Si el futuro de los lugares de trabajo modernos es híbrido, la colaboración efectiva es la clave que permite a los equipos alcanzar el éxito. Sin embargo, para muchos líderes, la colaboración es solo una palabra de moda, y encontrar formas prácticas de mejorar la forma en que tu organización colabora a nivel macro puede sentirse como atravesar una niebla espesa.

Puede resultar sencillo invitar a más colegas a participar en reuniones periódicas o añadir otra herramienta de comunicación a tu pila tecnológica y sentirse satisfechos por una iniciativa de colaboración "exitosa". 

No obstante, la colaboración realmente efectiva es un conjunto de habilidades individuales y organizacionales que exige estrategia y creatividad, y optimizar la colaboración es un objetivo que debe tratarse con la misma rigurosidad e intención que cualquier iniciativa empresarial a gran escala. Es más que un elemento por tachar de la lista de tareas con una sesión informativa diaria antes de que todos se retiren a sus silos durante el resto del día: es un proceso de crecimiento continuo.

De esta manera, la colaboración eficaz no se trata, simplemente, de una mayor actividad, sino de un mayor impacto, y el resultado de una colaboración eficaz no debería ser solo una mayor moral, confianza y comunicación entre los compañeros de equipo, sino también aumentos tangibles en la facturación de tu negocio y la capacidad de innovar.

Los costos ocultos de la colaboración ineficiente

La popularización del trabajo asincrónico ha dado lugar al desarrollo de muchos malos hábitos que conducen a la ineficacia crónica. Estos antipatrones de colaboración han creado situaciones en que los equipos a menudo sienten que están haciendo un trabajo colaborativo, pero, en realidad, funcionan de manera ineficiente, ya que dedican sus esfuerzos a comportamientos colaborativos que no impulsan la innovación.

¿Por qué es importante? A menudo, el dicho "el tiempo es dinero" se considera un lugar común banal, pero en realidad se aplica en este caso. Aquí hay algunas formas en las que la colaboración ineficiente podría estar costándote tiempo y dinero.

La colaboración ineficiente es el resultado de una mala documentación

Se necesita mucho para mantener a un equipo alineado, en especial, cuando sus miembros están distribuidos en distintas ubicaciones y zonas horarias. Aunque no lo parezca, mantener una buena documentación es crucial para una colaboración más eficiente. Sin ella, las personas se ven a menudo obligadas a dedicar más tiempo a buscar la información correcta por sí mismos en lugar de aplicar los conocimientos en entornos centrados en el trabajo en equipo. 

Por ejemplo, un informe reciente concluyó que los desarrolladores, normalmente, solo invertían entre el 30 y el 40 % de su tiempo en el desarrollo de funciones; el resto de su tiempo de trabajo se dedicaba, sobre todo, a tareas administrativas y postergaciones. Además, descubrió que ahorrar solo dos horas a la semana en una organización con 200 desarrolladores generaría un ahorro anual de USD 2,8 millones, el equivalente aproximado a los sueldos anuales de diez desarrolladores a tiempo completo. Con una mejor documentación para reducir la carga administrativa de los equipos, no es difícil imaginar más de ese tiempo y dinero gastado en proyectos críticos de colaboración.

Cuando las personas saben dónde buscar las respuestas, su tiempo se puede dedicar a lo que mejor saben hacer. Los equipos que pueden dominar el arte de documentar sobre la marcha facilitan a los miembros el contexto necesario para asumir la responsabilidad de los proyectos y las iniciativas.

La colaboración ineficiente crea reuniones innecesarias

Una encuesta reciente concluyó que, en promedio, los empleados sienten que un tercio de sus reuniones semanales son innecesarias. Esto no solo es frustrante, sino también costoso. De hecho, las grandes empresas podrían ahorrar USD 2,5 millones al año, simplemente, suprimiendo las reuniones innecesarias.

Al refinar los esfuerzos de colaboración de tu equipo, es probable que alcances el resultado deseado de la reunión de forma más rápida, lo que elimina las reuniones de seguimiento innecesarias.

La colaboración ineficiente podría costarte empleados

Un informe reciente de Lucid reveló que en cualquier reunión, el 57 % de los asistentes tiene un estilo de colaboración preferido que probablemente no se esté atendiendo. La consecuencia de que más de la mitad de tu equipo probablemente no se sienta empoderado para compartir sus mejores ideas y pensamientos es problemática, no solo por su propia creatividad y satisfacción laboral, sino por la capacidad de tu negocio para retenerlos.

Otro estudio reveló que la intención de rotación de los empleados es 10 veces mayor en lugares de trabajo que no fomentan la colaboración inclusiva. Es probable que la pérdida de incluso un solo empleado aumente los costos de capacitación y desarrollo, aumente el riesgo de un mayor desgaste y afecte la innovación de tu equipo en general. 

