Waarom de flexibele organisatie bij het nieuwe normaal hoort

Er wordt gezegd dat verandering of je aanpassen aan verandering de enige constante in het leven. Er zal altijd een ander 'nieuw normaal' zijn en juist de bedrijven die zich effectief kunnen aanpassen aan de veranderende dynamiek, zijn de bedrijven die overleven en floreren.

Als gevolg van de coronapandemie moesten organisaties hun processen, middelen en communicatie grondig herzien om de uitdagingen die deze ingrijpende gebeurtenis met zich meebracht het hoofd te kunnen bieden. De plotselinge verschuiving heeft de nieuwe manier van werken in een stroomversnelling gebracht en dwong organisaties ertoe de voordelen van een flexibele organisatie te behouden en aan te passen wat niet werkt. De basis voor dat soort flexibiliteit is de agile-methode, een benadering voor organisaties om het onverwachte tegemoet te treden.

In dit artikel bekijken we hoe agile methodes ons hebben voorbereid op het werk in de toekomst en waarom flexibele organisaties het nieuwe en toekomstige normaal worden. 

Hoe agile ons heeft voorbereid op de toekomst van werk

De agile-methode richt zich op functieoverschrijdende samenwerking, iteratieve processen en flexibiliteit. Deze prioriteiten maken het uitermate geschikt voor organisaties die ten overstaan van onzekerheid moeten functioneren. De flexibele organisatie van vandaag gaat die uitdaging aan met krachtige teams die snel kunnen samenwerken om te voldoen aan de huidige behoefte en de kansen van de toekomst.

In een onderzoek van McKinsey naar de toekomst van organisaties werd vastgesteld dat 'eenmaal bedrijven iets hebben geleerd, zij daar niet zomaar van zullen afstappen. Zo hebben ze inmiddels geleerd dat een horizontale organisatiestructuur, waarbij de besluitvorming bij een dynamisch netwerk van teams ligt, efficiënter werkt'.

Voldoen aan de vereisten die als gevolg van de pandemie waren ontstaan, was veel beter te realiseren voor organisaties die al met het agile-framework bezig waren. Een agile-principe als 'het opzetten van responsieve en krachtige teams' betekende dat het gemakkelijker was om medewerkers op afstand te laten werken en minder storend voor de algehele productiviteit.

Bedrijven konden hun processen makkelijker aanpassen aan specifieke eisen. Autofabrikanten slaagden er bijvoorbeeld in om hun toeleveringsketens aan te passen voor de productie van beademingsapparaten voor COVID-19-patiënten. Met een traditionele organisatiestructuur zou het maanden of zelfs jaren hebben geduurd om een dergelijke verandering door te voeren. Technologiebedrijven zagen al snel in hoe ze konden inpikken op die behoefte aan betrouwbaardere, naadloze manieren van samenwerking op afstand. Zo kregen ook Zoom, Slack en andere workflowtools nieuwe functies. Dergelijke wendbare samenwerkingstools gaven bedrijven die twintig jaar geleden nog inert zouden zijn geweest in deze situatie, vrijwel onmiddellijk de mogelijkheid om aanzienlijke waarde te creëren voor zowel de economie als de samenleving, zonder gehinderd te worden door hun interne processen.

In de toekomst zal dit soort flexibiliteit er niet alleen voor zorgen dat bedrijven sneller kunnen schakelen in crisissituaties, maar ook dat ze gemakkelijker kunnen inspelen op kansen die zich voordoen. Hoewel we stilaan het 'normale' dagelijkse leven kunnen hervatten, heerst er nog heel wat onzekerheid over hoe de activiteiten in het dagelijkse leven en op de werkvloer er in de toekomst uit zullen zien. Die onzekerheid zal waarschijnlijk nog een tijdje aanhouden, vooral omdat we hebben geleerd dat onze eerdere manieren om werk te beheren niet zo rigide waren als we dachten. 

Naarmate de postpandemische samenleving zich blijft aanpassen aan nieuwe realiteiten, zullen er nieuwe kansen ontstaan. Bedrijven zullen zich snel moeten hergroeperen om te profiteren van trends, zowel vroeg in de postpandemische wereld als op de lange termijn.

