Se o futuro dos locais de trabalho modernos for híbrido, a colaboração eficaz será a chave para o sucesso das equipes. Mas, para muitos líderes, a colaboração tornou-se nada mais do que uma modinha— e encontrar maneiras práticas de melhorar a forma como a empresa colabora a nível organizacional pode ser complicado.

Pode ser fácil convidar mais colegas para participar de reuniões recorrentes ou incluir outra ferramenta de comunicação à sua pilha de tecnologia e ficar por dentro de uma iniciativa colaborativa "de sucesso". 

Mas a colaboração realmente eficaz é um conjunto de habilidades individual e organizacional que exige estratégia e criatividade, e melhorar a colaboração deve ser algo tratado com o mesmo rigor e a mesma intenção de qualquer iniciativa de negócios em grande escala. É mais do que apenas um item para completar na lista de tarefas, uma rotina diária, antes que todos voltem aos respectivos silos para o resto do dia — é um processo contínuo de crescimento.

Dessa forma, a colaboração efetiva não tem a ver com o aumento da atividade, mas com o aumento do impacto. E o resultado de uma colaboração eficaz não deve ser simplesmente aumentar a moral, a confiança e a comunicação entre os colegas de equipe, mas também gerar aumentos tangíveis dos resultados da empresa e da capacidade de inovar.

Os custos ocultos da colaboração ineficiente

A popularização do trabalho assíncrono resultou no desenvolvimento de muitos hábitos ruins que causam ineficácia crônica. Esses antipadrões de colaboração criaram situações em que as equipes muitas vezes se sentem como se estivessem fazendo um trabalho colaborativo, mas, na realidade, estão operando de forma ineficiente, empenhando esforço em comportamentos colaborativos que não estão impulsionando a inovação.

Por que isso é importante? Apesar de o ditado "tempo é dinheiro" ser muitas vezes considerado um chavão, ele de fato se aplica aqui. Aqui estão algumas maneiras de como a colaboração ineficiente pode estar dando prejuízos a você.

A colaboração ineficiente é resultado de uma documentação deficiente

Dá trabalho manter uma equipe em sintonia, principalmente quando os membros abrangem locais e fusos horários diferentes. Embora possa não parecer, manter uma boa documentação é na verdade crucial para uma colaboração mais eficiente. Sem isso, os indivíduos são muitas vezes forçados a passar mais tempo caçando eles mesmos as informações corretas em vez de aplicar esse conhecimento em ambientes centrados no trabalho em equipe. 

Por exemplo, um relatório recente mostrou que os desenvolvedores normalmente gastam de 30% a 40% do tempo desenvolvendo recursos; o restante do tempo de trabalho estava indo principalmente para tarefas administrativas e atrasos. Além disso, descobriu-se que o simples fato de poupar duas horas por semana em uma organização com 200 desenvolvedores resultaria em uma economia anual de US$ 2,8 milhões, aproximadamente o equivalente aos salários anuais de 10 desenvolvedores em tempo integral. Com melhor documentação para reduzir a carga administrativa das equipes, sobra mais tempo e dinheiro para investir em projetos colaborativos essenciais.

Quando os indivíduos sabem onde procurar respostas, o tempo pode ser gasto fazendo o que fazem de melhor. Equipes capazes de dominar a arte de documentar à medida que desenvolvem o projeto capacitam os membros com as informações necessárias para tomarem iniciativa em projetos e ideias importantes.

Colaboração ineficiente cria reuniões desnecessárias

Uma pesquisa recente descobriu que, em média, os funcionários sentem que um terço das reuniões semanais é desnecessário. Elas não são só frustrantes, elas são caras. Na verdade, as grandes empresas poderiam economizar US$ 2,5 milhões anualmente, cortando apenas as reuniões desnecessárias.

Ao refinar os esforços colaborativos da equipe, você provavelmente alcançará o resultado desejado da reunião de forma rápida, eliminando reuniões de acompanhamento desnecessárias.

A colaboração ineficiente pode custar a perda de funcionários

Um relatório recente da Lucid descobriu que, em uma determinada reunião, 57% dos participantes têm um estilo de colaboração preferido que provavelmente não está sendo atendido. A implicação de que mais da metade da equipe provavelmente não está se sentindo capacitada a compartilhar as melhores ideias e pensamentos é problemática — não apenas pela própria criatividade e satisfação no trabalho, mas pela capacidade do negócio de retê-los na empresa.

Outro estudo revelou que a intenção de rotatividade de funcionárias é 10x maior em locais de trabalho que não promovem a colaboração inclusiva. Perder até mesmo apenas um funcionário provavelmente aumenta os custos de capacitação e desenvolvimento, aumenta o risco de maior desgaste e afeta a inovação geral da equipe. 

