elas devem ser administradas.
Quadrante 1: concluir primeiro
O quadrante 1 contém suas atividades e tarefas identificadas como “importantes e urgentes”.
Concentre-se para concluir essas tarefas primeiro. Normalmente, existem dois tipos de tarefas que entram nesse quadrante: tarefas que você não poderia prever, e tarefas que você adiou. Ao preencher este quadrante, pense nas tarefas que você deixou para o último minuto e pense em o que você vai fazer para não adiá-las novamente no futuro. Um método recomendado para reduzir esse eventual estresse é dedicar um tempo de sua programação para cuidar de tarefas imprevisíveis e recuperar os afazeres que estão atrasados.
Quadrante 2: decidir quando
O quadrante 2 inclui atividades “importantes, mas não urgentes”.
Ou seja, você precisa concluí-las eventualmente, mas não há um prazo imediato para tal. Essas tarefas ajudam a atingir suas metas, mas geralmente não são priorizadas por não serem urgentes. Para evitar qualquer tipo de procrastinação, decida quando você irá trabalhar em cada tarefa. Estabeleça prazos bem definidos para ajudar a integrar essas atividades em sua programação.
Quadrante 3: delegar
O quadrante 3 é onde muitas pessoas acabam ficando presas. Esta é a seção "urgente, mas não importante".
Essas tarefas normalmente impedem que você atinja suas principais metas. As tarefas neste quadrante geralmente vêm de outras pessoas. Por exemplo, seu colega de trabalho pede para você revisar uma apresentação que precisa ser entregue em poucas horas, mas não é de sua alçada. Tente reduzir a incidência de tarefas como essas, recusando ou delegando-as gentilmente quando possível.
Quadrante 4: fazer mais tarde, ou eliminar
O quadrante 4 contém os itens menos prioritários. São as atividades “não importantes, e não urgentes”.
Itens como esses confundem e tiram a atenção em relação às suas tarefas mais importantes. A melhor solução é eliminá-los completamente de suas prioridades, ou adiar seus prazos e terminá-los em outro momento — de preferência quando você não tiver mais tantas tarefas importantes para trabalhar.
