asynchrone Zusammenarbeit

Leitfaden für asynchrone Zusammenarbeit: Wie Sie die Zusammenarbeit im Team ohne ein weiteres Meeting verbessern können

Lesedauer: etwa 20 Min.

Themen:

  • Fähigkeiten zur Kollaboration
  • Hybrides Arbeiten
  • Expertentipps

In Unternehmen macht sich zunehmend eine gewisse „Meeting-Müdigkeit“ breit. Durch die Umstellung auf die Remote-Arbeit gab es plötzlich keine spontanen Gespräche in der Kaffeeküche mehr, die vorher einfach zum normalen Büroalltag dazugehörten. Das führte dazu, dass mehr virtuelle Meetings durchgeführt wurden, um diesen fehlenden direkten Austausch auszugleichen. Seit 2020 ist die Anzahl der Meetings, an denen Beschäftigte teilnehmen, um 13,5 % gestiegen. Dabei halten 70 % dieser Meetings Mitarbeitende davon ab, konzentriert zu arbeiten und ihre Aufgaben zu erledigen. 

Unternehmen wissen, dass diese neue Meeting-Kultur Mitarbeitende auslaugt, die Kreativität ausbremst und wertvolle Zeit vergeudet. Sie brauchen einen neuen Ansatz, damit sich ihre Teams aufeinander abstimmen, zusammenarbeiten und Innovation vorantreiben können. Aber wie könnte das aussehen?

Einige Unternehmen haben sich dafür entschieden, alle oder zumindest einen großen Teil der Meetings in ihrem Unternehmen ganz zu streichen. Dieser Ansatz kann effektiv sein, aber nur, wenn Sie bewusst neue Möglichkeiten für die Angestellten schaffen, um Informationen auszutauschen, Projekte zu planen und zusammenzuarbeiten. Wenn das, was früher in einer Planungsrunde besprochen wurde, zu einem komplexen E-Mail-Thread mit über 20 Antworten (und drei verschiedenen Versionen einer angehängten Tabelle) wird, haben Sie dann wirklich die Produktivität oder das Engagement verbessert? Sie haben vielleicht das Problem der „zu vielen Meetings“ gelöst, aber dabei eine ganze Reihe neuer Probleme geschaffen. 

Lassen Sie sich davon aber nicht abschrecken. Zusammenarbeit ohne Meetings ist möglich. Genau genommen kann diese Art der Zusammenarbeit, die als asynchrone Zusammenarbeit bezeichnet wird, viel effektiver als eine endlose Reihe von Meetings sein – sofern das Ganze strategisch angegangen wird, d. h. mit der richtigen Mischung aus Techniken und Tools.

Mit Erkenntnissen von Unternehmen, die im Bereich der asynchronen Zusammenarbeit führend sind – Loom, Asana, CloudApp und unser eigenes Team bei Lucid – zeigt dieser Leitfaden die besten Strategien, um Produktivität, Engagement und Innovation zu fördern. 

Was ist asynchrone Zusammenarbeit?

Asynchrone Zusammenarbeit ist jede ungeplante kollaborative Aktivität, bei der Teilnehmende zu unterschiedlichen Zeiten und nicht in Echtzeit zusammenarbeiten. Im Gegensatz zur synchronen Zusammenarbeit, bei der Teilnehmende zu einem bestimmten Zeitpunkt anwesend sein müssen, um sich zu beteiligen, können Teammitglieder bei der asynchronen Zusammenarbeit dann Nachrichten hinterlassen, Ideen teilen oder Feedback geben, wann es ihnen am besten passt.

Sie sind wahrscheinlich bereits mit einigen Formen der asynchronen Kommunikation vertraut, wie dem Senden von E-Mails oder dem Hinterlassen von Kommentaren in einem freigegebenen Dokument. Da die asynchrone Zusammenarbeit es Teilnehmende ermöglicht, sich dann einzubringen, wenn es ihr Kalender erlaubt, lässt sich dadurch die Anzahl der obligatorischen Meetings drastisch reduzieren. 

