Kit de ferramentas e técnicas de facilitação de reuniões

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Tópicos:

Planejamento ágil

Quando os marinheiros embarcam em uma jornada, o que os guia? As fortes e vibrantes velas do barco. Sem elas, os viajantes têm dificuldades para chegar ao destino em tempo hábil.

Embora a comparação pareça estranha, o facilitador de reuniões e a vela do navio têm bastante em comum - ambos ajudam um grupo de pessoas a navegar. Tecnicamente, você pode começar uma jornada ou reunião sem eles, mas a jornada fica exaustiva e ineficiente.

Recentemente, conversamos com Marsha Acker, CEO da TeamCatapult e mestre facilitadora, num webinar sobre o benefício da facilitação eficaz e como os facilitadores podem melhorar suas competências. Ao longo do webinar, Marsha explicou a diferença entre agendar uma reunião e ser um facilitador de verdade — e como a sua organização pode sofrer sem esses conhecimentos.

O que é processo de facilitação?

Viver e compreender a facilitação efetiva é um processo de cinco etapas. Criado pela Team Catapult, o processo de facilitação prepara os participantes da reunião para levar as melhores ideias deles adiante.

E o melhor de tudo é que pouquíssimo tempo é desperdiçado por causa do seu pré-trabalho! Confira os detalhes do processo:

Planejamento

Muitos facilitadores acabam "boiando" por não entenderem que o trabalho começa muito antes da reunião em si. Quando se reserva um tempo para planejar, a reunião começa com um foco claro e mostra aos participantes o objetivo final dela.

Design

Nesta fase, os facilitadores devem definir como chegar aos resultados desejados. É quando você decide qual processo funciona melhor no grupo com base nos itens da sua pauta, e como quer que os participantes se envolvam.

Fica a dica: a fase de planejamento e design leva cerca de 2,5 vezes mais tempo do que a reunião em si! Assim, reserve tempo suficiente para ter uma reunião bem facilitada.

Condução

É quando a verdadeira magia acontece. Ao conduzir a reunião, você define o tom do restante dela. Você não só mantém os participantes no caminho, como garante um clima de segurança psicológica para a inovação. Nessa parte do processo, quatro subfases devem ser observadas:
- Explore as possibilidades.
- Avalie todas as alternativas.
- Decida ou faça a transição para a etapa seguinte.
- Encerre.

Você pode seguir as etapas acima várias vezes ao longo da reunião até chegar à meta final.

Documentação e avaliação

Já se foram os dias das exageradas atas de reunião. Agora, os melhores facilitadores simplesmente documentam as ações, as decisões e os próximos passos para prosseguir. Isso facilita a avaliação dos prós e contras da reunião.

Adaptação

Saber se adaptar faz você se destacar de outros facilitadores. Em outras palavras, é achar oportunidades de melhoria contínua para melhorar ainda mais como facilitador de reuniões. Algumas ideias são coletar feedback e refletir sobre os resultados alcançados durante uma sessão.

Facilitação descomplicada — o melhor kit de ferramentas

Para você melhorar ainda mais na facilitação, criamos quatro modelos no Lucidspark, em coordenação com Marsha Acker. Confira uma análise rápida do que você pode esperar.

A tela de planejamento

Como já falamos, o primeiro passo para ser um mestre facilitador está no planejamento. Um fantástico facilitador realiza o trabalho necessário antes da reunião, de modo que os participantes saibam o que esperar (e eles mesmos se preparem!).

No Lucidspark, a tela de planejamento facilita a visualização exata do que precisa ser feito antes do início da reunião. Algumas perguntas a fazer a você mesmo podem ser: Qual é o propósito da reunião? Quais decisões a equipe deve tomar antes do fim da reunião? Este modelo ajuda nisso e em muito mais!