Het agile-framework is oorspronkelijk ontworpen ter ondersteuning van softwareontwikkeling en zal in de toekomst waarde blijven toevoegen op dat gebied. Digitale oplossingen zullen alleen maar verder uitgroeien, waardoor agile teams goed gepositioneerd zijn om technologieën aan te bevelen, te beoordelen, te ontwerpen, te bouwen en te implementeren die bijdragen aan groei, zowel nu als in de toekomst. 

Bij Lucid kwamen we er bijvoorbeeld achter dat gebruikers nood hadden aan een virtuele ruimte voor samenwerking en brainstorming, ter vervanging van de traditionele whiteboardsessies. We lieten er dus geen gras over groeien en riepen Lucidspark in het leven, een virtueel whiteboard dat aan die behoefte tegemoetkomt.

Er zal ook een periode zijn waarin het nieuwe normaal echt vorm krijgt voor middelen en personeel. Hoewel bedrijven uiteindelijk weer meer mensen op kantoor hebben werken, gaan ze waarschijnlijk nooit meer terug naar volledige bezetting. Het gebruik van het agile-framework kan dienen als een kompas om te begrijpen hoe teams het beste kunnen worden samengesteld en gestructureerd.

Je team flexibeler maken en flexibel organiseren: de basis voor goed teamwork

Voor professionele teams die hun wendbaarheid nog geen prioriteit gaven, met het agile-framework of andere toepassingen, wordt het hoog tijd om dat wel te doen. "Aanvankelijk was wendbaarheid voor bedrijven wenselijk. Inmiddels is het onontbeerlijk", licht McKinsey toe. Steunend op de inzichten van meer dan 2.000 respondenten wereldwijd besloot het managementadviesbureau dat:

"zeer geslaagde agile-transformaties doorgaans een toename van 30 % winst met zich meebrengen op het vlak van efficiëntie, klanttevredenheid, werknemersbetrokkenheid en operationele prestaties. De transformaties maakten de organisaties vijf tot tien keer sneller en gaven hun vermogen tot innovatie een serieuze boost."

Hieronder staan een aantal stappen die je kunt nemen om daarmee te beginnen.

Teams meer autoriteit geven

Teams die cruciale beslissingen kunnen nemen, kunnen sneller itereren en voldoen aan dringende behoeften. Met dat soort empowerment kunnen teams probleemoplossers worden in plaats van alleen outputbronnen.

Bureaucratie uitbannen

Te veel controles kunnen ertoe leiden dat mensen niet samenwerken en dat silo's groter worden. Een van de belangrijkste voordelen van het agile-framework is dat je snel van richting kunt veranderen. Dat is niet mogelijk als teams met zoveel bureaucratie te maken hebben dat ze vast komen te zitten in hun patronen. Samenwerking stimuleren? Probeer teams zo te structureren dat ze worden gestimuleerd om goed met elkaar te communiceren voor de beste resultaten. 

Effectief samenwerken? Omarm de visuele samenwerking

Cruciale aandachtspunten binnen het agile-framework zijn de samenwerking tussen je medewerkers en een team dat op dezelfde golflengte zit. Die sleutels tot succes worden ook weerspiegeld in waarden als 'individuen en interacties boven processen en tools' of 'reageren op verandering boven het volgen van een plan'. De overstap naar afstandswerk en hybride processen heeft echter een bestaand probleem extra in de verf gezet: de vertrouwde samenwerkingsvormen blijken niet geschikt voor een modern professioneel team dat complexe problemen, snel veranderende behoeften en een geografische spreiding het hoofd moet zien te bieden.

Om zich voor te bereiden op het nieuwe normaal en flexibeler te worden, moeten bedrijven de samenwerking binnen hun teams grondig herzien. Maar hoe kunnen teams erover waken dat goede ideeën gedeeld en uitgewerkt kunnen worden, zonder de garantie dat ze fysiek kunnen samenkomen, overleggen en samenwerken? Het antwoord? Visuele samenwerkingstools.

