Toda mejora de procesos está impulsada por un único objetivo: generar más eficiencia en las operaciones cotidianas de una organización. Para alcanzar este objetivo, los equipos suelen empezar por la identificación de las prácticas onerosas de un proceso a fin de eliminar las ineficiencias, los cuellos de botella o las redundancias que acechan bajo de la superficie. 

No obstante, identificar cuál es el problema no es el fin del camino: el verdadero desafío es determinar cómo implementar la mejora de un proceso.

¿Cuáles son los errores más frecuentes que cometen las empresas a la hora de abordar las iniciativas de mejora de procesos y cómo pueden evitarlos? ¿Cómo se puede aportar más valor a un proyecto de mejora de procesos mediante la medición de los resultados? Por último, ¿cómo puedes alentar a tus equipos a pensar en la mejora de procesos como una tarea continua en lugar de tenerla en cuenta solo cuando se vuelve necesaria? 

Estamos aquí para responder todas estas preguntas.

Establecer las bases: metodologías de mejora de procesos

Para responder estas preguntas, la mayoría de las empresas emplean una metodología de mejora o gestión de procesos. Estas son algunas de las más populares: 

• Lean Six Sigma: este marco combina los principios Lean para la reducción de las prácticas onerosas con el enfoque Six Sigma para la reducción de defectos.
• Metodología Ágil: esta metodología consiste en dividir los proyectos en fases, fomentar ciclos rápidos de retroalimentación e iteraciones, y promover la colaboración y la mejora continuas.
• Gestión de procesos de negocio (BPM): es un enfoque sistemático diseñado para optimizar y gestionar los procesos de una organización y que se centra en la eficiencia, la eficacia y la mejora continua.
• Manufacturación esbelta: busca minimizar las ineficiencias y maximizar el valor mediante la optimización de los procesos de producción y el hincapié en la satisfacción del cliente.
• Teoría de las restricciones: esta filosofía de gestión se emplea para identificar y abordar los cuellos de botella o las restricciones de un sistema con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento generales.

Si bien estas metodologías pueden dar buenos resultados, las organizaciones no deben cometer el error de creer que una de ellas puede ser la solución a todos los problemas. Confiar ciegamente en una sola metodología puede generar frustración en las partes interesadas cuando se presentan ineficiencias y no se siguen los flujos de trabajo. 

Es posible que alguna de estas metodologías constituya una solución integral y perfecta para ciertas organizaciones. Sin embargo, para otras, es posible que lo más eficaz sea emplear una combinación de varios enfoques. Por eso, debes pensar más a fondo en qué necesitan tus equipos para lograr resultados exitosos y cómo puedes tomar ciertos aspectos de cada metodología y emplearlos para crear la solución perfecta para tu organización.

Estos son algunos consejos que puedes seguir si no logras determinar si debes implementar una metodología en particular o solo considerar ciertos aspectos de un marco: 

• Define tus objetivos: saber por dónde empezar resulta mucho más sencillo cuando conoces tu meta. Definir tus objetivos te ayudará a elegir el marco adecuado para alcanzarlos.
• Identifica los cuellos de botella: reconocer los obstáculos te ayudará a elegir la metodología ideal o entender qué debes incorporar para eliminarlos.
• Recopila los comentarios de tu equipo: tu equipo podrá probar los procesos primero e informarte acerca de qué tipo de mejoras consideran necesarias. Sus comentarios y datos cuantitativos facilitarán la medición del rendimiento en función de un proceso actual o pasado.

Cinco dificultades comunes de la mejora de los procesos de negocio (y cómo evitarlas)

Tenemos experiencia en cuanto a la mejora de nuestros procesos internos y sabemos cómo ayudar a nuestros clientes con sus propias iniciativas. Por eso, hemos recopilado cinco de las dificultades más comunes que pueden hacer que los proyectos de mejora de procesos resulten frustrantes. Conocerlas es una forma útil de prepararte para aventurarte en tu próxima iniciativa de mejora de procesos, ya que esto te permitirá evitar posibles obstáculos.

