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Référentiels d’innovation : réduire l’écart entre l’exécution du travail et sa documentation

Temps de lecture : environ 14 min

Sujets :

  • Développement de produits
  • Collaboration visuelle

Dans un monde où les équipes technologiques cherchent par tous les moyens à prendre l’avantage sur leurs concurrents, le concept d’innovation est souvent présenté comme la différence entre les entreprises qui prospèrent et celles qui échouent. Si la définition réelle du terme dans les contextes professionnels est généralement obscure, la documentation et l’évaluation de l’innovation à proprement parler sont encore plus complexes.

Mais quelle que soit la définition que l’on donne à cette notion, il est clair que les entreprises et les dirigeants estiment qu’ils n’en font pas assez.

Une étude de 2020 commandée par Microsoft a ainsi révélé que seulement 40 % des dirigeants estimaient que leur entreprise a innové dans ses produits et services, contre 56 % l’année précédente. L’étude a fait le constat suivant :

« Alors que la continuité des activités et la productivité sont restées globalement inchangées, les responsables métier font état d’une baisse de l’innovation concernant les produits et services fondamentaux. Pourquoi ? L’une des causes probables est que les travailleurs déclarent se sentir plus éloignés de la culture d’entreprise, moins proches de leurs collègues et moins liés par l’esprit d’équipe. »

Nos propres recherches sur le sujet ont mis à jour un discours similaire appelant à de meilleures manières de collaborer (et finalement d’innover) dans un environnement où le travail hybride et à distance est devenu la norme. 75 % des employés interrogés ont cité la collaboration – et non la productivité – comme ayant le plus souffert du télétravail, tandis que 28 % des cadres dirigeants admettent avoir du mal à concevoir des solutions créatives et innovantes au travail.

Un fossé comblé par les technologies de collaboration visuelle

Il est clair que l’adoption rapide du télétravail a créé un « fossé de collaboration » entre le vécu des employés et des dirigeants qui font de leur mieux dans des circonstances extraordinaires, et leur volonté d’un mode de travail plus connecté. Il est également clair que les outils existants, tels que la communication par e-mail, le chat et les messages vidéo, bien qu’utiles, ne sont pas adaptés à tous les besoins des équipes distribuées, que ce soit en matière de cohésion, de créativité ou d’innovation.

Par exemple, une autre enquête menée par Lucid a révélé que plus de la moitié des participants à une réunion donnée privilégient un style de collaboration que leurs outils ne proposent pas. Et dans un nouveau mode de travail où les discussions improvisées au bureau et les tableaux blancs physiques ne sont plus d’actualité, les dirigeants ont également exprimé leur frustration face à la perte régulière des idées générées lors des réunions virtuelles, faute d’un espace centralisé pour les enregistrer.

Heureusement, alors que nous entrons dans « la prochaine normalité », les plateformes de collaboration visuelle comme celle de Lucid ont résolu bon nombre de ces problèmes et ont largement comblé le fossé de la collaboration.

Les espaces virtuels partagés où les équipes peuvent reproduire l’expérience d’un face-à-face avec un tableau blanc et une pile de post-its se sont révélés efficaces pour 97 % des responsables et 89 % des employés. Et les logiciels de collaboration qui couvrent l’ensemble du cycle de vie de votre travail, de l’idéation à la création de diagrammes intelligents en passant par la cartographie du parcours utilisateur et la modélisation d’infrastructures cloud, ont aidé 82 % des équipes à améliorer leur collaboration et leur cohésion.

Mais alors que les équipes continuent à bâtir l’avenir, une exigence est claire et essentielle : la collaboration doit conduire de manière prévisible et continue à l’innovation.

C’est pourquoi les outils de collaboration visuelle émergents doivent aller au-delà du brainstorming ou de la communication. Pour rendre l’innovation prévisible et reproductible, les équipes doivent transformer les artefacts du travail qu’elles effectuent sur les plateformes de collaboration visuelle en un référentiel d’innovation : un référentiel qui sert de plan global pour le fonctionnement, la croissance et la création de valeur de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un référentiel d’innovation et pourquoi vous en faut-il un ?

L’un des principes du Manifeste agile est qu’un « logiciel fonctionnel est plus important qu’une documentation exhaustive ».

