A questão é: sem definir a meta, é impossível determinar se você a atingiu.
3. Comece com o mais fácil
É importante ressaltar que haverá muitas ineficiências nos fluxos de trabalho definidos. Se você sofre com muitas ineficiências e não sabe por onde começar, recomendamos o Lucidchart para você criar, no fluxograma, cores que reflitam a prioridade. Por exemplo:
- Verde = fácil de automatizar, muito retorno
- Amarelo = fácil de automatizar, pouco retorno
- Rosa = difícil de automatizar, muito retorno
- Vermelho = difícil de automatizar, pouco retorno
Após criar um sistema de codificação por cores, basta usar o gráfico acima para começar a automatizar as seções verdes dos processos. Após essas seções do fluxo de trabalho serem implementadas e otimizadas, você já pode passar para o amarelo ou rosa.
Com esse sistema, você reconhece quais partes do fluxo de trabalho devem ser automatizadas primeiro e quais não precisam (ou não valem a pena) ser automatizadas. Como a automação não precisa ocorrer da noite para o dia, pense nisso mais como um processo de melhoria em vez de uma implementação tirânica do fluxo de trabalho.
Também vale a pena ressaltar as várias soluções de software de automação que facilitam o processo, como Zapier, HubSpot, Wrike e Kissflow. Recomendamos uma solução totalmente compatível com os aplicativos que você já usa: o Lucidchart, por exemplo, é integrado ao Zapier, que envia dados de mais de mil aplicativos para o Lucidchart e usa recursos visuais para você monitorar os processos em detalhes.
4. Convença os envolvidos
Você já dominou as etapas um e dois - detalhou os atuais fluxos de trabalho e identificou as ineficiências que podem ser facilmente automatizadas. Agora é hora de avisar os funcionários.
Esse é outro exemplo no qual o Lucidchart é útil: é muito mais fácil mostrar aos funcionários como o processo será automatizado do que dizer a eles. Além disso, ao usar o Lucidchart para mostrar os fluxos de trabalho, é possível alternar camadas e hotspots para mostrar ao público tanto o fluxo de trabalho atual como o fluxo de trabalho com as automações incorporadas. Ao verem as melhorias, os colaboradores ficam muito mais propensos a aceitar a mudança no fluxo de trabalho e a promover a implementação.
Há uma boa chance de a automação a ser implementada exigir um software de fluxo de trabalho de automação - é aí que entra o treinamento. Em vez de supor que o treinamento deva ocorrer durante a reunião, você pode enviar um questionário aos funcionários para opinarem como preferem ser treinados. Cada estilo de aprendizagem exige um estilo de ensino: em alguns casos, o treinamento prático é melhor, mas outros funcionários podem se beneficiar da documentação em texto para consulta durante o processo.
E é isso! A automação de fluxo de trabalho exige algum esforço para você definir e implementar, mas o retorno pode ser extraordinário. Os funcionários podem se dedicar ao trabalho relevante em vez das redundâncias, como e-mails de acompanhamento e lembretes sobre o carrinho de compra. E toda a empresa pode se dedicar a se estabelecer no espaço, em vez de ser prejudicada por fluxos de trabalho ineficientes.
Comece a automatizar seus processos
