À medida que as equipes de tecnologia buscam todos os caminhos para ganhar vantagem sobre os concorrentes, o conceito de inovação é muitas vezes referido como o diferencial entre empresas que prosperam e as que não. Dar uma definição real de "inovação" nos contextos de negócios é muitas vezes uma tarefa obscura — e documentar e medir a inovação é ainda mais difícil.

Mas mesmo que você consiga definir inovação, não é surpresa que empresas e líderes sintam que não estão fazendo o que deveriam. 

Um estudo de 2020 encomendado pela Microsoft descobriu que apenas 40% dos executivos sentiam que as empresas deles eram inovadoras com os produtos e serviços, em comparação com 56% do ano anterior. O estudo fez a seguinte observação:

"Embora a continuidade dos negócios e a produtividade tenham permanecido inalteradas, os líderes empresariais estão relatando uma diminuição da inovação em torno dos principais produtos e serviços. Por quê? Uma causa provável é que os trabalhadores relatam se sentir mais distantes da cultura da empresa, menos ligados às equipes e menos colaborativos."

Nossa própria pesquisa sobre o tema revelou um pedido semelhante por melhores formas de colaborar (e, em última análise, de inovar) em um ambiente onde os trabalhos híbrido e remoto se tornaram a norma. 75% dos colaboradores entrevistados citaram a colaboração — não a produtividade — como o fator que mais sofreu em consequência do trabalho remoto, enquanto 28% dos gerentes da alta direção admitem que lutam para conceber soluções criativas e inovadoras no trabalho. 

O software de colaboração visual ajudou a preencher a lacuna

É obvio que a rápida adoção do trabalho remoto criou uma "lacuna de colaboração" entre as experiências vividas por colaboradores e líderes que faziam o melhor que podiam em circunstâncias extraordinárias e o desejo que possuíam de ter uma forma mais conectada de trabalhar. Também é claro que as ferramentas existentes, como e-mail, chat e chamadas de vídeo efêmeras, embora úteis, não estão à altura de serem as ferramentas abrangentes que as equipes distribuídas precisam para se sentirem alinhadas, criativas e inovadoras.

Por exemplo, outra pesquisa realizada pela Lucid descobriu que mais da metade dos participantes em uma determinada reunião tem um estilo de colaboração preferencial que não é atendido pelas ferramentas que estão sendo usadas. E enfrentando uma nova maneira de trabalhar sem as tracionais conversas no escritório e onde quadros brancos físicos não são possíveis, os líderes também expressaram a frustração de que as ideias geradas em reuniões virtuais muitas vezes são perdidas sem um local centralizado para gravá-las.

Felizmente, ao passarmos para o "Próximo Normal", plataformas de colaboração visual como a Lucid resolveram muitos desses problemas, e preencheram consideravelmente a lacuna de colaboração.

Espaços virtuais compartilhados onde as equipes podem replicar a experiência de estar frente a frente com um quadro branco e um bloco de notas adesivas provaram ser eficazes para 97% dos gerentes e 89% dos funcionários. E o software colaborativo que abrange todo o ciclo de vida do seu trabalho — desde a geração de ideias e o mapeamento da jornada do usuário até a diagramação inteligente e a modelagem da infraestrutura de nuvens — ajudou 82% das equipes a aumentar a colaboração e o alinhamento.

Mas à medida que as equipes continuam a se preparar para o futuro, a diretiva é clara e as apostas são altas: a colaboração precisa levar previsivelmente e regularmente à inovação.

É por isso que as ferramentas de colaboração visual emergentes devem ir além do brainstorming ou da comunicação. Para tornar a inovação previsível e reproduzível, as equipes devem transformar os artefatos do trabalho que fazem em plataformas de colaboração visual em um repositório de inovação, que serve como um modelo holístico para como sua empresa funciona, cresce e gera valor.

O que é um repositório de inovação e por que você precisa de um?

Um dos princípios do Manifesto ágil é priorizar o "software de trabalho em detrimento da documentação extensiva". 

Embora a ideia nunca tenha sido a de abandonar a documentação por completo, a simples menção do termo documentação pode gerar lamentos entre as equipes mais dinâmicas. A documentação é muitas vezes vista como um atraso, uma tarefa árdua, um empecilho ao que deveria estar fazendo — ou algo que você faz quando não tem nada mais para fazer. Como consequência, muitas vezes é feita sem rigor ou regularidade.

A realidade? A documentação não serve apenas para funções altamente técnicas e tecnologias complexas, e não deve ser vista como uma parede que você precisa escalar no final de um projeto. Ela pode e deve ser algo incorporado à maneira como equipes inovadoras geram ideias, planejam, projetam, constroem e lançam novos produtos.

É por isso que as equipes precisam expandir a compreensão (e a aceitação) sobre a documentação como algo que vai além de documentos técnicos mortos e impenetráveis, focando na construção de um repositório de inovação.

