Fluidifier la collaboration entre les équipes et au sein de celles-ci est un facteur essentiel de la business agility. Identifier et comprendre le fonctionnement de chaque équipe et de chaque rôle permet aux entreprises de devancer leur concurrence et de s’adapter aux besoins et aux attentes des clients.

Bryan Stallings, Chief Evangelist chez Lucid, observe : « Le concept d’agilité est partout aujourd’hui. Les organisations se modernisent pour adopter une approche agile en réponse aux incertitudes et à la complexité sans précédent qui règnent actuellement. Celles qui développent une business agility perçoivent plus efficacement les nécessités de changement, et s’adaptent rapidement, ce qui leur permet de bénéficier d’un avantage concurrentiel durable. »

En veillant à instaurer une collaboration performante, les entreprises peuvent renforcer la productivité de leurs employés, les sensibiliser à l’importance des outils numériques et s’assurer qu’ils disposent de la formation et des compétences nécessaires pour travailler de manière plus efficace et se montrer agiles.

Examinons les raisons qui font de la collaboration un élément clé de la business agility et l’intérêt que les entreprises ont à la simplifier.

Pourquoi la business agility dépend de la collaboration

Les entreprises les plus prospères reposent depuis longtemps sur une collaboration efficace, ce qui est parfaitement logique, car l’innovation métier ne fonctionne pas en vase clos. Selon une étude de McKinsey, les organisations qui mettent en œuvre des techniques de collaboration par le biais de technologies ou d’autres processus voient leur productivité augmenter jusqu’à 30 %.

Les organisations qui parviennent à trouver des moyens de travailler de manière transversale et à puiser dans les ressources collectives de leurs collaborateurs accéderont à de nouvelles façons de penser et de résoudre les problèmes.

Auparavant, le cloisonnement organisationnel empêchait ce type de collaboration, ce qui a conduit les dirigeants à adopter de nouvelles répartitions de l’espace de travail et des workflows agiles pour encourager le travail en équipe et la coopération. Aujourd’hui, nos environnements de travail post-COVID sont en pleine mutation, ce qui n’est pas sans conséquence sur ces solutions.

Si certaines organisations ont amorcé un lent retour sur site de leur personnel, d’autres ont décidé de recourir entièrement au télétravail pour l’instant. Les innovations en matière de technologie et de processus ont montré que ce choix est viable, mais il est néanmoins primordial de tenir compte de la disparition inévitable des interactions en face à face et des modalités de collaboration tant recherchées par les organisations avant la pandémie.

Les avantages d’une collaboration simplifiée pour l’avenir

La collaboration est plus efficace lorsque votre équipe est structurée de manière à favoriser la communication et l’innovation. Les équipes qui collaborent harmonieusement sont plus motivées et entretiennent un sens aigu des responsabilités. Cela permet également de sensibiliser plus facilement les employés aux changements importants au sein de l’organisation et de les aider à renforcer leurs compétences en conséquence.

Voici quelques stratégies de collaboration qui peuvent aider votre entreprise à rester agile et vos employés à communiquer et à s’impliquer dans la « nouvelle normalité ».

Accompagner une génération de télétravailleurs

Même avant la pandémie, de plus en plus d’entreprises proposaient des possibilités de télétravail. Les événements ont toutefois accéléré cette tendance en forçant les organisations à transférer en urgence leurs opérations en ligne.

Aujourd’hui, la plupart des employés sont rompus au télétravail, et une partie de cette main-d’œuvre va probablement privilégier ce type d’opportunités une fois la pandémie terminée. Les organisations devront adopter une structure flexible afin que les employés qui travaillent à distance disposent des systèmes et des outils nécessaires pour rester productifs en toutes circonstances.

Connecter les employés, les partenaires et les clients du monde entier

Les équipes sont souvent réparties sur différents fuseaux horaires et continents, ce qui complique le rapprochement entre collègues et la coordination des objectifs. Cependant, il est possible de faciliter le travail hybride grâce à des solutions de collaboration visuelle.

Bryan Stallings indique : « Idéalement, un projet devrait pouvoir se dérouler en temps réel (de manière synchrone) ou à différents moments, à mesure que les contributeurs sont en mesure de participer (de manière asynchrone). Les solutions de collaboration visuelle présentent également un avantage par rapport à la prise de notes individuelle : ces outils constituent une source unique de vérité à laquelle chacun peut accéder à tout moment. »

Les plateformes réactives et les flux de travail agiles peuvent aider les équipes à coordonner leurs activités dans différentes zones, rapidement et facilement, tandis que les solutions de collaboration visuelle facilitent la communication avec les parties prenantes et les membres de l’équipe. Ainsi, vous n’êtes pas limité aux échanges de documents par e-mail ou à une simple collaboration sur des documents partagés dans le cloud.

