Em média, os funcionários passam 31 horas em reuniões improdutivas todos os meses. Isso significa muito desperdício de tempo e muitos funcionários frustrados. O que você pode fazer?
Cancelar a reunião é tentador (e você deve cancelar reuniões desnecessárias); porém, às vezes, a melhor forma de você aproveitar o seu tempo é por meio das reuniões. Afinal, quando bem feitas, elas dão oportunidades para resolver problemas, debater ideias e tomar decisões importantes.
Sendo assim, como garantir que sua próxima reunião valha a pena? Uma forma é incluir uma pauta eficaz para as reuniões.
A magia de uma pauta eficaz para reuniões
É impressionante: 63% das reuniões são conduzidas sem uma pauta planejada. No entanto, os benefícios de se ter uma pauta são claros.
Na reunião, uma pauta eficaz:
- Mantém o foco da reunião
- Reduz o tempo da reunião
- Prepara os participantes para a discussão
- Estimula a participação
- Prioriza os tópicos mais importantes
- Registra as etapas seguintes para que os participantes ajam
Pauta é o roteiro da reunião. Ela define o cronograma e o plano da discussão, descreve as principais metas ou prioridades, lista os participantes e delega os tópicos para discussão conforme necessário.
Quando você planeja com antecedência a pauta da reunião e envia aos participantes, todos chegam preparados e focados. Se a discussão se desviar, a pauta redireciona a conversa, de forma que todos continuem focados na tarefa.
A anatomia de uma boa pauta de reuniões
Como é uma pauta eficaz de reunião?
A pauta deve incluir as seguintes informações básicas:
- Data, horário e local da reunião
- Uma lista de chamada dos participantes
- Os objetivos da reunião
- Tópicos ou perguntas para discussão
- Tempo destinado para discutir cada tópico
- Anotações, documentação ou sugestões de reuniões anteriores
- Tarefas ou anotações de preparação para os participantes (antes da reunião)
Fica a dica: você também pode fazer um breve quebra-gelo ou bate-papo antes de iniciar a reunião para entrar no clima. Isso é útil principalmente em grupos multifuncionais, entre pessoas que não se encontram com frequência, ou em reuniões virtuais, que exigem um pontapé para iniciar a discussão.
Essas informações formam os elementos construtivos de uma reunião produtiva e estabelecem a base para uma comunicação eficaz.
Como fazer uma pauta de reunião?
Criar uma pauta eficaz leva tempo e exigem um planejamento cuidadoso. Não deixe isso para a última hora.
Para aproveitar ao máximo as reuniões — e as pautas:
Colabore com o patrocinador da reunião para alinhar metas e objetivos
Antes de esboçar uma pauta, você precisa esclarecer o objetivo da reunião. Ao entender os objetivos da reunião, você sabe o que discutir e como estruturar a reunião.
Porém, não faça isso sozinho; peça informações ao patrocinador da reunião—normalmente, é a pessoa (ou grupo) que solicitou a reunião ou identificou a necessidade dela. Em uma reunião geral dos departamentos, o patrocinador provavelmente é um executivo. Na reunião diária da equipe, a equipe inteira é a patrocinadora.
Colabore com o patrocinador para identificar os principais objetivos da reunião. Se a equipe for o patrocinador, colete a opinião de cada um para que todos estejam alinhados.
Foque em tópicos que afetam todo o grupo
Para fazer cada minuto valer a pena, foque os tópicos que impactam todos na reunião. Em outras palavras, a pauta deve incluir apenas tópicos relevantes para todo o grupo. Caso contrário, as pessoas perderão o interesse, e você terá menos chances de fazê-las comparecer e participar de reuniões futuras.
Se houver outros tópicos a serem abordados e que afetem participantes específicos, é bom estruturar a discussão para que os demais membros da equipe retornem ao trabalho; ou guarde esses pontos para uma reunião separada.
Observe o propósito de cada tópico
Esclareça o propósito da reunião e cada tópico de discussão. Com isso, os membros da equipe entendem as respectivas funções e participam de forma eficaz.