1. No contar con datos de respaldo

Por lo general, durante la etapa de ideación de un proyecto de mejora de procesos, los líderes adoptan un enfoque de trabajo muy intenso, pero lo que realmente necesitan son datos de respaldo que guíen o justifiquen sus decisiones. Y, si estos datos efectivamente existen, suelen estar sepultados en hojas de cálculo indescifrables, lo que dificulta la obtención de información importante. 

Cuando los equipos se reúnen, es normal que surjan muchas ideas sobre qué procesos se deben mejorar y cómo. El gran desafío está en medir el impacto de la implementación de todas esas ideas y, además, establecer un orden de prioridad.

En lugar de solo pedirle al equipo que aporte ideas, deberías medir tus procesos y analizar los datos para determinar en qué aspectos se pueden eliminar ineficiencias y cómo se pueden optimizar los flujos de trabajo.

Luego, en lugar de que los miembros del equipo sientan que sus ideas no se tienen en cuenta durante una reunión, puedes priorizarlas en función de los datos y crear planes de acción claros.

Es posible que estés pasando este dato por alto: la medición del éxito para cada proceso. ¿Cómo puedes darte cuenta de que un proyecto de mejora de un proceso específico está tardando demasiado en terminarse? ¿Cómo pueden hacer los equipos para saber qué tareas deben tomar como prioritarias? Responde estas preguntas e identifica cuál sería un modelo de proceso exitoso y cómo podría medirse ese éxito. 

Para identificar los procesos que necesitan mejora, los líderes deben empezar por analizar los datos de proyectos anteriores y medir su rendimiento a partir de métricas clave. Esas métricas pueden incluir la eficiencia, la productividad, el tiempo de ciclo, el tiempo de respuesta, la efectividad, la capacidad, la puntualidad, entre otras.

Usa la metodología de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración limitada) para definir metas posibles y cuantificables en función de las métricas identificadas. Establecer objetivos alcanzables ayuda a mejorar la visibilidad entre los miembros de tu equipo.

Con los datos recopilados como referencia y con objetivos factibles como meta, es mucho más fácil identificar cuando algo no está funcionando bien. Esta información y visibilidad permiten a los líderes plantear problemas a sus equipos y proponer opciones medibles para resolverlos.

2. Trabajar desde una perspectiva reducida

Los equipos suelen cometer el error de aislarse y tratar de mejorar sus procesos internos. El problema con este enfoque es que no les permite entender de qué manera la mejora de sus procesos afecta a otros equipos y departamentos vinculados, lo que, a su vez, restringe la visibilidad y dificulta la medición de los resultados. 

Por eso, las mejoras deben abordarse desde una perspectiva sistémica en lugar de un enfoque reducido de equipo. Esta perspectiva más amplia permite a los equipos identificar y abordar los bloqueos e impedimentos en el proceso. Después de todo, mejorar la eficiencia dentro de un grupo no tiene sentido si no contribuye a obtener resultados finales.

En Lucid, lo que nos distingue es nuestro compromiso con las visualizaciones basadas en datos. Los elementos visuales funcionan como un lenguaje universal y, por lo tanto, mejoran la comunicación. Las capacidades de visualización de Lucid hacen que sea mucho más fácil para los equipos comprender su lugar dentro de un sistema más grande. Y, en lo que respecta a la mejora de los procesos, una mayor visibilidad hace la diferencia.

3. No tener una visión del estado futuro

Si bien el proceso de mapeo de estados actuales es fundamental para identificar qué está causando problemas en tu sistema (principalmente porque puede diferir de tu percepción inicial), es conveniente que no te quedes atascado en el pasado. Los equipos también necesitan tener una visión clara del futuro para comprender qué aspectos necesitan cambiar y cómo.

Para solucionar este problema, comienza con un mapa de estado futuro. Si te enfocas en mapear el estado futuro desde el principio, acabarás creando un documento que te llevará al éxito. Ese documento de estado futuro puede ser una guía para tus equipos, ya que orientará a todos los miembros durante el proyecto y permitirá alinear todas las iniciativas con la visión de éxito planteada para el futuro.