Vorteile der asynchronen Zusammenarbeit

Wir wissen, dass asynchrones Arbeiten die Meeting-Müdigkeit reduziert, aber es gibt noch weitaus mehr Vorteile. So kann die asynchrone Kommunikation der Antrieb dafür sein, dass in einem Unternehmen effektiver gearbeitet und letztendlich das Geschäftsergebnis verbessert wird. Hier sind einige mit Daten nachgewiesene Vorteile der asynchronen Zusammenarbeit: 

Steigerung der Effizienz: Der kürzlich von Asana veröffentlichte Anatomy of Work Index offenbarte, dass Angestellte 58 % ihrer Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ und 129 Stunden pro Jahr in unnötigen Meetings verbringen. Asynchrone Zusammenarbeit gibt Mitarbeitende diese wertvolle Zeit zurück.

„Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, Aufgaben und Nachrichten nach ihrem eigenen Terminplan zu überprüfen und zu beantworten, geben Sie ihnen die Flexibilität und den Freiraum, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, für die sie eigentlich eingestellt wurden.“ – Billy Blau, Leiter der Unternehmens- und Geschäftsentwicklung bei Asana 

Geeignet für alle Typen von Mitarbeitenden: Untersuchungen von Lucid haben gezeigt, dass 56 % der Menschen das Gefühl haben, dass Meetings von den lautesten und aktivsten Stimmen dominiert werden. Asynchrone Zusammenarbeit schafft hier einen Ausgleich. 

„Durch asynchrones Arbeiten können Personen, deren Superkräfte in den Bereichen Deep Thinking, Planung oder Organisation liegen, ihre Gedanken vor einer Frist sorgfältiger und durchdachter planen und zwar zu den Zeiten, in denen ihnen das am leichtesten fällt.“ – Scott Smith, CEO von CloudApp

Vernetzung verteilter Teams: Die Nachfrage der Arbeitnehmer nach flexiblen Arbeitsregelungen ist so hoch wie nie zuvor: 65 % der Berufstätigen würden am liebsten vollständig remote arbeiten und 32 % würden ein hybrides Modell bevorzugen. Aber es ist nicht immer einfach, eine effektive Zusammenarbeit zwischen verteilt arbeitenden Menschen zu gewährleisten. Mit asynchroner Zusammenarbeit können Teams zusammenarbeiten, wo und wann sie wollen – ohne dass dies zu Lasten der Produktivität geht. 

„Moderne Arbeitskräfte erwarten Flexibilität – in Bezug auf den geografischen Standort, die Arbeitszeiten und die Frage, ob sie von zu Hause oder im Büro arbeiten. Die asynchrone Zusammenarbeit erfüllt diese Erwartung und ermöglicht es Teams, Projekte so zu bearbeiten, wie es ihren Zeitplänen am besten entspricht.“ – Dan Lawyer, CPO bei Lucid

Förderung der Innovation: Da asynchrone Zusammenarbeit räumliche und zeitliche Barrieren beseitigt, können Unternehmen vielfältigere Perspektiven einbeziehen und so die Innovation beschleunigen. Eine Umfrage der Boston Consulting Group ergab sogar, dass Unternehmen mit einer überdurchschnittlichen Diversitätsrate sagenhafte 45 % ihres Umsatzes durch Innovation erzielt haben.

Mehr Transparenz: In vielen Organisationen werden wichtige Erklärungen nur in synchronen Meetings verkündet. Alle, die nicht an solch einem Meeting teilnehmen – vielleicht weil sie noch nicht in den Prozess eingebunden waren oder weil sie zu diesem Zeitpunkt einfach keine Zeit hatten – verpassen diese Inhalte.

„Meetings führen oft zu Wissenslücken und zwingen Sie dazu, Gespräche mehrfach zu führen, um alle auf den neuesten Stand zu bringen. Asynchrone Kommunikation ermöglicht es dem Unternehmen, dieses Wissen in einem dokumentierten und leicht skalierbaren Format zu erfassen.“ – Anique Drumright, COO bei Loom

Bessere Moral im Team: Wenn der Terminkalender einer Person nicht von Meetings diktiert wird, hat sie mehr Kontrolle darüber, wann die Arbeit erledigt wird. Und Untersuchungen zeigen, dass Angestellte glücklicher sind, wenn sie das Gefühl haben, dass ihnen vertraut wird und sie eigenverantwortlich arbeiten können. Laut Harvard Business Review hat eine Reduzierung der Meetings um 40 % nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter erhöht, sondern auch die Zufriedenheit um 52 % verbessert. 

