Os projetos não são concluídos de forma isolada. Para colocar iniciativas ou projetos em prática, você precisa conseguir a aprovação e o apoio de diversas partes interessadas, como a gerência, a diretoria e os clientes.
As partes interessadas podem viabilizar ou inviabilizar seu projeto antes mesmo de ele começar, portanto, é essencial saber quem são elas, qual o grau de participação que têm e que tipo de comunicação precisam receber durante todo o projeto.
Mas como descobrir quem são suas partes interessadas? E como mantê-las envolvidas? Ao desenvolver projetos grandes ou complexos, não é nada fácil gerenciar todas as partes interessadas relevantes.
A análise e o mapeamento de interessados podem ajudar. O objetivo da análise e do mapeamento de interessados é envolver os principais participantes desde o início, alinhá-los aos objetivos e planos do projeto e identificar e resolver problemas ou conflitos. Use nosso guia rápido para identificar e visualizar as partes interessadas do início ao fim.
O que é análise das partes interessadas?
A análise das partes interessadas ajuda a identificar suas partes interessadas e priorizá-las de acordo com o interesse, a influência e o investimento financeiro delas (entre outros fatores relevantes). A análise também ajuda a adequar os níveis de comunicação e visibilidade para que cada uma entenda rapidamente como o trabalho se encaixa no panorama empresarial mais amplo e para que você possa gerar apoio (ou se preparar para a oposição) antes que surjam obstáculos. Quando é bem conduzida, a análise das partes interessadas não só favorece o alinhamento, mas também reforça a execução do projeto.
Depois de descobrir quem são, do que elas precisam e como impactam seu projeto, você poderá tomar decisões melhores, se comunicar com mais praticidade e garantir as aprovações necessárias.
Um modelo de análise das partes interessadas, também conhecido como matriz de poder e interesse, ajuda você de quatro maneiras principais:
-
Coletar informações cruciais: você não sabe o que ainda não sabe. Muitas vezes, as principais partes interessadas fornecem informações valiosas que podem ajudar a manter seu projeto em andamento e bem-sucedido.
-
Adquirir mais recursos: se a parte interessada tiver total compreensão do que é necessário para colocar o projeto em prática, ela poderá ajudar a garantir as pessoas, as ferramentas e os recursos necessários para o sucesso.
-
Reforçar a confiança: ao envolver e interagir com as partes interessadas sistematicamente durante o processo, você estabelece uma relação de confiança que pode torná-las mais propensas a apoiar os próximos projetos.
-
Planejar com antecedência: o feedback constante das principais partes interessadas ajuda você a antecipar o feedback e os requisitos de projetos futuros para conquistar a adesão com mais rapidez.
Como analisar as partes interessadas
Há três passos principais para a análise das partes interessadas: identificar, priorizar e criar um plano de interação.
1. Identifique possíveis partes interessadas
O primeiro passo é fazer um brainstorming para descobrir quem são suas partes interessadas. Lembre-se de que as partes interessadas podem ser internas, como a diretoria da sua empresa, membros de equipes, supervisores de áreas, ou externas, como seu cliente e equipe estendida, e também determinados usuários finais.
Como lembrete, as partes interessadas não são apenas tomadores de decisão. Qualquer pessoa que seja afetada pelo resultado do seu projeto, ou esteja ativamente envolvida nele, é uma parte interessada.
Isso inclui:
-
Gerência de projeto
-
Membros da equipe
-
Gerência sênior
-
Executivos
-
Clientes
-
Parceiros
-
Investidores
-
Fornecedores
-
Usuários finais
Distinguir as partes interessadas internas das externas é um primeiro passo útil, mas é importante definir claramente as duas categorias para não negligenciar nenhuma opinião relevante.
Ao avaliar as possíveis partes interessadas, considere:
-
Quem tem a maior influência neste projeto?
-
Quem será mais impactado pelo projeto?
-
Quem controla os recursos de que você precisará?
-
Quem tem participação ou interesse financeiro?
-
Quem pode ser uma pessoa importante, mas não uma parte interessada principal (p. ex., um líder de departamento)?
