Una guía rápida para el análisis y mapeo de partes interesadas

Los proyectos no se completan en el vacío. Para poner en marcha nuevas iniciativas o proyectos, necesitas el compromiso y el apoyo de una variedad de partes interesadas, como directivos, ejecutivos y clientes.

Las partes interesadas pueden impulsar o arruinar tu proyecto, incluso antes de que empiece, por lo que es crucial entender quiénes son las partes interesadas, qué nivel de participación deben tener y la comunicación que necesitarán a lo largo del proyecto. 

¿Pero cómo sabes quiénes son las partes interesadas? ¿Y cómo mantienes su interés? Al trabajar en proyectos grandes o complejos, puede ser difícil llevar un registro de todos los interesados relevantes involucrados.

Ahí es donde entran en juego el análisis y el mapeo de partes interesadas. El objetivo del análisis y el mapeo de las partes interesadas es involucrar a los actores clave desde el principio, alinear a las partes interesadas con los objetivos y planes del proyecto, y detectar y resolver conflictos o inquietudes. Usa nuestra guía rápida para identificar y visualizar a las partes interesadas de principio a fin.

¿Qué es un análisis de partes interesadas?

Un análisis de partes interesadas te ayuda a identificar a tus partes interesadas y a priorizarlas según interés, influencia e inversión financiera (entre otros factores relevantes). El análisis también te ayuda a adaptar los niveles de comunicación y visibilidad para que las partes interesadas puedan entender rápidamente cómo encaja el trabajo en el conjunto empresarial y que así puedas generar apoyo (o prepararte para la oposición) antes de que frene tu avance. Si se hace bien, el análisis de las partes interesadas no solo favorece la alineación, sino que también puede reforzar la ejecución.

Una vez que sepas quiénes son las partes interesadas, qué necesitan y cómo influyen en tu proyecto, podrás tomar mejores decisiones, comunicarte de manera eficaz y conseguir el apoyo que necesitas.

Una plantilla de análisis de interesados, también conocida como cuadrícula de intereses de poder, puede ayudar de cuatro maneras principales:

• Reunir información vital: no sabes lo que no sabes. A menudo, los principales interesados ofrecen datos valiosos que pueden ayudar a mantener tu proyecto bajo control y exitoso.

• Obtener más recursos: si tu interesado tiene una comprensión completa de lo que hace falta para que despegue tu proyecto, puede ayudarte a conseguir la gente, las herramientas y los recursos que necesitas para el éxito.

• Crear confianza: si les das participación e interactúas sistemáticamente con tus interesados dentro de tu proceso, creas la confianza que puede predisponerlos para apoyar tus próximos proyectos.

• Planificación con anticipación: los comentarios sistemáticos de los interesados clave te permiten anticipar los comentarios y los requisitos para los proyectos futuros y obtener apoyo más rápidamente.

Cómo hacer un análisis de interesados

Hay tres pasos principales en un análisis de partes interesadas: identificar, priorizar y crear un plan de participación. 

1. Identifica a las partes interesadas potenciales

El primer paso es hacer una lluvia de ideas sobre quiénes son las partes interesadas. Ten en cuenta que las partes interesadas pueden ser internas, como la alta dirección de tu compañía, los miembros del equipo y los supervisores del departamento, o externas, como el cliente y su equipo extendido, así como posibles usuarios finales.

Recuerda que las partes interesadas no son solo quienes toman las decisiones; cualquier persona que se vea afectada por el resultado de tu proyecto, o que esté activamente involucrada en él, se conoce como un interesado. 

Esto incluye: 

• Gerentes de proyecto

• Miembros del equipo

• Gerencia superior

• Ejecutivos

• Clientes

• Socios

• Inversores

• Suministradores

• Usuarios finales

Identificar a las partes interesadas internas y externas es un primer paso útil, pero merece la pena ser explícito en ambas categorías para no perder la voz crítica.

Al evaluar a las posibles partes interesadas, ten en cuenta lo siguiente:

• ¿Quién tiene más influencia en este proyecto?

