Si l’avenir des espaces de travail modernes est hybride, une collaboration efficace est la clé du succès pour les équipes. Mais pour de nombreux dirigeants, la collaboration n’est rien de plus qu’un mot à la mode et les moyens de l'améliorer globalement au sein de votre organisation, restent un peu flous.

Certes, il n’y a rien de compliqué à inviter davantage de collègues à participer à des réunions récurrentes ou à ajouter un autre outil de communication à votre arsenal technologique pour se féliciter ensuite d’une initiative de collaboration « réussie ». 

Mais une collaboration réellement efficace requiert des compétences individuelles et organisationnelles, de la stratégie et de la créativité, et son amélioration doit être traitée avec la même rigueur et la même détermination que toute autre initiative menée à grande échelle. Il ne s’agit pas seulement de rayer un élément de votre liste de tâches en organisant une réunion quotidienne avant que chacun ne se retire dans son coin pour le reste de la journée, mais d’un processus de développement continu.

Ainsi, une collaboration efficace ne consiste pas seulement à intensifier les interactions, mais aussi à accroître leur impact. Elle ne devrait pas simplement se traduire par une amélioration du moral, de la confiance et de la communication entre les collaborateurs, mais aussi par une augmentation tangible des résultats de votre entreprise et de sa capacité à innover.

Les coûts cachés d’une collaboration inefficace

La popularisation du travail asynchrone a entraîné le développement de nombreuses mauvaises habitudes qui conduisent à une inefficacité chronique. Ces tendances négatives de collaboration ont créé des situations où les équipes ont souvent l’impression de travailler ensemble, alors qu’en réalité, elles brassent du vent en axant leurs efforts sur des comportements collectifs qui ne favorisent pas l’innovation.

Quel rapport avec le sujet qui nous préoccupe ? L’adage « le temps, c’est de l’argent » est souvent considéré comme une banale platitude, mais il s’applique parfaitement ici. Voici quelques exemples de collaboration inefficace qui pourraient vous coûter cher sur ces deux plans.

Une collaboration inefficace est le résultat d’un manque de documentation

Garder une équipe au diapason n’est pas chose aisée, surtout lorsque ses membres sont répartis sur plusieurs sites et fuseaux horaires. Même si cela n’en a pas l’air, la tenue d’une documentation adéquate est indispensable pour améliorer l’efficacité de la collaboration. Sans cela, les membres de l’équipe sont souvent obligés de perdre du temps à chercher eux-mêmes les bonnes informations plutôt que d’appliquer concrètement ces connaissances dans le cadre de leur travail.

Par exemple, un rapport récent indiquait que les développeurs ne consacrent généralement que 30 à 40 % de leur temps au développement de fonctionnalités ; le reste étant principalement occupé par les tâches administratives et les retards. En outre, cette étude a révélé que le fait de gagner seulement deux heures par semaine dans une organisation comptant 200 développeurs permettrait de réaliser une économie annuelle de 2,8 millions de dollars, ce qui équivaut à peu près au salaire annuel de 10 développeurs à temps plein. Avec une meilleure documentation pour réduire la charge administrative des équipes, il n’est pas difficile d’imaginer qu’une plus grande partie de ce temps et de cet argent sera consacrée à des projets de collaboration essentiels.

Lorsque les employés savent où chercher les réponses, ils peuvent utiliser leur temps de manière plus efficace. Les équipes qui parviennent à maîtriser l’art de la documentation continue donnent à leurs membres le contexte nécessaire pour assumer leurs responsabilités au sein des projets et des initiatives.

Une collaboration inefficace crée des réunions inutiles

Un récent sondage a révélé qu’en moyenne, les employés estiment qu’un tiers de leurs réunions hebdomadaires sont inutiles. Elles ne sont pas seulement agaçantes, elles sont aussi coûteuses. En réalité, les grandes entreprises pourraient économiser 2,5 millions de dollars par an rien qu’en supprimant les réunions inutiles.

En optimisant les capacités de collaboration de votre équipe, vous atteindrez probablement plus rapidement les résultats escomptés, ce qui vous évitera d’avoir à organiser des réunions de suivi inutiles.

Une collaboration inefficace peut vous coûter des employés

Un récent rapport de Lucid a montré que dans une réunion donnée, 57 % des participants ont un style de collaboration préféré qui n’est probablement pas proposé. Le fait que plus de la moitié de votre équipe ne se sente pas encouragée à partager ses bonnes idées et ses réflexions est problématique, non seulement pour la créativité et la satisfaction au travail de ces personnes, mais aussi pour la capacité de votre entreprise à les fidéliser.

Une autre étude a révélé que dans les lieux de travail qui ne mettent pas en œuvre une collaboration inclusive, les employés sont 10 fois plus motivés à partir voir si l’herbe est plus verte ailleurs. Le fait de perdre ne serait-ce qu’un seul employé est susceptible d’augmenter les coûts de formation et de perfectionnement, d’accroître le risque d’autres départs et d’affecter l’innovation de votre équipe en général.