Consejos prácticos para una colaboración más eficiente

Si tu negocio se está esforzando para deshacerse de algunas de estas causas de colaboración ineficaz e ineficiente, estas son algunas técnicas que puedes usar:

1. Audita de forma frecuente el proceso colaborativo de tu equipo

Realiza auditorías periódicas para evaluar los esfuerzos de colaboración de tu equipo. Puedes hacer esto formalmente como parte de una retrospectiva de proyecto o sprint, o informalmente con la frecuencia que necesites. 

Desarrolla algunas preguntas para aumentar la uniformidad y confiabilidad de estas auditorías. Las preguntas deben personalizarse para reflejar los objetivos de tu negocio, pero considera algunas de estas recomendaciones: 

1. ¿Qué porcentaje de asistentes participó de forma activa en la última reunión, proporcionando comentarios y compartiendo ideas? ¿Cómo se compara esta participación con las reuniones anteriores?
2. ¿De qué manera la última reunión te acercó a la meta, si es que lo hizo? 
3. ¿Cómo describirías la productividad general de tu equipo recientemente? ¿Aumentó, disminuyó o permaneció igual? ¿Por qué crees que es así?
4. ¿De qué manera la última reunión mitigó los problemas previsibles del proyecto?

Asimismo, reflexiona sobre los métodos de colaboración como parte de tu auditoría. Si aún no lo has hecho, considera si tu equipo pudiera beneficiarse de convertir un chat en la sala de reuniones o una reunión por Zoom en una sesión de trabajo colaborativo en una plataforma de colaboración visual. Estas tienen herramientas y plantillas que ofrecen infinitas oportunidades de interacción e innovación (más información en un momento).

2. Utiliza plantillas preexistentes

Si seleccionas plantillas útiles para tu equipo, creas un puente entre los diferentes estilos de colaboración de las personas para que todos se sientan cómodos contribuyendo. Así disminuye la cantidad de tiempo de preparación que se necesita para que las personas estén informadas, por lo que todos ingresan más rápido a la zona de pensamiento emergente.

Si buscas un lugar para empezar, aquí tienes algunas sugerencias.

3. Incorpora lluvias de ideas de análisis preliminares

Cuanto más tiempo puedas invertir por adelantado en anticiparte a las dificultades, más tiempo te ahorrarás en el extremo opuesto del proyecto, que podrá dedicarse a otros proyectos de colaboración. La organización de un debate de análisis preliminar permite a tu equipo entablar diálogos exhaustivos sobre los posibles obstáculos y factores adversos en las primeras etapas de un proyecto como forma de reducir el potencial de fracaso. 

4. Acostúmbrate a documentar sobre la marcha

El adulto promedio es un 323 % mejor en la comprensión de las instrucciones cuando incluyen elementos gráficos. Una vez que tu equipo adopte una plataforma de colaboración visual, puedes codificar procedimientos ad hoc exitosos y agregarlos continuamente al repositorio de innovación de tu equipo. 

Cuando utilices un lienzo de colaboración visual como centro de todo tu trabajo colaborativo, nunca sentirás la caída de la innovación y la colaboración después de la reunión; podrás seguir colaborando más fácilmente de forma asincrónica con todas tus notas, ideas y procesos contenidos en un espacio compartido.

Esto no solo permite una alineación rápida y fácil en toda la empresa para que la información se pueda compartir con quien la necesite, sino que también profundiza la arquitectura innovadora de tu negocio para que todos estén involucrados en el proceso creativo. 

5. Siempre idea un plan

Si dejas la agenda de reuniones al azar, la ineficiencia, probablemente, será el único resultado. Tener un plan definido para una reunión garantiza que se prioricen los temas importantes, que no se desperdicie tiempo y que se fomente la participación. 

Envía tu agenda con unos días de antelación y considera incluir elementos de preparación. De esa manera, los asistentes pueden llegar listos para pasar directamente al proceso de colaboración. 

6. Colabora en una plataforma de colaboración visual

Las aplicaciones cohesivas son parte integral de la eficacia de tu equipo. Sin ellas, se pierde demasiado tiempo innecesariamente saltando de una herramienta a otra para poder acceder a procesos y fuentes de verdad críticos. Recopilar información clave en una suite de colaboración visual como Lucid te permite examinar tu trabajo de manera integral a lo largo de su ciclo de desarrollo mientras se integra al mismo tiempo con otras aplicaciones de colaboración útiles que ya estás usando.

Es momento de darle a la colaboración la consideración que merece

La colaboración eficaz es mucho más que una simple habilidad individual: cuando se hace a conciencia, te ahorrará dinero y tiempo, aumentará la producción y reducirá la rotación de personal.