Renforcer l’implication et la productivité des employés

Une collaboration plus facile et plus fréquente encourage les employés à exprimer leurs idées. Il en résulte toute une série d’avantages, notamment une plus grande implication dans la réussite de l’équipe et l’acceptation de la coopération comme condition du succès des projets. Les membres de l’équipe comprennent aussi mieux le rôle de leurs tâches vis-à-vis des objectifs généraux, ce qui accroît leur intérêt pour leur mission et leur satisfaction au travail.

Acquérir les compétences et l’expertise nécessaires

Lorsque vous connaissez les capacités de votre équipe, il est plus facile d’identifier les compétences et les informations dont elle a besoin pour réussir. Les formations et les webinaires sont beaucoup plus faciles à coordonner quand la collaboration est fluide : votre équipe peut ainsi rester au courant des nouvelles technologies, des nouveaux processus et des nouveaux outils.

La télémédecine, par exemple, est devenue une ressource vitale pour les services de santé alors que les patients cherchant à se soigner étaient soumis à des règles de distanciation sociale et d’isolement. Les hôpitaux et les cabinets médicaux ont dû mettre en place des plateformes en ligne en quelques semaines afin de poursuivre leur activité et de répondre aux besoins de leur patientèle en toute sécurité. Les outils de collaboration ont aidé les équipes médicales à se concerter rapidement, efficacement et en temps réel afin d’identifier les technologies de télémédecine disponibles, choisir une plateforme et former le personnel à son utilisation.

Comprendre le rôle de chacun dans la création d’un environnement agile

Les projets échouent souvent lorsque les membres de l’équipe ne visualisent pas les différentes pièces du puzzle. Renforcer la collaboration permet aux équipes d’avoir une vision plus globale de leur rôle dans l’agilité et la réactivité de l’organisation dans son ensemble. En conséquence, les délais et les dépendances sont mieux respectés, et les membres de l’équipe veillent davantage à ce que les partenaires et les parties prenantes obtiennent ce qu’ils attendent d’eux.

Prenons par exemple une équipe de développement produit. Lors du déploiement de nouvelles fonctionnalités, plusieurs groupes sont tributaires des avancées des uns et des autres pour assurer une mise en œuvre harmonieuse. Les équipes qui adoptent des méthodes de travail agiles peuvent s’adapter rapidement à tout obstacle ou changement de calendrier et assurer le bon déroulement des projets.

Ce que votre environnement collaboratif doit inclure

Une documentation toujours disponible

Les employés travaillent davantage en dehors des horaires classiques de bureau, notamment lorsqu’ils opèrent à distance. Les outils de collaboration visuelle basés sur le cloud offrent la garantie que vos documents et ressources clés sont disponibles 24 h/24 et 7 j/7 pour toutes les équipes internationales.

Espaces de travail en temps réel

Avoir accès aux informations ne sert à rien si celles-ci ne sont pas récentes et actualisées. Les outils et les plateformes qui permettent une collaboration et des mises à jour en direct vous assurent que vos équipes et leurs partenaires travaillent à partir du même pool d’informations et produisent ainsi des résultats pertinents et précis. Vous devez disposer d’un moyen clair pour partager des informations en temps réel, quelle que soit la distance qui sépare vos collaborateurs.

Possibilités de collaboration asynchrone

En relâchant les contraintes horaires liées à la collaboration, vous pouvez considérablement améliorer l’efficacité de vos équipes, et bien souvent leur participation. Pour y parvenir, le meilleur moyen est de rendre les réunions et les entretiens quotidiens asynchrones, afin que vos collaborateurs puissent faire le point au moment qui leur convient le mieux, tout en communiquant au groupe les informations dont il a besoin pour faire avancer vos projets.

Sans approche asynchrone, vous risquez de ralentir les opérations en cherchant à réunir tout le monde au même moment.

Prise en charge des ordinateurs et des appareils mobiles

La « nouvelle normalité » implique d’être à deux endroits à la fois : votre maison, le train dans lequel vous voyagez et le petit café du coin peuvent se transformer en bureau à tout moment. Il est important de disposer d’outils capables de fonctionner sur différentes plateformes afin que votre équipe puisse réaliser ses tâches en toutes circonstances. C’est aussi une attente des équipes plus collaboratives et plus impliquées : si elles s’engagent à faire le travail, elles doivent pouvoir accéder à leur travail à tout moment, de n’importe quel endroit.

Plus vous investissez pour fluidifier la collaboration entre les équipes de votre organisation, plus vous renforcez votre business agility. Or l’agilité est bénéfique à la fois pour votre entreprise et pour vos collaborateurs.