Conseils pratiques pour une collaboration plus efficace

Si votre entreprise a du mal à se débarrasser des facteurs qui rendent la collaboration inefficace, voici quelques techniques qui vous y aideront :

1. Auditer régulièrement le processus collaboratif de votre équipe

Réalisez des bilans réguliers pour évaluer les efforts de collaboration de votre équipe. Vous pouvez le faire de manière formelle dans le cadre d’une rétrospective de sprint ou de projet, ou de manière informelle aussi souvent que nécessaire.

Préparez une série de questions pour renforcer la cohérence et la fiabilité de ces audits. Les questions doivent être personnalisées pour refléter les objectifs métier de votre entreprise, mais tenez compte de quelques-unes de ces recommandations :

1. Quel pourcentage de participants ont activement contribué à la dernière réunion, en formulant des commentaires et en partageant leurs idées ? Comment ce chiffre a-t-il évolué par rapport aux réunions précédentes ?
2. Comment la dernière réunion vous a-t-elle rapproché de la réalisation de votre objectif, si tel est le cas ? 
3. Comment décririez-vous la productivité générale de votre équipe récemment ? Est-ce qu’elle a augmenté, diminué ou est restée la même ? Quelles en sont les raisons d’après vous ?
4. De quelle manière votre dernière réunion a-t-elle permis d’atténuer les problèmes prévisibles du projet ?

Réfléchissez aussi aux méthodes de collaboration dans le cadre de votre audit. Si ce n’est pas déjà fait, demandez-vous si votre équipe ne gagnerait pas à remplacer les discussions en salle ou les réunions Zoom par des ateliers collectifs sur une plateforme de collaboration visuelle. Ces dernières disposent d’outils et de modèles qui offrent des possibilités illimitées en matière d’implication et d’innovation (nous y reviendrons dans un instant).

2. Utiliser des modèles

Lorsque vous choisissez d’utiliser des modèles pour votre équipe, vous créez un pont entre les différents styles de collaboration afin que chacun se sente à l’aise pour contribuer. Cette stratégie réduit le temps nécessaire pour mettre les participants au diapason et permet à chacun d’entrer plus rapidement en phase de réflexion créative.

Si vous cherchez un point de départ, voici quelques suggestions.

3. Intégrer des brainstormings pre-mortem

Plus vous investissez de temps en amont pour anticiper les difficultés, plus vous en gagnerez à l’autre bout du projet, que vous pourrez consacrer à d’autres travaux collaboratifs. Organiser une discussion préliminaire permet à votre équipe d’entamer des discussions approfondies sur les obstacles et les problèmes potentiels dès le début d’un projet afin de réduire les risques d’échec. 

4. Documenter au fur et à mesure

Les adultes comprennent en moyenne 323 % plus facilement des instructions lorsqu’elles comportent des éléments visuels. Une fois que votre équipe a adopté une plateforme de collaboration visuelle, vous pouvez normaliser les procédures improvisées qui ont fait leurs preuves et enrichir en permanence le référentiel d’innovation de votre équipe.

Lorsque vous utilisez un outil de collaboration visuelle comme plateforme centralisée pour l’ensemble de votre travail collaboratif, vous ne constaterez jamais une baisse dans l’innovation et dans la collaboration après une réunion. Vous pourrez plus facilement continuer à travailler de manière asynchrone en conservant toutes vos notes, idées et processus dans un espace partagé.

Cette approche permet non seulement d’harmoniser rapidement et facilement l’ensemble de l’entreprise afin que les informations puissent être partagées avec tous ceux qui en ont besoin, mais aussi de renforcer votre stratégie d’innovation afin que chacun soit impliqué dans le processus de création.

5. Toujours prévoir un plan

Si vous laissez l’ordre du jour de votre réunion au hasard, attendez-vous à un manque d’efficacité. Le fait d’avoir un plan clair pour une réunion garantit que les sujets importants soit traités en priorité, qu’il n’y a pas de perte de temps et que la participation y soit encouragée.

Envoyez votre programme quelques jours à l’avance et pensez à inclure des points de préparation. Ainsi, les participants arriveront prêts à se plonger dans le processus de collaboration.

6. Travailler sur une plateforme de collaboration visuelle

Les applications de collaboration sont indispensables pour assurer l’efficacité de votre équipe. Sans elles, beaucoup de temps est perdu à passer d’un outil à l’autre pour consulter les processus stratégiques et les sources de vérité. Compiler vos informations clés dans une suite de collaboration visuelle comme Lucid vous permet de suivre votre travail de manière détaillée tout au long de son cycle de vie, tout en l’intégrant aux autres applications de collaboration pratiques que vous utilisez déjà.

Il est temps d’accorder à la collaboration la place qu’elle mérite

Une collaboration efficace est bien plus qu’un simple savoir-faire individuel - lorsqu’elle est menée consciencieusement, elle vous permet de gagner du temps et de l’argent, d’augmenter vos résultats et de limiter la rotation du personnel.