Dizem que a única constante na vida é a mudança - ou a adaptação a ela. Sempre haverá um outro "novo normal", e as empresas que souberem se adaptar efetivamente às mudanças dinâmicas sobreviverão e prosperarão.

A covid forçou as organizações a repensar processos, recursos e comunicação para enfrentar os desafios lançados por uma mudança tão abrangente. A mudança repentina acelerou o futuro do trabalho e levou as organizações a dar continuidade ao que há de melhor em um ambiente de trabalho responsivo e a ajustar o que não está funcionando. Fundamentar essa flexibilidade é a base da metodologia Agile, a abordagem usada pelas organizações para enfrentar o inesperado com tranquilidade.

Vamos olhar mais de perto como as metodologias Agile nos prepararam para o futuro do trabalho e por que as equipes precisam continuar adotando processos ágeis no novo e no próximo normal. 

Como as empresas ágeis estão preparadas para o futuro do trabalho

A metodologia Agile foca a colaboração multifuncional, os processos iterativos e a flexibilidade. Por essas prioridades, ela é perfeita para organizações que precisam funcionar diante da incerteza. A empresa bem-sucedida de hoje está encarando esse desafio com uma força de trabalho de equipes capacitadas para colaborar rapidamente e, assim, atender às necessidades atuais e aproveitar as oportunidades do futuro.

Um estudo da McKinsey sobre o futuro das organizações revela que "o que as empresas aprenderam não pode ser desaprendido; ou seja, uma organização com uma estrutura mais achatada que delega a tomada de decisões a uma rede dinâmica de equipes é mais eficaz."

Atender aos imperativos impostos pela pandemia foi muito mais acessível para organizações já focadas na estrutura Agile. Para quem já seguia um princípio Agile como “construir equipes responsivas e capacitadas”, colocar os funcionários para trabalhar de forma remota seria mais fácil e menos prejudicial à produtividade em geral.

As empresas eram, inclusive, capazes de ajustar os processos com mais facilidade para atender a demandas específicas. As montadoras de automóveis, por exemplo, podiam reformular rapidamente as cadeias de produção para produzir ventiladores para pacientes com covid. Em um ambiente tradicional, esse tipo de mudança levaria meses ou até anos para ser realizado. As empresas de tecnologia rapidamente viram a oportunidade de capitalizar a necessidade de modos mais confiáveis e fluidos de incentivar a colaboração no trabalho remoto. Foi assim que surgiram novos recursos no Zoom, Slack e em outras ferramentas de fluxo de trabalho para atender o momento. A estrutura Agile deu às empresas que estariam inertes nessa situação há 20 anos a capacidade de entregar valor relevante à economia e à sociedade quase imediatamente, sem sofrer interrupção nos processos internos.

No futuro, esse tipo de flexibilidade deixará as empresas não só mais responsivas numa crise como mais responsivas a novas oportunidades. Enquanto algumas partes da vida cotidiana estão voltando ao “normal”, ainda há muita incerteza sobre como serão a vida cotidiana e as atividades de trabalho no futuro - e essa incerteza provavelmente continuará por um tempo, principalmente porque aprendemos que nossas formas anteriores de gerenciar o trabalho não eram tão rígidas como acreditávamos. 

À medida que a sociedade pós-pandemia continua a se adaptar às novas realidades, novas oportunidades surgirão. As empresas precisarão se reagrupar rapidamente para aproveitar as tendências tanto no início do mundo pós-pandemia quanto no longo prazo.

Inicialmente projetado para apoiar o desenvolvimento de software, o framework Agile continuará agregando valor a esse espaço no futuro. A partir daqui, as soluções digitais só amadurecerão, deixando as equipes ágeis posicionadas para avaliar, projetar, construir e implementar tecnologias que apoiarão o crescimento hoje e no futuro. 

Aqui na Lucid, por exemplo, reconhecemos que os usuários precisavam de um espaço virtual para colaboração e brainstorming para substituir as reuniões tradicionais com quadro branco. Por isso, nos mexemos rapidamente para criar o Lucidspark, um quadro branco virtual que atende a essas necessidades.

