Wanneer alle teamleden op één lijn zitten en effectief met elkaar samenwerken, helpt dit je bij het opstellen van een goed doordachte business case. Het is waarschijnlijker dat de business case ingaat op verschillende risico's en zorgen en stakeholders voorziet van een goede reden om voor het project te gaan.
Zo schrijf je een business case
Je hebt nu een idee van wat een business case is en wie er betrokken moet worden bij het maken ervan. De volgende stap is het proces van het schrijven van de business case.
Nogmaals, vergeet niet dat je besluitvormers probeert te overtuigen om je project te steunen of te financieren. Zorg er dus voor dat het document interessant en beknopt is en alle informatie bevat die stakeholders nodig hebben. Vermijd jargon en gebruik eenvoudige, gemakkelijk te lezen woorden en zinnen die je visie en de voordelen van het steunen van je project beschrijven.
Het aantal stappen dat nodig is om een business case op te stellen kan variëren, afhankelijk van het initiatief of project waar je aan werkt. Hieronder vind je een aantal stappen die je mogelijk wilt doorlopen om je business case te schrijven.
Stap 1: Verzamel informatie
Deze stap is goed om de samenwerking tussen je teamleden te stimuleren. Hun betrokkenheid kan je helpen om dingen vanuit meerdere perspectieven te bekijken, wat je kan helpen om een goed doordachte en geloofwaardige business case te ontwikkelen.
Brainstormsessies met een brainstormsjabloon moedigen teamleden aan om ideeën te delen en er verder op in te gaan. Werk samen in hetzelfde document, dan kom je verder.
- Bepalen wat het probleem is.
- Mogelijke oplossingen ontwikkelen.
- Bepalen welke oplossingen het beste zijn.
- De impact identificeren die de oplossing kan hebben op het team en het bedrijf.
Stap 2: Schrijf de business case
Gebruik de informatie die je hebt verzameld om alle onderdelen van je business case samen te stellen. Een business case kan het volgende bevatten:
Managementsamenvatting
Dit is een kort overzicht op hoog niveau, bedoeld om je doelgroep een snelle en eenvoudige manier te geven om de belangrijkste punten, doelstellingen en aanbevelingen te lezen en samen te vatten zonder het hele document te lezen. Deze samenvatting verschijnt aan het begin van het document, maar je schrijft hem meestal pas nadat je de andere secties hebt geschreven.
Probleemstelling
Definieer het probleem dat je business case zal behandelen op een korte, specifieke, begrijpelijke en bruikbare manier.
Doelstellingen
Gebruik de SMART-methode om de doelen van je business case te schetsen. Stem deze doelen af op de strategische doelen van je bedrijf en beschrijf hoe je project deze doelen zal bereiken.
Voorkeursoplossingen en -opties
Voeg een korte beschrijving toe van de oplossing die je verkiest om het door jou genoemde probleem aan te pakken. Hierin vermeld je hoe je hebt vastgesteld dat dit de voorkeursoplossing is en maak je een kosten-batenanalyse voor de oplossing.
Alternatieven en opties
Presenteer alternatieve oplossingen en benaderingen om het probleem op te lossen. Voeg voor elke alternatieve oplossing een kosten-batenanalyse toe.
Kostenramingen
Dit geeft een overzicht van de geschatte kosten van het project. Deze kosten kunnen bestaan uit startkapitaal, aanschaf van middelen, permanente operationele kosten, totale eigendomskosten, onderhoud, ondersteuning, enzovoort.
Voordelen
Beschrijf hoe je verwacht dat het bedrijf zal profiteren van het opzetten van dit project. Zorg ervoor dat je kwantitatieve en kwalitatieve voordelen opneemt en bereken het verwachte rendement op je investering.
Risicobeoordelingen
Geef een overzicht van de mogelijke risico's die aan het project zijn verbonden. Vermeld daarbij de kans dat het risico zich voordoet en wat de gevolgen kunnen zijn. Beschrijf je strategieën om risico's te beperken.
Geschatte tijdlijn
Creëer een tijdlijn op hoog niveau met belangrijke mijlpalen en resultaten. Schat hoe lang het duurt om het hele project te voltooien.
Benodigde resources
Vermeld de financiële, materiële, technologische en human resources die je nodig hebt om het project te voltooien.
Aanbeveling
Gebruik dit gedeelte om de bevindingen van je onderzoek naar deze business case samen te vatten. Dit moet feiten en cijfers bevatten die je aanbeveling om door te gaan met het project of het te schrappen ondersteunen.
Implementatie
Beschrijf je strategie voor het implementeren van je projectplan. Deze implementatiestrategie moet beschrijven waarom deze aanpak de beste is voor het bereiken van je doelen.
De business case afronden en verspreiden
Je business case stel je niet in één keer op, hij wordt waarschijnlijk meerdere keren beoordeeld en herzien voor de definitieve goedkeuring. Nadat het is goedgekeurd, is het verstandig de business case te delen met de belanghebbenden en besluitvormers, zodat die het kunnen overwegen en beoordelen. Houd rekening met het distributieformaat: gedrukt, pdf, diapresentatie, enzovoort.
Stap 3: Presenteer je business case
Breng de stakeholders, leidinggevenden en andere besluitvormers bij elkaar voor een formele presentatie van je business case. Gebruik visuals om je publiek snel inzicht te geven in je problemen, voorgestelde oplossingen, aanbevelingen, enzovoort.
Lucidspark beschikt over de tools en sjablonen die je nodig hebt om tijdlijnen en andere visuele hulpmiddelen te maken die je bevindingen en aanbevelingen ondersteunen. Visuals kunnen je publiek meer betrokken houden, hen helpen de gegevens beter te begrijpen en tot betere besluitvorming leiden.
Bonus: Lucidspark bevat ook de presentatiemodus, waarbij je kaders rond je Lucidspark bord kunt toevoegen om er snel een slidedeck van te maken en het te presenteren zonder de app te verlaten!
