¿Qué se nos viene a la mente cuando pensamos en colaboración?

Para muchos trabajadores, es la idea de un grupo de personas reunidas en una sala de conferencias o, más comúnmente en los últimos años, en una llamada virtual. Probablemente implique mirar presentaciones de diapositivas poco inspiradoras y revisar interminables correos electrónicos e hilos de chat.

Ahora piensa: ¿qué tan efectivas consideras que son esas interacciones?

Dado que los trabajadores de hoy pasan el 58 % de su tiempo en "trabajo sobre el trabajo" y 129 horas en reuniones innecesarias cada año, apuesto que esas supuestas actividades colaborativas no se sienten demasiado productivas.

Esas interacciones superfluas tienen un costo alto. En una organización con 5000 empleados, según las investigaciones, se estima que 101 millones de dólares al año se desperdician potencialmente en reuniones. Pero la colaboración debería mejorar el resultado final y no llevar a la bancarrota. Entonces, ¿qué es lo que sucede?

En pocas palabras, el enfoque (o la falta de este) que muchas organizaciones adoptan respecto a la colaboración es ineficaz. Y, debido a que a menudo es difícil determinar lo que hace que la colaboración no funcione, es difícil solucionarlo.

Pero los equipos no tienen por qué sufrir con tediosas presentaciones de diapositivas ni bandejas de entrada abarrotadas. Al descubrir los problemas actuales de la colaboración, revelaremos cuáles son las oportunidades de colaborar mejor para impulsar la innovación, aumentar la productividad y acelerar el crecimiento de los ingresos.

Una breve historia de los problemas de colaboración

Muchas organizaciones atribuyen sus problemas de colaboración al cambio al trabajo remoto e híbrido que sucedió a partir de la pandemia. Pero estos problemas se remontan a mucho antes.

Incluso cuando los equipos trabajaban juntos en la oficina todos los días, las organizaciones tenían dificultades para facilitar una colaboración eficaz. Por ejemplo, hace años trabajé con una organización que consideraba que los trabajadores estaban aislados en las diferentes plantas de su edificio y eso hacía que se perdiera una importante colaboración multidisciplinaria. Intentaron implementar escaleras centrales y abiertas y colocar intencionalmente máquinas de café en ciertos pisos en un esfuerzo por obligar a las personas a interactuar más entre sí.

Con el cambio al trabajo remoto, las organizaciones buscaron nuevas formas de fomentar la colaboración de los empleados. Esas interacciones a menudo adoptaron la forma de videollamadas, lo que dio lugar a un fenómeno muy difundido llamado "fatiga de las reuniones virtuales", que, lejos de conectarlos, está agotando a los empleados.

Ya sea la implementación de un plan de oficina abierta o la programación de más reuniones, el problema sigue siendo el mismo: nos hemos centrado tanto en aumentar la cantidad de interacciones que hemos descuidado las formas de mejorar la calidad de esas interacciones. En un artículo de McKinsey se explica bien: "Con reuniones multitudinarias e interminables y correos electrónicos incesantes, las empresas han pasado a dominar el arte de las interacciones innecesarias".

"El trabajo híbrido no ha arruinado la colaboración. Pero nos ha hecho darnos cuenta de que estamos en un punto de inflexión con la colaboración, y no podemos arreglarlo con la colocación estratégica de una máquina de café, ni con otra reunión, correo electrónico o presentación de diapositivas".

¿Qué hay de malo con el estado actual de la colaboración?

En mi experiencia de trabajo con organizaciones de distintos tamaños y sectores, veo algunos problemas comunes con la colaboración en el lugar de trabajo. Al abordar esos problemas de fondo, las organizaciones pueden construir la base de la colaboración eficaz necesaria para innovar continuamente y trabajar con eficiencia.

Problema N.° 1: estamos definiendo mal la colaboración

El primer problema actual de la colaboración es simple: estamos pensando en la colaboración de forma equivocada. Más específicamente, estamos confundiendo la comunicación y las reuniones con la colaboración.

Cuando no distinguimos entre la colaboración y la comunicación, los equipos terminan pasando mucho tiempo hablando del trabajo, pero rara vez llegan a un punto de acción. Hay una diferencia entre compartir actualizaciones simples o hacer preguntas básicas (comunicación) y priorizar ideas, planificar proyectos complejos o diseñar soluciones técnicas (colaboración).

Del mismo modo, cuando vemos la colaboración como sinónimo de reuniones, reducimos esencialmente el trabajo en equipo, la resolución de problemas e incluso la agilidad a momentos aislados de nuestras agendas. Las reuniones proporcionan una sensación inflada de productividad, porque mantienen a los equipos ocupados pero ralentizan el trabajo real y significativo.

Problema N.° 2: no estamos habilitando la colaboración con las herramientas adecuadas

No es sorprendente que, dado que estamos definiendo mal la colaboración, no la habilitemos correctamente.