Vorteile der asynchronen Zusammenarbeit

Asynchrone vs. synchrone Zusammenarbeit: Welche Arbeitsform ist die richtige für mein Team?

Asynchrone Zusammenarbeit kann viel Zeit sparen und die Arbeitsmoral steigern – aber sie kann natürlich nicht alle Gespräche in Echtzeit ersetzen. Wie können Sie also herausfinden, welche Angelegenheiten ein Meeting erfordern und welche besser asynchron erledigt werden können?

Als allgemeine Faustregel gilt, dass asynchrone Kommunikation der Standard sein sollte. Oder anders gesagt: Wenn Sie das gewünschte Ergebnis auch ohne ein Meeting erreichen können, dann sagen Sie das Meeting ab (oder planen Sie es erst gar nicht). 

Hier finden Sie einige Kriterien, anhand derer Sie entscheiden können, ob das von Ihnen gewünschte Ergebnis eine Zusammenarbeit in Echtzeit erfordert. 

Kriterien für asynchrone Kommunikation

Stellen Sie sich diese Fragen, um zu ermitteln, ob ein Meeting besser geeignet ist: 

  • Wie dringend ist die Angelegenheit? Asynchrone Zusammenarbeit kann zu Verzögerungen führen. Das gilt insbesondere für die Anfangsphase der Umsetzung dieser Form der Zusammenarbeit, wenn sich die Teams erst noch an diese neue Kommunikationsweise gewöhnen müssen. Wenn also etwas so schnell wie möglich geklärt werden muss, ist es vielleicht besser, schnell einen Call durchzuführen.
  • Handelt es sich um ein sensibles oder umstrittenes Thema? Gespräche, die unter Umständen emotional sein könnten, werden am besten in Echtzeit geführt. Die synchrone Zusammenarbeit ermöglicht es den Teilnehmenden, die Körpersprache der anderen zu lesen, Fragen zu stellen und Missverständnisse zu vermeiden, die manchmal auftreten, wenn eine Unterhaltung in Textform stattfindet. 
  • Möchten Sie die Teambindung stärken? Das mag selbstverständlich sein, aber gezielte Aktivitäten zur Teambildung sind am besten, wenn die Teammitglieder von Angesicht zu Angesicht miteinander reden, gemeinsam lachen und sich so besser kennenlernen können. 
  • Ist die Idee neu oder komplex? Wenn Sie ein Projekt starten, das für Ihr Team völlig neu ist oder anders ist als alles, was bisher gemacht wurde, werden die Leute wahrscheinlich eine Menge Fragen haben. Wenn Sie mit vielen Diskussionen rechnen, sollten Sie das Projekt vielleicht lieber in Echtzeit starten. Wir empfehlen Ihnen jedoch, für diese Projekte ein Format zu verwenden, das Ihnen den Übergang zur asynchronen Arbeit nach dem Start erleichtert, z. B. die visuelle Dokumentation von Ideen, Feedback und Projektplänen.
Lucid Universal Canvas

Profi-Tipp

Mit einer visuellen Vorlage für den Projektstart, die komplexe Ideen, Zeitpläne und nächste Schritte festhält, können Sie mühelos von einem Kickoff-Meeting zu einer asynchronen Aktion wechseln.

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Nutzen Sie die Werte und die Mission Ihres Unternehmens, um ein individuelles Framework zu erstellen, das Ihren Mitarbeitern hilft zu entscheiden, ob ein Meeting notwendig ist. „Bei Loom sind wir zum Beispiel der Meinung, dass Erklärungen und Präsentationen die beste Kommunikationsform für asynchrone Kanäle sind“, so Drumright. „Gruppenentscheidungen und Priorisierungen sind Beispiele für Kommunikationsarten, die sich gut für eine synchrone Konversation eignen.“

Welche Aktivitäten bei der Zusammenarbeit lassen sich besser asynchron durchführen? 