• ¿A quiénes afectará más este proyecto?

• ¿Quién controla los recursos que necesitarás?

• ¿Quién tiene una participación financiera o interés?

• ¿Quién podría ser una persona importante pero no un interesado central (como un líder de otro departamento)?

2. Prioriza a las partes interesadas

Una vez que tengas la lista de partes interesadas, es hora de priorizarlas según su importancia relativa e influencia en tu proyecto. En otras palabras, algunas partes interesadas tendrán más influencia que otras en cómo evoluciona el proyecto y en qué recursos se pongan a disposición. Es importante descubrir quiénes son estos actores clave para poder comunicarte eficazmente con ellos y generar apoyo durante todo el proyecto.

Este es un buen momento para usar una matriz de partes interesadas para organizar a los participantes. Al organizar a cada una de las partes interesadas según su influencia e interés, puedes determinar a qué grupos pertenecen, entre ellos:

• Gente de alto poder y muy interesada: involucra completamente a estas partes interesadas y haz todo lo posible para satisfacerlas.

• Personas de alto poder, menos interesadas: mantén a estos interesados satisfechos, pero no tanto como para que se aburran con tu mensaje.

• Personas de bajo poder, sumamente interesadas: informa adecuadamente a estas personas y habla con ellos para asegurarte de que no surjan problemas importantes. Las personas de esta categoría pueden ayudarte mucho con los detalles de tu proyecto, en un papel de apoyo.

• Personas de bajo poder y menos interesadas: nuevamente, controla a estas personas, pero no las aburras con comunicaciones excesivas.

Cuanto más poder e interés tenga una parte interesada, más atención necesitará para mantenerse informada y comprometida. Si no logras mantener satisfechas a estas partes interesadas, podrías poner en peligro tu proyecto si deciden no aprobar la financiación clave u otros recursos.

3. Crear un plan para involucrar a las partes interesadas

Al elaborar un plan para interactuar con las partes interesadas a lo largo de todo el proyecto, te conviene tener en cuenta factores como:

• ¿Quién tiene un interés emocional?

• ¿Cuáles son las principales motivaciones o prioridades de cada parte interesada?

• ¿Quiénes son los mayores seguidores o simpatizantes?

• ¿Quiénes son los bloqueadores o pesimistas?

Para hacer que el plan de participación sea más procesable, captura la postura actual de cada parte interesada clave, qué información realmente le importa y quién ejerce influencia sobre ella. Ahora que has identificado y priorizado a las partes interesadas, debes comprender qué opinan sobre tu proyecto. Estas son algunas buenas preguntas que puedes plantear:

• ¿Tienen un interés financiero o emocional por el resultado de tu trabajo? ¿Es positivo o negativo?

• ¿Cuál es su mayor motivación?

• ¿Cuál de la información de tu proyecto es pertinente para ellos, y cuál es la mejor manera de transmitir esa información?

• ¿Cuál es su opinión actual respecto de tu trabajo? ¿Esa opinión se basa en información precisa?

• ¿Quién influye sobre su opinión, y esas personas de influencia también son tus interesados?

• Si no es probable que apoyen tu proyecto, ¿qué puedes hacer para lograr su apoyo?

• Si no puedes obtener su apoyo, ¿qué puedes hacer para manejar su oposición?

Una vez que hayas respondido a esas preguntas, podrás formalizar el “cómo y cuándo” de la comunicación para que todos sepan qué esperar. 

¿Qué es el mapeo de partes interesadas?

Mientras que el análisis de partes interesadas es el proceso de identificarlas y priorizarlas, el mapeo de partes interesadas es el proceso de representar visualmente esa información. El mapa de partes interesadas es una hoja de ruta del análisis de partes interesadas completado. Una herramienta de mapeo de partes interesadas te ayuda a organizar tu análisis en un formato claro y comprensible, y a delinear un plan de acción para la comunicación y el compromiso con las partes interesadas. Los mapas de partes interesadas se pueden delinear en una cuadrícula simple, hoja de cálculo o pizarra digital como Lucidspark.

