Matrice urgent et important
Pour bien comprendre la méthode Eisenhower, vous devez faire la différence entre les tâches « urgentes » et les tâches « importantes ».
Important : les tâches importantes sont conformes à vos valeurs et vous aident à atteindre vos objectifs principaux . Elles portent souvent sur le long terme et ne produisent pas nécessairement de résultats immédiats. Il est donc facile de les négliger à court terme au profit des tâches plus urgentes.
Urgent : les tâches urgentes doivent être effectuées dans les plus brefs délais et requièrent une attention immédiate. Si vous repoussez les tâches importantes suffisamment longtemps, elles finissent par devenir urgentes, ce qui génère pression et stress.
La matrice d’Eisenhower nous pousse à distinguer les tâches urgentes de celles qui sont importantes. Une fois que vous savez où se situe chaque activité, vous pouvez les classer par ordre de priorité et travailler plus efficacement.
Comment utiliser une matrice d’Eisenhower
Chaque quadrant de la matrice d’Eisenhower représente un certain niveau de priorité. Évaluer quelles tâches sont importantes, urgentes ou un mélange des deux vous permet de déterminer comment les gérer au mieux.
Quadrant 1 : À traiter immédiatement
Le premier quadrant contient vos activités « importantes et urgentes ». Ces tâches présentent à la fois un degré élevé d’importance et d’urgence.
Concentrez-vous sur l’exécution de ces tâches en premier lieu. On retrouve généralement deux types de tâches dans ce quadrant : celles que vous ne pouviez pas prévoir et celles que vous avez remises à plus tard. Lorsque vous remplissez cette partie du tableau, examinez les tâches que vous avez repoussées jusqu’à la dernière minute et envisagez un moyen de ne plus les reporter à l’avenir. Une bonne méthode pour éviter les situations tendues consiste à prévoir des créneaux dédiés aux imprévus dans votre emploi du temps pour vous permettre de rattraper le retard accumulé.
Quadrant 2 : À planifier
Le deuxième quadrant comprend les activités « importantes, mais peu urgentes ».
En d’autres termes, vous devrez les réaliser un jour, mais vous n’êtes pas tenu de respecter une échéance immédiate. Ces tâches vous aident à atteindre vos objectifs, mais elles sont souvent négligées, car non urgentes. Pour éviter toute procrastination, prévoyez un moment précis pour travailler sur chaque tâche. Définissez des délais concrets afin d’intégrer ces activités dans votre calendrier.
Quadrant 3 : À déléguer
Le troisième quadrant est celui qui pose question à beaucoup de personnes. Il s’agit de la catégorie « urgent, mais peu important ».
Ces tâches vous détournent généralement de vos objectifs principaux et proviennent souvent d’autres collaborateurs. Par exemple, un collègue peut vous demander de relire une présentation qu’il doit rendre dans quelques heures, mais qui ne relève pas de vos responsabilités. Essayez de limiter au maximum ce type de tâches en les refusant poliment ou en les déléguant lorsque c’est possible.
Quadrant 4 : À reporter ou abandonner
Le quatrième quadrant regroupe les éléments les moins prioritaires. Ce sont les activités « peu importantes et peu urgentes ».
Au final, ces tâches ne font que vous distraire de vos missions importantes. La meilleure solution est de les éliminer complètement de vos priorités ou de les reporter à un moment plus propice pour les exécuter ; idéalement lorsque vous n’aurez plus autant de tâches importantes à accomplir.
