Eine zentrale Informationsquelle ist im Geschäftsbetrieb eine wunderbare Sache: eine Reihe von Informationen, die für alle leicht zugänglich sind und allgemein als die aktuellsten und exaktesten verfügbaren Daten betrachtet werden.

Stellen Sie sich vor, für jede Situation im Leben gäbe es eine zentrale Informationsquelle, die alle beachten und der alle zustimmen können. Die Entscheidung, wo wir zu Mittag essen, welchen Film wir uns ansehen oder sogar welche Sportmannschaft unbestreitbar die beste ist, wäre viel einfacher, wenn wir uns auf eine Informationsgrundlage berufen könnten, der unsere Gruppe vertraut.

Aber da im Geschäftsbetrieb viel mehr auf dem Spiel steht, als die Enttäuschung einer mittelmäßigen Mahlzeit, im Kino verschwendeter Zeit oder fehlgeleiteter Fan-Loyalität zu vermeiden, ist der Bedarf an zentralen Informationsquellen hier erheblich größer.

Für eine erfolgreiche Produktentwicklung ist die zentrale Informationsquelle entscheidend.

Warum sollte für eine erfolgreiche Produktentwicklung eine zentrale Informationsquelle erstellt werden?

In vielen Organisationen bestehen Produktentwicklungsteams aus einer sich ständig verändernden, vielfältigen Gruppe von Mitarbeitern – höchst kompetente, aber ebenso meinungsstarke Experten, die eine Fülle von Erfahrungen und Wissen mitbringen ... ebenso, wie die Voreingenommenheit ihrer eigenen Perspektiven und Backgrounds.

Ohne eine zentrale Informationsquelle ist es in der Produktentwicklung bestenfalls schwierig, einen Konsens oder eine Übereinstimmung im Team zu erreichen.

Das Fehlen von Dokumentation zur Produktentwicklung führt außerdem zur Verbreitung falscher Informationen. Es ist unmöglich, dass sich alle Beteiligten in jeder Phase der Produktentwicklung jederzeit an alle Anforderungen oder Referenzen erinnern. Ohne zentrale Informationsquelle für das Team können (und werden) Dinge schief gehen.

Natürlich haben die Teammitglieder ein Recht auf eine eigene Meinung, aber der Produktentwicklungsprozess kann in einem Unternehmen nur dann reibungslos und effektiv ablaufen, wenn sich das Team auf eine Version der Fakten stützt.

Dadurch wird es möglich, die aktuelle Leistung eines Teams zu verstehen, künftige Ereignisse zuverlässig zu prognostizieren und strategische Ziele und Produktentwicklungspläne mit Gewissheit zu priorisieren.

Mit anderen Worten: Eine zentrale Informationsquelle hilft, konsistente Daten bereitzustellen und ermöglicht so intelligentere Geschäftsentscheidungen.

Die Vorteile einer zentralen Informationsquelle

Eine zentrale Informationsquelle in der Produktentwicklung zu erstellen, bringt viele Vorteile mit sich, aber einige davon sind besonders wichtig.

1. Schaffung einer Kultur der Transparenz in Ihrem Unternehmen

Die besten Freundschaften basieren auf einem gewissen Maß an Transparenz. Bei Arbeitsbeziehungen ist es im Grunde nicht anders. Die Menschen haben mehr Vertrauen in die Organisationen und Kollegen, die transparent sind.

Das Erstellen einer zentralen Informationsquelle in der Produktentwicklung ist eine gute Möglichkeit, Vertrauen zu schaffen und eine Kultur der Transparenz am Arbeitsplatz zu fördern. Wenn Sie offen mit dem Team über den aktuellen Fortschritt von Produkten sprechen, auch bei Rückschlägen oder Anpassungen, müssen Sie die Teammitglieder nicht mehr andauernd auf den neuesten Stand bringen.

Wenn eine zentrale Informationsquelle verfügbar ist, müssen Teammitglieder nicht mehr nachfragen, wer (oder welches Team) für welchen Teil eines Projekts verantwortlich ist. Die zentrale Informationsquelle informiert alle Beteiligten über den Stand des Projekts.

Außerdem fördert sie eine Arbeitsumgebung, in der sich Teammitglieder dazu ermutigt fühlen, stärker die Initiative zu ergreifen, da sie allen Beteiligten den Zugang zu Projektplänen ermöglicht und damit die entsprechenden Informationen dazu bietet, wo sich die eigene Arbeit integrieren lässt und wo Potenzial für neue Ideen besteht.

2. Ausrichtung der Bemühungen einzelner Teams auf ein gemeinsames Ziel

Bei einer zentralen Informationsquelle geht es nicht nur um die Genauigkeit der Informationen. Sie definiert Erfolgsmetriken und fördert eine gemeinsame Sichtweise dazu, wie die Entwicklung des Projekts gemessen wird.

Verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen haben verschiedene Prioritäten und Verantwortlichkeiten. Das UX/UI-Designteam konzentriert sich auf das Benutzererlebnis und die Gestaltung des visuellen Aspekts von Projekten. Am anderen Ende des Spektrums konzentriert sich das Marketing-Team auf die Einhaltung von Veröffentlichungsterminen und das Erreichen von Verkaufszahlen.

Eine zentrale Informationsquelle ist ein ideales Hilfsmittel, um einzelne Teams in unterschiedlichen Abteilungen und Disziplinen auf das gleiche übergeordnete Ziel auszurichten: die erfolgreiche Entwicklung und Fertigstellung von Produkten.

Die richtige Dokumentation zur Produktentwicklung vereinfacht die Beseitigung blinder Flecken, die Verringerung der Komplexität und die Einhaltung von Budgets (oder Deadlines) selbst für die größten oder kompliziertesten Projekte. 

3. Vereinfachung des Onboardings neuer Mitarbeiter

Der Onboarding-Prozess ist die erste (und häufig wichtigste) Gelegenheit für Unternehmen, neuen Mitarbeitern die relevantesten und erfolgsentscheidenden Fertigkeiten, Kenntnisse und Verhaltensweisen zu demonstrieren.

Angesichts der Komplexität des modernen Arbeitsplatzes in der Technologiebranche reichen formelle praktische Schulungen oder die das Socializing mit Kollegen nicht aus. Ohne zentrale Informationsquelle in der Produktentwicklung sind zu viele Informationen an den jeweiligen Arbeitsplätzen isoliert in einzelnen Notizbüchern oder auf einzelnen Laptops gespeichert.

In dieser Umgebung dauert es zu lange zu kommunizieren, über Ideen zu sprechen oder Fragen zu klären. Außerdem können so Ineffizienzen entstehen, beispielsweise durch die Duplizierung von Projekten oder das Abschließen überflüssiger Aufgaben.

Mit einer zentralen Informationsquelle müssen die neuen Mitarbeiter eines Unternehmens nicht stundenlang nach den Details, der Dokumentation oder den Fristen für ein Projekt suchen. Sie wissen immer ganz genau, wo das Gesuchte zu finden ist und was von ihnen erwartet wird, also leisten sie bereits früh einen Beitrag für das Team.

4. Hilfe beim allgemeinen Verständnis, wie ein Konsens erreicht wird

In einem schnelllebigen Arbeitsumfeld geht es bei einem Konsens darum, eine gegenseitige Vereinbarung zu erreichen. Innerhalb eines Teams ist eine solche Vereinbarung nicht immer einstimmig. In der Regel geht es darum, einen Vorschlag zu finden, der akzeptabel (oder geeignet) genug ist, dass alle Teammitglieder ohne Meinungsverschiedenheiten dahinter stehen können.

Natürlich wird eine zentrale Informationsquelle allein nicht ausreichen, damit sich alle Teams hinter dem Ziel oder der Mission eines Unternehmens vereinen und die Produktentwicklung ein absoluter Erfolg wird.

Dennoch kann eine zentrale Informationsquelle dabei helfen darzulegen, wie wichtige Entscheidungen getroffen werden, und zu dokumentieren, wie die strategische Planung innerhalb einer Organisation abläuft. Außerdem bietet sie sowohl Neulingen als auch langjährigen Teammitgliedern einen Überblick über den Lebenszyklus eines Produkts sowie alle dazwischen liegenden Kontrollen und Prüfungen.

Erstellen einer zentralen Informationsquelle

Egal, ob sie verwendet wird, um die Bemühungen eines kleinen Unternehmens auszurichten, oder bereitgestellt, um die Arbeit mehrerer Teams in einem großen Unternehmen zu rationalisieren: In der Regel umfassen zentrale Informationsquellen in der Produktentwicklung viele Elemente.

Wenn sich alle Beteiligten auf die zentrale Informationsquelle verlassen und all die darin enthaltenen vereinbarten Produktentwicklungspläne und Prioritäten über die Entwicklung eines Projekts hinweg befolgen sollen, ist es notwendig, dies auf eine für alle Teammitglieder verständliche Weise zu kommunizieren, egal, in welchem Bereich sie arbeiten und wie viel Erfahrung oder welchen Status sie haben.

Hier sind unsere wichtigsten Tipps für das Erstellen Ihrer zentralen Informationsquelle.

Vereinfachen Sie die Visualisierung mit einem Produkt-Entwicklungsplan

Das effektivste Tool, um jemanden auf einer unbekannten Reise indirekt zu führen, ist eine Wegskizze – mit anderen Worten: ein Produkt-Entwicklungsplan. Und wie bei jeder anderen Wegskizze auch zeigt ein Produkt-Entwicklungsplan den besten Weg von Punkt A zu Punkt B. Im Falle der Produktentwicklung sind Punkt A und B die Start- und Endpunkte des Projektlebenszyklus.

