Como implantar melhoria contínua de processos através da aplicação do ciclo PDCA

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Planejamento ágil

A maioria das empresas quer melhorar o desempenho. Porém, na hora de realmente fazer as mudanças necessárias, elas não cumprem as metas planejadas. A burocracia, o isolamento das equipes e funcionários e até mesmo a cultura da empresa podem impedir o progresso e a inovação.

O ciclo PDCA - Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir) - tira empresas da estagnação e a faz a transição para um sistema de melhoria contínua. Veja como o ciclo PDCA funciona e os benefícios que ele oferece à sua empresa.

Exemplo de Planejar-Executar-Verificar-Agir (clique na imagem para modificar online)

O que é PDCA?

O ciclo Planejar-Executar-Verificar-Agir (PDCA), também conhecido como ciclo ou roda de Deming, é um método iterativo voltado para a melhoria contínua de processos, produtos ou serviços, e também um elemento crucial da gestão lean.

O modelo PDCA foi desenvolvido na década de 1950 por William Deming como um processo de aprendizagem ou melhoria baseado no método científico de resolução de problemas. O próprio Deming utilizava outro nome — o ciclo de Shewhart —, pois o modelo foi baseado em uma ideia do mentor dele, Walter Shewhart.

Como todos esses nomes sugerem, o ciclo PDCA é um loop e não um processo de ponta a ponta. O objetivo é aprimorar todas as melhorias, empregando um processo contínuo de aprendizagem e crescimento.

Quando usar o processo PDCA?

O modelo Planejar-Executar-Verificar-Agir é uma ferramenta muito útil para usar em várias aplicações:

Explorar e provar diversas soluções em testes pequenos e controlados
Identificar e adaptar soluções ineficazes antes de implementá-las em larga escala para, assim, evitar o desperdício
Implementar mudanças e melhorias contínuas
Implementar iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Six Sigma
Desenvolver ou melhorar um processo

A vantagem do ciclo PDCA é que ele pode ser aplicado em todos os setores e tipos de empresas.

Prós e contras do PDCA

O ciclo PDCA tem muitas vantagens e desvantagens. Considere todos esses aspectos antes de aplicar o ciclo Planejar-Executar-Verificar-Agir em um projeto.

Prós

Versatilidade: você pode usar o PDCA em vários ambientes de negócios e em diversas situações. Os possíveis casos de uso incluem a gestão de projetos, gerenciamento de mudanças, desenvolvimento de produtos e gerenciamento de recursos.

Prático e eficaz: o modelo PDCA é prático, fácil de entender, minimiza o desperdício, aumenta a eficiência e ainda é um excelente catalisador de mudanças e melhorias significativas.

Contras

Difícil de implementar: embora o modelo seja simples, ele exige bastante dedicação. Por dividir as melhorias dos processos em passos menores, o PDCA pode ser um tanto lento e provavelmente não é recomendável em projetos urgentes.

Exige comprometimento: o PDCA não é um evento que você realiza uma única vez. É um processo contínuo e, portanto, exige comprometimento e apoio dos superiores da empresa. Sem uma liderança comprometida, o ciclo PDCA não funciona no longo prazo.

O modelo PDCA

Saiba mais sobre as quatro etapas do ciclo PDCA para usá-lo corretamente.

1. Planejar

Na fase de planejamento, você mapeia o que pretende fazer para solucionar um problema ou alterar um processo. Neste passo, você identifica e analisa o problema ou a oportunidade de mudança; desenvolve hipóteses de quais são os problemas ou causas subjacentes; e decide qual hipótese deve ser testada primeiro.

Ao elaborar o planejamento, considere as seguintes perguntas:

Qual é o principal problema a solucionar?
É realmente o problema certo a ser trabalhado?
De quais informações você precisa para entender o problema e a causa-raiz por completo?
É viável solucioná-lo?
De quais recursos você precisa?
Quais recursos você tem?
Quais são as soluções viáveis?
Quais são as medidas de sucesso?
Como usar os resultados obtidos em um pequeno teste e implementá-los em grande escala?

Nesta fase, um diagrama de afinidades pode ajudar você e sua equipe a organizar um grande número de ideias em grupos. Após determinar suas ações, anote os resultados esperados. Na fase “Verificar”, você compara os resultados com a hipótese e as expectativas.

