Decennialang zijn bedrijven afhankelijk geweest van handmatige processen. Sinds de komst van digitale technologieën is dit niet meer nodig. De recente geschiedenis leert ons dat bedrijven die weigeren digitale technologieën te omarmen niet floreren. Hetzelfde geldt voor bedrijven die de digitale transformatie probeerden en vastliepen in tal van uitdagingen.

Het is cruciaal om je bedrijf te moderniseren, maar het is ook belangrijk om te beseffen dat digitale transformatie niet van de ene op de andere dag plaatsvindt én vaak geen einde heeft: het is een voortdurend proces.

Dit artikel bespreekt een strategie voor digitale transformatie die zich continu aanpast aan marktveranderingen en die nieuwe technologie kan omarmen.

Wat is digitale transformatie?

Digitale transformatie gaat over hoe je binnen je bedrijf een structuur en cultuur creëert waarbij iedereen in staat is om digitale innovaties in te zitten om processen en klantervaringen te verbeteren. Digitale transformatie wordt vaak in een adem genoemd met digitalisering en dat is op zich heel logisch.

Digitalisering draait namelijk om het inzetten van digitale middelen om bijvoorbeeld processen te optimaliseren, gegevens te beheren, de klantbeleving te optimaliseren of communicatie en samenwerking binnen het bedrijf te verbeteren.

Als we het over digitale transformatie hebben dan hebben we het over een fundamentele verandering van de strategie en cultuur binnen een organisatie waarbij de focus ligt op de extra waarde die digitale innovaties kunnen leveren voor de algehele bedrijfsvoering.

Wat zijn digitale innovaties?

Digitale innovaties zijn nieuwe digitale technologieën die vorige technologieën overbodig kunnen maken. Digitale innovaties bieden je bedrijf de mogelijkheid om de concurrentie voor te blijven. Als je een cultuur en structuur weet te creëren waarbinnen constant geïnnoveerd wordt blijf je de concurrentie steeds een stap voor.

Hoe kun je digitale innovaties inzetten?

Digitale innovaties kunnen op allerlei manieren worden ingezet. De belangrijkste manieren zijn: verbetering van interne processen en verbetering de communicatie, zowel tussen teams als met de klant. Beiden hebben als doel om de prestaties van je bedrijf te verbeteren en je klant centraal te stellen.

De definitie van digitale transformatie

Er bestaan verschillende definities voor digitale transformatie. Het begrip is een populair onderwerp van onderzoek vanwege de impact die het heeft in elke vezel van de samenleving. Verhoef et al, 2019 definiëren digitale transformatie als volgt.

a change in how a firm employs digital technologies, to develop a new digital business model that helps to create and appropriate more value for the firm

Deze definitie stelt dat digitale technologie daadwerkelijk het businessmodel moet veranderen. Wij denken echter dat een digitale transformatie ook kan bestaan uit een structurele verandering binnen de organisatie waarbij gebruik gemaakt wordt van digitale technologieën. Het is niet zo dat je een digitale transformatie hebt bewerkstelligd wanneer je volledige bedrijf overstapt op Teams om traditionele vergaderingen te vervangen. Er moet echt een structurele verandering plaatsvinden wil je praten over digitale transformatie.

Digitale transformatie is het inzetten van digitale middelen om structurele veranderingen binnen je organisatie door te voeren ten behoeve van een aanzienlijke verbetering van de bedrijfsprestaties

Het belang van digitale transformatie

In de recente geschiedenis hebben technologische veranderingen zich in rap tempo opgevolgd. Het ziet er naar uit dat dit voorlopig niet zal veranderen. Digitale innovaties bieden mogelijkheden voor bedrijven om beter te presteren door bijvoorbeeld de klantbeleving te verbeteren, slimmere processen te implementeren en data te gebruiken om constant strategische beslissingen te onderbouwen.

Bedrijven die digitale innovaties inzetten hebben een streepje voor op hun concurrenten. Het is belangrijk dat bedrijven op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen digitale technologieën. Wanneer een organisatie een digitale innovatie ontdekt, die een structurele verandering vereist binnen de organisatie ten behoeve van een aanzienlijke verbetering van de bedrijfsprestaties, zouden zij bij een succesvolle digitale transformatie de concurrenten een stap voor kunnen blijven. De digitale transformatie moet natuurlijk wel goed gemanaged worden.

Het doel van digitale transformatie

Digitale transformatie kan inspelen op verschillende bedrijfsdoelen. Niet alleen het doel bepaalt welk middel er wordt ingezet maar het middel bepaalt in sommige gevallen ook het doel. Het kan namelijk zijn dat een digitale innovatie zich aanbiedt die een organisatie kan helpen iets te bewerkstelligen wat niet per se als bedrijfsdoel geformuleerd was, maar wel de bedrijfsprestaties aanzienlijk kan verbeteren.

