Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie an Zusammenarbeit denken?

Für viele Beschäftigte handelt es sich dabei um eine Gruppe von Menschen, die sich in einem Konferenzraum bzw. immer häufiger in einer virtuellen Telefonkonferenz trifft. Dabei starrt man auf uninspirierte Präsentationen und wühlt sich durch endlose E-Mails und Chat-Verläufe.

Überlegen Sie nun: Für wie effektiv halten Sie diese Interaktionen?

Angesichts der Tatsache, dass Mitarbeitende heute 58 % ihrer Zeit für „Arbeit zu ihrer Arbeit“ und 129 Stunden in unnötigen Meetings pro Jahr verbringen, sind meines Erachtens diese sogenannten kollaborativen Aktivitäten nicht gerade produktiv.

Diese überflüssigen Interaktionen haben einen hohen Preis. Studien zufolge werden in einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitende jährlich 101 Millionen Dollar mit Meetings verschwendet. Aber Kollaboration sollte den Ertrag steigern und nicht mehr kosten. Wie kommt das also?

Einfach ausgedrückt: Der Ansatz (oder das Fehlen eines solchen), den viele Unternehmen bei der Zusammenarbeit verfolgen, ist ineffektiv. Und da es oft schwierig ist, die genauen Ursachen für das Scheitern der Zusammenarbeit zu ermitteln, ist es schwierig, das Problem zu beheben.

Aber Teams müssen sich nicht mit überflüssigen Präsentationen und überfüllten Posteingängen abfinden. Indem wir die Probleme der Kollaboration heutzutage aufdecken, zeigen wir, wie viele Möglichkeiten es für eine bessere Zusammenarbeit gibt. Diese können Innovationen ankurbeln, die Produktivität steigern und das Umsatzwachstum beschleunigen.

Eine kurze Geschichte der Probleme bei der Zusammenarbeit

Viele Unternehmen führen ihre Herausforderungen bei der Zusammenarbeit auf die Umstellung auf Tele- und Hybridarbeit nach der Pandemie zurück. Aber diese Probleme reichen viel weiter zurück.

Selbst als die Teams noch jeden Tag im Büro zusammenarbeiteten, hatten Unternehmen Schwierigkeiten, eine effektive Kollaboration zu ermöglichen. Vor Jahren habe ich zum Beispiel mit einem Unternehmen zusammengearbeitet, das das Gefühl hatte, dass die Beschäftigten durch die verschiedenen Stockwerke ihres Gebäudes isoliert waren und dadurch nicht funktionsübergreifend zusammenarbeiteten. Es wurde versucht, offene, zentrale Treppenhäuser einzuführen und Kaffeemaschinen bewusst nur auf bestimmten Etagen aufzustellen – alles in dem Bemühen, die Menschen zu mehr Interaktion untereinander zu zwingen.

Im Zuge der Umstellung auf Telearbeit suchten die Unternehmen nach neuen Wegen, um die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Diese Interaktionen fanden häufig in Form von Videoanrufen statt, was zu einem weit verbreiteten Phänomen führte, das als „Videokonferenz-Erschöpfung“ bezeichnet wird und die Mitarbeitenden mehr auslaugt als verbindet.

Ganz gleich, ob es darum geht, einen Großraumbüroplan umzusetzen oder mehr Besprechungen zu planen, das Problem bleibt dasselbe: Wir haben uns so sehr auf die Steigerung der Quantität der Interaktionen konzentriert, dass wir die Möglichkeiten zur Verbesserung der Qualität dieser Interaktionen vernachlässigt haben. Ein Artikel von McKinsey bringt es auf den Punkt: „Mit endlosen Meetings, unaufhörlichen E-Mails und Tausenden von Beteiligten meistern die Unternehmen die Kunst der unnötigen Interaktion.“

„Hybrides Arbeiten hat die Zusammenarbeit nicht beeinträchtigt. Aber es hat uns klar gemacht, dass wir bei der Zusammenarbeit an einem kritischen Punkt angelangt sind und dass sich unsere Probleme nicht mit der strategischen Platzierung einer Kaffeemaschine, einem weiteren Meeting, einer E-Mail oder einer Präsentationsfolie lösen lassen.“

Was ist schlecht am derzeitigen Stand der Zusammenarbeit?