Una vez que tengas una visión clara del proceso ideal, es posible que te resulte más fácil identificar las áreas de tu estado actual que no se alinean con el estado futuro que has creado. 

Esta es una articulación clásica del principio teniendo en cuenta el final, pero es un consejo atemporal muy útil para la mejora de los procesos de negocio.

Consejo profesional: Para mapear el estado futuro de tu proceso de manera eficiente, identifica claramente cuáles son tus objetivos de mejora. Esto te permitirá saber qué es lo que intentas lograr al modificar el flujo de trabajo, lo que puede guiar tus decisiones sobre el estado futuro. Si no sabes por dónde empezar, explora estas plantillas para establecer objetivos.

4. Mejorar los procesos de forma reactiva como estrategia única

No esperes hasta que un proceso necesite mejoras para empezar a documentar su estado actual. En su lugar, adopta un enfoque proactivo de documentación y piensa en el mapeo del estado actual no como el primer paso de un proyecto de mejora, sino como una tarea continua.

Otra estrategia para considerar es que los equipos puedan documentar el flujo de trabajo sobre la marcha, es decir, a medida que trabajan para lanzar una nueva función o concretar una venta. Convertir el proceso en uno de los objetivos, sumado a los resultados del trabajo en sí mismos, puede contribuir a que todo esté relacionado y se manifieste en un ejemplo tangible. 

5. Involucrar a las personas equivocadas en el momento equivocado

Todo progreso depende de tener a las personas adecuadas trabajando en el momento adecuado. Sin embargo, identificar quiénes son estas personas puede ser mucho más complejo de lo que parece inicialmente. Como regla general, las personas que son más cercanas al proceso deberían participar del proyecto de mejora; sin embargo, aunque es muy cierta, esta regla tiene sus limitaciones.

Las personas que están extremadamente familiarizadas con el proceso actual son invaluables a la hora de mapear su estado, ya que tienen la perspectiva más precisa y pueden acceder con mucho más detalle a las fuentes de información. 

No obstante, el equipo de liderazgo debe tomar el control cuando se trata de dar forma al estado futuro del proceso. Los objetivos principales para los equipos de liderazgo son formular visiones generales, eliminar obstáculos en favor de sus equipos y aportar claridad a tales visiones.

Si definen el estado futuro del proceso (en colaboración con quienes trabajan en él), pueden cumplir con todos esos objetivos y crear una visión y un plan de acción claros para sus equipos.

Como consecuencia, los equipos se sentirán más guiados, apoyados y empoderados.

Tres pasos para mejorar tus procesos en serio

La tarea de mejorar un proceso existente no suele ser bien recibida entre los empleados, y los motivos son comprensibles.

Los proyectos de mejora de procesos pueden parecer un obstáculo para el “trabajo real”, en especial porque los equipos esperan recibir proyectos sin sentido que, en realidad, nunca llegan a ninguna parte. O, si efectivamente conducen a un cambio, los resultados no se miden, por lo que no hay forma de cuantificar el impacto.

Este es el tipo de frustración que queremos ayudarte a evitar. Estos tres pasos se centran en el procedimiento de mejora de procesos, es decir, en cómo aumentar realmente la eficacia, cómo facilitar el trabajo de los equipos, cómo aliviar la frustración, cómo eliminar impedimentos y cómo mejorar los flujos de trabajo para todo el mundo.

1. Idear y planificar

Como mencionamos en la sección de dificultades, muchos equipos se quedan atascados en la etapa de ideación debido al proceso actual. Este atascamiento puede verse representado en infinitos borradores de un mapa de estado actual y reuniones sin sentido para intentar improvisar la forma de mejorar ese estado. En lugar de tener que superar estos obstáculos, deja que la visión futura del proceso guíe las sesiones de ideación y ayude a aclarar el estado actual. 

Si quieres tener una sesión de ideación productiva, reúne a tu equipo y establece una clara visión a futuro. Los equipos de liderazgo deben dirigir esta reunión e intentar eliminar los obstáculos que impidan que el equipo pueda crear el estado ideal.

