Ein Kurzleitfaden zur Erstellung einer Stakeholder-Analyse und -Übersicht

Projekte werden nicht im luftleeren Raum umgesetzt. Damit neue Initiativen oder Projekte erfolgreich gestartet werden können, benötigen Sie die Zustimmung und Unterstützung verschiedener Stakeholder, beispielsweise von Führungskräften, Managern und Kunden.

Stakeholder können über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden, noch bevor es überhaupt beginnt. Deshalb ist es entscheidend zu verstehen, wer Ihre Stakeholder sind, welchen Einfluss sie auf das Projekt haben sollten und welche Kommunikation sie während des gesamten Projektverlaufs benötigen. 

Doch woher wissen Sie, wer Ihre Stakeholder sind? Und wie sorgen Sie dafür, dass sie engagiert bleiben? Bei großen oder komplexen Projekten kann es schwierig sein, den Überblick über alle relevanten Stakeholder zu behalten.

Genau hier kommen die Stakeholder-Analyse und die Stakeholder-Übersicht ins Spiel. Ziel der Stakeholder-Analyse und der Stakeholder-Übersicht ist es, wichtige Akteure frühzeitig einzubinden, Stakeholder auf gemeinsame Projektziele und -pläne auszurichten sowie Konflikte oder Bedenken zu erkennen und anzugehen. Nutzen Sie unseren Kurzleitfaden, um Stakeholder von Anfang bis Ende zu identifizieren und visuell darzustellen.

Was ist eine Stakeholder-Analyse?

Eine Stakeholder-Analyse hilft Ihnen dabei, Ihre Stakeholder zu identifizieren und sie anhand von Interesse, Einfluss und finanzieller Beteiligung (sowie weiterer relevanter Faktoren) zu priorisieren. Darüber hinaus unterstützt die Analyse dabei, den Umfang von Kommunikation und Transparenz gezielt anzupassen, sodass Stakeholder schnell verstehen, wie sich die Arbeit in den größeren Unternehmenskontext einfügt, und damit Sie Unterstützung gewinnen (oder sich auf Widerstand vorbereiten) können, bevor dieser Sie ausbremst. Richtig durchgeführt, unterstützt die Stakeholder-Analyse nicht nur die Abstimmung – sie kann auch die Umsetzung eines Projekts stärken.

Wenn Sie erst einmal wissen, wer Ihre Stakeholder sind, was sie brauchen und wie sie sich auf Ihr Projekt auswirken, können Sie bessere Entscheidungen treffen, effektiv kommunizieren und sich die nötige Zustimmung sichern.

Eine Vorlage für eine Stakeholder-Analyse, auch als Stakeholder-Einfluss-Matrix bezeichnet, kann Ihnen auf vier grundlegende Arten helfen:

• Einholen von maßgeblichem Input: Das alte Sprichwort besagt: Alle wissen guten Rat, nur nicht wer ihn nötig hat. Wichtige Stakeholder liefern oftmals wertvolle Erkenntnisse, die dazu beitragen können, dass Ihr Projekt auf Kurs und erfolgreich bleibt.

• Gewinnung weiterer Ressourcen: Wenn ein Stakeholder genau weiß, was nötig ist, um Ihr Projekt auf den Weg zu bringen, kann dieser Sie dabei unterstützen, die Mitarbeiter, Tools und Ressourcen zu sichern, die Sie für den Erfolg Ihres Projekts benötigen.

• Vertrauensbildung: Indem Sie die Stakeholder konsequent in Ihren Prozess einbeziehen, bauen Sie Vertrauen auf, was dazu führen kann, dass sie zukünftigen Projekten eher ihre Unterstützung zusichern.

• Vorausschauende Planung: Konsistentes Feedback von wichtigen Stakeholdern erleichtert es Ihnen, Rückmeldungen und Anforderungen in Bezug auf zukünftige Projekte zu antizipieren, um die Zustimmung der Beteiligten zu erhalten.

So führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch

Eine Stakeholder-Analyse umfasst drei wesentliche Schritte: Identifizieren, Priorisieren und Erstellen eines Einbindungsplans. 

1. Potenzielle Stakeholder identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, wer Ihre Stakeholder sind. Bedenken Sie, dass Stakeholder sowohl intern sein können, beispielsweise die Unternehmensleitung, Teammitglieder oder Abteilungsleiter, als auch extern, wie etwa Kunden, deren erweitertes Team sowie potenzielle Endbenutzer.

Zur Erinnerung: Stakeholder sind nicht nur Entscheidungsträger. Als Stakeholder gilt jede Person, die vom Ergebnis Ihres Projekts betroffen ist oder aktiv am Projekt mitwirkt. 

Dazu gehören: 

• Projektmanager:in

• Teammitglieder

• Geschäftsleitung

• Führungskräfte

• Kunden

• Partner

• Investoren

• Zulieferer

• Endbenutzer

Die Unterscheidung zwischen internen und externen Stakeholdern ist ein hilfreicher erster Schritt. Es lohnt sich jedoch, beide Gruppen explizit zu benennen, damit keine wichtige Stimme übersehen wird.

Bei der Bewertung potenzieller Stakeholder sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Wer hat den größten Einfluss auf dieses Projekt?

• Wer wird von diesem Projekt am stärksten betroffen sein?

• Wer kontrolliert die Ressourcen, die Sie benötigen?

• Wer ist finanziell investiert oder interessiert?

• Wer könnte eine wichtige Person sein, aber kein zentraler Stakeholder (zum Beispiel die Leitung einer anderen Abteilung)?

2. Priorisieren Sie Ihre Stakeholder

Sobald Sie eine Liste Ihrer Stakeholder erstellt haben, sollten Sie diese anhand ihrer relativen Bedeutung und ihres Einflusses auf das Projekt priorisieren. Mit anderen Worten: Manche Stakeholder werden einen größeren Einfluss darauf haben, wie sich das Projekt entwickelt und welche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, als andere. Es ist wichtig, diese Schlüsselakteure frühzeitig zu identifizieren, damit Sie effektiv mit ihnen kommunizieren und während des gesamten Projekts Unterstützung gewinnen können.

Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Akteure mit Hilfe einer Stakeholder-Matrix zu organisieren. Indem Sie jeden Stakeholder nach Einfluss und Interesse einordnen, können Sie bestimmen, welcher Gruppe er zuzuordnen ist. Hierzu gehören beispielsweise:

• Personen mit großem Einfluss und großem Interesse: Binden Sie diese Stakeholder umfassend ein und setzen Sie alles daran, ihre Erwartungen und Anforderungen zu erfüllen.

• Personen mit großem Einfluss und weniger Interesse: Stellen Sie die Zufriedenheit dieser Stakeholder sicher, ohne sie mit zu vielen Informationen oder Details zu langweilen.

• Personen mit geringem Einfluss und großem Interesse: Informieren Sie diese Personen angemessen und sprechen Sie mit ihnen, um sicherzustellen, dass keine größeren Probleme auftreten. Personen in dieser Kategorie können bei bestimmten Einzelheiten Ihres Projekts oft sehr hilfreich sein und eine unterstützende Rolle übernehmen.

• Personen mit geringem Einfluss und geringem Interesse: Auch hier gilt: Behalten Sie diese Personen im Auge, aber langweilen Sie sie nicht mit übermäßiger Kommunikation.

Je mehr Einfluss und Interesse ein Stakeholder hat, desto mehr Aufmerksamkeit benötigt er, um informiert und engagiert zu bleiben. Wenn es Ihnen nicht gelingt, diese Stakeholder zufriedenzustellen, kann dies Ihr Projekt gefährden, falls diese sich entscheiden, wichtige Finanzmittel oder andere Ressourcen nicht zu bewilligen.

3. Erstellen Sie einen Plan für die Einbindung von Stakeholdern

Wenn Sie einen Plan für die Einbindung Ihrer Stakeholder über den gesamten Projektverlauf hinweg erstellen, sollten Sie unter anderem folgende Faktoren berücksichtigen:

• Wer hat ein emotionales Interesse?

