La colaboración visual, que alguna vez representó un nicho de mercado, ha surgido como la solución definitiva para conectar fuerzas laborales distribuidas y potenciar la innovación. Como cualquier espacio emergente que muestre potencial, el mercado de la colaboración visual está creciendo rápidamente, debido a que más proveedores aprovechan la oportunidad de satisfacer una demanda cada vez mayor. 

Pero existe un problema: la industria no se ha puesto de acuerdo en cuál es la definición de colaboración visual. Una búsqueda rápida en Google arroja cientos de miles de resultados, pero las descripciones son demasiado vagas (entornos flexibles basados en la nube) o demasiado limitadas (pizarras digitales) para captar el alcance completo de su significado.

La falta de claridad en torno a lo que es la colaboración visual ha creado una especie de espacio en el que cada proveedor hace lo que le parece, y existen plataformas cuyas capacidades varían mucho entre sí, pero todas llevan la nueva etiqueta. Y, para las organizaciones que buscan mejorar la forma en la que colaboran sus equipos, las definiciones ambiguas han creado una situación confusa. 

Es hora de dejar de tratar la colaboración visual como otra palabra de moda. 

La colaboración visual, según la definen algunos proveedores, puede servir simplemente para facilitar un poco el trabajo, o puede actuar como el motor que impulsa la innovación, aumenta la agilidad, conecta a los equipos híbridos e incrementa la eficiencia de una organización. ¿Quién no preferiría esto último?

¿Qué es la colaboración visual?

La colaboración visual es una serie de actividades conectadas, que van desde lluvias de ideas hasta procesos de mapeo, sistemas de diagramación y más, que llevan a las empresas hacia la innovación constante. Mediante el uso de elementos visuales, los equipos de toda la empresa pueden comunicar eficazmente ideas complejas y colaborar tanto de forma asíncrona como en tiempo real (normalmente en un lienzo digital compartido infinitamente escalable).  

Y mediante la colaboración visual, los equipos desarrollan orgánicamente un plano dinámico de la empresa: un sistema para el registro de las ideas, los planes y los diseños. Pueden recurrir a esta única fuente para comprender cómo funciona la empresa, lo cual es necesario para mantenerse alineado, hacer cambios con impacto y crear nuevas soluciones que aporten valor a los clientes.

Algunos ejemplos de colaboración visual incluyen:

• Lluvias y síntesis de ideas
• Facilitación de reuniones ágiles
• Creación de organigramas
• Creación de diagramas UML 
• Planificación de proyectos complejos 
• Visualización del recorrido del cliente 

Aquí está la clave: la colaboración visual debe ocurrir en todas las etapas del flujo de trabajo, no solo en la ideación, sino también para darle sentido a las ideas después de una lluvia de ideas con datos e información, comprender el estado actual de la empresa, planificar acciones, diseñar y armar proyectos y luego registrar todo eso en un espacio compartido para poder iterar.

Captar el flujo de trabajo de punta a punta es la única manera de crear una imagen integral de la empresa, necesaria para innovar continuamente. Pero también es lo que la mayoría de las definiciones actuales de colaboración visual no tienen en cuenta. 

No te engañes: la colaboración visual no es solo una pizarra digital o una herramienta de gestión visual. Es más que un extenso lienzo en línea lleno de coloridas notas adhesivas, líneas y figuras. Esas definiciones solo representan una parte del ciclo de vida de un proyecto, pero existe la oportunidad de mejorar cada uno de sus aspectos, en cientos de casos de uso, a través de la colaboración visual. 

Y las empresas que sí permiten la colaboración visual en términos generales son recompensadas: según un estudio de Forrester Consulting, el 82 % de los encargados de tomar decisiones informaron que invertir en una solución de colaboración cohesiva permite que su organización se mantenga competitiva y los posicione como líderes en su industria. 

Ejemplo: colaboración visual en cada etapa de un flujo de trabajo

Imagina este escenario: un banco está construyendo una nueva aplicación móvil. El proceso de creación de la aplicación será complejo y probablemente involucre a cientos de personas de distintos equipos de todo el mundo. ¿Qué papel juega la colaboración visual en su flujo de trabajo?

Paso 1: Visualización del estado actual. En primer lugar, estos equipos distribuidos necesitan una forma de comprender el estado actual de sus procesos, su tecnología y el recorrido del cliente para saber qué necesitan construir para llevar la aplicación al mercado. Pueden utilizar una plataforma de colaboración visual para diagramar de forma colaborativa el estado actual de la empresa y llegar rápidamente a un entendimiento compartido, trabajando codo con codo desde cualquier parte del mundo.

