A colaboração visual, que já chegou a representar um nicho de mercado, surgiu como a solução decisiva para interligar a força de trabalho remota e turbinar a inovação. Como em qualquer espaço emergente com potencial, o mercado da colaboração visual vem crescendo rapidamente à medida que mais prestadores de serviços abraçam a chance de atender à crescente demanda. 

Porém, há um problema: o mundo ainda não entrou em um consenso sobre o real significado de "colaboração visual". Uma rápida procura no Google sobre "colaboração visual" traz centenas de milhares de resultados, com descrições vagas demais (ambientes flexíveis em nuvem) ou limitadas demais (quadros interativos digitais) para capturar todo o escopo do significado desse termo.

A falta de clareza do que é colaboração visual criou um "espaço sem dono" para os prestadores, com plataformas cujas capacidades variam drasticamente entre si, mesmo contendo esse novo rótulo. E, nas organizações que querem melhorar o trabalho conjunto entre as equipes, essas definições ambíguas criaram um ambiente confuso. 

É hora de pararmos de tratar a colaboração visual como mais uma mera modinha passageira. 

A colaboração visual pode ser definida como algo que serve para simplesmente facilitar um pouco o trabalho, ou ela pode ser definida como o mecanismo que gera inovação, aumenta a agilidade, interliga equipes híbridas e aumenta a eficiência organizacional. Quem não vai preferir a segunda alternativa?

O que é colaboração visual?

Colaboração visual é uma série de atividades interligadas — seja ideias de brainstorming, processos de mapeamento ou sistemas de diagramação — que levam as empresas a uma constante inovação. Graças aos recursos visuais, as equipes de toda a empresa comunicam ideias complexas e colaboram de forma assíncrona e em tempo real (geralmente numa tela digital compartilhada e infinitamente expansível).  

Ao colaborarem visualmente, as equipes desenvolvem organicamente um plano vivo dos negócios — um sistema de registro de ideias, planos e designs da empresa. As equipes podem recorrer a essa fonte central para entender como a empresa funciona; saber o que é preciso para continuarem alinhadas; fazer mudanças de impacto; e criar novas soluções que agreguem valor aos clientes.

São exemplos de colaboração visual:

• Brainstorming e síntese de ideias
• Facilitação de reuniões Ágil
• Criação de organogramas
• Criação de diagramas UML 
• Planejamento de projetos complexos 
• Visualização da jornada do cliente 

Eis o segredo: a colaboração visual deve ocorrer em cada estágio do fluxo de trabalho para depois registrar tudo num espaço compartilhado para iteração. Ela deve ocorrer não só na geração de ideias, como também ao racionalizar as ideias pós-brainstorm com dados e insights, ao compreender o atual estado da empresa, ao planejar itens de ação e ao planejar e criar um projeto.

Capturar o fluxo de trabalho de ponta a ponta é a única forma de criar o panorama abrangente da empresa, necessário para sempre inovar. Porém, também é o que a maioria das atuais definições de colaboração visual não leva em conta. 

Não se engane: colaboração visual não é um mero quadro branco digital ou uma ferramenta de gestão visual. Ela é mais do que uma extensa tela online repleta de notas adesivas coloridas, linhas e formas. Essas definições cobrem apenas parte do ciclo de vida de um projeto; mas há como melhorar cada aspecto de um projeto, em centenas de casos de uso, graças à colaboração visual. 

E as empresas que viabilizam a colaboração visual são amplamente recompensadas: 82% dos tomadores de decisão relataram que investir em uma solução em colaboração coesa faz a organização continuar competitiva e a posiciona como líder do setor, de acordo com um estudo da Forrester Consulting.

Exemplo: colaboração visual em cada etapa de um fluxo de trabalho

Imagine o seguinte: um banco está desenvolvendo um novo aplicativo móvel. O processo de criação da aplicação será complexo, envolvendo provavelmente centenas de diferentes pessoas de equipes em todo o mundo. Como a colaboração visual se encaixa nesse fluxo de trabalho?

Etapa 1: enxergue o estado atual. Em primeiro lugar, essas equipes distribuídas precisam entender o estado atual dos processos, a tecnologia e a jornada do cliente para saber o que precisam criar para lançar o aplicativo no mercado. Eles podem usar uma plataforma de colaboração visual para diagramar, de forma colaborativa, o atual estado dos negócios e, rapidamente, chegar a um consenso — trabalhando lado a lado em qualquer lugar do mundo.