São três os principais propósitos de uma reunião ou tópico:
- Compartilhar informações — pode ser uma atualização rápida ou troca de informações; nesse caso, alguns ou a maioria dos participantes ouve em vez de falar. No geral, é melhor compartilhar as atualizações antes da reunião, de modo que você use o tempo da reunião para responder a perguntas e alinhar a compreensão. Se você precisar de informações de outros membros da equipe, garanta que eles apareçam preparados na reunião.
- Buscar informações — as reuniões são ótimas para coletar opiniões e considerar insights de uma variedade de perspectivas. Porém, isso não quer dizer que todos serão envolvidos na tomada de uma decisão. Se o objetivo da discussão é apenas obter a opinião dos participantes, deixe isso claro desde o início. Senão, as pessoas podem ficar frustradas se as ideias ou soluções delas não forem incorporadas à decisão final.
- Tomar uma decisão — se o objetivo da reunião for tomar uma decisão, esclareça isso com antecedência e descreva as regras da tomada de decisão. Por exemplo: você pode buscar um consenso ou simplesmente abrir uma votação. Se não houver consenso, o líder pode ter a palavra final. Seja qual for a abordagem na tomada de decisão, esclareça isso desde o início para que todos saibam o que é esperado e como devem participar para atingir a meta.
Estime o tempo para cada item de discussão
Mesmo com uma pauta, a reunião pode facilmente ser prejudicada se não houver tempo suficiente para a discussão. Por isso, estime o tempo de cada tópico.
Se a reunião estiver programada para uma hora, por exemplo, e você tiver cinco tópicos de discussão na pauta, o tempo total alocado não pode ultrapassar 60 minutos. Alguns itens podem levar apenas cinco minutos; já outros exigem uma deliberação mais aprofundada. Mesmo que o tempo alocado não seja exato, reserve um tempo para cada item da pauta; assim, você acompanha a reunião e mantém o fluxo da conversa.
Use um programa de colaboração para criar, compartilhar e armazenar suas pautas
Em vez de usar um caderno ou e-mail para suas pautas, migre para um programa de colaboração dinâmica. Esse programa de colaboração facilita a criação de pautas na nuvem, onde você as atualiza em tempo real, as disponibiliza para os participantes e grava a ata das reuniões.
Uma solução de colaboração visual como o Lucidspark oferece um quadro branco virtual no qual as equipes não apenas veem e guardam a pautas como podem contribuir nelas.
Inclua a pauta no convite da reunião
Por fim, quando a pauta da reunião estiver elaborada e pronta para ser usada, inclua-a no convite da reunião para que os participantes confiram o cronograma com antecedência. Assim, todos sabem o que esperar e podem aparecer preparados para ouvir, compartilhar e discutir.
Pauta com perguntas
Todas as pautas precisam conter as informações básicas que já descrevemos; porém, a formatação delas pode variar. Um método muito usado é a pauta com perguntas.
Como o nome indica, essa pauta descreve cada tópico na forma de pergunta. Em vez de incluir um tópico como "Recursos do produto", por exemplo, você pode perguntar: "Quais recursos precisamos incluir para melhorar a navegação?"
Ao transformar os tópicos de discussão em perguntas, você direciona melhor os resultados que procura. As pautas com perguntas envolvem melhor os participantes e podem aprimorar o propósito da reunião para que a discussão seja focada e produtiva do começo ao fim.
Três modelos eficazes de pauta para reunião
Use modelos compartilháveis e personalizáveis para criar uma pauta eficaz e economizar tempo. Com o Lucidspark, fica fácil conduzir reuniões produtivas e deixar sua equipe a par de tudo, graças aos modelos de reunião de equipe, reunião semanal e pauta semanal.
Modelo de pauta de reunião de equipe
Para configurar um mural Lucidspark num piscar de olhos, use um modelo de pauta de reunião de equipe e organize sua pauta nas principais categorias:
- Objetivos
- Atualizações
- Anotações
- Tópicos/Questões para discutir
Disponibilize o modelo para que os outros participantes se alinhem aos objetivos, façam anotações em tempo real e venham preparados.