S’il ne s’agit pas d’une condamnation à mort de la documentation, il faut bien avouer que la simple évocation de cette question peut être source d’irritation pour les équipes qui évoluent rapidement. Cette tâche est souvent considérée comme un frein, une corvée, un obstacle à ce que vous préférez faire. Elle est souvent reléguée aux moments où vous n’avez rien d’autre à faire. Conséquence directe, elle est souvent effectuée sans rigueur ni régularité.

La réalité ? La documentation n’est pas réservée aux postes très techniques et aux technologies complexes, et ne doit pas être perçue comme un obstacle à franchir à la fin d’un projet. Elle peut et doit être intégrée dans la manière dont les équipes innovantes imaginent, planifient, conçoivent, créent et lancent de nouveaux produits.

C’est pourquoi les équipes doivent étendre leur perception (et leur acceptation) de la documentation au-delà des documents techniques austères et incompréhensibles en se concentrant sur la création d’un référentiel d’innovation.

Un référentiel d’innovation est une nouvelle façon de concevoir la documentation comme un « processus continu ». Par essence, un référentiel d’innovation est constitué de toute la documentation visuelle qui représente un modèle vivant de votre entreprise. Il comprend les sessions de travail collaboratif, le storyboarding, les parcours utilisateurs, les cartes de processus, les wireframes UX, les chronologies de projet, les tableaux de planification de sprint, les modèles d’architecture cloud, les rétrospectives, les bilans de lancement, etc.

De la même manière qu’un wiki d’entreprise sert de registre évolutif des procédures relatives au personnel, des avantages, des énoncés de mission, des énoncés de vision et des directives de marque qui permettent à une entreprise de fonctionner, l’objectif d’un référentiel d’innovation est de consigner la façon dont les idées prennent vie, comment le travail est effectué, où l’innovation se produit et comment le succès est mesuré et reproduit, afin de vous aider à continuer d’innover.

Lorsqu’il est construit avec une suite de collaboration visuelle comme celle de Lucid, un référentiel d’innovation condense des idées, des processus et des plans complexes en des éléments visuels facilement compréhensibles par le biais de diagrammes intelligents et de fonctions de tableau blanc.

Lorsque vos idées peuvent être facilement enregistrées au moment de leur naissance, l’innovation laisse apparaître une piste reproductible. Correctement réalisé, votre référentiel d’innovation réduit l’écart entre l’exécution du travail et sa documentation jusqu’à le faire disparaître.

Alors, qu’est-ce qu’un référentiel d’innovation efficace ?

Il est important de noter qu’un référentiel d’innovation n’est pas un document unique, mais plutôt un schéma mental permettant de considérer l’ensemble des tableaux, documents, diagrammes et plans collaboratifs produits par vos équipes comme une documentation évolutive expliquant la manière dont votre entreprise met en œuvre ses meilleures idées.

Au fil du temps, ces artefacts doivent être organisés, itérés et codifiés de manière systématique dans le cadre de votre « référentiel d’innovation ». Lorsqu’il est mis en place avec rigueur, un référentiel d’innovation permet à n’importe quel membre de l’entreprise (qu’il s’agisse d’un cadre supérieur ou d’une nouvelle recrue) d’être rapidement informé de la manière dont le gros du travail est effectué dans une équipe ou une unité donnée, éliminant ainsi les lacunes contextuelles et le cloisonnement des connaissances qui entravent souvent la fluidité de la collaboration.

Pour que l’innovation devienne la norme, la tenue d’un référentiel d’innovation n’est pas seulement une « bonne idée », mais une exigence de compétitivité et d’agilité. Un bon référentiel d’innovation :