Etapa 2: faça o brainstorming e a geração de ideias. Em seguida, eles devem debater coletivamente a experiência ideal do cliente e o que o novo aplicativo precisa para possibilitar isso. Como inspiração, as equipes podem disponibilizar pesquisas ou exemplos com clientes em um espaço compartilhado. Ao colaborarem visualmente, os indivíduos de diferentes equipes podem compartilhar perspectivas, garantindo que todas as ideias sejam apresentadas. 

Etapa 3: sintetize as ideias. Em seguida, na mesma plataforma, essas equipes podem sintetizar e priorizar as ideias. Com a colaboração visual, as equipes analisam automaticamente o brainstorm de diferentes formas até terem os insights necessários para tomar as decisões. 

Etapa 4: planeje o projeto com equipes multifuncionais. Chegando a um consenso, as equipes usam as ideias escolhidas para mapear uma nova jornada do cliente e criar wireframes e protótipos.

A partir daí, elas podem chamar outras equipes para alinhar os esforços interfuncionais em outras partes da empresa que precisam mudar, como atendimento ao cliente e marketing. As equipes de toda a organização enxergam os processos, os cronogramas e as dependências para se alinharem a todas as variações necessárias para dar vida às mudanças.

Ao mesmo tempo, outras equipes podem usar a colaboração visual para entender a infraestrutura e os sistemas atuais; e determinar as alterações necessárias para executar o novo aplicativo.

Etapa 6: melhore sempre. Em todo o projeto, as equipes de toda a empresa podem usar a colaboração visual para se comunicar, trabalhar juntas e adaptar os planos conforme necessário. Porém, o benefício não para quando o aplicativo é lançado. O aplicativo e a documentação referente a ele continua a mudar com o tempo. Ao colaborarem visualmente, essas equipes criam naturalmente um plano vivo de como o aplicativo funciona e como eles chegaram lá, incluindo todas as ideias e decisões tomadas ao longo do caminho.

Essa documentação viva mantém as equipes entrosadas e agiliza a integração de novos membros, de modo que eles melhorem continuamente o aplicativo ao longo do tempo. A melhor parte é que a documentação é criada e atualizada como um artefato natural da colaboração visual da equipe. 

Definindo as qualidades da colaboração visual

Qualquer melhoria na colaboração é valiosa; porém, para realmente conduzir os negócios rumo à constante inovação, a colaboração visual deve seguir alguns critérios.

Facilitar o trabalho em equipe e a comunicação

Com o trabalho híbrido e remoto cada vez mais comuns, colocar as equipes lado a lado numa tela compartilhada, em qualquer lugar do mundo, é uma das partes mais importantes da colaboração visual. 

A colaboração visual gera um espaço para equipes que não compartilham mais o mesmo escritório para compartilharem ideias, darem feedback, aprenderem entre si e resolverem problemas. As equipes trabalham de forma mais eficiente, pois a colaboração não se limitada mais a discussões em tempo real ou e-mails lentos - isso acontece de forma assíncrona. 

As organizações também podem diversificar e democratizar a geração de ideias graças à colaboração visual. Sem restrições físicas à colaboração, as organizações garantem perspectivas específicas em qualquer projeto (e os funcionários têm uma forma mais padronizada de externar as ideias). 

A colaboração visual deve facilitar a colaboração em tempo real — com recursos como temporizadores, ponteiros a laser, votação e notas adesivas identificadas por cores — e a colaboração assíncrona com comentários e o compartilhamento de conteúdo orientado. 

Dar clareza à complexidade

Não dá para ter colaboração visual sem recursos visuais. Usar recursos visuais para se comunicar é uma forma muito conhecida de aumentar a capacidade da equipe de entender e reter informações. Naturalmente, uma das qualidades fundamentais da colaboração visual é a capacidade de esclarecer dados, processos e ideias complexas, tornando-os em recursos visuais intuitivos e fáceis de entender.

Esse conceito tem um componente crucial e muitas vezes negligenciado: para ser eficiente, a colaboração visual deve empregar recursos e automação inteligentes para que as equipes tenham a clareza necessária para entrar rapidamente em ação. Ao enxergar automaticamente conjuntos de dados complexos e sintetizar ideias, as equipes passam menos tempo interpretando manualmente as informações e mais tempo no trabalho que realmente importa. 