Brauchen Sie Inspiration für kollaborative Aktivitäten, die asynchron durchgeführt werden können? Hier sind einige Dinge, die mit den richtigen Tools und Methoden problemlos ohne ein Meeting erledigt werden können:

Die erste Phase in Einheiten zur Ideenfindung 

Denken Sie nur mal an die Live-Brainstorming-Sessions, an denen Sie bisher teilgenommen haben. Die meisten beginnen wahrscheinlich mit ein paar Minuten, in denen die Mitglieder ihre Ideen aufschreiben können, bevor alle zusammenkommen, um ihre Ideen in der Gruppe zu diskutieren. Da dieses erste Brainstorming ohnehin einzeln und unabhängig voneinander erfolgt, können Sie unnötige Zeit für Meetings einsparen, indem Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, ihr Brainstorming asynchron durchzuführen und auch asynchron auf die Ideen der anderen zu reagieren. Anschließend können Sie ein Meeting durchführen, damit das Team in Echtzeit über die Ideen diskutieren kann. 

Wenn Sie die erste Phase der Ideenfindung asynchron durchführen, sind die meisten Teammitglieder besser darauf vorbereitet, sich später an ausführlichen Diskussionen zu beteiligen. Das gilt insbesondere für diejenigen, die mehr Zeit brauchen, um über ihre Ideen nachzudenken.
 

Vorlage für asynchrones Brainstorming
Eine Brainstorming Vorlage kann helfen, Ideen zu erfassen, ohne dass ein Meeting angesetzt werden muss. Klicken Sie hier, um es direkt auszuprobieren!

Aufgaben erklären oder zuweisen

Wenn Sie nicht gerade mit vielen Rückfragen rechnen und auch keine Notwendigkeit für eine Live-Diskussion besteht, lässt sich ein Projekt häufig mithilfe von visueller Dokumentation oder der Aufzeichnung eines kurzen Videos über eine Plattform wie Loom oder CloudApp gut mit der asynchronen Methode erklären. Die zugewiesene Person kann sich Ihr Erklärungsvideo dann ansehen, wenn es ihr am besten passt. Und wenn das Projekt neu zugewiesen wird, können Sie das Material wiederverwenden, was Zeit spart, da Sie nicht alles erneut erklären müssen. 
 

asynchrone Videoaufzeichnung mit visuellen Darstellungen
Versuchen Sie, Projekte mit Hilfe von visuellen Darstellungen und einer Videoaufzeichnung asynchron zu erklären.

Bereitstellung von Status-Updates

Die meisten Status-Updates, wie z. B. kurze Projekt-Check-ins, können asynchron durchgeführt werden. Diese Art von Meetings sind oft ein so selbstverständlicher Teil unseres wöchentlichen Terminkalenders, dass wir uns gar nicht die Mühe machen, ihre Effektivität zu hinterfragen oder zu überlegen, ob sie überhaupt notwendig sind.

Mit Tools, die Ihnen helfen, die Arbeit zu visualisieren und Teammitglieder zu taggen, können Sie Fortschritte darstellen, Probleme hervorheben und auch ohne viele Meetings auf dem gleichen Stand bleiben. Versuchen Sie es mit einer Vorlage für ein Kanban-Board oder ein Scrum-Board, um gemeinsam den Überblick über Projekte zu behalten. 

Scrum-Team Spaces für mehrere Räume
Eine Vorlage für einen Teamraum ist eine gute Möglichkeit, das Team über Updates auf dem Laufenden zu halten. Klicken Sie hier, um einen eigenen Teamraum zu erstellen!

Feedback einholen 

Es kann verlockend sein, einen Termin für ein Meeting zu vereinbaren, um Feedback zu einer Idee oder einem Plan einzuholen. Aber Sie können fundierteres Feedback – und zwar im richtigen Kontext – einholen, wenn dies asynchron geschieht. 

Feedback in einem Diagramm einholen
Nutzen Sie visuelle Darstellungen, um Feedback im richtigen Kontext zu erfassen und weiterzugeben – bei jedem Projekt!

