Un aspecto increíble de los seres humanos es nuestra capacidad de percibir los estados emocionales y mentales de los demás a partir de indicadores físicos. Lo hacemos sin siquiera darnos cuenta de lo que está sucediendo. Imagina que hubieras estado presente en una reunión y alguien hubiera mencionado que era el cumpleaños de un colega: de repente, el estado de ánimo cambiaría; incluso, si nadie dijera nada, todos estarían un poco más contentos. Esa capacidad de “interpretar el ambiente”, o percibir los sentimientos de los demás, es una habilidad invaluable. Sin embargo, es mucho más difícil cuando no estás en el lugar y no puedes interpretar el lenguaje corporal ni las señales sociales.
A medida que más empresas adoptan modelos de trabajo híbridos, encontrar formas de interpretar el ambiente virtual se está volviendo muy importante. Para combatir la fatiga que causan las sesiones en Zoom, los facilitadores deben prestar atención a cómo responden los participantes y crear reuniones más productivas, en las que todos sientan que pueden colaborar y ser parte real de la visión del equipo.
Por eso, te enseñaremos a cómo estar más consciente sobre las necesidades de los miembros de tu equipo, establecer una mejor conexión con los asistentes y dirigir una sesión informativa significativa, incluso a distancia.
Un buen comienzo
Para generar confianza y un espacio para la colaboración y la creatividad, es importante que tu reunión tenga una buena base. A continuación, te presentamos dos pasos rápidos para comenzar con el pie derecho:
- Conéctate primero contigo mismo: un ejercicio de respiración o una meditación rápida es ideal para esto. Intenta cerrar los ojos e inhalar y exhalar profundamente cuatro veces. Instálate en el momento presente enfocándote en el espacio que te rodea y tus sentidos inmediatos.
- Establece una conexión con los otros: es probable que hayas notado que tus compañeros de trabajo están ansiosos por conversar, ya que es posible que no estén interactuando socialmente de manera normal. ¡Da un tiempo para conocerse! Podrías:
- Plantear una de las preguntas importantes de la vida
- ¿Preferirías ser un vampiro o un hombre lobo? ¿Por qué?
- ¿Prefieres Star Wars o Star Trek?
- ¿A qué casa de Hogwarts perteneces? (Es inaceptable que algunos miembros de tu equipo no sepan a qué casa pertenecen, por lo que esto debe solucionarse de inmediato haciendo un sombrero de clasificación virtual.)
- Si tuvieras $5,000 dólares para viajar, pero tuvieras que salir este fin de semana, ¿a dónde te irías y por qué?
- ¿A cuál Spice Girl elegirías como presidenta de Estados Unidos?
- Haz juegos
- Realiza encuestas en vivo
- Pregunta cómo está el clima en el lugar donde se encuentre cada quien.
- Pide a todos que describan su estado de ánimo con una palabra o gif.
Más allá de hacer que los miembros de tu equipo se sientan más cómodos entre sí, las preguntas también pueden servir para darte una idea del estado actual de todos. Por ejemplo, si uno está en la costa este y hay una advertencia de huracán allí, esa persona puede estar sintiendo algo de tensión. Es importante que tú sepas eso.
Donde empieza el trabajo
Una vez que se ha abierto la reunión y los miembros de tu equipo se sienten más conectados entre sí, es hora de ponerse manos a la obra.
Hay dos tipos de reuniones: actualizaciones de estado y sesiones colaborativas de resolución de problemas. En las actualizaciones, tu equipo simplemente comparte el estado de sus tareas (como las reuniones de Scrum). Luego está el otro tipo de reuniones, en las que deben resolverse los problemas. En general, las personas se reúnen para comprender, innovar, colaborar y tomar decisiones.
En una reunión de resolución de problemas, uno de tus objetivos es fomentar el “razonamiento divergente”. Durante esta parte de la reunión:
- Facilita un debate abierto y fluido.
- Obtén diversos puntos de vista.
- No criquites
- Genera alternativas a las ideas propuestas.
Es importante que documentes activamente esta parte de la reunión. Usa Lucidspark para hacer un seguimiento de las ideas sin interrumpir su flujo.
