Uma das maravilhas do ser humano é saber perceber os estados emocionais e mentais uns dos outros com base em indicadores físicos. Fazemos isso sem nem perceber o que está acontecendo. Imagine-se fisicamente presente em uma reunião; alguém diz que hoje é o aniversário de um colega de trabalho: de repente, o clima muda e, mesmo que ninguém diga nada, todos ficam um pouco mais feliz. Essa capacidade de interpretar uma situação - no caso, perceber os sentimentos das pessoas - é inestimável. No entanto, fazer essa leitura é muito mais difícil quando você não está fisicamente presente e não entende a linguagem corporal e os traquejos sociais das pessoas.
Com as empresas adotando um modelo de trabalho híbrido, fica cada vez mais importante perceber e decifrar os sentimentos das pessoas em uma sala virtual. Para combater o cansaço provocado por reuniões no Zoom, o facilitador precisa estar atento em como os participantes agem para, assim, realizar uma reunião mais produtiva, em que todos sintam que podem colaborar e fazer parte da visão da equipe.
Por isso, ensinaremos você a perceber as necessidades dos membros da sua equipe, a melhorar a relação com os participantes da reunião e a conduzir bem uma reunião - mesmo com participantes remotos.
Um bom começo
Para estabelecer confiança e um espaço apropriado para a colaboração e criatividade, é importante que a reunião tenha uma boa base. Veja dois passos rápidos para ter um bom início:
- Entre em contato com você mesmo — faça um rápido exercício de respiração ou uma meditação. Feche os olhos e inspire e expire fundo quatro vezes. Foque as energias, sinta-se presente e concentre-se no espaço ao redor e nos seus sentidos imediatos.
- Estabeleça um vínculo com as pessoas — você deve ter percebido que os colegas de trabalho estão ansiosos para conversar, pois devem sentir falta das tradicionais interações sociais. Dedique um tempo para criar laços! Você pode:
- Fazer uma pergunta introspectiva
- Você prefere ser um vampiro ou um lobisomem? Por quê?
- Você prefere "Guerra nas Estrelas" ou "Jornada nas Estrelas"?
- A qual casa de Hogwarts você pertence? (Se os membros de sua equipe não souberem a qual casa pertencem, saiba que é completamente inaceitável e deve ser corrigido imediatamente com um chapéu seletor virtual.)
- Se você tivesse dez mil reais para gastar em uma viagem neste fim de semana, para onde iria? E por quê?
- Qual personagem do Chaves você gostaria de ser?
- Faça brincadeiras
- Faça enquetes ao vivo
- Pergunte como está o tempo nas cidades onde as pessoas estão.
- Peça para todos descreverem, em uma única palavra ou gif, o estado de espírito de cada um no momento.
Além de deixar todos os membros da equipe mais à vontade, essas perguntas também mostram o estado emocional dos participantes. Se um membro estiver no Sul do Brasil, por exemplo, e uma frente fria muito forte está para chegar, essa pessoa talvez esteja um pouco apreensiva. É uma informação importante para você saber.
Dê início aos trabalhos
Após iniciar a reunião e os membros da equipe se sentirem mais entrosados, é hora de começar os trabalhos.
Há dois tipos de reuniões: são as atualizações de status e as sessões colaborativas para solucionar problemas. Na reunião de atualizações, a equipe compartilha o status das tarefas (algo como reuniões Scrum). Os outros tipos de reuniões focam na solução de problemas. Normalmente, as pessoas se encontram para entender, inovar, colaborar e tomar decisões.
Na reunião de resolução de problemas, recomendamos incentivar o “pensamento divergente”. Nesta parte da reunião, você deve:
- Organizar uma conversa aberta e franca
- Juntar pontos de vista heterogêneos
- Não julgar
- Gerar alternativas às ideias propostas
É importante documentar ativamente essa parte da reunião. Use o Lucidspark para monitorar as ideias sem interromper o andamento da reunião.