Denken Sie daran, dass die asynchrone Zusammenarbeit ein Element einer umfassenderen Strategie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sein sollte. Das Ziel besteht also nicht unbedingt darin, möglichst viele Meetings zu ersetzen, sondern so effizient wie möglich zu arbeiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Mit den richtigen Tools und Taktiken sollten Sie in der Lage sein, nahtlos zwischen Echtzeitgesprächen und asynchroner Arbeit zu wechseln.

„In den meisten Fällen braucht man kein Meeting. Das heißt aber nicht, dass die Inhalte nicht wichtig sind. Und es bedeutet auch nicht, dass der Austausch von Ideen nicht wichtig ist. Es bedeutet, dass es bessere Kanäle gibt, um all diese Dinge zu erledigen.“ – Jarom Chung, Leiter Produktentwicklung bei Lucid

Best Practices für asynchrone Zusammenarbeit

Für viele Unternehmen bedeutet asynchrone Zusammenarbeit, sich von traditionellen Arbeitsmethoden zu verabschieden. Damit diese Art von Veränderung möglich ist, muss man gezielt Fähigkeiten aufbauen, die Unternehmenskultur stärken, Change Management integrieren und natürlich Geduld an den Tag legen. Beachten Sie die folgenden Tipps für eine erfolgreiche asynchrone Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

Produktivität neu definieren

Wenn man Mitarbeitende nicht regelmäßig im Büro oder bei Videomeetings sieht, macht man sich natürlich Sorgen um die Produktivität des Teams. Aber verwechseln Sie nicht die Illusion von Arbeit mit tatsächlich geleisteter Arbeit. Anstatt die geleisteten Arbeitsstunden oder die Teilnahme an Meetings als Maßstab für die Produktivität zu nehmen, setzen Sie lieber gemeinsam als Team Ziele und ermitteln Sie, welche Fortschritte Sie in Richtung dieser Ziele machen. So bauen Sie eine wichtige Vertrauensbasis zu Ihrem Team auf, wodurch Ihre Teammitglieder angespornt werden, optimale Arbeit zu leisten. 

„Mein Team hat ganz bestimmte Ziele, die wir erreichen wollen, und es ist egal, wie wir sie erreichen. Hauptsache ist, wir erreichen sie“, so Lawyer. „Legen Sie gemeinsam fest, welche Ergebnisse Sie erwarten, und überlassen Sie es dem Team, den besten Weg dorthin zu finden.“

Tipp: Um sicherzustellen, dass Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind, versuchen Sie, Projektpläne und Zeitpläne in Lucidspark zu erstellen. Sie können diese automatisch in gängige Projektmanagementsysteme wie Asana, Jira oder monday.com übertragen, damit alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. 

Lucid Card in Jira Issue umwandeln
Dank der Integrationen mit gängigen Systemen für die Aufgabenverwaltung lassen sich Teammitglieder mit Lucid einfach auf einen gemeinsamen Stand bringen.

Sagen Sie „Hallo“ zur visuellen Arbeitsweise

Warum planen wir so häufig Meetings? Meistens, weil es zu kompliziert oder zeitaufwändig wäre, den notwendigen Kontext in einer E-Mail oder einem Chat aufzuschreiben. „Textbasierte Kommunikation ist durch ihre lineare Natur begrenzt“, erklärt Chung. „Das bedeutet, dass es fast unmöglich ist, Ideen miteinander zu verbinden und wichtige Informationen in langen Chat-Verläufen zu finden.“ 

Aber es gibt einen besseren Weg als Meetings, um Kontext hinzuzufügen, sich aufeinander abzustimmen und Ideen schnell zu vermitteln: visuelle Darstellungen. Menschen verstehen Informationen schneller und behalten sie besser, wenn sie visuell präsentiert werden. 

verwenden Sie visuelle Darstellungen, um Kontext hinzuzufügen, sich aufeinander abzustimmen und Ideen zu vermitteln
Von der Abbildung komplexer Prozesse bis hin zur Abstimmung über Ideen kann die visuelle Zusammenarbeit Teams dabei helfen, sich asynchron in Bezug auf komplexe Themen abzustimmen.

Ganz gleich, ob Sie Ideen in einem Flussdiagramm miteinander verbinden, Kolleginnen und Kollegen taggen, damit diese verschiedene Bereiche eines Diagramms überprüfen können, oder ob Sie Projektinformationen mit Post its, Tags oder Links hinzufügen – die visuelle Zusammenarbeit gibt jedem Teammitglied den Kontext, den es braucht, um Entscheidungen zu treffen und in Projekten voranzukommen. 