  • Agit comme un tremplin pour le changement : pour les organisations qui subissent des changements à grande échelle - comme une réorganisation, une transformation numérique, une migration vers le cloud ou le passage à un mode de travail hybride - un référentiel d’innovation peut servir d’« état des lieux » global et de constituer un point de départ commun pour les dirigeants. Le fait de disposer d’un référentiel facilement accessible et compréhensible des changements qui ont déjà eu lieu, des idées qui ont été rejetées et des choix qui ont été faits vous permet de manœuvrer en toute confiance.
  • Rend vos équipes plus efficaces au fil du temps : avec un référentiel d’innovation basé sur une plateforme visuelle comme celle de Lucid, vous pouvez suivre méticuleusement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et éviter de relancer des conversations complexes ou de résoudre des problèmes difficiles que vous avez déjà traités auparavant.
  • Réduit les courbes d’apprentissage en cas de rotation ou de croissance : pour les équipes qui ont été contraintes de réduire leurs effectifs – ou pour les entreprises en hypercroissance qui ne parviennent pas à embaucher assez rapidement – un référentiel d’innovation est le meilleur moyen de lutter contre le cloisonnement. En conservant vos meilleures notes, vos travaux en cours et vos pistes de réflexion dans un espace de travail partagé et visuel, vos employés peuvent se mettre au diapason, apporter de la valeur ajoutée plus rapidement et reprendre facilement là où leurs collègues se sont arrêtés.
  • Démocratise la prise de décision : les référentiels d’innovation permettent aux idées et aux solutions qui résolvent réellement les problèmes de l’emporter sur les politiques administratives et les intitulés de poste.

Utiliser la collaboration visuelle pour faire de l’innovation la norme

Innover sans documentation, c’est comme publier un livre de cuisine avec une liste d’ingrédients, mais sans recette. Pour être vraiment utile, votre référentiel d’innovation doit être facile à comprendre et intégré dans les espaces, plateformes, tableaux et documents de planification où vos équipes travaillent déjà.

Il doit donner une image claire non seulement de l’innovation produite par votre équipe, mais aussi de la manière dont elle a vu le jour, de l’idéation et de la planification jusqu’à l’exécution à grande échelle.

Avec une suite de collaboration visuelle telle que celle de Lucid, documenter votre travail peut devenir une seconde nature. En encourageant une manière intuitive de travailler, c’est-à-dire en conservant votre travail dans un espace centralisé pour rendre vos équipes plus efficaces, plus productives et plus performantes, vous commencerez à percevoir l’innovation comme un élément quotidien de leur parcours visant à concevoir et à bâtir l’avenir.

Team Spaces in Lucid with multiple cursors, sticky notes, links, and emoji reactions
An innovation document repository should contain visual documentation of everything from collaborative ideation sessions and decisions to complex project plans and diagrams. It serves as a living blueprint of your business to give teams the context needed

For a document repository to promote innovation, it’s also important that it’s visual and interactive. The visual nature helps show the connections between ideas, clarifies complex concepts, and allows teams to reach a shared understanding. And when a document repository is interactive, teams can collaborate within the repository, centralizing not only documents but also communication—a key to innovation. 

In the same way a company wiki serves as a living record of personnel-related procedures, benefits, mission statements, vision decks, and branding guidelines that keep a business running, the goal of an innovation document repository is to capture how ideas come to life, how work gets done, where innovation is happening, and how success is measured and replicated, in order to keep a business innovating.

When ideas can be easily recorded at the point of inception, innovation has a clear trail of crumbs. Done right, your innovation repository shrinks the gap between doing the work and documenting the work to the point where the gap is basically non-existent.

Une collaboration optimisée

Pour découvrir ce qui empêche l'amélioration de la collaboration, de la cohésion et de l’innovation au sein de votre équipe, consultez notre rapport 2022 The Way We Collaborate.

Lire

Benefits of creating an innovation repository (over a traditional document repository)

It’s important to note that an innovation repository isn’t a singular piece of documentation but rather a mental model for viewing all the collaborative boards, documents, charts, and plans your teams produce as living, breathing documentation on how your company executes its best ideas. 

When done with rigor, this kind of document repository would allow anyone in the business (be it a C-suite exec or a new individual contributor hire) to quickly get informed on how meaningful work is done on a given team or unit, thus eliminating the context gaps and knowledge silos that often hinder seamless collaboration.

For innovation to become the norm, keeping an innovation repository isn’t just a “nice to have” but a requirement to stay competitive and agile. 

Turning your document repository into an innovation repository benefits the business because it:

  • Acts as a launching pad for change: For organizations undergoing large-scale changes—like a company reorg, digital transformation, cloud expansion, or move to hybrid work—an innovation repository can serve as a holistic “current state” of your company that provides a common starting point for executives. Having a readily available, easy-to-understand record of changes that have already happened, ideas that have been nixed, and bets that have been made allows you to turn your ship with confidence.
     
