A meta de qualquer tentativa de melhoria de processos é aumentar a eficiência das operações da empresa. Para isso, as equipes identificam as práticas desnecessárias de um processo, visando eliminar ineficiências, gargalos e redundâncias. 

Porém, não basta apenas identificar qual é o problema. O verdadeiro desafio é determinar como implementar uma melhoria no processo.

Quais são os erros mais comuns das empresas ao tentarem melhorar os processos? E como evitá-los? Como abordar um projeto de melhoria dos processos e aumentar o valor ao medir os resultados? Por fim, como fazer as equipes pensarem na melhoria de processos como um procedimento contínuo, ao invés de esporádico e reativo? 

É para isso que estamos aqui para informar você.

Criando uma base: metodologias de melhoria de processos

Para resolverem essas questões, a maioria das empresas implementa uma metodologia de gestão e aprimoramento de processos. As mais conhecidas são: 

• Lean Six Sigma: combina princípios lean (enxutos) para eliminar desperdícios com o foco do Six Sigma na redução dos defeitos.
• Metodologia ágil: consiste em dividir projetos em fases, incentivar feedback e iterações rápidos e promover colaboração e melhorias constantes.
• Modelagem de processos de negócios (BPM): uma abordagem sistemática à eficiência, eficácia e melhoria contínua, a fim de otimizar e gerenciar os processos na organização.
• Manufatura enxuta: visa a reduzir o desperdício e maximizar o valor; para isso, ela simplifica os processos de produção e dá ênfase à satisfação do cliente.
• Teoria das restrições: uma filosofia da gestão que visa a identificar e superar os gargalos ou restrições presentes no sistema, a fim de melhorar a eficiência e o desempenho no geral.

Embora todas essas metodologias tragam resultados, não existe uma única solução que se aplique a todas as organizações. A dependência a uma só metodologia pode gerar insatisfação entre as partes interessadas quando surgem ineficiências e os processos não são seguidos. 

Para algumas organizações, uma dessas metodologias pode ser uma solução completa e eficaz. Para outras, a combinação de diferentes abordagens é melhor. Portanto, pense bem sobre o que suas equipes precisam para alcançar o sucesso; e como se basear nessas metodologias para criar uma solução personalizada para a sua organização.

Se você não sabe se deve implementar uma metodologia específica ou mesmo partes de uma metodologia, confira essas dicas: 

• Identifique suas metas: sabendo seu objetivo, fica mais fácil decidir como começar. Ao identificar as metas, você saberá qual método usar para atingi-las.
• Conheça os gargalos: ao identificar seus obstáculos com precisão, você escolhe a melhor metodologia para resolvê-los ou determina o que precisa ser incorporado para eliminá-los.
• Peça feedback à sua equipe: sua equipe pode testar suas ideias e informar sobre as possíveis melhorias a serem implementadas. O feedback e dados quantitativos aprimorarão a avaliação do desempenho dos processos presentes ou passados.

Cinco erros comuns na melhoria de processos de negócios (e como evitá-los)

Nós já estamos melhorando nossos processos internos e ajudando nossos clientes com suas iniciativas de melhoria há muitos anos. Com isso, identificamos cinco armadilhas que deixam os projetos de melhoria de processos difíceis e frustrantes. É importante conhecer os erros comuns na melhoria de processos antes de iniciar uma iniciativa, pois evita possíveis obstáculos.

1. Falta de suporte de dados

Para melhorarem os processos, os líderes precisam dos dados para orientarem as decisões. Todos devem contribuir ativamente para a ideação. Dados são frequentemente encontrados em planilhas complexas, o que dificulta a geração de insights úteis. 

Juntas, as equipes podem propor melhorias nos processos já existentes e contribuir com ideias novas. O problema é que é difícil medir o impacto da implementação de todas essas ideias, sem falar em priorizá-las.

Em vez de pedir genericamente por contribuições vagas, faça uma análise quantitativa dos seus processos para determinar onde as equipes podem reduzir desperdícios e melhorar os fluxos de trabalho.

Ao priorizar ideias com base em dados e estabelecer planos de ação definidos, você evita que os membros da equipe se sintam excluídos nas reuniões.

Um dado que você pode estar ignorando é: estabelecer métricas de sucesso a cada etapa do processo. Como identificar a lentidão na conclusão de um projeto de melhoria de processos? Como as equipes podem determinar quais tarefas devem ser priorizadas? Para responder a essas perguntas, identifique as características de um processo bem-sucedido e como medir os resultados. 

Para identificar os processos a serem melhorados, os líderes devem primeiro avaliar o desempenho dos projetos anteriores de acordo com as principais métricas. Essas métricas podem englobar eficiência, produtividade, tempo de ciclo, tempo de resposta, eficácia, capacidade, pontualidade, entre outras.