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Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten, wie Teams die visuelle Zusammenarbeit nutzen können, um sich bei komplexen Projekten abzustimmen.

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Dokumentation während der Arbeit

Dokumentation ist notwendig, um internes Wissen allen zugänglich zu machen, Informationen auszutauschen und die Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten – unabhängig davon, ob sie an einem Meeting teilgenommen haben oder nicht. 

Doch bevor Sie jetzt beim Gedanken an aufwendige, zeitraubende Dokumentation aufstöhnen, sollten Sie noch einmal genauer darüber nachdenken: Dokumentation kann nämlich durchaus ein natürliches Nebenprodukt der Zusammenarbeit sein. Mit anderen Worten: Sie kann praktisch mühelos erstellt werden. Sie fragen sich, wie das gehen soll? Ganz einfach: Wenn Sie für alle Sessions zur Ideenfindung, Priorisierungen, Entscheidungsfindungen, Projektplanungen und vieles mehr dieselbe Plattform für die Zusammenarbeit verwenden, erstellen Sie auf natürliche Weise „nebenbei“ eine Dokumentation, die beschleunigte Innovation möglich macht

Da alle Ideen, der Projektkontext und das Feedback an einem zentralen Ort gesammelt werden, können Sie ganz einfach Fragen beantworten und Probleme lösen, ohne dass Sie dafür extra ein Meeting mit jemandem vereinbaren müssen.

Visuelle Zusammenarbeit

Toolkit für mühelose Dokumentation

Mit unseren vordefinierten Vorlagen können Sie alles dokumentieren, von Prozessen und Plänen bis hin zu Teamstrukturen und Missionen.

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Einheitliche Normen für die Teamkommunikation

Um sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams wissen, wie man am besten asynchron zusammenarbeitet, sollten Sie sich die Zeit nehmen, eine Vereinbarung über die Zusammenarbeit im Team zu erstellen, in der die Erwartungen an die Kommunikation und entsprechende Best Practices festgelegt sind. Sie sollten diese Vereinbarung gemeinsam erarbeiten, damit jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, eigene Ideen einzubringen, und am Ende auch von der Vereinbarung überzeugt ist. Ein Beispiel für solch eine Teamvereinbarung (oder auch „Teamcharta“) für asynchrones Arbeiten könnte so aussehen:

  • Arbeitszeiten, Standort und Zeitzone jedes Teammitglieds
  • Tools für verschiedene Arten der Zusammenarbeit (z. B. Slack für tägliche Updates, Lucid für den Wissensaustausch usw.)
  • Kommunikationsvereinbarungen für verschiedene Dringlichkeitsstufen (z. B. Fristen für die Beantwortung; wie signalisiert man, dass alle auf dem gleichen Stand sind usw.)
  • Links zu gemeinsamen Teamressourcen oder Wissensdatenbanken 

Eine Teamcharta hilft nicht nur dabei, die richtigen Erwartungen für Ihr aktuelles Team festzulegen, sondern ist auch eine gute Möglichkeit, neue Teammitglieder schnell einzuarbeiten. 

asynchrone Teamcharta
Eine Vereinbarung für die visuelle asynchrone Zusammenarbeit hilft, sich über Tools, Modelle und Best Practices abzustimmen. Klicken Sie auf das Bild, um eine eigene Vereinbarung zu erstellen!

Regelmäßig stattfindende Meetings neu bewerten 

Viele sich regelmäßig wiederholende Meetings können, selbst wenn sie irgendwann mal nützlich waren, schnell zu Zeitfressern werden, die den Fokus und die Produktivität stören. 