  • Makes your teams more efficient over time: With a document repository built on a visual canvas like Lucid, you can meticulously track what works and what doesn’t and avoid retreading complex conversations and solving difficult problems you’ve already solved before.
     
  • Reduces learning curves as a result of turnover or growth: For teams that have been forced to reduce their workforce—or for hyper-growth companies that can’t hire fast enough—an innovation repository serves as the ultimate silo buster. By keeping all your best notes, WIPs, and trains of thought in a highly visual shared workspace, your employees can get up to speed, provide value faster, and easily pick up where others left off.
     
  • Democratizes decision-making: Document repositories focused on innovation help meaningful ideas and solutions that actually solve problems win out over office politics and job titles. 

The key to creating a document repository that truly boosts innovation

In order to create an innovation repository, you need to collaborate in the right software. 

It’s clear that existing tools like email, text chat, and video calls—while useful—are ill-equipped to be the comprehensive tools that distributed teams need to feel aligned, creative, and innovative.  

A survey conducted by Lucid found that over a third of knowledge workers cite information lost between meetings as a top barrier to innovation. Without a centralized place to record ideas, notes, or plans, teams lose momentum after meetings and often need to meet again to discuss the same topic. 

This is where visual collaboration comes in. Visual collaboration provides teams with a visual language to communicate complex ideas or plans and brings teams together, regardless of location, to collaborate on a shared, infinite canvas. 

When teams use visual collaboration platforms to work together during meetings or asynchronously, they create a clear record of innovation—from the initial brainstorm to the action plan and progress made as they bring ideas to life.

example of a team space in Lucid with a timeline, prioritization matrix, product backlog, and idea boardretrospective, dashboard,
With Team Spaces in Lucid, you can centralize all ideas, plans, diagrams, meeting notes, and updates on a visual canvas. Team members can access this repository at any time to coordinate work, align, and innovate.

Teams won’t lose information between meetings because they’ve documented the information while collaborating visually during the meeting. They can pick up right where they left off to keep the creativity flowing. 

Here’s the best part: The more your organization collaborates with visual collaboration software, the more valuable documentation you create. And the more valuable documentation you have, the more you can innovate. 

This is why emerging visual collaboration solutions must go beyond brainstorming or communication. To make innovation predictable and repeatable, visual collaboration must span across the entire lifecycle of work: ideation, planning, designing, building, launching, and monitoring.  

When all work is centralized in the same platform, you can create an innovation document repository that serves as a holistic blueprint for how your business functions, grows, and creates value.

10 templates for creating an innovation repository

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Using a document repository to make innovation the norm

Innovation without documentation is like publishing a cookbook with a list of ingredients but no recipe. To be truly valuable, your document repository must be something that’s easy to understand and embedded in the places, platforms, boards, and planning documents where your teams are already doing their work.

It must paint a clear picture of not only what innovation your team produced but also how it came to life—from ideation and planning to execution at scale.

With a visual collaboration platform like Lucid, documenting the work can become second nature to doing the work. By fostering an intuitive way of working—keeping the work in a single place to make your teams more effective, productive, and efficient—you can start to view innovation as a daily occurrence on their journey to see and build the future.

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Learn how to centralize your documentation within a single source of truth your team will actually use.

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About Lucid

Lucid Software est un pionnier et un leader dans le domaine de la collaboration visuelle, dont l'objectif est d'aider les équipes à bâtir l'avenir. Grâce à ses produits - Lucidchart, Lucidspark et Lucidscale - les équipes disposent de tous les outils nécessaires, de l'idéation à l'exécution, pour coordonner leurs efforts autour d'une vision commune, clarifier les sujets complexes et collaborer visuellement, quel que soit l'endroit où vos collaborateurs se trouvent. Lucid est fier de compter parmi ses clients des organisations de premier plan dans le monde entier, telles que Google, GE et NBC Universal, ainsi que 99 % des entreprises figurant au classement Fortune 500. Lucid travaille en partenariat avec les leaders du marché, notamment Google, Atlassian et Microsoft. Depuis sa création, la société a reçu de nombreuses récompenses pour ses produits, son fonctionnement et sa culture d'entreprise. Pour plus d'informations, rendez-vous sur lucid.co/fr.

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