Bei meiner Arbeit mit Unternehmen aller Branchen und Größen gibt es einige Probleme, die ich bei der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz immer wieder beobachte. Indem sie diese Probleme direkt angehen, können Unternehmen die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit schaffen, die für kontinuierliche Innovationen und effizientes Arbeiten erforderlich ist.

Problem Nr. 1: Wir definieren die Zusammenarbeit falsch

Das erste Problem, das in der heutigen Zeit bei der Zusammenarbeit auftritt, ist einfach: Wir haben ein falsches Verständnis von Zusammenarbeit. Genauer gesagt, wir verwechseln Kommunikation mit Zusammenarbeit, und wir verwechseln Meetings mit Zusammenarbeit.

Wenn wir zwischen Kollaboration und Kommunikation nicht unterscheiden, verbringen Teams viel Zeit damit, über die Arbeit zu reden, aber kommen selten zum Handeln. Es gibt einen Unterschied zwischen dem Austausch einfacher Updates oder dem Stellen grundlegender Fragen (Kommunikation) und der Priorisierung von Ideen, der Planung komplexer Projekte oder der Entwicklung technischer Lösungen (Kollaboration).

Wenn wir Kollaboration mit Meetings gleichsetzen, reduzieren wir die Teamarbeit, Problemlösung und sogar Agilität auf einzelne Zeitpunkte in unseren Kalendern. Besprechungen vermitteln ein übertriebenes Gefühl von Produktivität, halten die Teams auf Trab, verlangsamen aber die eigentliche, wirkungsvolle Arbeit.

Problem Nr. 2: Wir fördern die Zusammenarbeit nicht mit den richtigen Tools

Es ist nicht verwunderlich, dass wir die Zusammenarbeit nicht richtig fördern, weil wir sie falsch definieren.

Es gibt zwar genügend Tools für Kommunikation und Meetings, aber was Teams wirklich brauchen, ist ein Ort, an dem sie Ideen austauschen und erfassen, komplexe Themen klären und im Kontext Feedback geben können. Doch die meisten Organisationen stellen hierfür nicht die richtigen Tools bereit. Daher greifen Teams auf die ihnen zur Verfügung stehenden Tools zurück – mit Ineffizienz als Ergebnis.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie arbeiten daran, die Produktanforderungen für die Einführung einer neuen Software zu ermitteln. Sie müssen Interessengruppen aus dem gesamten Unternehmen einbeziehen und entscheiden, dass dies per E-Mail oder Slack zu schwierig wäre, also vereinbaren Sie ein Meeting. Während des Meetings versuchen Sie, das Feedback aller Teilnehmenden in dem einzigen Format zu erfassen, das Ihnen einfällt: einer Tabelle. Sie verbringen das Meeting damit, eine Idee nach der anderen zu besprechen, und bald ist die angesetzte Stunde um. Sie verlassen das Meeting ohne klare Prioritäten oder Aktionspunkte und müssen ein weiteres Meeting anberaumen, um die Roadmap fertigzustellen.

Wenn man nur eine Tabelle zur Verfügung hat, braucht man für jede Interaktion ein langweiliges Meeting.

Der Einsatz veralteter Technologien oder von Tools, die für eine andere Aufgabe entwickelt wurden – wie die Analyse von Daten und nicht für die Erstellung von Produktplänen – fordert von Mitarbeitenden seinen Tribut. Tatsächlich würden 29 % der Beschäftigten wahrscheinlich eine andere Stelle annehmen, wenn der einzige Unterschied darin bestünde, dass sie bessere Arbeitsmittel zur Verfügung hätten.

Problem Nr. 3: Wir behandeln Zusammenarbeit nicht wie eine Kompetenz

Wenn wir die Kollaboration nur als Interaktionen betrachten, verbringen wir so viel Zeit damit, die Häufigkeit dieser Interaktionen zu erhöhen, indem wir beispielsweise Kaffeemaschinen auf bestimmten Etagen platzieren. Leider hören viele Organisationen an diesem Punkt auf. Unter den richtigen Bedingungen für die Interaktionen der Mitarbeiter müsste die Kollaboration ganz natürlich gedeihen, oder?