Modelo de tela de planejamento (clique na imagem para modificar online)

O documento na íntegra inclui:

Resultados
Propósito
Experiência (especificamente, o que você quer que os participantes vivenciem)
Data/localização/logística
Decisões/escopo das autoridades
Participantes
Bônus: espaço extra para outros tópicos e sugestões

Se você achar facilitação algo difícil, ou se nada correr conforme o planejado, volte e confira o plano. Muitas vezes, a parte do planejamento no processo de facilitação requer mais tempo e clareza. Reserve tempo suficiente para planejar, de forma eficaz e precisa, sua próxima reunião, visando a um foco claro e um design adequado dela.

A tela do design dos itens da pauta

Sua perícia na facilitação depende muito da pauta da reunião e da preparação feita para criar uma reunião com propósito. O fato é que muitas empresas lidam com reuniões ineficazes. No geral, os funcionários participam de 62 reuniões por mês, e a Otter.ai constatou que cerca de 37% dessas reuniões são ineficazes.

É onde você entra.

Graças ao tempo que você dedicou na fase de planejamento, sua reunião não só será mais eficaz como menos reuniões serão necessárias, economizando dinheiro para sua empresa. Use o modelo de tela do design dos itens da pauta para finalizar um propósito, um local e os itens da pauta, além de confirmar quais ferramentas técnicas cada participante usará. Não se preocupe em se aprofundar nos resultados gerais de cada item da pauta, isso virá em seguida.

Modelo de tela do design dos itens da pauta (clique na imagem para modificar online)

Às vezes é difícil compilar todos os itens de ação e os resultados necessários da reunião em questão. Felizmente, você pode usar o modelo de tela do design dos itens da pauta no Lucidspark para organizar tudo - basta responder às perguntas cruciais antes de iniciar a reunião.

Por exemplo: como exatamente você planeja envolver os participantes para chegar aos resultados desejados? Marsha explica: “Nesse período, você pode perguntar quais são as entradas e quais são as saídas necessárias. Qual processo de grupo devo usar para orientá-los? Você pode dividir [os participantes] em grupos menores para fazer um brainstorm e pedir que eles voltem com uma resposta proposta para um dos itens da pauta.”

Obviamente, não há uma forma definida de implementar o design de processos em grupo, mas o exemplo acima é uma das maneiras de fazer isso.

O guia do facilitador

O modelo final do Lucidspark para você virar um facilitador de altíssimo nível é o guia de facilitação. Se você acha que os PDFs ou documentos do Word usados nas suas reuniões são difíceis e inflexíveis, este modelo do guia do facilitador é para você!

O modelo consiste em tudo o que você precisa, desde uma seção de design de processos em grupo até a documentação dos resultados desejados em cada segmento.

Modelo do guia do facilitador (clique na imagem para modificar online)

A facilitação é uma competência em evolução — exige tempo e trabalho! Seguindo o processo de facilitação criado pelo TeamCatapult, e usando os modelos do Lucidspark do Facilitation Toolkit, você ficará mais próximo de criar uma reunião eficiente e inovadora para sua organização. Conheça hoje mesmo!

Confira as dicas de Marsha Acker para facilitação.

Assista ao webinar

Sobre: Lucid

A Lucid Software é líder em colaboração visual e aceleração do trabalho, ajudando equipes a visualizar e construir o futuro ao transformar ideias em realidade. Seus produtos incluem a Suíte de Colaboração Visual da Lucid (Lucidchart e Lucidspark) e o airfocus. A Suíte de Colaboração Visual da Lucid, combinada com extensões poderosas para transformação na nuvem e de processos, capacita as organizações a simplificar o trabalho, promover alinhamento e impulsionar a transformação empresarial em larga escala. O airfocus, uma plataforma de gestão de produtos e criação de roadmaps com tecnologia de IA, amplia essas capacidades ao ajudar equipes a priorizar o trabalho, definir a estratégia de produto e alinhar a execução aos objetivos de negócios. A plataforma de aceleração do trabalho mais usada pelas empresas da Fortune 500, as soluções da Lucid são confiadas por mais de 100 milhões de usuários em organizações ao redor do mundo, incluindo Google, GE e NBC Universal. A Lucid faz parceria com líderes como Google, Atlassian e Microsoft, e já recebeu diversos prêmios por seus produtos, crescimento e cultura organizacional.