Durante a pandemia, vimos o surgimento da cultura do trabalho remoto. As empresas reduziram o espaço físico e decidiram colaborar e trabalhar virtualmente, com os funcionários em diferentes localizações geográficas. Agora que as restrições provocadas pela pandemia estão sendo retiradas em algumas cidades, algumas empresas têm suspendido o trabalho remoto, mas sem retomarem o modelo de trabalho pré-pandemia. Na verdade, elas estão optando por um modelo de trabalho híbrido, no qual os funcionários trabalham presencialmente ou em casa, com horários flexíveis.
A pandemia mudou definitivamente o mercado de trabalho, e muitas pessoas, de diretores executivos a funcionários, também mudaram as expectativas. Uma recente pesquisa nos EUA revelou que 65% dos americanos desejam trabalhar remotamente em tempo integral, e 31% gostariam de ter a opção de trabalhar de forma híbrida, combinando a colaboração presencial e remota.
Em uma pesquisa da CNBC com diretores de recursos humanos, finanças e tecnologia, cerca de metade revelou que planejava usar modelos de trabalho híbridos em 2021; e um terço indicou que as empresas priorizariam o trabalho presencial. Além de ser bom para funcionários que querem mais flexibilidade e segurança, o trabalho remoto também é ótimo para os empregadores, que economizam dinheiro com espaços físicos de escritórios e podem contratar profissionais de todos os cantos do país.
Entretanto, o modelo de trabalho híbrido às vezes acaba desestimulando alguns colegas nas reuniões. Na transição para a cultura de reuniões híbridas, é preciso conciliar necessidades, perspectivas e contribuições dos participantes presenciais e dos participantes remotos. Planejar e realizar uma boa reunião é fundamental para que os membros da equipe se sintam valorizados, produtivos e esclarecidos sobre o trabalho.
As dificuldades das reuniões no trabalho híbrido
Não é fácil administrar uma reunião, até mesmo as totalmente presenciais. É comum as pessoas reclamarem da grande quantidade de reuniões que elas têm que participar, e dos poucos resultados que elas geram — seja de forma remota ou presencial. Porém, quando participantes remotos entram na reunião por chamada de voz, a dinâmica do poder (sem falar na logística) muda e fica ainda mais complexa. Às vezes, participantes remotos que entram no meio da reunião são tratados com indiferença ao tentar freneticamente ouvir o que todo mundo está falando e imaginar os elementos visuais, pois não os enxergam. E, às vezes, os participantes presenciais esquecem que há pessoas remotas na reunião; ou ficam frustrados por terem que atualizar e incluí-las na conversa. Sem falar que muitas empresas não estão preparadas para organizar uma reunião de forma digital.
Felizmente, os elementos de uma boa reunião presencial são os mesmos da boa reunião híbrida: um bom facilitador, um objetivo claro, boas perguntas e alguma preparação. No entanto, há soluções que só funcionam nas reuniões em ambientes de trabalho híbridos. Explicamos quatro delas a seguir.
Soluções para reuniões no modelo de trabalho híbrido
Prepare-se para o sucesso
Reuniões híbridas dependem de tecnologia e traquejo sociais; se a tecnologia falhar, a socialização se desgasta. Na hora de preparar sua próxima reunião, garanta a tecnologia certa. Sua internet é rápida o suficiente? Tem microfones? Telas? Caso contrário, peça para sua empresa adquirir equipamentos melhores — é um dos melhores investimentos a se fazer.
Em seguida, veja se tudo e todos estão prontos. Conecte os equipamentos e veja se o áudio e vídeo estão funcionando. Agora, mostre a cara (literalmente) e confirme que os membros da equipe remota sabem usar o software de reunião, o bate-papo e outras ferramentas; e resolva os problemas técnicos no início.
Por fim, ajude as pessoas a se prepararem e participarem da reunião - envie os objetivos do encontro, a programação e os documentos e recursos visuais relevantes. Seja específico sobre a finalidade da reunião. Fazer uma pergunta ou falar sobre um problema a ser solucionado é uma ótima maneira de fazer as pessoas pensarem e de promover uma programação estruturada, porém flexível. Lembre-se de que os participantes remotos não estão fisicamente na sala; então, forneça a eles o que precisarem antes de a reunião começar.
Coloque todos em pé de igualdade
Naturalmente, as reuniões tendem a favorecer os fisicamente presentes, que têm contato com linguagens corporais, conversam antes e depois do encontro e trocam livremente informações visuais e verbais. Os participantes remotos podem se sentir distantes e deslocados.
Felizmente, é fácil resolver esses problemas. Primeiro, configure a tela para que todos se enxerguem. Peça para cada participante da reunião usar o próprio laptop, mesmo quem esteja presencialmente. No início da reunião, apresente todos os participantes, entre no bate-papo com frequência e fale com os colegas remotos para incentivar a participação deles na conversa. Chamar as pessoas individualmente e abrir espaço para o diálogo impede que todos falem ao mesmo tempo ou que os participantes remotos se distraiam e deixem de conversar e participar.