Utilize a metodologia SMART (específica, mensurável, atingível, relevante e com prazo) para estabelecer metas razoáveis e quantificáveis associadas às métricas identificadas. Estabelecer metas atingíveis aumenta a visibilidade entre os membros da sua equipe.

Com os dados iniciais e as metas definidas, fica mais fácil detectar algo fora do plano. Tendo essa informações, os líderes podem identificar problemas e dar às equipes opções mensuráveis para solucioná-los.

2. Operando com uma visão limitada

Muitas vezes, as equipes cometem o erro de se isolarem e tentarem melhorar seus próprios processos. O problema dessa abordagem é que as equipes não sabem como as melhorias nos seus próprios processos afetam outras equipes e departamentos, o que restringe a visibilidade e dificulta a medição dos resultados. 

Para melhorar os processos, é essencial uma visão sistêmica ao invés da perspectiva limitada a determinado grupo de pessoas. Uma visão mais ampla do processo possibilita que as equipes detectem e removam obstáculos. Para melhorar a eficiência dentro de um grupo, é essencial que essa melhoria contribua para a entrega de resultados.

O diferencial da Lucid é o compromisso com os recursos visuais orientados por dados. O uso dos recursos visuais como linguagem universal aprimora a comunicação. Com os recursos visuais da Lucid, cada equipe entende seu papel dentro do todo. Essa maior visibilidade vira um ponto crucial na melhoria de processos.

3. A falta de uma perspectiva do estado futuro

Ter um mapa do estado atual é essencial para identificar o que causa problemas no sistema (visto que pode não ser o que você esperava); por outro lado, não é bom se ater ao passado. As equipes também precisam ter uma visão clara do futuro para saberem o que precisa ser mudado e como.

Para minimizar esse problema, comece criando um mapa do estado futuro. Ao criar um documento que mapeia o futuro já no início, você garante o sucesso. Esse documento deve guiar suas equipes durante o projeto, mantendo todas as iniciativas coordenadas com a visão de sucesso no futuro.

Ao enxergar bem o processo ideal, fica mais fácil identificar as áreas do processo atual que não estão alinhadas ao estado futuro desejado. 

Começar com o fim em mente é um conselho clássico que também funciona para melhorar os processos de negócios.

Fica a dica: para planejar de forma eficaz o futuro do seu processo, as metas de melhoria precisam estar definidas. Ao determinar o que pretende realizar com as modificações ao fluxo de trabalho, você terá melhores condições para tomar decisões sobre o futuro. Se você precisar de ajuda para começar, confira esses modelos de configuração de metas.

4. Melhorar processos apenas de forma reativa

Não deixe para documentar o estado atual do processo quando ele precisar urgentemente de melhorias. Em vez disso, adote uma abordagem pró-ativa para documentar; e mantenha o estado atual mapeado como uma atividade contínua, não só como uma etapa inicial no projeto de melhorias dos processos.

Outra abordagem a considerar é que, ao desenvolverem um novo recurso ou realizar uma venda, as equipes podem documentar o fluxo de trabalho enquanto trabalham. Ao transformar o processo em si em um produto do trabalho, você garante que tudo está relacionado a um exemplo tangível. 

5. Envolver as pessoas erradas no momento errado

O sucesso se baseia em ter as pessoas certas disponíveis no momento adequado. Determinar quem são essas pessoas pode ser muito mais complexo do que parece inicialmente. Uma regra geral é envolver as pessoas mais próximas ao processo no projeto de melhoria. Embora seja verdade, essa regra tem limites.

Quem tem profundo conhecimento do processo presente é inestimável para mapear a situação atual; ele traz a perspectiva mais exata para se aproximar da fonte definitiva da verdade. 

No entanto, a equipe de liderança deve liderar o processo para desenvolver o processo futuro. Os principais objetivos das equipes de liderança é estabelecer visões gerais, superar barreiras ao grupo e esclarecer a visão.

Ao criar um estado futuro do processo (em conjunto com os envolvidos), eles podem cumprir todos esses objetivos e criar um plano de ação e visão mais claro para as equipes.

Como resultado, suas equipes se sentirão mais orientadas, apoiadas e capacitadas.

Três passos para melhorar seus processos

Os funcionários podem se queixar ao serem solicitados a melhorar um processo existente, e por razões compreensíveis.

Aperfeiçoar os processos pode ser visto como uma desvantagem perante o trabalho real, principalmente quando as equipes são obrigadas a criar projetos de melhoria de processos que não avançam. Ou, quando concluídos, os resultados não são monitorados, e os impactos não são quantificados.