• Was sind die wichtigsten Motivationen oder Prioritäten für jeden Stakeholder?

• Wer sind die größten Unterstützer oder Sympathisanten?

• Wer sind die Blocker oder Schwarzmaler?

Um Ihren Plan für die Einbindung von Stakeholdern umsetzbarer zu gestalten, erfassen Sie die aktuelle Haltung jedes wichtigen Stakeholders, welche Informationen für ihn tatsächlich von Bedeutung sind und wer ihn beeinflusst. Nun, da die Stakeholder identifiziert und nach Prioritäten geordnet sind, müssen Sie sich ein Bild davon machen, wie sie zu Ihrem Projekt stehen. Hierzu sollten Sie einige aufschlussreiche Fragen stellen, beispielsweise:

• Haben sie ein finanzielles oder emotionales Interesse am Ergebnis Ihrer Arbeit? Ist es positiv oder negativ?

• Was motiviert sie am meisten?

• Welche Ihrer Projektinformationen sind für sie relevant und wie lassen sich diese Informationen am besten weitergeben?

• Wie stehen diese Personen derzeit zu Ihrer Arbeit? Beruht diese Meinung auf korrekten Informationen?

• Wer beeinflusst ihre Meinung und sind diese Einflussnehmer auch Ihre Stakeholder?

• Wenn es unwahrscheinlich ist, dass sie Ihr Projekt unterstützen, was können Sie tun, um ihre Unterstützung zu gewinnen?

• Wenn Sie ihre Unterstützung nicht gewinnen können, was können Sie tun, um mit ihrer Ablehnung umzugehen?

Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie die Kommunikationswege sowie den Zeitpunkt der Kontaktaufnahme klar definieren, sodass alle Beteiligten wissen, was sie erwarten können. 

Was ist eine Stakeholder-Übersicht?

Während die Stakeholder-Analyse den Prozess der Identifizierung und Priorisierung von Stakeholdern beschreibt, ist die Stakeholder-Übersicht die visuelle Darstellung dieser Informationen. Eine Stakeholder-Übersicht ist somit eine Roadmap Ihrer abgeschlossenen Stakeholder-Analyse. Ein Tool zur Erstellung einer Stakeholder-Übersicht hilft Ihnen dabei, die Ergebnisse Ihrer Analyse in einem klaren und leicht verständlichen Format zu strukturieren und einen Plan für die Kommunikation und Einbindung Ihrer Stakeholder zu entwickeln. Stakeholder-Übersichten können beispielsweise in Form einer einfachen Matrix, eines Tabellenblatts oder auf einem digitalen Whiteboard wie Lucidspark erstellt werden.

Wann sollten Sie eine Stakeholder-Übersicht verwenden? 

Stakeholder-Übersichten sind für nahezu jedes Projekt hilfreich, insbesondere jedoch für große Projekte, die viele wichtige Beteiligte über verschiedene Rollen, Abteilungen oder sogar Organisationen hinweg betreffen. Gerade bei Projekten dieser Größenordnung ist eine klare, professionelle Kommunikation entscheidend, um eine erfolgreiche Projektsteuerung, effiziente Abläufe und eine breite Unterstützung sicherzustellen. Anders ausgedrückt: Verwenden Sie eine Stakeholder-Übersicht immer dann, wenn ein umfangreiches Vorhaben vor Ihnen liegt. Denn je mehr Stakeholder beteiligt sind, desto leichter verliert man den Überblick.

Häufige Stakeholder-Typen

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für gängige Stakeholder und wie Sie mit ihnen kommunizieren können.

Ihr direkter Vorgesetzter

Hoher Einfluss, hohes Interesse

Der Ruf Ihres Chefs hängt von der Produktivität der Mitarbeiter ab, die ihm unterstellt sind. Ihr Chef ist wahrscheinlich auch in der Position, Ihr(e) Projekt(e) zu genehmigen oder zu verhindern. Daher sollten Sie diese Relation intensiv pflegen, häufig kommunizieren und Feedback einholen und umsetzen.