Het is daarom als organisatie van belang dat je altijd een cultuur creëert waarin digitale transformaties snel plaats kunnen vinden, je weet immers nooit wanneer deze zich aandient. Als je als bedrijft snel kan inspelen op de technologische ontwikkelingen zul je altijd de concurrentie voorblijven.

Enkele voorbeelden van technologieën waarbinnen veel innovaties plaatsvinden die de prestaties van je organisatie aanzienlijk kunnen verbeteren zijn:

• Big data, machine learning en AI
• Cloudoplossingen
• Internet of things (IoT)
• Robotica

In veel gevallen vindt digitale transformatie echter plaats om vooraf geformuleerde doelstellingen te behalen. Er zijn veel doelen te bereiken met behulp van digitale transformatie. Zo kan een bedrijf bijvoorbeeld processen optimaliseren, klantervaringen verbeteren maar ook een heel nieuw businessmodel ontwikkelen.

Ontdek hoe je Lucidspark kunt gebruiken voor je digitale transformatie

Waar moet je op letten digitale transformatie?

Digitale transformatie gebeurt niet van de een op de andere dag. Het is belangrijk dat de gehele organisatie zich kan vinden in de structurele en culturele veranderingen die er plaats moeten vinden. Er zijn veel factoren die je digitale transformatie kunnen belemmeren. Hier zijn enkele overwegingen omtrent digitale transformatie die je kunnen helpen succesvol te zijn:

1. Digitale transformatie vereist change management

Digitale transformatie kan niet zonder cultuuromslag. Er wordt van werknemers geëist hun bekende manier van doen los te laten en nieuwe onbekende methodes te accepteren. Dit leidt vaak tot veel weerstand.

Je hebt misschien een geweldige strategie voor digitale transformatie, maar die stelt niets voor als niet iedereen de nieuwe oplossingen daadwerkelijk overneemt.

Digitale transformatie moet daarom worden aangejaagd door de mensen met de hoogste positie in de organisatie. Als een bestuurder aandringt op de transformatie, zullen meer mensen de nieuwe werkwijze eerder omarmen. 

Denk na hoe je deze veranderingen binnen je organisatie het beste kunt managen. Probeer hierbij uit te gaan van het perspectief van je werknemers. Zij zijn uiteindelijk essentieel voor een succesvolle implementatie van de digitale transformatie. Zorg altijd dat de positieve impact van de veranderingen duidelijk gecommuniceerd worden en dat iedereen ervan overtuigd is.

2. Zorg dat de juiste vaardigheden aanwezig zijn

Verandering is moeilijk. Het is eng om een nieuwe technologie toe te passen – en misschien is je personeel terughoudend als ze moeite hebben om de nieuwe werkwijze onder de knie te krijgen. 

Wees daarom vriendelijk en geduldig en geef veel training. Ga er niet vanuit dat iedereen de materie na één training beheerst. Mogelijk moet je een praktische benadering volgen en elk teamlid door de nieuwe technologie leiden.

Houd er ook rekening mee dat dingen drastisch vertragen terwijl je team nieuwe processen onder de knie krijgt. Mogelijk moet je dingen uitbesteden om het tempo erin te houden of aannemers inschakelen voor ondersteuning bij de werkbelasting.

3. Implementeer je nieuwe strategie stapsgewijs

Misschien raakte je enthousiast en probeerde je digitale transformatie in je hele organisatie door te voeren. Nu zit je met kapotte processen, gefrustreerde teamleden en allerlei dure abonnementen en hoge cloudkosten.

Gebruik een framework voor digitale transformatie. Begin met de belangrijkste en meest invloedrijke onderdelen van je bedrijf en stap vervolgens geleidelijk over naar grotere, bredere initiatieven. 

Als je bijvoorbeeld probeert alles naar de cloud te verplaatsen, moet je niet proberen om al je apps van de ene op de andere dag in de cloud te zetten. Verplaats de belangrijkste applicatie, zorg ervoor dat deze volledig is geïntegreerd en foutloos werkt, en ga dan verder. 

Transformatie is geen synoniem voor snelheid. Vaak is er sprake van bewuste traagheid.

4. Blijf constant analyseren wat er goed en fout gaat

Als je naar het bovenstaande advies hebt geluisterd en klein bent begonnen, is de kans groter dat je bredere digitale transformatiestrategie niet wordt opgehouden door problemen. Toch kun je nog steeds problemen ondervinden bij het opschalen.