¿Cuándo deberías usar un mapa de partes interesadas? 

Los mapas de partes interesadas son útiles para cualquier proyecto, pero especialmente cuando tienes un proyecto grande que tiene impacto en muchos actores clave en distintos roles, departamentos e incluso organizaciones. En particular, a esta escala, los proyectos requieren una comunicación clara y pulida para garantizar una gestión exitosa, procesos optimizados y un apoyo entusiasta. En otras palabras, usa un mapa cuando tengas un gran recorrido por delante. Es fácil perder el rumbo cuando tienes que lidiar con demasiadas partes interesadas.

Tipos comunes de partes interesadas

Aquí tienes algunos ejemplos de partes interesadas comunes y cómo podrías comunicarte con ellas.

Tu gerente o supervisor directo

Alto poder, alto interés

La reputación de tu jefe está vinculada a la productividad de las personas que lidera. Además, es probable que tu jefe tenga el poder de aprobar o rechazar tus proyectos. Esto significa que debes manejar esta relación con cuidado, con comunicaciones frecuentes y solicitando e implementando sus comentarios.

Accionistas/inversionistas

Alto poder, interés medio

Los accionistas y los inversionistas generalmente tienen intereses en varias entidades, lo que diluye su interés exclusivo en tu proyecto. Como tales, para aprovechar su inversión en tu trabajo, debes comunicarte con frecuencia con ellos, hacerles consultas y darles participación, con el objetivo de aumentar su interés a lo largo del tiempo. Obviamente, esto depende del tipo de función de la inversión que exista, y de si tu proyecto es su única inversión o parte de una cartera de inversiones.

Gobierno

Alto poder, probablemente bajo interés

El gobierno controla las leyes y las reglamentaciones que podrían cancelar tu negocio o tu proyecto. Los inspectores del código sanitario y los auditores del IRS son ejemplos de funcionarios del gobierno que se consideran partes interesadas. Debido a que las entidades gubernamentales controlan todo, su interés en tu emprendimiento empresarial individual probablemente sea bajo. Como tal, tu meta debe ser mantenerlos satisfechos, comunicarte periódicamente, hacerles consultas y darles participación para evitar que se conviertan en un riesgo para tu proyecto.

Ejecutivos sénior

Alto poder, bajo interés

Los ejecutivos sénior de tu compañía toman las decisiones más importantes, lo que les otorga una alta influencia pero un ancho de banda limitado para concentrarse específicamente en tu proyecto. Esto significa que tu estrategia debería consistir en mantenerlos satisfechos. Comunícate con ellos cuando sea necesario para hacerles consultas y solicitar comentarios con el fin de aumentar su interés en ti y en tu trabajo.

Tus compañeros de trabajo

Poder medio, interés medio

Los compañeros de trabajo tienen cierta influencia, pero en gran parte su influencia será su capacidad de aprovechar otros recursos para tu proyecto, incluido el apoyo de otros compañeros de trabajo y líderes. Esto significa que te conviene mantenerlos satisfechos e informados. Actualízalos sobre tu proyecto y estate dispuesto a aprovechar su interés para convertirlos en un rol de apoyo (o en aliados del proyecto).

Mapear a los interesados con las herramientas adecuadas

Si bien es posible analizar y mapear manualmente a las partes interesadas, puede ser una tarea tediosa y que consume mucho tiempo, especialmente en proyectos más grandes y complejos. Lucidspark facilita la elaboración de mapas de partes interesadas con plantillas prediseñadas para que puedas empezar de inmediato.

Organiza la información de las partes interesadas agregando notas adhesivas virtuales y comentarios directamente a la pizarra, usa la codificación por colores para poder comprender rápidamente el panorama general y agrega a los miembros del equipo compartiendo de forma sencilla la información y mediante @menciones para facilitar la colaboración. 

Aprovecha el lienzo infinito de Lucidspark para agregar diagramas de flujo personalizados y líneas de tiempo de decisiones para poder administrar fácilmente a las partes interesadas y mantener a todos alineados de principio a fin.