Anteilseigner/Investoren

Hoher Einfluss, mäßiges Interesse

Anteilseigner und Investoren sind in der Regel an mehreren Unternehmen beteiligt, was ihren Fokus vermutlich weg von Ihrem individuellen Projekt lenkt. Um ihr Interesse an Ihrer Arbeit zu wecken, sollten Sie also regelmäßig mit ihnen kommunizieren, sie konsultieren und einbeziehen. Das Ziel besteht dabei in der Steigerung ihres Interesses im Laufe der Zeit. Natürlich hängt dies von der Art der Investition ab und davon, ob Ihr Projekt die einzige Investition oder Teil eines Portfolios von Investitionen ist.

Behörden

Hoher Einfluss, wahrscheinlich geringes Interesse

Die Regierung bestimmt die Gesetze und Vorschriften, die Ihr Unternehmen oder Projekt zum Scheitern bringen könnten. Gesundheitsinspektoren und Steuerprüfer sind Beispiele für Regierungsbeamte, die als Stakeholder eingestuft werden. Da staatliche Stellen alles überwachen, ist ihr Interesse an Ihrem individuellen Geschäftsvorhaben wahrscheinlich gering. Daher sollte es Ihr Ziel sein, Ihre Anforderungen zu erfüllen, regelmäßig mit ihnen zu kommunizieren, sie zurate zu ziehen und einzubinden, um zu verhindern, dass sie ein Risiko für Ihr Projekt darstellen.

Leitende Führungskräfte

Hoher Einfluss, geringes Interesse

Die leitenden Führungskräfte Ihres Unternehmens treffen die wichtigsten Entscheidungen. Sie verfügen dadurch über einen großen Einfluss, haben aber nur eine begrenzte Kapazität, sich auf Ihr Projekts zu konzentrieren. Folglich sollte Ihre Strategie darin bestehen, sie zufriedenzustellen. Sprechen Sie bei Bedarf mit ihnen, holen Sie Rat ein und bitten Sie um Feedback, um ihr Interesse an Ihnen und Ihrer Arbeit zu steigern.

Ihre Kollegen

Mäßiger Einfluss, mäßiges Interesse

Kollegen verfügen über eine Reihe von Einflussmöglichkeiten, aber ihr Einfluss besteht hauptsächlich in ihrer Fähigkeit, zusätzliche Ressourcen für Ihr Projekt zu mobilisieren, einschließlich der Unterstützung durch andere Kollegen und Ihre Vorgesetzten. Sie sollten also dafür sorgen, dass sie zufrieden und auf dem neuesten Stand sind. Berichten Sie ihnen über den Fortschritt Ihres Projekts und seien Sie bereit, ihr Interesse zu nutzen, um sie als unterstützende Kräfte heranzuziehen.

Stakeholder-Übersicht mit den richtigen Tools

Auch wenn Sie Ihre Stakeholder manuell analysieren und abbilden können, kann dies ein mühsamer und zeitaufwendiger Prozess sein – insbesondere bei größeren und komplexeren Projekten. Mit den gebrauchsfertigen Vorlagen von Lucidspark gelingt die Stakeholder-Übersicht ganz einfach.

Organisieren Sie Ihre Stakeholder-Informationen, indem Sie virtuelle Post its und Kommentare direkt auf dem Whiteboard hinzufügen, Farbkodierungen verwenden, um schnell den Gesamtüberblick zu erfassen, und Teammitglieder durch einfaches Teilen und @mentions in die Zusammenarbeit einbinden. 

Nutzen Sie den unendlichen Arbeitsbereich von Lucidspark, um benutzerdefinierte Flussdiagramme und Entscheidungszeitachsen hinzuzufügen, damit Sie Ihre Stakeholder effizient verwalten und alle Beteiligten von Anfang bis Ende auf dem gleichen Stand halten können.