Um repositório de inovação é uma nova maneira de pensar na documentação como um processo "sempre ativo". Em essência, um repositório de inovação é construído de toda a documentação visual que forma um projeto vivo do seu negócio. Ela inclui sessões de trabalho colaborativo, storyboarding, jornadas do usuário, mapas de processos, wireframes de experiência do usuário, cronogramas de projetos, murais para planejamento de Sprint, arquitetura em nuvem, retrospectivas, revisões de lançamento e muito mais.

Assim como uma wiki da empresa serve como um registro vivo de procedimentos, benefícios, declarações de missão, conjuntos de visões e diretrizes de identidade visual que mantêm um negócio em andamento, o objetivo de um repositório de inovação é capturar como as ideias ganham vida, como o trabalho é feito, onde a inovação está acontecendo e como o sucesso é medido e replicado, a fim de manter o negócio em constante inovação.

Quando construído em um conjunto de colaboração visual como a Lucid, um repositório de inovação destila ideias, processos e planos complexos em visuais fáceis de entender por meio de diagramação inteligente e recursos de quadro interativo.

Quando as ideias podem ser facilmente gravadas no ponto de início, a inovação tem o rastro certo para seguir. Feito de forma correta, seu repositório de inovação reduz a lacuna entre fazer o trabalho e documentar o trabalho até o ponto em que a lacuna basicamente não exista. 

Então, o que seria um bom repositório de inovações?

É importante observar que um repositório de inovação não é uma documentação única, mas sim um modelo mental para exibir todos os quadros colaborativos, documentos, gráficos e planos que suas equipes produzem como documentos dinâmicos e vivos de como sua empresa executa as melhores ideias. 

Com o tempo, esses artefatos devem ser organizados, iterados e codificados de forma sistemática sob a égide de um “repositório de inovação”. Quando feito com rigor, um repositório de inovação permite que qualquer pessoa na empresa (seja um executivo de alto escalão ou um colaborador individual recém contratado) se informe rapidamente sobre como o trabalho significativo é feito em uma determinada equipe ou unidade, eliminando assim as lacunas de contexto e os silos de conhecimento que muitas vezes dificultam a colaboração fluida.

Para que a inovação se torne a norma, manter um repositório de inovação não é apenas algo "legalzinho de ter", mas um requisito para permanecer competitivo e ágil. Um bom repositório de inovação:

• Atua como uma plataforma de lançamento para mudança: para organizações que passam por mudanças em larga escala — como uma reorganização da empresa, transformação digital, expansão para nuvem ou mudança para trabalho híbrido — um repositório de inovação pode servir como um "estado atual" holístico da sua empresa que fornece um ponto de partida comum para executivos. Ter um repositório prontamente disponível e fácil de entender para mudanças que já aconteceram, ideias que foram deixadas para trás e apostas que foram feitas permite que você conduza seu barco com confiança.
   
• Torna suas equipes mais eficientes ao longo do tempo: com um repositório de inovação criado em uma tela visual como o Lucid, você pode monitorar meticulosamente o que funciona e o que não funciona ao longo do tempo e evitar a retomada de conversas complexas para resolver problemas difíceis que já foram resolvidos outras vezes.
   
• Reduz o tempo de aprendizado resultantes da saída de funcionários ou crescimento natural da empresa: para equipes que foram forçadas a reduzir a força de trabalho — ou para empresas de hipercrescimento que não conseguem contratar rápido o suficiente — um repositório de inovação funciona como um aniquilador de silos. Mantendo todas as suas melhores notas, WIPs e linhas de pensamento em um espaço de trabalho compartilhado altamente visual, seus funcionários podem se atualizar, agregar valor mais rápido e facilmente continuar de onde outros pararam.
   
• Democratiza a tomada de decisões: repositórios de inovação ajudam ideias e soluções significativas que realmente resolvem problemas a se sobreporem à política de escritório e à hierarquia dos cargos. 

Uso da colaboração visual para fazer da inovação a norma

Inovação sem documentação é como publicar um livro de receitas com uma lista de ingredientes, mas sem o passo a passo. Para ser realmente valioso, seu repositório de inovação deve ser algo fácil de entender e incorporado aos locais, às plataformas, aos murais e aos documentos de planejamento onde suas equipes já estão trabalhando.

Ele deve pintar um quadro claro não apenas da inovação que sua equipe produziu, mas de como ela ganhou vida — desde a geração da ideia ou do planejamento até a execução em escala.

Com uma suíte de colaboração visual como a Lucid, documentar o trabalho pode se tornar um hábito na realização do trabalho. Ao promover uma forma intuitiva de trabalhar, mantendo o trabalho em um único lugar para tornar suas equipes mais eficazes, produtivas e eficientes, você pode começar a ver a inovação como uma ocorrência diária na jornada delas de visualizar e construir o futuro.