Haverá também um período de realmente moldar o novo normal no contexto dos recursos e do pessoal. As empresas acabarão recebendo mais pessoas de volta ao escritório, mas elas talvez nunca mais voltem à ocupação total. Aproveitar a estrutura Agile pode servir como um guia para entender a melhor forma de formar equipes e estruturar equipes.

Como deixar seu time ágil

Para equipes que ainda não priorizaram a agilidade dos negócios, seja por meio da estrutura ágil ou de outras metodologias, chegou a hora. A McKinsey explica: “A agilidade empresarial era desejável e agora está se tornando essencial.” Com base em insights de mais de 2.000 entrevistados globais, a empresa de consultoria de gestão descobriu que:

“As transformações ágeis altamente bem-sucedidas geralmente geraram ganhos de cerca de 30% em eficiência, satisfação do cliente, envolvimento dos funcionários e desempenho operacional; tornaram a organização de cinco a dez vezes mais rápida; e impulsionaram a inovação.”

Confira a seguir algumas etapas para iniciar a transição.

Dê mais autoridade às equipes

Os times que podem tomar decisões críticas podem iterar mais rapidamente e atender às necessidades urgentes. Com esse tipo de capacitação, as equipes podem solucionadoras de problemas em vez de apenas fontes de conteúdo.

Elimine a burocracia

Muitos controles podem impedir que as pessoas trabalhem em conjunto e aprofundar os silos. Uma das principais vantagens da estrutura Agile é a mudança rápida de direção, e isso só é possível se os times não encontrarem tanta burocracia a ponto de ficarem engessadas pelos padrões. Em vez disso, procure estruturar as equipes para que sejam incentivadas a interagir entre si para obter os melhores resultados. 

Abrace a colaboração visual

A colaboração e o alinhamento do time são fundamentais para a estrutura ágil, conforme destacado em valores como “indivíduos e interações em vez de processos e ferramentas” e “responder à mudança em vez de seguir um plano”. Mas a mudança para o trabalho remoto e híbrido agravou um problema existente: as formas como as equipes colaboravam no passado são insuficientes para uma força de trabalho moderna que lida com problemas mais complexos, mudanças rápidas nas necessidades dos clientes e times distribuídos.

Para se prepararem para o Próximo normal e se tornarem mais ágeis, as empresas precisam repensar a maneira como as equipes trabalham em conjunto. Sem a garantia de um espaço pessoal compartilhado para se reunir e colaborar, como os times podem assegurar que as melhores ideias sejam ouvidas e concretizadas? A resposta está na colaboração visual.

Uma linguagem visual comum rompe as barreiras de comunicação para que as equipes possam se manter alinhadas e avançar mais rapidamente em direção a uma visão compartilhada, seja isso uma mudança de processo para tornar os fluxos de trabalho mais eficientes ou um produto totalmente novo. 

Digamos, por exemplo, que seu time queira criar novos recursos que atendam às necessidades do cliente. Os membros da equipe podem visualizar e classificar o feedback dos clientes para encontrar temas comuns, arrastar ideias para uma matriz e assim priorizá-las de acordo com o impacto e o esforço e, em seguida, criar cronogramas, roadmaps de produtos e recursos visuais semelhantes para distribuir o trabalho para a criação desses elementos. Usando recursos visuais, os membros do time podem entender mais facilmente o estado atual, coletar insights de dados, expressar suas opiniões e fazer planos acionáveis, independentemente de onde estejam trabalhando.

É claro que as organizações precisarão adotar novas tecnologias para apoiar esse tipo de colaboração, o que nos leva à nossa próxima dica.

Priorize outras ferramentas colaborativas para manter as equipes envolvidas

Os times estruturados para comunicação e colaboração funcionam melhor quando têm soluções integradas de software para coletar e mostrar informações e agir de acordo com elas. 

O Slack, por exemplo, permite uma colaboração rápida e fluida entre funcionários e equipes, seja trabalhando juntos no local ou de forma remota. Com as ferramentas de prototipagem, as equipes de criação compartilham e colaboram com edições de forma fácil e rápida, evitando o envio de e-mails e a perda do controle das versões. 

Da mesma forma, como a colaboração visual e a comunicação ajudam as equipes a se manterem alinhadas e agirem rapidamente, soluções como o Conjunto de recursos de colaboração visual da Lucid ajudam os times com a fácil visualização de sessões de brainstorming, o alinhamento o fluxo de trabalho do projeto e o mapeamento de sprints. 