Paso 2: Lluvia de ideas e ideación. A continuación, hacen una lluvia de ideas colectiva sobre la experiencia del cliente ideal y lo que debe incluir la nueva aplicación para hacerla posible. Los equipos pueden obtener investigaciones de clientes o ejemplos de inspiración para verlos en un espacio compartido. Al colaborar visualmente, los integrantes de los distintos equipos pueden aportar sus puntos de vista, lo que garantiza que todas las ideas salgan a la luz. 

Paso 3: Síntesis de las ideas. Luego, en la misma plataforma, estos equipos pueden hacer una síntesis de las ideas y priorizar con cuáles quieren avanzar. A través de la colaboración visual, pueden analizar automáticamente la lluvia de ideas de distintas maneras hasta que tengan la información necesaria para tomar decisiones. 

Paso 4: Planificación del proyecto con equipos multifuncionales. Después de llegar a un consenso, los equipos usan las ideas seleccionadas para trazar un nuevo recorrido del cliente y crear wireframes y prototipos.

A partir de ahí, pueden incorporarse más equipos para alinear los esfuerzos multidisciplinarios en otras partes de la empresa que necesitan un cambio, por ejemplo, soporte al cliente y marketing. Los equipos de toda la organización pueden visualizar fácilmente los procesos, los plazos y las dependencias para alinear todos los componentes necesarios para hacer los cambios realidad.

Al mismo tiempo, otros equipos pueden usar la colaboración visual para comprender la infraestructura y los sistemas actuales y determinar qué cambios se necesitan para ejecutar la nueva aplicación.

Paso 6: Mejora continua. A lo largo de todo el proyecto, los equipos de la empresa pueden usar la colaboración visual para comunicarse, trabajar juntos y adaptar los planes según sea necesario. Pero el beneficio no se detiene una vez que se lanza la aplicación. La aplicación que están creando, y la documentación que la respalda, continuarán cambiando con el tiempo. Al colaborar visualmente, han creado de forma natural un plano dinámico de cómo funciona la aplicación y de cómo han llegado a ella, incluidas todas las ideas y decisiones tomadas durante el proceso.

Esta documentación dinámica mantiene a los equipos en sintonía y permite que los nuevos miembros se pongan al día rápidamente, para que se pueda mejora la aplicación de manera continua a lo largo del tiempo. Lo mejor de todo es que la documentación se crea y actualiza como un artefacto natural de la colaboración visual del equipo. 

Definición de las cualidades de la colaboración visual

Cualquier mejora en la colaboración es valiosa, pero para llevar verdaderamente a una empresa hacia la innovación constante, la colaboración visual debe ajustarse a algunos criterios.

Facilita el trabajo en equipo y la comunicación

A medida que el trabajo híbrido y remoto se convierte en la norma, la capacidad de conectar equipos codo a codo en un lienzo compartido, desde cualquier parte del mundo, es una de las partes más importantes de la colaboración visual. 

Ofrece un espacio para que los equipos que ya no están juntos en la oficina compartan ideas, hagan comentarios, aprendan unos de otros y resuelvan problemas. Se puede trabajar de manera más eficiente porque la colaboración ya no se limita a debates en tiempo real o a correos electrónicos lentos, sino que se produce de forma asíncrona. 

Las organizaciones también pueden diversificar y democratizar la ideación mediante la colaboración visual. Como no hay restricciones físicas para la colaboración, pueden estar seguras de que están aportando perspectivas únicas a cualquier proyecto (y de que los empleados tienen un espacio más consistente para compartir ideas). 

La colaboración visual debería facilitar tanto la colaboración en tiempo real, con funciones como cronómetros, punteros láser, votaciones y notas adhesivas codificadas por colores, como la colaboración asíncrona, a través de comentarios y el intercambio guiado de contenidos. 

Aporta claridad a la complejidad

No se puede tener colaboración visual sin elementos visuales. El uso de elementos visuales para comunicarse es una forma bien conocida de aumentar la capacidad de un equipo para comprender y retener información. Naturalmente, una de las cualidades fundamentales es la capacidad de aclarar datos, procesos e ideas complejos representándolos mediante imágenes intuitivas y fáciles de entender.

Hay un componente clave de este concepto que a menudo se pasa por alto: para moverse de manera eficiente, la colaboración visual debe emplear características inteligentes y automatización, de modo que los equipos obtengan la claridad que necesitan para pasar rápidamente a la acción. Al visualizar automáticamente conjuntos de datos complejos y sintetizar ideas, se dedica menos tiempo a interpretar manualmente la información y más tiempo al trabajo importante. 

