Zo maak je een RACI-matrix voor je project
Het mooie van een RACI-matrix is dat hij eenvoudig te maken is. Volg deze vier stappen om de rollen en taken in je project strategisch te verdelen.
Stap 1: Maak een lijst van alle taken
Maak in overleg met de belangrijkste stakeholders een lijst van alle taken, mijlpalen en/of beslissingen in het project. Vermeld zowel resultaten (zoals producten) als activiteiten (zoals vergaderingen).
Zet deze projectitems in volgorde van voltooiing aan de linkerkant van de matrix (de y-as).
Stap 2: Beschrijf de rollen in het project
Identificeer alle rollen in je project (meestal zijn dit functietitels) en zet die langs de bovenste rij (de x-as) van de matrix. Hier zet je bijvoorbeeld rollen als projectmanager, bedrijfsanalist, ontwikkelaar(s), technisch architect en CTO.
Bij het noteren van alle relevante stakeholders kan het gebeuren dat je nog meer taken ontdekt om op de y-as te zetten. Voeg die zo nodig aan de matrix toe.
Stap 3: Wijs RACI-verantwoordelijkheden toe
Vul vervolgens voor elke cel in de matrix de juiste RACI-rol in (verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd, geïnformeerd).
Werk de takenlijst af totdat het hele model is ingevuld. Houd er rekening mee dat taken meerdere verantwoordelijke stakeholders kunnen hebben, maar dat er per taak maar één persoon eindverantwoordelijk kan zijn.
Stap 4: Rond af en vraag goedkeuring
Wanneer je je RACI-matrix hebt ingevuld, deel je de tabel met alle stakeholders van het project en vraag je om feedback. Los eventuele conflicten of problemen met de toewijzingen op en laat het model vervolgens definitief goedkeuren.
Zorg dat het model goedgekeurd is voordat het project van start gaat; dan weet je zeker dat iedereen op één lijn zit.
Overwegingen
Om je RACI-matrix zo effectief mogelijk te maken, zijn er een aantal dingen waar je rekening mee moet houden.
Allereerst moet je zorgen dat er aan elke taak zowel een verantwoordelijke als een eindverantwoordelijke rol is toegewezen. Pas echter op met taken met meerdere 'verantwoordelijke' stakeholders. Te veel verantwoordelijke partijen kunnen het proces vertragen. Veel koks bederven de brij, dus betrek niet meer mensen dan nodig om inefficiënties te voorkomen.
Houd er ten tweede rekening mee dat rollen niet altijd in de mal passen. Er moeten altijd een verantwoordelijke en een eindverantwoordelijke partij zijn, maar het is bijvoorbeeld niet altijd nodig om te informeren of te raadplegen. En dat is prima! Zeker bij grote, complexe projecten kan het weglaten van onnodige rollen de efficiëntie en duidelijkheid ten goede komen.
In dat geval kan een alternatief model worden gebruikt: RACIO. RACIO bevat de aanduiding 'Omitted' of 'Out of the loop' voor de rollen die niet perfect aansluiten op het RACI-model.
Als een bepaalde taak niet van elke stakeholder een actieve rol vereist, kun je dus een 'O' invullen bij de stakeholders die deze taak kunnen negeren. Zo kunnen zij zich volledig richten op het werk dat voor hun rol het meest relevant is. Door rollen in de RACI-matrix op strategische wijze te verdelen, kun je het model optimaliseren voor meer efficiëntie in je project.
Een RACI-matrix maken in Lucidchart
Lucidchart is een cloudgebaseerd diagramplatform waarmee drukbezette projectmanagers waardevolle diagrammen en processtromen kunnen maken, zoals RACI-matrixen.
De echte waarde van een RACI-matrix ligt in duidelijke communicatie. Maar als de stakeholders van je project de RACI-toewijzingen niet gemakkelijk kunnen raadplegen, zullen ze eerder hun focus verliezen.
Dat probleem voorkom je met Lucidchart, waarin managers met een druk op de knop hun RACI-diagrammen met hun teamleden kunnen delen. Omdat Lucidchart in de cloud werkt, is je werk altijd beschikbaar, waar (of wanneer) je maar wilt.
Idealiter verloopt je project precies volgens plan. Maar helaas is dat niet altijd realistisch. Als je wijzigingen moet kunnen maken, is een flexibel RACI-model een must. Lucidchart geeft je de flexibiliteit die je nodig hebt om rollen en toewijzingen aan te passen zonder helemaal opnieuw te beginnen. En bij wijzigingen zijn de updates direct te zien, zodat gebruikers altijd op de hoogte blijven.
Maak in een handomdraai duidelijke RACI-modellen in Lucidchart zodat je projecten nooit meer achterlopen op schema.
