Um guia para usar o método de percursos críticos

Tudo o que você faz faz parte de um processo — uma série de etapas ou tarefas que geram um resultado desejado ou ajudam a atingir um objetivo específico. Alguns processos são mais rígidos e exigem que você siga uma série de etapas em ordem estrita. Outros processos podem ser mais flexíveis, permitindo que você conclua tarefas fora de sequência para atingir o resultado desejado.

A parte mais complicada de qualquer processo é decidir onde priorizar cada tarefa. Ao priorizar tarefas, você deve analisar as dependências, ou seja, as tarefas que precisam ser concluídas antes que a próxima possa começar.  

O método de percursos críticos pode ajudar você a identificar e priorizar suas tarefas e dependências mais importantes. Saber quais tarefas são mais importantes e em que ordem devem ser concluídas ajuda você a criar percursos críticos para o seu projeto.

Quais são os percursos críticos na gestão de projetos?

O método de percursos críticos (CPM), ou análise de percursos críticos, é uma técnica para agendamento de projetos complexos que foi desenvolvida na década de 1950. A técnica permite identificar as atividades mais importantes (ou críticas) e suas dependências em um projeto.

Gerentes de projeto para todos os tipos de projeto (desenvolvimento de programas, construção, manufatura, engenharia, etc.) usam o CPM para priorizar tarefas críticas, identificar dependências e estimar a duração de cada uma delas. Isso permite que eles criem cronogramas mais realistas para a conclusão do projeto geral.

A sequência mais longa dessas tarefas críticas e suas dependências representa os percursos críticos para o projeto. Outras atividades que são importantes para o projeto, mas não têm dependências, podem ser concluídas fora da sequência ou em paralelo com os percursos críticos.

Qual a diferença entre CPM e PERT?

A técnica de avaliação e revisão de programas (PERT) é outra ferramenta de agendamento que foi desenvolvida na década de 1950. Assim como o CPM, a PERT é usada para identificar as tarefas necessárias para concluir um projeto, mas seu foco está mais em estimar a quantidade de tempo necessária para concluir cada tarefa e o tempo mínimo geral necessário para concluir o projeto inteiro.

O PERT estima o tempo necessário para concluir cada tarefa usando a média ponderada da estimativa mais otimista (O), da mais pessimista (P) e da mais provável (M).

A principal diferença é que o PERT usa a incerteza para estimar a duração das tarefas, enquanto o CPM é usado depois que as durações já foram estimadas. Portanto, você pode ver o PERT sendo usado em conjunto com o CPM.

Por que identificar os percursos críticos é tão crucial?

Qualquer projeto pode ter múltiplos processos compostos por múltiplas tarefas. Se você não identificar os percursos críticos do projeto, poderá gastar muito tempo em atividades paralelas que poderiam ser concluídas a qualquer momento. Isso pode causar atrasos que podem comprometer seu projeto.

Por exemplo, digamos que você tenha a meta de chegar ao trabalho no horário. A análise do processo pode ser tão simples quanto:

1. Acorde cedo o suficiente para se preparar.
2. Tomar um banho.
3. Vista-se.
4. Tome café da manhã.
5. Chegue à estação de trem.
6. Pegue o trem certo.
7. Desça no ponto certo.

Cada tarefa vem com seu próprio processador e conjunto de tarefas. Por exemplo, o processador de vestir-se pode ser: 

1. Vista sua camisa.
2. Vista suas calças.
3. Coloque suas meias.
4. Calce os sapatos.

Estas são as tarefas mais importantes que você precisa fazer para sair de casa vestido. Elas não precisam ser seguidas na ordem apresentada. A única dependência parece ser que as meias precisam ser calçadas antes dos sapatos. Você pode tentar calçar as meias depois dos sapatos, mas provavelmente não obterá o resultado desejado. 

Neste processo, você reservou um tempo específico para se vestir. Em alguns dias, você pode se vestir mais rápido do que em outros. Isso significa que você pode ter algum tempo extra (Slack ou Float) para trabalhar em tarefas paralelas, como colocar um cinto, antes de precisar passar para as próximas tarefas.  

Pode haver outras tarefas associadas à hora de se vestir, como colocar uma gravata, um chapéu, um paletó, etc. Essas tarefas podem ser concluídas durante o Slack ou mais tarde no processo. Por exemplo, você pode colocar uma gravata enquanto viaja de trem. Mas se você gastar muito tempo escolhendo uma gravata, pode ter que pular o café da manhã e ir para a estação de trem.

