Lorsque tous les membres de l’équipe sont en phase et collaborent efficacement les uns avec les autres, vous êtes en mesure d’élaborer un business case bien documenté. Celui-ci a plus de chances de tenir compte des divers risques et préoccupations, tout en fournissant aux parties prenantes une justification solide en faveur du projet.
Comment rédiger un business case ?
Vous comprenez à présent ce qu’est un business case et vous savez qui doit y contribuer. Passons maintenant à son écriture.
Encore une fois, gardez à l’esprit que vous cherchez à persuader les décideurs de soutenir ou de financer votre projet. Veillez donc à ce que le document soit intéressant, concis et qu’il contienne toutes les informations dont les parties prenantes ont besoin. Évitez le jargon inutile et utilisez des mots et des phrases simples, faciles à lire, qui décrivent votre vision et les avantages qu’il y a à soutenir votre projet.
Le nombre d’étapes nécessaires à l’élaboration d’un business case peut varier en fonction de l’initiative ou du projet sur lequel vous travaillez. Vous trouverez ci-dessous une série d’étapes à suivre pour rédiger le vôtre.
Étape 1 : Rassembler les informations
Cette étape est propice à la collaboration entre les membres de votre équipe. Leur participation peut vous aider à voir les choses sous plusieurs angles, et donc à élaborer un business case bien réfléchi et convaincant.
Les séances de brainstorming qui s’appuient sur un modèle encouragent les membres de l’équipe à partager et à développer leurs idées. Le fait de collaborer dans le même document peut vous aider à :
- Définir le problème
- Développer des solutions possibles
- Déterminer quelles solutions sont les meilleures
- Identifier l’impact que la solution pourrait avoir sur l’équipe et l’entreprise
Étape 2 : Rédiger le document du business case
À l’aide des informations que vous avez recueillies, rassemblez tous les éléments de votre business case. Ce dernier peut comprendre les points suivants :
Résumé opérationnel
Il s’agit d’un bref aperçu général destiné à donner à votre public cible un moyen rapide et facile de lire et d’assimiler les points, objectifs et recommandations principales sans avoir à parcourir l’ensemble du contenu. Ce résumé figurera au début du document, mais vous pouvez le rédiger après avoir élaboré les autres sections.
Énoncé de problème
Définissez le problème ou le sujet que votre business case traitera de manière brève, spécifique, compréhensible et exploitable.
Objectifs
Utilisez la méthode SMART pour définir les objectifs de votre business case. Harmonisez ces derniers avec les objectifs stratégiques de votre entreprise et décrivez comment votre projet permettra de les atteindre.
Solutions et options préférées
Incluez une brève description de la solution que vous préférez pour résoudre le problème énoncé. Indiquez comment vous avez déterminé qu’il s’agissait de la meilleure option et présentez une analyse coût-avantage de cette solution.
Alternatives et options
Présentez des solutions et des approches alternatives pour résoudre le problème énoncé. Incluez une analyse coût-avantage pour chacune d’entre elles.
Estimations des coûts
Il s’agit des coûts estimés du projet. Ces derniers peuvent inclure le capital initial, l’acquisition de ressources, les coûts opérationnels permanents, le coût total de possession, les frais d’entretien, de support, etc.
Avantages
Décrivez les avantages que vous attendez de la mise en œuvre de ce projet pour l’entreprise. Veillez à inclure les bénéfices quantitatifs et qualitatifs, et à calculer le retour sur investissement attendu.
Évaluations des risques
Décrivez les risques potentiels associés au projet. Indiquez la probabilité que chaque risque se concrétise et l’impact qu’ils pourraient avoir. Indiquez vos stratégies visant à les atténuer.
Estimation des délais
Créez une chronologie générale comprenant les principaux jalons et livrables. Estimez le temps nécessaire à la réalisation de l’ensemble du projet.
Ressources nécessaires
Dressez la liste des ressources financières, matérielles, technologiques et humaines dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet.
Recommandation
Utilisez cette section pour résumer les résultats de vos recherches concernant ce business case. Vous devez inclure des faits et des chiffres qui justifient votre recommandation de poursuivre le projet ou de l’abandonner.
Mise en œuvre
Décrivez la stratégie de mise en œuvre de votre plan de projet. Cette dernière doit indiquer en quoi cette approche est la meilleure pour atteindre vos objectifs.
Finaliser et diffuser le business case
À mesure que vous élaborerez votre business case, celui-ci sera probablement soumis à de multiples examens et révisions avant d’obtenir l’approbation finale. Une fois qu’il aura été validé, communiquez-le aux parties prenantes et aux décideurs pour qu’ils le consultent et y réfléchissent. Choisissez le support approprié : papier, PDF, diapositives, etc.
Étape 3 : Présenter votre business case
Réunissez les parties prenantes, les dirigeants et les autres décideurs pour une présentation formelle de votre business case. Utilisez des supports visuels pour aider votre public à comprendre rapidement les problèmes, les solutions proposées, les recommandations, etc.
Lucidspark dispose des outils et des modèles dont vous avez besoin pour créer des chronologies et d’autres supports visuels afin d’étayer vos conclusions et vos recommandations. Ces éléments permettent d’impliquer davantage votre public, de l’aider à comprendre les données plus clairement et de prendre de meilleures décisions.
Bonus : Lucidspark inclut également le mode présentation, où vous pouvez ajouter des cadres autour de votre tableau pour le transformer rapidement en diaporama et le présenter sans quitter l’application !