Priorize soluções que se complementam com integrações para agilizar ainda mais a colaboração. Por exemplo, as integrações da Lucid com ferramentas como Zoom, Slack e softwares de gerenciamento de produtos tornam mais fácil para as equipes multifuncionais permanecerem alinhadas, inovarem e se adaptarem rapidamente. 

Dê peso à valorização das pessoas

Quando dada a chance, os colaboradores podem ser solucionadores multifacetados de problemas que trazem à mesa mais do que apenas produtividade. Nas organizações que veem os funcionários em camadas, estes acabam mais aptos a enfrentar desafios e identificar oportunidades para a empresa. 

Esse foco nas pessoas é muito importante, pois os funcionários continuam trabalhando em casa. Para muitas empresas, o ambiente tradicional de escritório, com horário fixo, continuará como algo pré-pandemia, e os líderes devem adaptar a cultura para que os times mantenham relações de trabalho e colaboração fortes quando não se virem todos os dias. Valorizando mais as pessoas, a estrutura Agile funciona melhor, pois os funcionários se sentem amparados para otimizar.

Defina expectativas ágeis

Se aprendemos algo com a covid, foi que a vida pode mudar num instante, e novas informações podem mudar até mesmo os planos mais flexíveis com a mesma rapidez. Ao aplicar uma abordagem Agile à sua mentalidade geral de desenvolvimento de produtos, você libera as equipes para testar, iterar e encontrar soluções que funcionem melhor em meio a circunstâncias em constante evolução. 

Tanto as organizações quanto as pessoas passaram por muita coisa neste período complicado da história. Ainda assim, a estrutura Agile se mostrou capaz de oferecer suporte às organizações em tempos difíceis e de formar equipes preparadas para hoje e para o futuro.

A common visual language breaks down communication barriers so teams can stay aligned and move faster toward a shared vision, whether that’s a process change to make workflows more efficient or a brand-new product. 

Say, for example, that your team wants to build new features that address customer needs. Team members could visualize and sort customer feedback to find common themes, drag ideas into a matrix to prioritize by impact and effort, and then build out timelines, product roadmaps, and similar visuals to assign out work for building those features. Using visuals, team members can more easily understand current state, gather insights from data, voice their opinions, and make actionable plans, no matter where they are located.

Of course, organizations will need to adopt new technologies to support this type of collaboration, leading into our next tip.

Prioritize collaborative tools to keep teams engaged

Teams structured for communication and collaboration work best when they have integrated software solutions to help them collect, display, and act on input. 

For example, Slack enables quick, seamless collaboration between employees and teams, whether they’re working together onsite or remotely. Prototyping tools make it easy for creative teams to quickly share and collaborate around edits without sending emails or losing track of versions. 

Similarly, because visual collaboration and communication helps teams stay aligned and act quickly, solutions like the Lucid Visual Collaboration Suite can help teams easily visualize brainstorm sessions, align on project workflows, and map out sprints. 

Prioritize solutions that complement each other with integrations to further streamline collaboration. For instance, Lucid’s integrations with tools like Zoom, Slack, and product management software make it easy for cross-functional teams to stay aligned and innovate and adapt quickly. 

Place a heightened value on people

When given the chance, employees can be multifaceted problem-solvers who bring more to the table than just productivity. Organizations that see their people in a layered way end up with employees who are more apt to meet challenges and identify opportunities for the company. 

This focus on people is especially important as employees continue to work from home. For many companies, a traditional 9-to-5 office environment will remain a thing of the pre-pandemic past, and leaders must adapt culture to ensure teams maintain strong working relationships and collaboration when they don’t see each other every day. With a heightened value on people, the Agile framework functions better because employees feel supported to optimize.

Set agile expectations

If the COVID-19 pandemic has taught us anything, it’s that life can change in an instant, and new information can change even the most flexible plans just as quickly, By applying an agile approach to your overall product development mindset, you free your teams to experiment, iterate, and find solutions that work best amid ever-evolving circumstances. 

Both organizations and people have been through quite a bit during this challenging period in history. Still, the Agile framework has proved capable of supporting organizations through difficult times and forging teams prepared for both today and the future.