„Viele Mitarbeitende haben den Eindruck, dass das Management von ihnen erwartet, dass sie an all diesen Echtzeitbesprechungen teilnehmen“, erklärt Lawyer. „Aber in Wirklichkeit handelt es sich dabei nur um langjährige Rituale, die bisher einfach noch niemand in Frage gestellt hat.“

Beim Übergang zur asynchronen Arbeitsweise können Sie ruhig ein wenig experimentieren und herumprobieren. So könnten Sie beispielsweise erst einmal ein regelmäßig stattfindendes Meeting absagen und versuchen, die Inhalte in einem asynchronen Format zu diskutieren. Vielleicht stellen Sie dabei fest, dass Sie die Häufigkeit des Meetings auf vierteljährlich statt monatlich oder wöchentlich reduzieren können – oder das Meeting kann eventuell sogar ganz aus dem Kalender gestrichen werden. 

Mit gutem Beispiel vorangehen

Die meisten weitreichenden organisatorischen Veränderungen erfordern die volle Unterstützung der Führungsebene, damit sie erfolgreich sein können. Wenn Sie bei der Umstellung auf asynchrones Arbeiten eine Führungsrolle innehaben, denken Sie an Folgendes: Es reicht nicht aus, das Modell der Zusammenarbeit nur zu dokumentieren. Sie müssen dieses neue Verhalten auch vorleben. Wenn Sie z. B. sagen, dass die Mentalität der ständigen Erreichbarkeit, die oft mit der flexiblen Arbeitsweise einhergeht, vermieden werden soll, dann setzen Sie die entsprechenden Maßstäbe. Sollten Sie beispielsweise nach Feierabend noch Nachrichten verfassen, dann planen Sie diese nur, aber versenden Sie sie nicht außerhalb der regulären Arbeitszeiten. Und implementieren Sie diese neue Arbeitsweise langfristig! Wenn Sie zeigen, dass Sie es damit ernst meinen, wird der Rest des Teams Ihrem Beispiel folgen. 

„Meistens gibt es innerhalb einer Organisation Befürworter, die auf Veränderungen drängen“, so Smith. „Sie wollen eine bestehende Dynamik verbessern. Aber wenn die Unterstützung der Führungskräfte oder des Managements fehlt, kann es passieren, dass diese Personen frustriert werden und das Gefühl haben, dass ihre Bemühungen ignoriert werden.“ 

Lucid Team Spaces

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Um erfolgreich Veränderungen durchzuführen, ist ein flexibler Führungsansatz erforderlich. Holen Sie sich Tipps von den Profis von Lucid, um zu erfahren, wie Sie einen agilen Führungsansatz implementieren.

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Aufbau eines Technologie-Stacks für asynchrone Zusammenarbeit

Damit asynchrones Arbeiten funktioniert, brauchen Sie die richtigen Tools, die eine effektive Zusammenarbeit erst möglich machen. Und damit meinen wir keine E-Mails. Für den reibungslosen Austausch von Informationen und die erfolgreiche Realisierung von Projekten sollten Sie Tools implementieren, die Kontext vermitteln, Ideen verdeutlichen und Zeit sparen.

Beim Aufbau Ihres Technologie-Stacks für asynchrone Zusammenarbeit bilden diese Tools eine unverzichtbare Grundlage für Geschäftsbetrieb, Zusammenarbeit und Abstimmung im Team.

Chat- und Messaging-Plattformen

Viele Teams verwenden für die allgemeine asynchrone (d. h. zeitlich versetzte) Kommunikation Messaging-Tools wie Slack oder Microsoft Teams. Diese Tools bieten die Möglichkeit, mit Teammitgliedern zu chatten, Updates zu teilen, Fragen zu stellen und dann zu antworten, wann es einem selbst am besten passt. 

Mit diesen Tools können Sie Gruppen oder Channels für Personen erstellen, mit denen Sie häufig kommunizieren. Aus diesem Grund eignen sich diese Lösungen hervorragend, um sich über Themen abzustimmen, die nicht viel Erklärung brauchen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Ihre Nachrichten zu lang werden oder man ihnen kaum noch folgen kann, ist es wahrscheinlich besser, auf ein anderes Tool für asynchrone Zusammenarbeit zurückzugreifen. 

Tools für die Videoaufzeichnung

Videoaufzeichnungen eignen sich ausgezeichnet, um Hintergrundinformationen für Projekte bereitzustellen, ohne dass ein Meeting durchgeführt werden muss. Mit Tools wie Loom oder CloudApp können Sie Aufzeichnungen mit Projekterklärungen, Status-Updates oder Screenshots versenden. Andere Personen aus Ihrem Team können sich diese Aufzeichnungen dann ansehen, wann es ihnen am besten passt. 

