Cuando todos los miembros del equipo están alineados y colaboran de manera eficaz entre sí, puedes crear un caso de negocio completo con más facilidad. Es más probable que el caso de negocio aborde los diversos riesgos e inquietudes y que a la vez proporcione a las partes interesadas una sólida justificación para seguir adelante con el proyecto.
Cómo escribir un caso de negocio
Ahora tienes una idea de qué es un caso de negocio y quién debería participar en su creación. El siguiente paso es el proceso de redacción del caso de negocio.
Nuevamente, ten en cuenta que estás intentando persuadir a los responsables de la toma de decisiones para que apoyen o financien tu proyecto. Por lo tanto, asegúrate de que el documento sea interesante y conciso, e incluya toda la información que las partes interesadas deben saber. Evita la jerga y utiliza palabras y frases sencillas y fáciles de leer que describan tu visión y las ventajas de respaldar el proyecto.
La cantidad de pasos involucrados en crear un caso de negocio puede variar según la iniciativa o el proyecto en que estés trabajando. A continuación, se muestra un conjunto de pasos que tal vez desees usar para escribir tu caso de negocio.
Paso 1: recopilar información
Este paso es bueno para invitar a la colaboración entre los miembros del equipo. Su participación puede ayudarte a ver las cosas desde múltiples perspectivas, lo cual es útil para desarrollar un caso de negocio creíble y bien pensado.
Las sesiones de lluvia de ideas que utilizan una plantilla de lluvia de ideas alientan a los miembros del equipo a compartir y ampliar ideas. Trabajar juntos en un mismo documento puede ayudarte con lo siguiente:
- Definir cuál es el problema.
- Desarrollar posibles soluciones.
- Determinar qué soluciones son las mejores.
- Identificar el impacto que la solución podría tener en el equipo y la empresa.
Paso 2: escribir el documento del caso de negocio
Con la información que has recopilado, arma todas las partes de tu caso de negocio. Un documento de caso de negocio podría incluir:
Un resumen ejecutivo
Se trata de una descripción general breve y de alto nivel destinada a brindarle a tu público objetivo una manera rápida y fácil de leer y digerir los puntos principales, objetivos y recomendaciones sin leer el documento completo. Este resumen aparecerá al principio del documento, pero es posible que quieras hacerlo después de haber escrito las otras secciones.
Planteamiento del problema
Se define el problema o la cuestión que abordará tu caso de negocio de forma breve, específica, comprensible y procesable.
Objetivos
Utiliza el método SMART para delinear las metas y objetivos de tu caso de negocio. Alinea estas metas y objetivos con las metas estratégicas de tu empresa y describe cómo tu proyecto alcanzará esas metas.
Soluciones y opciones preferidas
Incluye una breve descripción de tu solución preferida para abordar el problema planteado. Esto debe incluir cómo determinaste que es la mejor solución y un análisis de costo-beneficio de la solución.
Alternativas y opciones
Presenta soluciones y enfoques alternativos para resolver el problema planteado. Se debe incluir un análisis costo-beneficio para cada solución alternativa.
Estimaciones de costos
Se describen los costos estimados del proyecto, que podrían incluir capital inicial, adquisición de recursos, costos operativos continuos, costo total de propiedad, mantenimiento, soporte, entre otros.
Beneficios
Describe cómo esperas que la compañía se beneficie al iniciar este proyecto. Asegúrate de incluir los beneficios cuantitativos y cualitativos, y de calcular el retorno de la inversión previsto.
Evaluaciones de riesgo
Define los riesgos potenciales asociados al proyecto. Incluye la probabilidad de que se produzca el riesgo y cuál podría ser su impacto. Describe tus estrategias para mitigar los riesgos.
Cronogramas estimados
Crea un cronograma de alto nivel que incluya los principales hitos y entregables. Calcula cuánto tiempo llevará completar todo el proyecto.
Requerimientos de recursos
Enumera los recursos financieros, materiales, tecnológicos y humanos que necesitarás para completar el proyecto.
Recomendación
Usa esta sección para resumir los hallazgos de la investigación sobre este caso de negocio. Aquí deberías incluir hechos y cifras que respalden tu recomendación de avanzar con el proyecto o descartarlo.
Implementación
Describe tu estrategia para implementar el plan del proyecto. Aquí deberías explicar por qué este enfoque es el mejor para lograr tus objetivos.
Finalización y distribución del caso de negocio.
A medida que desarrollas tu caso de negocio, es probable que esté sujeto a múltiples revisiones y correcciones antes de obtener la aprobación final. Una vez aprobado, querrás distribuirlo a las partes interesadas y a quienes toman decisiones para su revisión y consideración. Considera el formato de distribución: impreso, PDF, presentación de diapositivas, etc.
Paso 3: presentar el caso de negocio
Reúne a las partes interesadas, ejecutivos y otros responsables de la toma de decisiones para realizar una presentación formal de tu caso de negocio. Utiliza elementos visuales para ayudar a tu audiencia a comprender rápidamente tus problemas, las soluciones propuestas, las recomendaciones y demás.
Lucidspark tiene las herramientas y plantillas que necesitas para crear cronogramas y otras ayudas visuales que respalden tus hallazgos y recomendaciones. Las imágenes pueden hacer que tu audiencia se involucre más, ayudarles a comprender los datos con mayor claridad y conducirlos a una mejor toma de decisiones.
Importante: Lucidspark también incluye el Modo presentación, en el que puedes agregar marcos alrededor de tu tablero de Lucidspark para convertirlo rápidamente en diapositivas y presentarlas sin salir de la aplicación.