Aunque no hay escasez de herramientas para la comunicación y las reuniones, lo que los equipos realmente necesitan es un lugar para compartir y captar ideas, aclarar temas complejos y brindar comentarios en contexto. Pero la mayoría de las organizaciones no suministran las herramientas adecuadas para eso. Entonces, los equipos recurren a las herramientas que tienen disponibles, y el resultado es muy ineficiente.

Imagina esta situación: estás trabajando en la identificación de los requisitos del producto para el lanzamiento de un nuevo software. Debes involucrar a las partes interesadas de toda la empresa y decides que sería demasiado difícil hacerlo por correo electrónico o Slack, así que programas una reunión. Durante la reunión, intentas registrar los comentarios de todos en el único formato que se te ocurre: una hoja de cálculo. Se pasan la reunión revisando idea tras idea, y la hora que programaste se acabó enseguida. Sales de la reunión sin prioridades claras ni medidas que tomar, y recurres a programar otra reunión para terminar de desarrollar la hoja de ruta.

Si todo lo que tienes a tu disposición es una hoja de cálculo, necesitarás una reunión larga y aburrida para cada interacción.

Utilizar tecnología anticuada o herramientas diseñadas para un trabajo diferente, como analizar datos en lugar de elaborar hojas de ruta de productos, está trayendo consecuencias para los empleados. De hecho, el 29 % de los empleados probablemente aceptaría un trabajo en otro lugar si la única diferencia fuera una mejor pila de herramientas para el personal.

Problema N.° 3: no tratamos la colaboración como un conjunto de habilidades

Cuando vemos la colaboración simplemente como interacciones, pasamos mucho tiempo tratando de aumentar la frecuencia de esas interacciones, por ejemplo, mediante la colocación máquinas de café en ciertos pisos. Desafortunadamente, ahí es donde muchas organizaciones se han detenido. Con las condiciones adecuadas para que los trabajadores interactúen, la colaboración debería aumentar naturalmente, ¿verdad?

No exactamente. Para garantizar que esas interacciones sean realmente significativas y productivas, las organizaciones deben tratar la colaboración como un conjunto de habilidades. Eso significa brindar capacitación y orientación sobre cómo colaborar. Si bien muchas organizaciones priorizan la adquisición de habilidades técnicas como el diseño o el desarrollo, no le prestan la misma atención a la mejora de habilidades como la lluvia de ideas, la facilitación, la documentación, la toma de decisiones o la comunicación de opiniones.

Al centrarse principalmente en el aumento de las interacciones, tampoco se tienen en cuenta los diferentes estilos de colaboración que hay en toda la organización. Para aumentar realmente la calidad, debemos desarrollar intencionalmente habilidades para trabajar con todo tipo de colaboradores, desde aquellos que trabajan mejor sobre la marcha hasta aquellos que requieren más tiempo para reflexionar.

¿Cómo es la colaboración eficaz?

La colaboración eficaz de alto valor se mide por la calidad de las interacciones, no por la cantidad. En otras palabras, cada interacción tiene un propósito claro.

Por esa razón, la colaboración de alto valor no está dictada por una cadencia de reuniones, sino por un resultado. Es un proceso continuo que fluye entre la conversación en tiempo real y el trabajo asincrónico basado en lo que va a ser más eficaz para la tarea en cuestión.

Pensemos en el ejemplo de lanzamiento de software que di anteriormente. Imagina que, en lugar de pasar una hora de reunión solo para revisar elementos en una hoja de cálculo, tus colaboradores revisaron el proyecto antes de la llamada de forma asíncrona y dejaron sus comentarios directamente en contexto. En una sesión colaborativa en vivo de 30 minutos, puedes usar los comentarios brindados para priorizar los siguientes pasos, tomar una decisión e irte con acciones claras. Eso es colaboración de alto valor.

Comienza a tener una mejor colaboración

Por supuesto, para liberarte las reuniones interminables y hacer que la colaboración sea más valiosa, necesitas las herramientas y estrategias adecuadas.

Para maximizar la eficacia de cada interacción, los equipos necesitan una forma de aclarar temas complejos y llegar rápidamente a una comprensión en conjunto. Una de las mejores maneras de hacerlo es mediante la colaboración visual. La colaboración visual permite a los equipos reunir todas las ideas, los planes, los diseños y las decisiones en un espacio central, lo que facilita pasar con fluidez de la colaboración en tiempo real a la asincrónica y viceversa.

La colaboración visual no solo reduce la cantidad de reuniones y correos electrónicos que agobian a los trabajadores, sino que también hace que los momentos en que sí necesitamos reunirnos sean mucho más valiosos. En otras palabras, ayuda a que cada interacción sea significativa, lo que permite a las organizaciones colaborar de manera eficiente, innovar de manera continua y mejorar los resultados finales.

Simplemente, ya no podemos darnos el lujo de colaborar de formas ineficientes y obsoletas. Es hora de repensar nuestro enfoque de colaboración y habilitarla con las estrategias, las herramientas y las habilidades adecuadas. Las organizaciones que hagan el cambio podrían descubrir que la colaboración puede convertirse en su ventaja competitiva.