2. Priorize as partes interessadas
Com a lista de partes interessadas elaborada, priorize-as de acordo com sua importância relativa e influência sobre o projeto. Ou seja, algumas partes interessadas poderão contribuir mais para a evolução do projeto e definir quais recursos estarão disponíveis do que outras. É essencial descobrir quem são essas pessoas importantes para que você possa se comunicar melhor com elas e receber aprovações e apoio durante todo o projeto.
Agora é um bom momento para usar uma matriz de partes interessadas para organizar cada parte interessada de acordo com sua influência e interesse, e então determinar a quais grupos pertencem, incluindo:
-
Pessoas com bastante autoridade e interesse: envolva totalmente essas partes interessadas e faça todo o possível para satisfazê-las.
-
Pessoas com bastante autoridade e pouco interesse: mantenha essas partes interessadas satisfeitas, mas não tanto a ponto de se entediarem com sua mensagem.
-
Pessoas com pouca autoridade e muito interesse: informe essas pessoas adequadamente e converse com elas para garantir que não surjam problemas graves. Muitas vezes, as pessoas desta categoria podem ser muito úteis com os detalhes do seu projeto em um papel de apoio.
-
Pessoas com pouca autoridade e pouco interesse: novamente, monitore essas pessoas, mas não as aborreça com uma comunicação excessiva.
Quanto mais influência e interesse a parte interessada tiver, mais atenção precisará receber para se manter informada e envolvida. Se você não conseguir manter essa parte interessada satisfeita, você poderá colocar seu projeto em risco se ela decidir não aprovar financiamentos importantes ou outros recursos-chave.
3. Crie um plano para envolver as partes interessadas
Ao criar um plano para envolver as partes interessadas ao longo do projeto, você deve considerar fatores como:
-
Quem tem interesse emocional?
-
Quais são as principais motivações ou prioridades para cada parte interessada?
-
Quem são as maiores apoiadoras ou simpatizantes?
-
Quem apresenta obstáculos ou desaprovações?
Para tornar seu plano de interação mais prático, identifique a posição atual de cada umas das principais partes interessadas, quais informações realmente interessam a elas e quem as influencia. Agora que as partes interessadas foram identificadas e priorizadas, você precisa entender o que elas pensam do seu projeto. Confira algumas perguntas relevantes:
-
Eles têm interesse financeiro ou emocional no resultado do seu trabalho? É positivo ou negativo?
-
O que mais as motiva?
-
Quais informações do seu projeto são relevantes para elas e qual é a melhor maneira de transmitir essas informações?
-
Qual é a opinião atual delas sobre seu trabalho? Essa opinião é baseada em informações precisas?
-
Quem influencia a opinião delas e essas pessoas também são suas partes interessadas?
-
Se é improvável que apoiem seu projeto, o que você pode fazer para ganhar o apoio delas?
-
Se você não consegue conquistar o apoio delas, o que pode fazer para administrar a oposição?
Depois de responder a essas perguntas, você pode formalizar o "como e quando" da comunicação para que todos saibam o que esperar.
O que é um mapa de partes interessadas?
Enquanto a análise das partes interessadas é o processo de identificar e priorizar as partes interessadas, o mapeamento de interessados é o processo de representar visualmente essas informações. O mapa de interessados é um roadmap da sua análise das partes interessadas. Uma ferramenta de mapeamento de interessados ajuda a organizar sua análise em um formato claro e fácil de entender e a esboçar um plano de ação para se comunicar e trabalhar com suas partes interessadas. Mapas de interessados podem ser elaborados em uma grade, uma planilha ou um quadro branco virtual, como o Lucidspark.
Quando você deve usar um mapa de partes interessadas?
Mapas de partes interessadas são úteis para qualquer tipo de projeto, principalmente projetos grandes que afetam os principais envolvidos em diferentes cargos, departamentos e organizações. Em casos como estes, os projetos precisam de uma comunicação clara e elaborada para garantir um gerenciamento bem-sucedido, processos simplificados e aprovações vigorosas. Ou seja, use um mapa quando você tiver um grande projeto para realizar. É fácil se perder quando há muitas partes interessadas envolvidas.
