Gestão de projetos: metodologia Ágil x tradicional

A gestão de projetos ágil e a tradicional oferecem vantagens distintas, então a escolha entre as duas exige uma reflexão cuidadosa sobre qual se encaixa melhor na sua equipe. Segundo o 17º Relatório do Estado do Ágil, mais de 70% das organizações usam estruturas ágeis, mas há casos em que uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos pode ser mais vantajosa.

Este é um guia rápido que compara as abordagens tradicional e ágil de gestão de projetos para ajudar você a tomar a decisão certa para sua equipe e para os projetos que você tem em mãos. 

O que é gestão ágil de projetos? 

Ágil é uma metodologia de gestão de projetos que se concentra na criação de resultados por meio de um processo evolutivo. Cada projeto passa por diversas etapas iterativas que refinam e ajustam o produto com base em informações do cliente, da equipe e do ambiente. 

Em vez de planejar tudo antecipadamente, a gestão ágil usa várias etapas e feedback do cliente para refinar um projeto em “rascunho” até chegar a uma versão final. O método ágil enfatiza o trabalho em equipe e aproxima o cliente da equipe de projeto. 

Ao longo do processo, a equipe desenvolve versões do produto, em vez de trabalhar em uma única versão até a entrega final. Problemas e desafios são vistos como oportunidades para moldar o produto inicial, transformando obstáculos em insumos valiosos para o desenvolvimento. 

Quando usar a gestão de projetos ágil

A metodologia ágil funciona melhor em projetos com alto nível de ambiguidade e incerteza. A gestão de projetos ágil também é uma boa opção quando os clientes precisam estar mais envolvidos no desenvolvimento do produto ou quando você quer aumentar a transparência e a colaboração na sua equipe.

Se o seu projeto é rotineiro e simples, talvez a gestão em cascata seja uma opção mais adequada. 

Benefícios da metodologia ágil

• Flexibilidade: a gestão de projetos ágil permite que as equipes se adaptem rapidamente com base no feedback dos clientes ou do ambiente. 
• Transparência: com feedback contínuo incorporado ao próprio processo de gestão de projetos, o ágil é bastante transparente e mantém os clientes finais informados em cada etapa. Isso ajuda a reduzir a confusão e a gerenciar expectativas. 
• Melhor colaboração: ao envolver equipes, clientes, usuários e outras partes interessadas no projeto, o ágil estimula uma colaboração mais forte. 
• Resolução eficiente de problemas: os problemas são identificados cedo, quando muitas vezes são mais fáceis de resolver, em vez de surgirem apenas após o lançamento. O produto passa por testes regulares para que os problemas sejam resolvidos com eficiência. 

Características importantes do modelo Ágil

O ágil é uma metodologia que nasceu do desenvolvimento de software. Por isso, esse tipo de gestão de projetos surgiu para atender às necessidades e expectativas das equipes de software, mas pode ser usado por qualquer tipo de equipe, inclusive equipes não técnicas.

Com a metodologia ágil, sua equipe deve esperar entregar atualizações regulares aos clientes e incorporar feedback com frequência. Em geral, o progresso do projeto acontece em ciclos de duas a quatro semanas, chamados sprints. Ao realizar eventos ágeis como o planejamento de sprint e reuniões diárias, toda a equipe acompanha o status de cada projeto e pode dar opiniões ou ajudar com problemas à medida que surgem .

Muitos eventos ágeis são realizados presencialmente, mas, se você tem uma equipe distribuída, pode usar modelos ágeis online para ajudar a conduzir o planejamento.

É importante ter em mente que o método ágil pode ser menos previsível, mais exigente e não tão claro para sua equipe. Com menos documentação e planejamento inicial do que outras formas de gestão de projetos, o método ágil às vezes pode causar frustração se as partes interessadas não estiverem envolvidas o suficiente. 

O que é gestão de projetos tradicional (em cascata)?

A gestão de projetos tradicional pressupõe que um projeto possa ser planejado com antecedência, sofrendo relativamente pouca mudança no escopo.Em um projeto em cascata, poucas incertezas são esperadas.Os projetos são definidos no início e seguem um processo simplificado e consistente até que o produto seja implementado e a manutenção comece.  

Projetos waterfall seguem um ciclo de vida idêntico com marcos semelhantes, que envolvem planejamento, design, implementação, teste, entrega e manutenção. Como há baixa ambiguidade, é esperado que um projeto dentro dessa abordagem seja altamente linear. 

Esse estilo funciona melhor para projetos bem definidos e fica em desvantagem em projetos com perguntas não respondidas, falta de informações ou conceitos experimentais. 

