Cómo crear una matriz RACI para tu proyecto
Es fácil diseñar una matriz RACI atractiva. Sigue estos cuatro pasos para asignar estratégicamente roles y asignaciones dentro de un proyecto.
Paso 1: Lista de las tareas del proyecto
Reúnete con las partes interesadas clave para identificar todas las tareas, hitos o decisiones del proyecto. La lista debe incluir los entregables (tales como los productos) y las actividades, como las juntas.
Enumera estos elementos del proyecto en orden de finalización en el lado izquierdo de la matriz (eje Y).
Paso 2: Describe los roles dentro del proyecto
Identifica todos los roles en el proyecto (por lo general, puestos de trabajo) a lo largo de la fila superior (eje X) de la matriz. Por ejemplo, el eje X puede incluir roles, tales como el de administrador de proyectos, analista de negocios, desarrolladores, arquitecto técnico y director de tecnología.
Quizá descubras tareas adicionales para incorporar al eje conforme identifiques a todas las partes interesadas importantes para el proyecto. Agrégalas a la matriz según sea necesario.
Paso 3: Asigna las responsabilidades de RACI
Luego, revisa cada celda de la matriz y llena con el rol adecuado de RACI (encargado, responsable, consultado, informado).
Sigue con la lista de tareas hasta completar todo el modelo. Considera que las tareas pueden tener más de una parte encargada, pero solo debe haber una persona responsable por tarea.
Paso 4: Finaliza y aprueba
Una vez que tu matriz RACI esté completa, comparte el diagrama con todas las partes interesadas del proyecto y pide retroalimentación. Resuelve cualquier conflicto o problema con las asignaciones y luego obtén la aprobación final del modelo.
Asegúrate de aprobar el modelo antes de que comience el proyecto para que todos estén en sintonía.
Consideraciones
Para que la matriz RACI sea más eficaz, hay algunas cosas que deben tenerse en cuenta.
En primer lugar, verifica que cada tarea tenga asignado a un encargado y a un responsable. Sin embargo, ten cuidado con las tareas con muchos encargados, ya que puede hacer lento el proceso. Asigna solo a las personas necesarias para evitar las ineficiencias que resultan de que demasiadas personas participen en una sola tarea.
En segundo lugar, ten en cuenta que, a veces, hay funciones que no se ajustan al estándar. Por ejemplo, si bien cada tarea necesitará un encargado y un responsable, puede que no sea necesario informar o consultar sobre el trabajo. Y está bien. En especial en proyectos grandes con muchas piezas en movimiento, reducir el caos puede mejorar la eficiencia y la claridad.
En este caso, un modelo alternativo llamado RACIO puede funcionar bien. Incluye una designación “Omitido” o “Marginado” para aquellas funciones que no concuerdan perfectamente con el modelo RACI.
Por lo tanto, si una tarea no requiere que todas las partes interesadas asuman un papel activo, puedes agregar una “O” a las partes interesadas que pueden ignorar esa tarea. Esta designación los libera para poder centrarse en el trabajo más relevante para su función. Al asignar roles estratégicamente dentro de la matriz RACI, puedes optimizar el modelo para una mayor eficiencia del proyecto.
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El valor real de una matriz RACI se deriva de una comunicación clara. Pero si las partes interesadas de tu proyecto no tienen fácil acceso a las asignaciones de RACI, tendrán dificultades para concentrarse en la tarea.
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Idealmente, tu proyecto seguirá el plan con exactitud. Lamentablemente, eso no siempre es realista. Cuando es necesario realizar cambios, un diagrama RACI flexible es obligatorio. Lucidchart te brinda la flexibilidad que necesitas para ajustar las funciones y asignaciones sin necesidad de comenzar todo de nuevo. Así, cuando se realizan cambios, los usuarios pueden ver de inmediato las actualizaciones y no perder el ritmo.
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