Como criar uma matriz RACI para seu projeto
A beleza de uma matriz RACI está em sua simplicidade para ser criada. Siga estas quatro etapas para alocar estrategicamente as funções e atribuições do projeto.
Etapa 1: listar as tarefas do projeto
Reúna-se com as principais partes envolvidas para identificar cada tarefa, marco ou decisão dentro do projeto. A lista deve incluir entregas (como produtos) e atividades (como reuniões).
Liste esses itens do projeto em ordem de conclusão no lado esquerdo da matriz (no eixo y).
Etapa 2: descrever as funções do projeto
Identifique todas as funções do projeto — normalmente cargos — ao longo da linha superior da matriz (no eixo x). Por exemplo, o eixo x pode incluir funções como gerente de projeto, analista de negócios, desenvolvedor(es), arquiteto técnico e CTO.
Você pode descobrir tarefas adicionais para acrescentar ao eixo y à medida que encontra todas as partes envolvidas relevantes no projeto. Adicione-as à matriz conforme necessário.
Etapa 3: atribuir responsabilidades RACI
Em seguida, percorra cada célula da matriz e preencha com a função apropriada do RACI (encarregado, responsável, consultado e informado).
Desça pela lista de tarefas até que todo o modelo seja preenchido. Lembre-se de que as tarefas podem ter mais de uma parte envolvida encarregada (responsible), mas deve haver apenas uma pessoa responsável (accountable) por tarefa.
Etapa 4: finalizar e aprovar
Depois que sua matriz RACI for preenchida, compartilhe o gráfico com todas as partes envolvidas no projeto e solicite feedback. Resolva quaisquer conflitos ou problemas com as atribuições e obtenha a aprovação final do modelo.
Certifique-se de aprovar o modelo antes do início do projeto para que todos estejam alinhados.
Considerações
Para que a matriz RACI seja mais eficaz, alguns fatores precisam ser considerados.
Primeiro, certifique-se de que a cada tarefa sejam atribuídas as funções de encarregado e responsável. No entanto, fique atento às tarefas com vários “encarregados”. Ter muitas partes encarregadas pode desacelerar o processo. Designe apenas a quantidade de pessoas necessárias para evitar as ineficiências do “muito cacique para pouco índio”.
Em segundo lugar, tenha em mente que, eventualmente, há funções que não se encaixam no molde. Por exemplo, embora cada tarefa precise de uma parte encarregada e uma responsável, pode não ser necessário informar ou pedir orientações sobre o trabalho. E isso não é um problema! Principalmente em grandes projetos com muitas peças móveis, reduzir a desordem pode melhorar a eficiência e a clareza.
Nesse caso, um modelo alternativo chamado RACIO pode funcionar bem. O RACIO inclui uma designação “Omitido” para as funções que não se alinham perfeitamente com o modelo RACI.
Portanto, se uma tarefa não exigir que todas as partes envolvidas assumam um papel ativo, você pode adicionar um “O” àquelas que podem ignorar essa tarefa. Essa designação os libera para se concentrarem no trabalho mais relevante para as respectivas funções. Ao atribuir funções estrategicamente dentro da matriz RACI, você pode otimizar o modelo para maior eficiência do projeto.
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O valor real em uma matriz RACI vem de uma comunicação clara. Mas se os participantes do projeto não tiverem acesso fácil às atribuições RACI, eles terão dificuldade em permanecer na tarefa.
O Lucidchart libera esse poder, tornando mais fácil para os gerentes compartilharem seus diagramas RACI com os membros da equipe com um simples clique de botão. Como o Lucidchart opera na nuvem, seus recursos estão sempre disponíveis, não importa onde (ou quando) você os queira.
Idealmente, seu projeto sairá exatamente conforme o planejado. Mas, infelizmente, isso nem sempre é uma realidade. Quando mudanças precisam ser feitas, um gráfico RACI flexível é essencial. O Lucidchart oferece a flexibilidade de que você precisa para ajustar funções e atribuições sem começar novamente do zero. E quando as alterações são feitas, os usuários podem ver instantaneamente as atualizações para não perder o ritmo.
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