Se dice que la única constante en la vida es el cambio, o la adaptación a él. Siempre habrá una nueva "nueva normalidad" y son aquellas empresas que puedan adaptarse eficazmente a la cambiante dinámica las que subsistirán y prosperarán.

Recientemente, a partir de la pandemia de la COVID-19, las organizaciones se vieron obligadas a repensar sus procesos, recursos y comunicación para superar los desafíos planteados por un cambio de tal magnitud. El cambio repentino aceleró el futuro del trabajo y forzó a las organizaciones a conservar lo bueno de un entorno de trabajo receptivo y ajustar lo que no funciona. La base de ese tipo de flexibilidad es la metodología Agile, un enfoque que ayudó a las organizaciones a enfrentar los imprevistos con gracia.

Analicemos más de cerca la manera en que las metodologías Agile nos han preparado para el futuro del trabajo y por qué los equipos de colaboradores deben continuar adoptando procesos ágiles en la nueva y la próxima normalidad. 

¿Cómo nos ha preparado en la nueva normalidad para el futuro del trabajo

La metodología Agile se enfoca en la colaboración multidisciplinaria, los procesos iterativos y la flexibilidad. Estas prioridades hacen que sea ideal para organizaciones que deben funcionar de cara a la incertidumbre. Las empresas exitosas de hoy enfrentan ese reto sin rodeos con una fuerza laboral de equipos empoderados que pueden colaborar con prontitud para satisfacer las necesidades actuales y aprovechar las oportunidades del futuro.

En un estudio de McKinsey sobre el futuro de las organizaciones, se señaló que “las empresas no pueden olvidar lo que ya han aprendido, es decir, que una organización más horizontal que delega la toma de decisiones a una red dinámica de equipos es más eficaz”.

Para las organizaciones que ya estaban enfocadas en el marco Ágil fue mucho más fácil cumplir con los imperativos planteados por la pandemia. Un principio de la metodología Agile, como “crear equipos receptivos y empoderados” significó que fue más fácil preparar a los empleados para trabajar a distancia y esto causó menos estragos en la productividad en general.

Las empresas incluso pudieron ajustar sus procesos con mayor facilidad a fin de satisfacer exigencias específicas. Por ejemplo, las empresas automotrices pudieron replantear sus cadenas de suministro rápidamente para crear ventiladores para pacientes con COVID-19. En un entorno tradicional, ese tipo de cambio hubiera llevado meses o incluso años en concretarse. Las empresas de tecnología pronto se dieron cuenta de la oportunidad de aprovechar la necesidad de contar con formas más confiables y transparentes de promover la colaboración laboral a distancia y, así, fue como surgieron nuevas características en Zoom, Slack y otras herramientas de flujo de trabajo. Gracias al marco Ágil, las empresas que hace veinte años se habrían paralizado en esta situación adquirieron la capacidad de brindar valor significativo tanto a la economía como a la sociedad casi de inmediato, sin sufrir una ruptura en sus procesos internos.

En el futuro, este tipo de flexibilidad no solo hará que las empresas sean más receptivas ante las crisis, sino también ante las oportunidades. Si bien algunos aspectos de la vida cotidiana están volviendo a la “normalidad”, todavía hay mucha incertidumbre sobre cómo serán las actividades laborales y de la vida diaria en el futuro, y es posible que esa incertidumbre continúe durante un tiempo, en especial a medida que descubrimos que nuestras formas previas de administrar el trabajo no eran tan rígidas como creíamos. 

A medida que la sociedad postpandemia continúa adaptándose a nuevas realidades, surgirán nuevas oportunidades. Las empresas deberán reagruparse rápidamente para aprovechar las tendencias tanto en las primeras etapas del mundo pospandemia como a largo plazo.

Inicialmente diseñado para respaldar el desarrollo de software, el marco Ágil continuará agregando valor a ese espacio en el futuro. A partir de este punto, las soluciones digitales solo irán mejorando, colocando así a los equipos ágiles en una buena posición para recomendar, evaluar, diseñar, crear e implementar tecnologías que respaldarán el crecimiento actual y futuro. 

En Lucid, por ejemplo, reconocimos que los usuarios necesitaban un espacio virtual para colaborar y aportar ideas que reemplazara las sesiones tradicionales en las que se utilizaban pizarras. Por lo tanto, actuamos rápido para crear Lucidspark, una pizarra virtual, con la que pudiésemos satisfacer esas necesidades.

Asimismo, habrá un periodo para realmente dar forma a la nueva normalidad en cuanto a recursos y dotación de personal. Si bien las empresas con el tiempo tendrán más personas de regreso en sus oficinas, es probable que nunca regresen a su ocupación total. Utilizar el marco Ágil puede servir como brújula para comprender cuál es la mejor manera de dotar de personal a los equipos y de estructurarlos.

¿Cómo hacer que tu equipo sea más ágil?

Para los equipos que aún no dieron prioridad a la agilidad de negocio, ya sea mediante el marco Ágil u otras metodologías, este es el momento de actuar. McKinsey explica: “La agilidad corporativa era una característica atractiva y, en la actualidad, se está volviendo esencial”. Estos fueron los descubrimientos de la empresa de consultoría de administración identificados a partir de las respuestas de más de 2000 encuestados a nivel global:

“Con la implementación de transformaciones Agile altamente exitosas, por lo general, logramos obtener alrededor de un 30 % más de beneficios en cuanto a eficiencia, satisfacción del cliente, compromiso de los empleados y rendimiento operativo. De esta manera, la organización pudo trabajar entre cinco y diez veces más rápido, y se estimuló increíblemente la innovación”.

A continuación, te proporcionamos algunos pasos para iniciar la transición.

