No ambiente de trabalho, a palavra reunião não é muito bem-vinda. Reuniões são vistas como desnecessárias, muito longas ou monótonas; o que é uma crítica justa. Os líderes geralmente conduzem as reuniões de forma rígida e hierárquica, engessados no cronograma do início ao fim, sem muito esforço para envolver os participantes ou aproveitar a experiência e a criatividade dos membros da equipe.
No entanto, uma boa reunião é mais do que apenas passar uma mensagem ou ir marcando os itens de uma lista de tarefas. Uma reunião produtiva deixa as pessoas à vontade, faz com que se sintam valorizadas e traz coesão social em direção a um objetivo comum.
Uma das melhores maneiras de começar uma reunião é usar um bom quebra-gelo. Ele define o tom de uma reunião logo de início, incentivando a abertura, criatividade e confiança das pessoas. Aqui estão algumas maneiras de incorporar bons quebra-gelos em suas reuniões virtuais e usar a tecnologia para fazer com que todos se sintam incluídos e ouvidos.
Por que quebra-gelos?
Além de serem divertidos, por que os quebra-gelos são essenciais para uma boa reunião?
Eles criam conexões entre os membros da equipe
Devido às demandas diárias, pode ser difícil saber como as pessoas com as quais trabalhamos são fora do trabalho, o que as motiva ou quais habilidades e perspectivas elas têm. E isso fica ainda mais complicado com o trabalho híbrido, pois muitas pessoas nem sequer estiveram no escritório físico, e muitas das oportunidades tradicionais de se conectar estão ultrapassadas.
Começar uma reunião com um quebra-gelo oferece às pessoas a chance de compartilhar, no horário de trabalho, quem elas são. Perguntar sobre hobbies ou propor um jogo rápido em equipe ajuda a criar um ambiente que deixa os participantes à vontade para se expressarem de maneiras que normalmente não fariam no trabalho. Também permite que os extrovertidos ou mais reservados, independentemente de serem novatos ou veteranos, se sintam incluídos na conversa. Além disso, a estratégia também possibilita que os líderes conheçam a personalidade, as habilidades e os estilos de aprendizado dos membros da equipe de uma forma que pode não ser facilmente revelada apenas pela realização das tarefas diárias.
Mais importante ainda, bons quebra-gelos permitem que as pessoas se conheçam e aproveitem o trabalho que fazem, aumentando a probabilidade de terem bons resultados. A dinâmica também gera confiança entre os indivíduos, deixando-os mais à vontade para compartilhar ideias, fazer críticas construtivas e colaborar com os outros colegas.
Comece uma reunião bem antes de partir para a lista com os tópicos da pauta
Muitas pessoas sentem arrepios só de pensar em uma reunião, pois a veem como uma distração do trabalho real que estão fazendo, ou temem receber um sermão que não levará a nenhum progresso efetivo. Os líderes de equipe podem ajudar a aliviar esses medos organizando reuniões envolventes, colaborativas, objetivas e até mesmo divertidas.
A maneira mais fácil de garantir que uma reunião termine bem é começar da maneira certa. Em vez de entrar em uma reunião com uma lista de diretrizes e atualizações pré-definidas, tente abordá-la como um facilitador que ajuda a extrair o melhor dos outros, incentivando ideias, liderança e iniciativa. Nada ajuda a fomentar esse espírito de equipe colaborativo como um bom quebra-gelo na reunião. Reservar alguns minutos para que todos se conheçam — ou até mesmo façam brincadeiras — pode operar maravilhas no humor dos participantes da reunião. Com isso eles se soltam e trazem mais de si mesmos para o trabalho, o que aumenta a probabilidade de se envolverem e se animarem com o restante da pauta da reunião.
Faça uma pequena pausa durante o dia
As pessoas vão para o trabalho para cumprir o que precisa ser feito, mas, se o dia delas for uma sequência interminável de tarefas, é provável que desistam, e a produtividade e o engajamento acabarão despencando. Por isso, é essencial trazer um pouco de diversão para o ambiente de trabalho, permitindo que as pessoas mudem de foco por um momento, relaxem, socializem ou aprendam algo novo. Com quebra-gelos no início das reuniões, os participantes podem sair da rotina e, em seguida, se dedicar plenamente à equipe. Também é ótimo usar alguns quebra-gelos ao longo do dia, reunir as pessoas para responder a uma pergunta divertida, interagir em um jogo rápido ou usar a tecnologia para ajudar os membros da equipe (remotos e no escritório) a postar GIFs sobre como se sentem ou os objetivos para o dia.
Fazer pequenas pausas para se divertir e fortalecer os relacionamentos ajuda a manter o ritmo, evitar o esgotamento e criar conexões com os membros da equipe de maneira significativa.
Como tornar os quebra-gelos mais eficazes
Você está convencido de que bons quebra-gelos podem tornar o trabalho mais agradável e significativo para sua equipe. Mas como escolher os melhores quebra-gelos ou encontrar os jogos e perguntas ideais para usar? Felizmente, existem ferramentas que podem ajudar você a fazer isso.
Usar Modelos
Muitas empresas têm como objetivo ajudar outras a realizar boas reuniões e engajar as equipes. O Lucidspark oferece três modelos que envolvem as pessoas em diferentes níveis, ajudando você a começar suas reuniões de forma positiva.
Conheça o seu modelo de quebra-gelo
No início da reunião, convide sua equipe para abrir o modelo de "apresentações pessoais" fácil de usar do Lucidspark. Você pode fornecer uma série de caixas com instruções na parte superior, e as perguntas são infinitas. Você pode perguntar qual seria o superpoder de super-herói favorito de cada um, qual pessoa famosa elas mais gostariam de convidar para jantar ou que habilidade gostariam de aprender instantaneamente, se pudessem. Permita que os participantes adicionem as próprias caixas com novas perguntas, caso tenham alguma ideia. Os participantes podem usar notas adesivas virtuais para escrever respostas e incrementar com fotos e GIFs. Por fim, incentive os membros de equipe a responder com emoticons ou mensagens de texto. Em apenas alguns minutos, sua equipe terá aprendido algo novo sobre os colegas de trabalho.