Empieza las sesiones de ideación haciéndole estas preguntas a tu equipo: ¿cómo describirían el éxito?, ¿cuáles son nuestros objetivos con este proceso?, ¿qué queremos lograr con este proceso y por qué? Estos interrogantes servirán de guía para un debate productivo y progresista que puede conducir a la creación de un poderoso y preciso mapa del estado futuro de un proceso.

¿Cómo deben los equipos de liderazgo identificar los obstáculos? Deben visualizar los posibles obstáculos y tener en cuenta el panorama general. 

Uno de los errores más comunes que cometen los equipos a la hora de abordar un proyecto de mejora de procesos es hacerlo desde una perspectiva reducida. Cuando los equipos intentan mejorar solo sus propios procesos dentro de su unidad, en lugar hacerlo a nivel del sistema, pierden la noción de cómo se adaptan esos procesos en la organización general. Si te concentras en mejorar el sistema, debes pensar en cómo se adaptan en la organización el equipo y el proceso que pretendes mejorar. 

2. Diseñar y construir

Esto nos lleva a mencionar uno de los aspectos más importantes de la fase de diseño y construcción. Para los equipos, la documentación del estado actual o futuro suele ser no más que un documento único y estático. Esta perspectiva reducida impide percibir correctamente el impacto de la mejora de los procesos. En cambio, los equipos deben apuntar a trabajar en capas. 

Las capas desempeñan una función fundamental en el proceso de diseño porque permiten presentar una versión general y de fácil asimilación de tu procedimiento, así como un desglose más detallado de cada paso. Elige una plataforma que facilite el trabajo en diferentes páginas de un mismo documento y las vincule para crear una representación dinámica de tu nuevo proceso.

En Lucid, puedes trabajar sin inconvenientes en las distintas capas de un lienzo infinito y unificado, y crear páginas diferentes dentro de tu documento. Esta funcionalidad es útil, especialmente teniendo en cuenta que Lucid te permite plasmar tu proceso mediante el uso de elementos visuales, que son un lenguaje universal que mejora la comprensión y el refinamiento iterativo. 

Además, puedes usar las excelentes funciones de colaboración de Lucid para etiquetar o mencionar a los miembros del equipo, colocar notas adhesivas directamente en el tablero a fin de marcar detalles importantes, cambiar entre vistas generales y detalladas, organizar sesiones de votación directamente en el documento, y compartir con facilidad el documento con cualquier persona. Puedes crear diseños brillantes e interactivos dentro de la plataforma de Lucid con las figuras dinámicas, el formato condicional, la vinculación de datos y más.

3. Lanzar y supervisar

Después de lanzar un nuevo flujo de trabajo o actualizar uno ya existente, debes almacenar la documentación creada durante el proceso de mejora. Con ella, podrás crear un repositorio de documentación que sirva como modelo de tus decisiones innovadoras, procesos de ideación, iteraciones de diseño, paneles de seguimiento de resultados y mucho más.

Durante la etapa de lanzamiento y supervisión de la mejora de procesos, será conveniente que encuentres la oportunidad de automatizar los flujos de trabajo. El mantenimiento manual de la documentación y el registro de datos puede ser cansador y tiene cierto margen de error. 

En cambio, te recomendamos asegurarte de que tu plataforma cuente con funciones inteligentes que actualicen tu documentación de forma automática y garanticen la visibilidad ininterrumpida. Esto incluye la extracción de datos de otros sistemas que indican la duración de pasos específicos. Así, los líderes tendrán una imagen del proceso y el progreso en tiempo real.

Lucid es un socio natural en este proceso porque, si lo usaste para crear los elementos visuales de tu proyecto de mejora de procesos, ya agregaste contenido orgánicamente a tu repositorio de innovación. 

Al crear elementos visuales altamente inteligentes en nuestra plataforma, sin pensarlo también estás creando un modelo vivo de tu método de optimización de procesos. Disponer de esta documentación te ayudará a repetir las estrategias correctas, iterar sobre los comentarios, hacer nuevas contrataciones, proporcionar contexto para la toma de decisiones y mucho más.