1. Otorga más autoridad a tus equipos

Los equipos ágiles que pueden tomar decisiones críticas pueden reiterar con mayor rapidez y resolver las necesidades más apremiantes. Con ese tipo de empoderamiento, los equipos pueden convertirse en solucionadores de problemas en vez de ser solo recursos de producción.

2. Elimina la burocracia

El exceso de controles puede evitar que las personas trabajen en conjunto y provocar que se acentúen los silos. Una de las principales ventajas del marco Agile es poder cambiar de dirección rápidamente, lo cual no es posible si los equipos deben hacer tanto papeleo que se arraigan en sus patrones. En su lugar, intenta estructurar tus equipos de manera que fomentes su interacción para obtener los mejores resultados. 

3. Adoptar la colaboración visual

La alineación de la colaboración y los equipos es un aspecto clave para la adopción del marco Agile, lo que se destaca en valores como “las personas y las interacciones son más importantes que los procesos y las herramientas” y “responder ante los cambios es más importante que seguir un plan”. Sin embargo, el cambio al trabajo remoto e híbrido agravó un problema ya existente: las formas de colaboración que tenían los equipos en el pasado no son suficientes para una fuerza de trabajo moderna que se enfrenta a problemas más complejos, necesidades de clientes que cambian de un momento a otro y equipos distribuidos.

Para prepararse para la “próxima normalidad” y volverse más ágiles, las empresas necesitan reconsiderar la forma en la que sus equipos colaboran. Sin la garantía de un espacio físico compartido en donde los equipos se encuentren y colaboren de forma presencial, ¿cómo pueden las personas asegurarse de que las mejores ideas se escuchen y hagan realidad? La respuesta es la colaboración visual.

Con un lenguaje visual común, logran derribarse las barreras de comunicación, de manera que los equipos pueden mantenerse alineados y actuar de forma más rápida hacia el cumplimiento de una visión compartida, ya sea esta un cambio de proceso para hacer los flujos de trabajo más eficientes o un producto completamente nuevo. 

Por ejemplo, imagina que tu equipo quiere crear nuevas características para satisfacer las necesidades de los clientes. Los miembros del equipo podrían visualizar y clasificar los comentarios de los clientes para identificar temas frecuentes, arrastrar ideas a una matriz para ordenarlas por prioridad de impacto y esfuerzo, y, luego, establecer cronogramas y crear hojas de ruta de productos y elementos visuales similares para asignar el trabajo y así crear tales características. Con los elementos visuales, los miembros del equipo pueden comprender de forma más sencilla el estado actual, recopilar información a partir de los datos, expresar sus opiniones y elaborar planes factibles, sin importar en dónde se encuentren.

Por supuesto, las organizaciones deberán adoptar nuevas tecnologías para respaldar este tipo de colaboración, lo que nos conduce a nuestro siguiente consejo.

4. Dar prioridad a las herramientas colaborativas para asegurar el compromiso de los equipos

Los equipos estructurados para las comunicaciones y la colaboración funcionan mejor cuando cuentan con soluciones de software integradas con las que puedan recopilar información, mostrarla y actuar en función de ella. 

Slack, por ejemplo, permite una colaboración rápida y transparente entre los empleados y los equipos, ya sea que trabajen juntos en las oficinas o a distancia. Con las herramientas para crear prototipos, resulta más sencillo para los equipos creativos compartir las ediciones y colaborar rápidamente en torno a estas sin enviar correos electrónicos o perder la noción de las versiones. 

Del mismo modo, dado que la colaboración y la comunicación visuales ayudan a los equipos a mantenerse alineados y actuar con rapidez, soluciones como la suite de colaboración visual de Lucid les permiten utilizar elementos visuales de forma sencilla en sus sesiones de lluvia de ideas, alinear flujos de trabajos de proyectos y mapear sprints. 

Da prioridad a las soluciones complementarias con integraciones para optimizar aún más la colaboración. Por ejemplo, las integraciones de Lucid en herramientas como Zoom, Slack y software de gestión de productos facilitan la alineación de los equipos multidisciplinarios y, con ellas, estos equipos pueden innovar y adaptarse rápidamente. 

5. Otorga mayor valor a las personas

Cuando se les brinda la oportunidad, los empleados pueden ser solucionadores de problemas multifacéticos que aportan más que solo productividad. Las organizaciones que consideran a sus empleados por niveles terminan con colaboradores más aptos para enfrentar desafíos e identificar oportunidades para la empresa. 

Este enfoque en las personas es especialmente importante a medida que los empleados continúan trabajando desde casa. Para muchas empresas, el entorno tradicional con horario de 9 a 5 permanecerá como algo del pasado prepandémico, y los líderes deben adaptar la cultura para garantizar que los integrantes de los equipos mantengan relaciones laborales sólidas y colaboren adecuadamente cuando no están en contacto de manera cotidiana. Al otorgar mayor valor a las personas, el marco Agile funciona mejor porque los empleados se sienten respaldados para optimizar.

6. Establece expectativas ágiles

Algo que hemos aprendido con la pandemia de COVID-19 es que la vida puede dar un giro en un instante y que la información nueva puede cambiar incluso los planes más flexibles igual de rápido. Al aplicar una perspectiva ágil a tu mentalidad en el aspecto del desarrollo de productos, das libertad a tus equipos para experimentar, iterar y encontrar soluciones que funcionen mejor en medio de circunstancias en constante evolución. 

Tanto las organizaciones como las personas han padecido bastante durante este difícil periodo en la historia. Con todo, el marco Agile ha demostrado ser capaz de respaldar a las organizaciones en tiempos difíciles y conformar equipos preparados tanto para hoy como para el futuro.