Een gemeenschappelijke visuele taal helpt obstakels in de communicatie weg te werken, zodat teams op dezelfde golflengte blijven en sneller tot een gedeelde visie komen, of het nu gaat om proceswijzigingen, efficiëntere workflows of een gloednieuw product. Visuele samenwerkingstools maken samenwerking bevorderen mogelijk.

Stel nu dat je team nieuwe functies wil ontwikkelen om aan de behoeften van je klanten tegemoet te komen. In dat geval kunnen de teamleden de feedback van klanten visueel weergeven om gemeenschappelijke thema's in kaart te brengen en ideeën in een matrix te gieten om zicht te krijgen op de prioriteiten, de impact en de vereiste inspanningen. Vervolgens kunnen tijdlijnen, roadmaps en andere visuele weergaven worden opgesteld om de taken te verdelen met het oog op de ontwikkeling van die functies. Door gebruik te maken van visuele weergaven hebben teamleden een beter beeld van de huidige stand van zaken, kunnen ze inzichten verzamelen uit gegevens, hun mening uiten en bruikbare plannen uittekenen, ongeacht waar zij zich bevinden.

Uiteraard zullen organisaties nieuwe technologieën moeten invoeren om dit soort samenwerking te ondersteunen. Dit brengt ons bij onze volgende tip.

Plaats samenwerkingstools bovenaan de agenda om je teams betrokken te houden

Teams die zijn samengesteld met het oog op communicatie en samenwerking, kunnen het efficiëntst te werk gaan als ze over softwareoplossingen beschikken waarmee ze de input kunnen verzamelen, weergeven en benutten. 

Slack zorgt bijvoorbeeld voor een snelle, naadloze samenwerking tussen medewerkers en teams, of ze nu op locatie of op afstand met elkaar samenwerken. Met prototypingtools kunnen creatieve teams snel bewerkingen delen en samenwerken zonder e-mails te hoeven sturen of versies uit het oog te verliezen. 

In die zin helpen visuele samenwerkings- en communicatietools teams om op dezelfde golflengte te blijven en snel te handelen. Oplossingen als het pakket voor visuele samenwerking van Lucid kunnen teams helpen om brainstormsessies visueel te ondersteunen, projectworkflows te stroomlijnen en specifieke stappen in kaart te brengen. 

Geef prioriteit aan oplossingen die elkaar aanvullen met integraties, om de samenwerking verder te stroomlijnen. Denk bijvoorbeeld aan de integraties van Lucid in tools als Zoom, Slack en productmanagementsoftware, die multidisciplinaire teams helpen op één lijn te blijven en zich snel aan te passen. 

Mensen meer waarde toekennen

Als ze de kans krijgen, kunnen medewerkers veelzijdige probleemoplossers zijn die meer opleveren dan alleen productiviteit. Als organisaties hun mensen op een gelaagde manier zien, zullen de medewerkers meer geneigd zijn om uitdagingen aan te gaan en kansen voor het bedrijf te identificeren. 

Deze aandacht voor de mens is vooral belangrijk nu medewerkers vanuit huis blijven werken. Voor veel bedrijven zal een traditionele 9-tot-5-kantooromgeving iets van vroeger blijven, iets van voor de pandemie. Leidinggevenden moeten de cultuur zodanig aanpassen dat teams sterke werkrelaties behouden en samen blijven werken als ze elkaar niet elke dag zien. Als mensen meer waarde hebben, functioneert het agile-framework beter omdat medewerkers zich gesteund voelen om te optimaliseren.

Flexibele verwachtingen stellen

Als de coronapandemie ons iets heeft geleerd, is het wel dat het leven in een oogwenk kan veranderen en dat nieuwe informatie zelfs de meest flexibele plannen net zo snel kan veranderen. Door een flexibele aanpak toe te passen op je algemene productontwikkelingsmentaliteit, geef je je teams de vrijheid om te experimenteren, te itereren en oplossingen te vinden die het beste werken in steeds veranderende omstandigheden. 

Zowel organisaties als mensen hebben veel meegemaakt in deze uitdagende periode in de geschiedenis. Toch is gebleken dat het agile-framework organisaties in moeilijke tijden kan ondersteunen en teams kan vormen die zijn voorbereid op wat er nu en in de toekomst moet gebeuren.