Quando todos os membros da equipe estão alinhados e colaboram efetivamente, fica mais fácil elaborar um business case bem fundamentado. É mais provável que o business case trate de vários riscos e preocupações e, ao mesmo tempo, ofereça às partes interessadas uma justificativa sólida para levar o projeto adiante.
Como escrever um business case
Agora você tem uma ideia do que é um business case e quem deve estar envolvido na criação dele. A próxima etapa é o processo de elaboração do business case.
Tenha em mente que você está tentando persuadir os tomadores de decisão a apoiar ou financiar o seu projeto. Portanto, certifique-se de que o documento seja interessante, conciso e inclua todas as informações que as partes interessadas precisam saber. Evite jargões e use palavras e frases simples e fáceis de ler que descrevam a sua visão e os benefícios de apoiar o seu projeto.
O número de etapas envolvidas na elaboração de um business case pode variar dependendo da iniciativa ou do projeto em que você está trabalhando. Veja abaixo um conjunto de etapas que você pode usar para escrever seu business case.
Etapa 1: Reunir informações
Esta etapa serve para incentivar a colaboração entre os membros da equipe. O envolvimento deles pode ajudar a ver as coisas a partir de várias perspectivas e a elaborar um business case bem pensado e confiável.
Sessões de brainstorming usando um modelo de brainstorming incentivam os membros da equipe a compartilhar e expandir as ideias. Trabalhar em conjunto no mesmo documento pode ajudar você a:
- Definir qual é o problema.
- Desenvolver possíveis soluções.
- Determinar quais são as melhores soluções.
- Identificar o impacto que a solução pode ter sobre a equipe e a empresa.
Etapa 2: Escreva o documento do business case
Usando as informações que você reuniu, compile todas as partes do seu business case. Um documento de business case pode incluir:
Resumo executivo
É uma visão geral sucinta que fornece ao seu público-alvo os pontos principais, os objetivos e as recomendações de forma rápida e acessível, sem a necessidade de ler o documento completo. Esse resumo aparecerá no início do documento, mas talvez você queira escrevê-lo após finalizar as demais seções do documento.
Declaração do problema
Defina o problema ou a questão que seu business case abordará de forma breve, específica, compreensível e que possa ser colocada em prática.
Objetivos
Use o método SMART para definir as metas e os objetivos no business case. Alinhe essas metas e os objetivos com as metas estratégicas da empresa e descreva como seu projeto vai alcançá-las.
Soluções e opções preferidas
Inclua uma breve descrição da sua solução preferida para resolver o problema apresentado. Ela deve incluir a lógica usada para você concluir que esta é a solução preferida e uma análise de custo-benefício da solução.
Alternativas e opções
Apresente soluções e abordagens alternativas para solucionar o problema que você apresentou. Inclua uma análise de custo-benefício para cada solução alternativa.
Estimativas de custo
Descreva aqui os custos estimados do projeto. Esses custos podem incluir capital inicial, aquisição de recursos, custos operacionais contínuos, custo total de propriedade, manutenção, suporte etc.
Benefícios
Descreva como você espera que a empresa se beneficie ao iniciar este projeto. Não se esqueça de incluir benefícios quantitativos e qualitativos e de calcular o retorno esperado do investimento.
Avaliações de risco
Descreva os riscos potenciais associados ao projeto. Inclua a probabilidade de que o risco ocorra e qual pode ser o impacto. Descreva suas estratégias para mitigar riscos.
Estimativa de prazos
Crie uma linha do tempo de alto nível que inclua marcos e resultados importantes. Estime quanto tempo será necessário para concluir todo o projeto.
Requisitos de recursos
Liste os recursos financeiros, materiais, tecnológicos e humanos necessários para concluir o projeto.
Recomendação
Use esta seção para resumir as conclusões da sua pesquisa neste caso de negócio. Inclua fatos e números que sustentem a sua recomendação de prosseguir com o projeto ou descartá-lo.
Implementação
Descreva sua estratégia para implementar o plano de projeto. Essa estratégia de implementação deve descrever por que essa é a melhor abordagem para alcançar os objetivos.
Finalize e distribua o business case
À medida que você cria o seu business case, ele provavelmente será submetido a várias análises e revisões antes de receber a aprovação final. Depois de aprovado, você deverá distribuí-lo às partes interessadas e aos tomadores de decisão para análise e consideração. Considere o formato de distribuição: impresso, PDF, slides, etc.
Etapa 3: Apresente seu business case
Reúna as partes interessadas, os executivos e outros tomadores de decisão para uma apresentação formal do seu business case. Use recursos visuais para ajudar o público a entender rapidamente os problemas, as soluções propostas, as recomendações e assim por diante.
O Lucidspark dispõe das ferramentas e modelos necessários para a criação de cronogramas e outros recursos visuais que apoiam suas conclusões e recomendações. As representações visuais podem manter seu público mais atento, auxiliar na clareza da compreensão dos dados e resultar em melhores decisões.
Bônus: o Lucidspark também inclui o modo de apresentação, onde você pode adicionar quadros ao seu mural do Lucidspark para transformá-lo rapidamente em slides e apresentar sem sair do aplicativo!