Der Zweck eines Produkt-Entwicklungsplans besteht darin, ein langes und detailliertes Projekt in eine Reihe verwaltbarer Aufgaben oder Ziele zu unterteilen. Die meisten Produkt-Entwicklungspläne basieren auf vier standardmäßigen Einheiten, und zwar:

• Einer Story, der kleinsten Einheit in einem Produkt-Entwicklungsplan, die eine einzelne Funktion darstellt
• Eine Epic, also einer Gruppe verwandter oder unabhängiger Stories über mehrere Sprints hinweg
• Einer Initiative, also einer Gruppe von Epics, an der mehrere Teams in einer Organisation beteiligt sind
• Einem Theme, der größten Einheit eines Produkt-Entwicklungsplans, das die angestrebte Zielvorgabe definiert

Bevor Sie einen Produkt-Entwicklungsplan zusammenstellen, halten Sie unbedingt Rücksprache mit den Mitgliedern des Projektteams und allen Stakeholdern. Unterteilen Sie das Projekt in mehrere kleinere Aufgaben und legen Sie entsprechende Deadlines basierend auf der Verfügbarkeit, den Stärken und den Grenzen aller Beteiligten fest. 

Bevor Sie den Entwicklungsplan erstellen:

• Legen Sie einen realistischen Zeitrahmen für den Abschluss in Wochen, Monaten oder Quartalen fest.
• Finden Sie heraus, wer die Beteiligten sind, und weisen Sie diesen und ihren Teams alle Aufgaben einschließlich der entsprechenden Deadlines zu.
• Geben Sie den Produkt-Entwicklungsplan für alle am Projekt beteiligten Personen frei und holen Sie die Zustimmung der Führungskräfte ein.
• Halten Sie den Produkt-Entwicklungsplan stets auf dem neuesten Stand und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen und Änderungen vor.

Angesichts der Bedeutung einer zentralen Informationsquelle in einem Unternehmen sollte die Verwaltung des Produkt-Entwicklungsplans niemals eine Aufgabe für eine einzelne Person sein. Im Laufe der Produktentwicklung sollten am Projekt beteiligte Mitarbeiter und Teams zusammenarbeiten, um den Produkt-Entwicklungsplan auf dem neuesten Stand zu halten.

Durch diesen kooperativeren Ansatz zur Verwaltung ist der Entwicklungsplan für alle Teammitglieder insgesamt effektiver. 

Machen Sie ihn verfügbar, indem Sie ihn online stellen

Eine zentrale Informationsquelle sollte definitionsgemäß zentralisiert, schnell und einfach zu finden und für alle am Projekt beteiligten Personen leicht zugänglich sein. Die zentralisierte Informationsquelle sollte nicht unpraktisch in einer Excel-Datei in irgendeinem Ordner irgendwo auf dem Laptop eines Projektmanagers gespeichert werden.  

Dieses Problem lässt sich lösen, indem der Produkt-Bereitstellungsplan online erstellt und für Teammitglieder zur Verfügung gestellt wird.

Wenn ein Online-Tool gesucht wird, das den Kontext und die Begründung hinter der Vision eines Projekts für Stakeholder und Teammitglieder bereitstellt, bietet Lucidspark eine unendliche Arbeitsfläche, in der alle Arten von Informationen an einem Ort gespeichert werden können. In Bezug auf Produktentwicklungspläne bietet diese beispielsweise diese Funktionen:

• UX/UI-Teams können sie für Design-Sprints und Mockups potenzieller Lösungen verwenden.
• Vertriebs- und Marketingteams können sie zur Demonstration eines Workflows in einem detaillierten Geschäftsplans verwenden.
• Qualitätssicherungsteams können sie zur Veranschaulichung ihrer Validierungs- und Testprotokolle verwenden.

Mit seinen vielen interaktiven Vorlagen und virtuellen Whiteboard-Funktionen ist Lucidspark eine äußerst intuitive und einfach zu bedienende Plattform für Produkt-Entwicklungspläne. 

Beziehen Sie unbedingt alle phasen der produktentwicklung ein

Da die zentrale Informationsquelle dazu dient, Projektteams informiert und auf dem neuesten Stand zu halten, sollte die Dokumentation zur Produktentwicklung jeden einzelnen Schritt des Lebenszyklus enthalten.

Wenn er richtig erstellt und verwendet wird, sollte ein Produkt-Entwicklungsplan Teammitgliedern ermöglichen, schnell ihre Rolle im Projekt zu verstehen, die aktuelle Phase des Projekts zu prüfen und sofort festzustellen, ob ein kritischer Schritt übersehen wurde, bevor es zu spät ist. 

Mit Lucidspark wird es für Teams ganz einfach zu finden, was sie suchen, ihre Fragen zu beantworten und sich fast sofort in die Dokumentation einzuarbeiten. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und lernen Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten kennen, dafür zu sorgen, dass die zentrale Informationsquelle in Ihrem Unternehmen relevant bleibt.