Queremos que você evite essa frustração. As três etapas seguintes focam na melhoria de processos, ou seja, como melhorar efetivamente os processos, simplificar o trabalho das equipes, eliminar a frustração, superar obstáculos e melhorar os fluxos de trabalho para todos.

1. Gerar ideias e planejar

Como já abordamos na seção sobre armadilhas, muitas equipes ficam presas na etapa de ideação por se apegarem demais ao processo atual. Essas equipes gastam tempo preparando diversos esboços para avaliar o estado atual e passam por reuniões sem direção, tentando descobrir como melhorar. Em vez de cair nessa armadilha, use a visão do processo futuro para guiar a etapa de ideação e para melhor entender o estado atual. 

Reúna a equipe e esclareça a visão do futuro para que vocês possam ter uma sessão produtiva de brainstorming. A liderança deve guiar essa reunião e tentar eliminar os obstáculos que impedem a equipe de chegar ao melhor resultado.

Ao iniciar uma sessão de brainstorming, pergunte à sua equipe: "O que é o sucesso para você? Qual é o propósito do processo? Qual é nosso objetivo com esse processo? E por quê?" Desde o início, essas perguntas orientam suas equipes em uma discussão produtiva, visando ao futuro, o que pode resultar em um mapa preciso do estado futuro do processo.

Como as equipes de liderança podem detectar obstáculos? Considerando potenciais obstáculos e tendo uma visão geral. 

Uma das falhas mais comuns em um projeto de melhoria de processos é abordar o assunto de forma limitada. As equipes que se dedicam apenas a melhorar os próprios processos internos não atingem as metas, porque deixam de considerar o efeito de seus próprios processos no resto da organização. Ao melhorar o sistema, considere como a equipe e o processo se encaixam na estrutura organizacional. 

2. Projetar e construir

Isso nos leva a um dos pontos mais críticos da fase de planejamento e execução. Muitas vezes, as equipes encaram a documentação do estado atual ou futuro como um documento único e estático. Essa visão limitada impossibilita uma percepção eficaz do impacto da melhoria de processos. Em vez disso, as equipes devem trabalhar em camadas. 

As camadas são essenciais no processo de planejamento, pois permitem gerar uma visão geral e fácil de entender do processo, ao mesmo tempo que permitem gerar uma visão detalhada de cada etapa. Selecione uma plataforma que possibilite ter diferentes páginas de um único documento; e crie links para dar uma visualização dinâmica do seu novo processo.

Com a Lucid, você pode criar camadas em uma tela de desenho infinita e unificada, além de poder criar páginas distintas dentro de um mesmo documento. Para criar processos, a Lucid usa recursos visuais, que são uma linguagem universal aprimorada para melhorar o entendimento e refinar a interação, fazendo deles uma funcionalidade muito útil. 

A Lucid traz ótimos recursos de colaboração, tais como marcação e menção de membros da equipe no próprio documento; postagem de notas adesivas diretamente no mural para mostrar detalhes importantes; habilidade de trocar de uma visão geral para uma mais detalhada e vice-versa; sessões de votação diretamente no documento; e compartilhamento fácil dos documentos com qualquer usuário. Crie recursos visuais brilhantes e interativos na plataforma da Lucid com formas dinâmicas, formatação condicional, vinculação de dados e muito mais.

3. Lançar e monitorar

Após iniciar um novo fluxo de trabalho ou atualizar um existente, guarde toda a documentação criada durante o processo de melhoria de processos. Com essa documentação, você pode criar um repositório de documentos que mostra suas decisões inovadoras, processos de criação, iterações do projeto, monitoramento de resultados e muito mais.

Durante a fase de implementação e monitoramento da melhoria de processos, é importante procurar oportunidades para automatizar os fluxos de trabalho. Ficar responsável pela documentação manual e monitoramento dos dados é cansativo e propenso a erros. 

Em vez disso, é recomendado que sua plataforma tenha recursos inteligentes que atualizem automaticamente a documentação e deem visibilidade contínua. Isso envolve extrair dados de outros sistemas que registram a duração das etapas específicas. Dessa forma, os líderes terão uma visão em tempo real do processo e do progresso.

Usar a Lucid para criar recursos visuais de melhoria de processos, contribui para o seu repositório de inovação de forma orgânica. Por isso, a parceria com a Lucid é ideal para melhorar seus processos. 

Ao criar gráficos altamente inteligentes na nossa plataforma, você naturalmente cria um plano dinâmico de como otimizou os processos. Com essa documentação, fica fácil reproduzir estratégias bem-sucedidas, gerar feedback, trazer novas contratações, dar contexto para tomar decisões e muito mais.