Focus op kleine overwinningen en onderzoek ondertussen wat je schaalvergroting belemmerde. Was het een bepaalde afdeling? Slaagde het management er niet in om de digitale transformatie in de hele organisatie aan te jagen? Vergelijk de hindernissen met de overwinningen en analyseer ze. Als je eenmaal begrijpt wat er goed en fout ging, kun je die problemen aanpakken en doorgaan met opschalen.

5. Zorg dat iedereen begrijpt waarom je een digitale transformatie doormaakt

Het lijkt misschien logisch, maar veel bedrijven beginnen hun digitale transformatie alleen maar omdat ze het gevoel hebben dat het zou moeten. Als er geen bepaald doel is, kun je het succes niet meten.

Formuleer vóórdat je begint wat je uit je digitale transformatie wilt halen. Verwerf de steun van stakeholders. Deel je doelen met de hele organisatie, zodat iedereen begrijpt welke prioriteiten er zijn en waarom je deze grote verandering doorvoert. 

Een succesvolle digitale transformatie strategie

Nu we hebben besproken waar je allemaal op moet letten tijdens digitale transformatie, is het tijd om te praten over digitale transformatie strategieën.

Zorg voor een duidelijke visie door sterke en zwakke punten, enz. in kaart te brengen.

Dit hangt nauw samen met een duidelijke reden voor je digitale transformatie. Je visie moet een duidelijke en onbevooroordeelde analyse zijn van de huidige bedrijfsvoering en technologieën. Hij moet verwoorden hoe het gewenste resultaat van de digitale transformatie eruit moet zien.

Deel een visualisatie van je huidige staat en toekomstige stand van zaken met iedereen in de hele organisatie. Deze visualisatie helpt je om te laten zien wat er nu aan de hand is, waar het bedrijf naartoe moet en welke stappen er genomen moeten worden om daar te komen. Hiermee zorg je voor de steun binnen het bedrijf die nodig is voor een succesvolle digitale transformatie.

Een digitale transformatie moet het bedrijf ten goede komen

Verschillende personen en teams willen verschillende doelen bereiken met de digitale transformatie. Maar je motivatie om deze enorme onderneming te ondergaan, zou niet moeten zijn dat je de wensen van één persoon wilt vervullen. Nee, uiteindelijk moet de visie van het bedrijf worden gediend. Bovendien moet je niet alleen technologische problemen willen oplossen, maar eerder efficiëntie, cultuur en kwaliteit dienen. 

Wees voorbereid op passieve weerstand

Het is gemakkelijk om in de routine van een baan te komen. Dat is het moment waarop je het gevoel krijgt dat je het beste presteert omdat je weet wat je moet doen. Digitale transformatie plaatst teams in potentieel ongemakkelijke omstandigheden.

Je vraagt ze om afstand te nemen van wat ze weten – en waar ze waarschijnlijk goed in zijn – en te kiezen voor iets waardoor ze zich kwetsbaar en onbekwaam voelen. Daardoor kun je, zelfs nadat je vergaderingen hebt bijgewoond en hebt ingestemd met de digitale transformatie, nog steeds mensen tegenkomen die de verandering gewoon niet doorvoeren. Dat kan frustrerend zijn. 

In deze situatie moet je niet praten met een groter team maar met een kleiner team. Hoe persoonlijker de digitale transformatie aanvoelt, hoe groter de kans dat individuele teamleden het gevoel hebben dat ze er eigenaar van zijn. 

Je kunt passieve weerstand ook ontwijken door erover te praten en te bespreken wat de uitkomst zal zijn als er niets verandert of als de digitale transformatie mislukt. Wat betekent dit voor het langetermijnsucces van het bedrijf? Hoe zal het zijn tol eisen van teams? Dit is een goed moment om iedereen te vragen persoonlijk verantwoordelijkheid te nemen voor de individuele acceptatie van de nieuwe transformatie.

Digitale transformatie is een noodzakelijke evolutie van het moderne bedrijfsleven. Het proces helpt bedrijven concurrerend te blijven en tegelijkertijd aan de behoeften van klanten te voldoen. Het is bovendien een enorme onderneming die het werk van elk individu binnen een organisatie vereist. Maar het eindresultaat is dat waard. 

Een goede digitale transformatie vereist enige voorkennis voordat je erin duikt. Als je een duidelijk doel voor ogen hebt, een duidelijke strategie hebt om daar te komen en steun hebt van stakeholders in je hele organisatie, zal je digitale transformatie waarschijnlijk niet tot stilstand komen, maar succes boeken.