Exemplo de diagrama de afinidades de super cabeçalho (clique na imagem para modificar online)

2. Executar

O próximo passo é testar a hipótese (ou seja, testar a solução proposta). O ciclo PDCA foca mudanças menores e incrementais para melhorar os processos com um mínimo de interrupção.

Teste a hipótese em um projeto de pequena escala e, de preferência, num ambiente controlado, para avaliar os resultados sem interromper toda a operação. Recomendamos testar a solução em uma equipe ou com um determinado público-alvo.

3. Verificar

Concluído o teste, avalie e analise os resultados. Esta fase é importante, pois avalia a solução e analisa os planos conforme necessário. O plano realmente funcionou? Em caso afirmativo, houve algum obstáculo durante o processo? Quais passos podem ser melhorados ou precisam ser eliminados em iterações futuras?

Nesta fase, sua avaliação orienta as decisões a serem tomadas na próxima etapa; portanto, é importante considerar cuidadosamente os resultados.

4. Agir

Por fim, é hora de agir. Se o plano foi seguido corretamente, agora você pode implementar o plano testado e comprovado. Esse novo processo agora é sua linha de base para futuras iterações do PDCA.

Considere as seguintes perguntas antes de agir:

De quais recursos você precisa para implementar a solução em larga escala?
Qual treinamento é necessário para fazer a correta implementação e adoção?
Como medir e monitorar o desempenho da solução?
Quais são as oportunidades de melhoria?
O que você aprendeu que poderá ser aplicado em outros projetos?

Se o plano saiu como esperado, você pode voltar à fase de planejamento para fazer ajustes e preparar um novo teste.

Kaizen e o ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta bastante útil para empresas que seguem o método Kaizen. Kaizen é uma mentalidade e cultura organizacional focada em pequenas e frequentes mudanças que levam a melhorias significativas ao longo do tempo.

O ciclo PDCA segue a filosofia Kaizen porque oferece a estrutura certa para desenvolver e implementar melhorias contínuas.

Como usar o Lucidchart para a melhoria contínua

O Lucidchart é um espaço de trabalho visual voltado para equipes e empresas mapearem processos e ver dados de diferentes formas. Use o Lucidchart para ver um ciclo PDCA em todos os passos do processo. Ao planejar o projeto, você pode criar um diagrama de espinha de peixe (causa e efeito) para ver problemas e causas potenciais.

Exemplo de diagrama de causa e efeito (clique na imagem para modificar online)

Na fase “Executar”, mapeie os novos processos que planeja testar. Use a vinculação de dados para vincular dados aos diagramas em tempo real e monitorar os resultados. Com a solução pronta para ser implementada, use o Lucidchart para criar diagramas e ver os novos processos. O Lucidchart facilita compartilhar documentos com sua equipe para que todos aprendam e entendam rapidamente as mudanças.

Fluxograma com raias (clique na imagem para modificar online)

Quem implementa melhorias de forma contínua está sujeito a perder o controle das alterações ao longo do tempo. Use o Lucidchart para documentar o progresso contínuo e manter todos alinhados.

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Sobre: Lucid

A Lucid Software é líder em colaboração visual e aceleração do trabalho, ajudando equipes a visualizar e construir o futuro ao transformar ideias em realidade. Seus produtos incluem a Suíte de Colaboração Visual da Lucid (Lucidchart e Lucidspark) e o airfocus. A Suíte de Colaboração Visual da Lucid, combinada com extensões poderosas para transformação na nuvem e de processos, capacita as organizações a simplificar o trabalho, promover alinhamento e impulsionar a transformação empresarial em larga escala. O airfocus, uma plataforma de gestão de produtos e criação de roadmaps com tecnologia de IA, amplia essas capacidades ao ajudar equipes a priorizar o trabalho, definir a estratégia de produto e alinhar a execução aos objetivos de negócios. A plataforma de aceleração do trabalho mais usada pelas empresas da Fortune 500, as soluções da Lucid são confiadas por mais de 100 milhões de usuários em organizações ao redor do mundo, incluindo Google, GE e NBC Universal. A Lucid faz parceria com líderes como Google, Atlassian e Microsoft, e já recebeu diversos prêmios por seus produtos, crescimento e cultura organizacional.