Portanto, identificar os percursos críticos é importante porque ajuda você a:

• Priorize tarefas: Estas são as tarefas que precisam de mais atenção para evitar atrasos no seu processamento.
• Identificar folga: é o tempo total em que uma atividade pode ser atrasada sem causar atrasos em todo o projeto.
• Gerencie recursos com eficiência: Conhecer os percursos críticos e as tarefas que são executadas em paralelo oferece uma ideia melhor do Slack disponível para cada tarefa. Você pode designar funcionários mais experientes para as tarefas críticas para garantir que o projeto cumpra o cronograma. Funcionários que ainda estão aprendendo certas habilidades podem ser designados para tarefas paralelas, dando-lhes mais tempo para aprender no trabalho.
• Visualize dependências: crie um diagrama dos seus percursos críticos e suas tarefas paralelas. Isso permite que você veja facilmente onde estão as dependências e o que precisa ser feito e quando. Isso também lhe dá clareza sobre onde os recursos precisam ser alocados para evitar tempo ocioso dispendioso.
• Planeje o futuro: Ao monitorar o progresso de um projeto, você pode comparar as expectativas com os resultados reais. Essas informações podem ajudá-lo a planejar projetos futuros, pois você pode identificar e corrigir com mais facilidade possíveis gargalos e outras áreas problemáticas que podem causar atrasos.

Como encontrar os percursos críticos

Você pode encontrar os percursos críticos em qualquer tipo de projeto usando o seguinte processo.

Passo 1: Identifique todas as tarefas e atividades

É aqui que você cria uma lista mestre de todos os processos, tarefas e atividades que precisam ser concluídos no seu projeto. Este modelo de estrutura analítica do projeto pode ajudá-lo a dividir um projeto grande em processos e tarefas menores e mais gerenciáveis. Isso ajuda todos a entender as dependências e ajuda os funcionários a entender como e onde seu trabalho se encaixa no projeto geral.

Etapa 2: Identificar dependências

Da sua lista na estrutura analítica do projeto, identifique as tarefas que não podem começar até que as tarefas anteriores sejam concluídas. 

Etapa 3: Estimar os requisitos de tempo

Você precisa estimar o tempo necessário para concluir cada tarefa ao longo dos percursos críticos. Suas estimativas podem ser baseadas na experiência com tarefas semelhantes em outros projetos, em dados de projetos anteriores e assim por diante. Considere usar o PERT para obter uma estimativa mais precisa, calculando a média das estimativas de tempo mais otimistas, pessimistas e mais prováveis.

Passo 4: Crie um diagrama de percursos críticos

Um diagrama de percursos críticos facilita a visualização dos percursos críticos do projeto pela sua equipe e pelas partes interessadas. O diagrama ajuda as pessoas a entender o fluxo de trabalho, as dependências, as tarefas que podem ser realizadas em paralelo, o que já foi feito e o que precisa ser feito.

Etapa 5: Calcular os percursos críticos 

No seu diagrama de percursos críticos, adicione os horários de início e término ao lado de cada tarefa. O horário de início para a primeira tarefa é 0. O horário de término para a primeira tarefa representa o tempo necessário para concluí-la. Por exemplo, se a estimativa para a conclusão da primeira tarefa for de 20 horas, você adicionaria o número 0 e o número 20 a cada tarefa. 

O tempo de início das próximas tarefas é o tempo de término das tarefas anteriores. O tempo de término é o tempo de início mais a duração das tarefas. Por exemplo, se a estimativa para a segunda tarefa for concluída em 10 horas, você adicionaria o número 20 (o tempo de término das tarefas anteriores) e o número 30 (20 + 10) a essa tarefa.

Depois de fazer isso para cada tarefa, você saberá o tempo total estimado para concluir todos os percursos críticos.

Etapa 6: considere o Slack e as alocações de recursos 

Slack, também chamado de float, é o tempo total que uma tarefa em uma sequência de dependências pode ser atrasada antes de causar atrasos no projeto. Ao determinar onde você tem o Slack em um percurso crítico, você pode reatribuir Membros da Equipe a outras tarefas para manter o trabalho fluindo. Por exemplo, se uma tarefa tinha previsão de conclusão de 20 horas, mas foi concluída em 10, você tem potencialmente 10 horas de tempo ocioso para os recursos atribuídos a essa tarefa. Você pode atribuí-los a tarefas paralelas para manter o trabalho em andamento. 

Ou você pode usar o Slack para determinar quanto tempo pode esperar antes de iniciar uma tarefa se a tarefa anterior foi adiada por algum motivo.