Cuando los marineros emprenden un viaje, ¿qué los guía? Los vientos fuertes y frescos. Sin viento, los viajeros tendrán dificultades para llegar a su destino de manera oportuna.
Aunque la comparación puede parecer sorprendente, los facilitadores de reuniones y los vientos tienen bastante en común: ambos ayudan a navegar a un grupo de personas. Técnicamente, puedes comenzar tu viaje o reunión sin ellos, pero no están presentes, así que el viaje es agotador e ineficaz.
Recientemente, unimos esfuerzos con Marsha Acker, directora ejecutiva de Team Catapult y experta en facilitación, en un seminario web sobre los beneficios de la facilitación efectiva y las formas en que los facilitadores pueden mejorar sus habilidades. A lo largo del seminario web, Marsha explicó la diferencia entre programar una reunión y ser realmente un facilitador, y cómo tu organización puede sufrir las consecuencias si no tiene este conjunto de habilidades.
¿Cuál es el proceso de facilitación de reuniones para oraganizar reuniones eficaces de trabajo?
Experimentar y comprender la facilitación efectiva es un proceso de cinco pasos el proceso de facilitación de reuniones (creado por Team Catapult) ayuda a los asistentes de la reunión a prepararse para presentar sus mejores ideas.
¿Cuál es la mejor parte? Se pierde un mínimo de tiempo gracias a tu trabajo previo. A continuación, desglosamos el proceso. ¿Cómo hacer reuniones eficaces?
Planificar
El aspecto que muchos facilitadores dejan pasar es entender que el trabajo comienza mucho antes de la reunión. Al tomarse el tiempo para planificar, la reunión comienza con un enfoque claro y permite que los asistentes sepan cuál es el objetivo final.
Diseño
Esta fase exige que los facilitadores definan cómo pretenden lograr los resultados deseados. En esta fase, decidirás qué proceso grupal funciona mejor según los elementos de tu agenda y cómo deseas que los asistentes se involucren.
Consejo pro: la fase de planificación y diseño lleva aproximadamente 2.5 veces más tiempo que la reunión misma. Asegúrate de tener suficiente tiempo para preparar una reunión facilitada correctamente.
Realizar
Aquí es donde ocurre la verdadera magia. Al realizar la reunión, sentarás las pautas para el resto de ella. No solo mantendrás a los participantes enfocados, sino que también te asegurarás de que haya una sensación de seguridad psicológica para la innovación. En este segmento del proceso, hay cuatro fases de subconjuntos para tener en cuenta:
- Explorar las posibilidades.
- Evaluar cualquier alternativa.
- Decidir o hacer la transición al siguiente paso.
- Concluir.
Puedes seguir los pasos anteriores varias veces durante una reunión para lograr el objetivo final.
Documentar y evaluar
Atrás quedaron los días de las mejores minutas de las reuniones. Ahora, los mejores facilitadores simplemente documentan las acciones, las decisiones y los pasos a seguir para avanzar. Así, es más sencillo evaluar las ventajas y desventajas de la reunión en cuestión.
Adaptar
Ser adaptable es el factor sorpresa para diferenciarte de otros facilitadores. Esto significa encontrar oportunidades de mejora continua para perfeccionar tus habilidades para llevar a cabo reuniones eficaces de trabajo. Algunas ideas incluyen recopilar comentarios y reflexionar sobre los resultados obtenidos durante una sesión.
Herramientas que facilitan el trabajo
Para ayudarte a tener aún más habilidades en la facilitación de reuniones, creamos cuatro plantillas de Lucidspark, en coordinación con Marsha Acker. Este es un desglose breve de lo que puedes esperar.
El lienzo de planificación
Como se señaló anteriormente, el primer paso para convertirse en un facilitador experto es la planificación. Un facilitador asombroso realiza el trabajo necesario antes de la reunión para que los asistentes puedan entender qué esperar (y prepararse él mismo).
El lienzo de planificación de Lucidspark te permite ver exactamente qué hay que hacer antes de que comience la reunión. Por ejemplo, podrías preguntarte ¿cuál es el propósito de la reunión? O, ¿qué decisiones debe tomar el equipo antes de que termine la reunión? ¡Esta plantilla ayuda con estas cuestiones y mucho más!