Das stimmt nicht ganz. Um sicherzustellen, dass diese Interaktionen tatsächlich sinnvoll und produktiv sind, müssen Unternehmen die Zusammenarbeit als eine Kompetenz betrachten. Das bedeutet, dass wir Schulung und Anleitung für die Zusammenarbeit anbieten müssen. Während viele Unternehmen den Schwerpunkt auf den Aufbau technischer Fähigkeiten wie Design oder Entwicklung legen, widmen sie der Verbesserung von Fähigkeiten wie Brainstorming, Moderation, Dokumentation, Entscheidungsfindung oder Feedback nicht die gleiche Aufmerksamkeit.

Wenn man sich in erster Linie auf die Steigerung der Interaktionen konzentriert, werden auch die vielen unterschiedlichen Kollaborationsstile innerhalb einer Organisation nicht berücksichtigt. Um die Qualität wirklich zu verbessern, müssen wir uns Fähigkeiten aneignen, die es uns ermöglichen, mit allen Arten von Mitarbeitern zusammenzuarbeiten – von denen, die spontan ihre beste Arbeit leisten können, bis hin zu denen, die mehr Zeit brauchen, um ihre Gedanken zu sammeln.

Wie sieht denn eine effektive Zusammenarbeit aus?

Die effektive, wertvolle Zusammenarbeit wird an der Qualität der Interaktionen gemessen, nicht an der Quantität. Mit anderen Worten, jede Interaktion hat einen klaren Zweck.

Aus diesem Grund wird eine wertvolle Zusammenarbeit nicht durch die Häufigkeit von Meetings, sondern vielmehr durch das Ergebnis bestimmt. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, bei dem zwischen Echtzeitgesprächen und asynchroner Arbeit gewechselt wird, je nachdem, was für die anstehende Aufgabe am effektivsten ist.

Kommen wir auf das Beispiel der Softwareeinführung zurück, das ich vorhin genannt habe. Stellen Sie sich vor, dass Ihre Mitarbeitenden das Projekt vor der Telefonkonferenz asynchron überprüfen und ihr Feedback direkt im Kontext abgeben, anstatt eine einstündige Besprechung nur damit zu verbringen, Elemente in einer Tabelle zu überprüfen. In einer 30-minütigen Live-Sitzung zur Zusammenarbeit können Sie das erhaltene Feedback nutzen, um die nächsten Schritte zu priorisieren, eine Entscheidung zu treffen und klare Aktionspunkte zu vereinbaren. Das ist wertvolle Zusammenarbeit.

Erste Schritte mit besserer Kollaboration

Um sich von der endlosen Abfolge von Besprechungen zu befreien und die Zusammenarbeit wirkungsvoller zu gestalten, benötigen Sie natürlich die richtigen Werkzeuge und Strategien.

Um die Effektivität jeder einzelnen Interaktion zu maximieren, brauchen Teams eine Möglichkeit, komplexe Themen zu klären und schnell zu einem gemeinsamen Verständnis zu gelangen. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist die visuelle Kollaboration. Die visuelle Kollaboration ermöglicht es Teams, alle Ideen, Pläne, Entwürfe und Entscheidungen in einem zentralen Bereich zu erfassen, sodass ein nahtloser Wechsel zwischen Echtzeit- und asynchroner Zusammenarbeit möglich ist.

Die visuelle Kollaboration reduziert nicht nur die Anzahl der Meetings und E-Mails, die Mitarbeiter belasten, sondern macht auch die Zeit kostbarer, die wir tatsächlich für Meetings brauchen. Mit anderen Worten: Sie ermöglicht, jede Interaktion sinnvoll zu gestalten, damit Unternehmen effizient zusammenarbeiten, kontinuierlich innovieren und ihr Ergebnis verbessern können.

Wir können es uns einfach nicht mehr leisten, auf verschwenderische, überholte Weise zusammenzuarbeiten. Es ist an der Zeit, unsere Herangehensweise an die Zusammenarbeit zu überdenken – und sie mit den richtigen Strategien, Tools und Fähigkeiten zu ermöglichen. Diejenigen Unternehmen, die den Wandel vollziehen, könnten feststellen, dass die Zusammenarbeit zu ihrem Wettbewerbsvorteil werden kann.