Alinhar equipes em torno de uma fonte central de informações

Talvez o aspecto mais importante da colaboração visual seja alinhar equipes em toda a organização de uma forma inédita. A colaboração não só oferece clareza visual, como fornece um registro de ideias, do estado atual, dos planos do projeto e das decisões, que as equipes podem consultar a qualquer momento para tomar decisões conscientes. 

As plataformas de colaboração visual devem se integrar às principais tecnologias, a fim de simplificar a origem das informações importantes; e incluir vários modelos prontos para que as equipes a padronizem e organizem os projetos.

Com o contexto necessário para avançarem, as equipes se adaptam rapidamente às mudanças, integram novos membros com mais rapidez, entregam valor de forma mais regular e inovam sempre.

Benefícios da colaboração visual 

A promessa da colaboração visual não é difícil de entender. Conforme ilustrado no exemplo acima, a colaboração visual tem o potencial de ser a base de como sua organização realiza os trabalhos. 

As organizações que permitem a colaboração visual adequada veem os seguintes ganhos: 

• Aumento na eficiência e na agilidade: ao melhorar a comunicação, a clareza e o alinhamento, a colaboração visual elimina muitas das ineficiências que as equipes (principalmente as remotas ou híbridas) sofrem: lentidão na entrega dos projetos, análise manual dos dados, erros na comunicação e problemas com o versionamento. Ao centralizar as informações críticas da empresa, fica fácil para os membros da equipe compartilharem conhecimentos e juntarem o contexto necessário para trabalhar - e adaptar o trabalho - de forma rápida e confiável. 

E o resultado? Time-to-market mais rápido e entrega regular de valor em meio a mudanças constantes. Em outras palavras, ao aumentar a eficiência organizacional e a agilidade dos negócios, a colaboração visual atua como vantagem concorrencial da empresa em um mundo complexo. 

• Geração de iniciativas estratégicas: a maioria das mudanças organizacionais em grande escala, como migração para a nuvem, desenvolvimento de novos produtos ou liderança de uma transformação ágil, envolve equipes multifuncionais em toda a empresa. A colaboração visual é o fator que une esses silos e alinha as equipes em torno de metas, cronogramas e entregas comuns.
• Expansão da inovação: ao colaborar visualmente, sua organização cria organicamente um registro de ideias — e o caminho para priorizar as ideias — que as equipes podem traçar como guia para tomar decisões. Com esse repositório de inovações, as equipes têm acesso a todo o contexto necessário para replicar decisões bem-sucedidas e repensar as que ficaram pelo caminho. Como resultado, a inovação fica mais padronizada e expansível — mesmo com membros da equipe que não fizeram parte de projetos anteriores. 

A melhor parte é que o repositório de inovações é formado como um artefato natural da colaboração, de modo que as equipes não precisam passar mais tempo na documentação. 

• Aumentar a satisfação e o envolvimento dos funcionários: a colaboração visual pode capacitar incrivelmente os funcionários, particularmente nas equipes dispersas. A colaboração visual não só cria um ponto de contato mais padronizado, principalmente para equipes híbridas. Como é um meio de os funcionários compartilharem ideias e participarem da tomada de decisões, não importa onde trabalhem ou o estilo de colaboração. 

E, como não estão desanimados com a frustrante comunicação e o trabalho manual, os funcionários podem se dedicar a projetos mais satisfatórios e inovadores. 

Escolhendo a solução certa para a colaboração visual na sua empresa 

Como as diferentes definições de colaboração visual já evidenciaram, nem todas as plataformas deste mercado são criadas de forma igual. 

Muitas plataformas de colaboração visual trazem um espaço para colaborar e fazer brainstorm, mas a funcionalidade de diagramação e análise de dados está limitada a documentos estáticos, que devem ser manualmente atualizados e ficam desatualizados facilmente. Ou, então, mostram dados básicos, mas sem a flexibilidade necessária para se fazer brainstorm de ideias ou planejar projetos com base nesses dados.

Para colher todos os benefícios da colaboração visual, priorize os resultados que você procura ao avaliar as plataformas; e não se contente com uma ferramenta que só te leva até a metade do projeto.

A colaboração visual não é só uma modinha passageira — ela é crucial para alinhar equipes, acelerar a inovação e ampliar grandes iniciativas. E, com cada vez mais organizações adotando soluções em colaboração visual, a plataforma certa pode ser a vantagem concorrencial de que sua organização precisa.