Fases da abordagem tradicional de gestão de projetos

1. Documentação e coleta de requisitos: antes de começar o projeto, você inicia com brainstorming e planejamento detalhados. Reúna as partes interessadas e descreva todos os requisitos do projeto, defina orçamentos, monte a equipe adequada e distribua documentação clara a todos os integrantes. 
2. Projeto do sistema: comece a projetar o sistema e a criar especificações e requisitos claros para o hardware. Determine quais linguagens de programação serão usadas e prepare-se para qualquer codificação necessária no projeto. 
3. Implementação: crie um produto funcional quase pronto para entrar em produção. As equipes de programação provavelmente vão reunir vários lotes menores de código em um sistema completo. 
4. Testes: teste o sistema em profundidade e peça feedback aos testadores, especialmente sobre problemas encontrados. Refine o design e o código do produto com base no que for identificado. 
5. Entrega e implantação: Prepare-se para lançar e entregar o produto. 
6. Manutenção e atualizações: crie atualizações e ofereça manutenção ao produto à medida que os clientes identificam problemas. A equipe desenvolve patches com frequência para manter o sistema funcional e operando conforme as especificações originais. 

Benefícios da gestão de projetos tradicional

A gestão de projetos em cascata (ou Waterfall) oferece benefícios para equipes que trabalham em projetos claramente definidos. Essas vantagens fortalecem o projeto como um todo e melhoram os resultados: 

• Direção clara: do início ao fim, a estrutura dos projetos em cascata é bem definida, e cada etapa precisa ser concluída antes que a equipe avance para a próxima. Você não pode, por exemplo, implementar antes de definir requisitos e projetar o sistema. Com o planejamento feito desde o início e concluído logo no início do processo, a equipe determina rapidamente o que vem a seguir, independentemente da fase atual do projeto. 
• Documentação clara: graças a essa clareza inicial, a equipe sabe quais são as metas e encontra com facilidade o que precisa na documentação. O foco permanece na meta final ao longo de todo o projeto, com marcos bem definidos para garantir que o trabalho continue no rumo certo. 
• Único ponto de responsabilidade: o gerente de projetos tem a responsabilidade final e atua como único ponto de responsabilidade, mantendo a equipe organizada, focada e responsável. Se alguém tiver dúvidas ou se uma decisão precisar ser tomada, o gerente de projetos orienta o caminho. 

Pontos problemáticos que os gerentes de projeto enfrentam na gestão de projetos tradicional

A gestão de projetos tradicional tem limitações específicas: 

• Dependência do gerente de projetos: nem todos na equipe conhecem o status do projeto, já que a comunicação sobre o progresso geral depende fortemente dos esforços do gerente de projetos. Nesse sentido, a posição central do gerente de projetos pode ser tanto uma força quanto uma fraqueza. 
• Pouca ou nenhuma participação dos clientes: os clientes muitas vezes não têm oportunidade de influenciar o desenvolvimento do produto depois que o projeto começa. 
• Menos flexibilidade: quando surge um problema, as equipes muitas vezes precisam voltar ao primeiro estágio e recomeçar, o que atrasa a entrega e pode estourar o orçamento do projeto.

Gestão de projetos tradicional x ágil: como escolher a abordagem correta

Ambos os tipos de gestão de projetos têm diferentes pontos fortes e limitações. A metodologia mais adequada para você provavelmente depende do tipo de produto que está sendo desenvolvido. Embora possa ser difícil escolher entre as abordagens de gestão de projetos tradicional e ágil, com um pouco de pesquisa e reflexão, é provável que você perceba que uma delas se encaixa melhor às suas necessidades do que a outra. 

Necessidades do projeto

Analise bem o seu projeto. Se o prazo estiver definido, o modelo waterfall pode ser melhor. Isso torna possível decidir todos os detalhes antes de começar. Em seguida, você pode acompanhar o ciclo de vida do projeto desde as exigências até as etapas de implementação e manutenção. Se o prazo for curto, a metodologia Agile permite que o produto seja construído mais rapidamente com feedback regular durante o processo.

Necessidades da equipe

Se a equipe já estiver familiarizada com um certo tipo de projeto e um certo estilo de gestão de projetos, isso também pode orientar sua decisão. Por exemplo, se a equipe tiver familiaridade com o funcionamento da metodologia Agile, pode ser mais adequado usá-la para a maioria dos projetos realizados pela equipe (ou para todos os projetos realizados pela equipe). 

Confira o histórico e as preferências das pessoas que fazem parte da equipe. Peça a opinião delas também, se possível. 

Outros fatores a considerar:

• Natureza do projeto: alguns projetos se encaixam melhor em uma ou outra estrutura de gestão de projetos. Por exemplo, um projeto com o qual sua equipe tem bastante experiência e familiaridade pode ser uma boa opção para o método waterfall.
• Processos organizacionais existentes: equipes cujos processos estabelecidos se encaixam em um método específico (por exemplo, reuniões regulares de sprint) podem preferir esse método nos seus projetos. 
• Orçamento: o modelo em cascata é ótimo quando o orçamento é claramente definido e específico. 
• Cronograma do projeto: com um prazo mais curto, o método Agile ajuda a sua equipe a entregar rapidamente. 

Como ajustar a abordagem no meio do projeto quando necessário

Às vezes, é necessário ajustar a abordagem no meio do projeto. Lembre-se de trazer especialistas se for preciso, engajar as partes envolvidas e ter alta visibilidade sobre o seu projeto. Talvez você tenha que refazer parte do planejamento, dependendo de onde se está no ciclo de vida do projeto.