Dicas práticas para uma colaboração mais eficiente

Se sua empresa está tendo dificuldade para se livrar de algumas dessas causas de colaboração ineficaz e ineficiente, veja algumas técnicas que você pode usar:

1. Audite regularmente o processo colaborativo da equipe

Realize auditorias regulares para avaliar os esforços colaborativos da equipe. Você pode fazer isso formalmente como parte de um sprint ou retrospectiva de projeto, ou informalmente quantas vezes precisar. 

Desenvolva algumas perguntas para aumentar a consistência e confiabilidade dessas auditorias. As perguntas devem ser personalizadas para refletir os objetivos da empresa, mas considere algumas destas recomendações: 

1. Qual porcentagem de pessoas participou ativamente da última reunião, fazendo comentários e compartilhando ideias? Como isso se compara às reuniões anteriores?
2. Como a última reunião o aproximou da realização da meta, se é que aproximou? 
3. Como você descreveria a produtividade geral da equipe recentemente? Aumentou, diminuiu ou permaneceu a mesma? Por que você acha isso?
4. De que forma sua última reunião mitigou os problemas previsíveis do projeto?

Além disso, reflita sobre os métodos de colaboração como parte da auditoria. Se ainda não o fez, considere se a sua equipe pode se beneficiar da conversão de um bate-papo na sala do conselho ou de uma reunião do Zoom em uma sessão de trabalho colaborativa em uma plataforma de colaboração visual. As reuniões colaborativas possuem ferramentas e modelos que proporcionam infinitas oportunidades de engajamento e inovação (mais sobre isso a seguir).

2. Usar modelos pré-existentes

Ao selecionar modelos úteis para a equipe, você cria uma ponte entre os diferentes estilos de colaboração das pessoas para que todos se sintam à vontade para contribuir. Isso diminui a quantidade de tempo de aquecimento para colocar as pessoas no mesmo ritmo, para que todos entrem na zona de pensamento emergente de forma rápida.

Se você está procurando um lugar para começar, aqui estão algumas sugestões.

3. Incorpore brainstorms pré-mortem

Quanto mais tempo você puder investir antecipando as dificuldades, mais tempo você desfrutará na outra ponta do projeto que pode ser gasto em outros projetos colaborativos. A organização de uma discussão pré-mortem permite que a equipe entre em discussões profundas sobre possíveis entraves no início de um projeto como uma forma de reduzir o potencial de fracasso. 

4. Acostume-se a documentar à medida que você avança

A média de adultos terem melhor compreensão das instruções quando incluem visuais é 323%. Depois que a equipe adotar uma plataforma de colaboração visual, você poderá codificar procedimentos ad hoc bem-sucedidos e adicionar continuamente ao repositório de inovação da equipe. 

Quando você estiver usando uma tela de colaboração visual como hub para todo o trabalho colaborativo, você nunca sentirá perdas pós-reunião em inovação e colaboração — e será capaz de continuar colaborando de forma fácil de forma e assíncrona com todas as anotações, ideias e processos contidos em um espaço compartilhado.

Isto não só permite um alinhamento rápido e fácil em toda a empresa para que as informações possam ser compartilhadas com quem precisar, como também aprofunda a arquitetura inovadora da empresa para que todos estejam envolvidos no processo criativo. 

5. Sempre comece com um plano

Se você deixar a programação da reunião por decidir, a ineficiência provavelmente será sua única resposta. Ter um plano claro para uma reunião garante que os tópicos importantes sejam priorizados, o tempo não é desperdiçado e a participação é incentivada. 

Envie a programação com alguns dias de antecedência e considere incluir itens de preparação. Dessa forma, os participantes podem chegar prontos para entrar diretamente no processo colaborativo. 

6. Colaborar em uma plataforma de colaboração visual

Aplicativos coesivos são parte integrante da eficácia da equipe. Sem eles, muito tempo é gasto desnecessariamente pulando de ferramenta em ferramenta para acessar processos críticos e fontes de verdade. Compilar informações-chave em um conjunto de colaboração visual como o Lucid permite que você examine seu trabalho de forma abrangente ao longo da vida útil, ao mesmo tempo em que se integra com outros aplicativos de colaboração úteis que você já está usando.

Chegou a hora de dar à colaboração a consideração que ela merece

A colaboração eficaz é imensamente maior do que apenas uma soft skill individual - quando feita de forma consciente, economizará dinheiro e tempo, aumentará a produção e diminuirá a rotatividade dos funcionários.