Alinea los equipos en torno a una única fuente de información

Quizás el aspecto más importante de la colaboración visual es que tiene el poder de alinear a los equipos de toda la organización de una manera que no se ha hecho antes. No solo crea claridad en el momento, sino que proporciona un registro de las ideas, el estado actual, los planes del proyecto y las decisiones que los equipos pueden consultar en cualquier momento para tomar decisiones informadas. 

Las plataformas de colaboración visual deben integrarse con tecnologías populares para simplificar dónde se encuentra la información importante e incluir una variedad de plantillas prediseñadas para ayudar a los equipos a estandarizar y organizar los proyectos.

Cuando los equipos tienen el contexto necesario para avanzar, pueden adaptarse a los cambios velozmente, incorporar nuevos miembros más rápido, ofrecer valor de manera más consistente e innovar continuamente.

Beneficios de la colaboración visual 

La promesa de la colaboración visual no es difícil de comprender. Como se ilustra en el ejemplo anterior, tiene el potencial de funcionar como piedra angular de cómo se hace el trabajo en tu organización. 

Las organizaciones que permiten una colaboración visual adecuada experimentan los siguientes beneficios: 

• Aumenta la eficiencia y la agilidad: al mejorar la comunicación, la claridad y la alineación, elimina muchas de las ineficiencias a las que se enfrentan los equipos (especialmente aquellos remotos o híbridos): traspasos lentos de proyectos, análisis manual de datos, falta de comunicación y problemas de versiones. Como centraliza la información crítica de la empresa, los miembros del equipo pueden compartir fácilmente los conocimientos y tener el contexto que necesitan para trabajar y adaptar su trabajo de manera rápida y confiable. 

¿El resultado? Llegar a la comercialización más rápido y entregar valor uniformemente en medio de cambios constantes. En otras palabras, al aumentar la eficiencia organizacional y la agilidad empresarial, la colaboración visual puede ser la ventaja competitiva de una empresa en un mundo complejo. 

• Impulsa las iniciativas estratégicas: la mayoría de los cambios organizacionales a gran escala, como migrar a la nube, desarrollar nuevos productos o liderar una transformación ágil, involucran a equipos multidisciplinarios de toda la empresa. La colaboración visual es el factor que une esos silos y alinea a los equipos en torno a objetivos, cronogramas y resultados comunes.
• Escala la innovación: si colabora visualmente, tu organización creará de manera orgánica un registro de ideas (y el camino para priorizar qué ideas llevar a la práctica) que los equipos pueden usar como guía para tomar decisiones. A través de este repositorio de innovación, tienen acceso a todo el contexto que necesitan para replicar decisiones exitosas e iterar en aquellas que no funcionaron. Como resultado, la innovación se vuelve más sistemática y escalable, incluso cuando se incorporan nuevos miembros del equipo que no formaron parte de proyectos anteriores. 

La mejor parte es que un repositorio de innovación se forma como un artefacto natural de la colaboración, por lo que no es necesario dedicarle tiempo adicional a la documentación. 

• Aumenta la satisfacción y la participación de los empleados: la colaboración visual puede ser increíblemente enriquecedora para los empleados, en especial para los equipos dispersos. No solo crea un punto de contacto más uniforme para la conexión, especialmente para los equipos híbridos, sino que brinda a los empleados un medio para compartir sus ideas y participar en la toma de decisiones, independientemente de dónde trabajen o de su estilo de colaboración. 

Y cuando los empleados no están enredados en una comunicación frustrante o con trabajos manuales, pueden centrarse en proyectos más satisfactorios e innovadores. 

Cómo elegir la solución de colaboración visual adecuada para tu empresa 

Como lo demuestran las diferentes definiciones de colaboración visual, no todas las plataformas de este mercado son iguales. 

Muchas proporcionan un espacio para colaborar y hacer lluvias de ideas, pero su funcionalidad de diagramación y análisis de datos está limitada a documentos estáticos que deben actualizarse manualmente y que pueden quedar obsoletos con suma facilidad. O proporcionan una visualización básica de los datos, pero carecen de la flexibilidad necesaria para pensar ideas o planificar proyectos basados en esos datos.

Para aprovechar todas las ventajas de la colaboración visual, mantén los resultados que buscas en primer plano cuando evalúes las plataformas y no te conformes con una herramienta que solo te permita avanzar a medias en los proyectos.

La colaboración visual no es solo una palabra de moda: es la clave para alinear equipos, acelerar la innovación y escalar iniciativas importantes. Y a medida que más organizaciones buscan adoptarla, la plataforma adecuada podría ser la ventaja competitiva que tu organización necesita.