Laut einer Umfrage von Loom unter Büroangestellten in den USA und im Vereinigten Königreich sind fast ein Drittel (32 %) der Befragten der Meinung, dass ein Großteil der digitalen beruflichen Meetings durch asynchrone Videos ersetzt werden könnte. 

Videoaufzeichnungen sind aber nicht nur eine ausgezeichnete Methode zur Steigerung der Effizienz. Laut Jana Lass, VP of Marketing bei CloudApp, lässt sich damit auch die Teambindung stärken: „Sie blicken in ein menschliches Gesicht. Dadurch wird der Kontakt persönlicher, man versteht besser, was der oder die andere sagen will, und jedes Teammitglied kann die Aufzeichnungen dann ansehen, wenn Zeit dafür ist. Gleichzeitig vermeidet man außerdem so viele der Ablenkungen, die in einer Arbeitsumgebung mit persönlicher Anwesenheit auftreten.“

Systeme für Projekt- und Aufgabenmanagement

Tools für Projekt- und Aufgabenmanagement wie Jira, Asana oder Smartsheet sind besonders wichtig, wenn asynchron gearbeitet wird. Damit können Teams nämlich ihre Arbeit nachverfolgen, Aufgaben zuweisen und Terminvorgaben verwalten, ohne jedes Mal ein Meeting einplanen zu müssen. 

„Eines der besten Dinge an Asana ist die Tatsache, dass die gesamte Kommunikation direkt mit den Aufgaben verknüpft ist. So versteht man schnell, wer was bis wann macht“, erklärt Blau. 

Cloud-basierte Tools für die Speicherung von Dokumenten und Wissensmanagement

Mit Tools zur Dateispeicherung wie Google Drive und Microsoft OneDrive oder Lösungen für den Wissensaustausch wie Confluence und Notion sorgen Sie dafür, dass Ihrem Team immer die aktuellsten Informationen zur Verfügung stehen. Solche Cloud-basierten Plattformen gewähren Teammitgliedern auf der ganzen Welt Zugriff auf die benötigten Dateien, wann immer sie diese brauchen. 

Plattformen für visuelle Zusammenarbeit

Wenn Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit geben möchten, sich auch ohne Meetings aufeinander abzustimmen und zu kommunizieren, brauchen Sie eine Plattform für visuelle Zusammenarbeit. Mit visueller Zusammenarbeit können Teams schneller auf einen gemeinsamen Nenner kommen und umfassendere Erkenntnisse gewinnen als bei der rein verbalen oder auf Texten basierenden Kommunikation. Mit Plattformen für visuelle Zusammenarbeit können Teams an allen erdenklichen Projekten asynchron zusammenarbeiten, vom Brainstorming neuer Ideen über den Entwurf von Architekturdesigns bis hin zur Planung neuer Produkte

Und das Beste daran? Da der gesamte Kontext an einem zentralen Ort erfasst wird, bietet die Plattform für visuelle Zusammenarbeit immer eine aktuelle Übersicht über die Abläufe in Ihrem Unternehmen. So können Teams nahtlos zwischen Meetings und asynchroner Arbeit wechseln, ohne dass Prozesse oder Workflows unterbrochen werden müssen. 

Es ist allerdings wichtig, zu beachten, dass nicht alle Plattformen für visuelle Zusammenarbeit gleich aufgebaut sind. Suchen Sie deshalb nach Lösungen, die sich gut in Ihren Workflow integrieren lassen, die Ihre vorhandenen Daten nutzen und die Visualisierungen für Sie automatisieren können.

Toolkit

So bewertet man Plattformen für visuelle Zusammenarbeit

Ermitteln Sie Ihre Anforderungen an die Zusammenarbeit, vergleichen Sie die Optionen und lernen Sie, wie Sie die beste Lösung für die visuelle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen auswählen.

Checkliste holen

Unabhängig davon, welche Tools Sie zu Ihrem asynchronen Technologie-Stack hinzufügen, ist es wichtig, dass die Lösungen gut miteinander integriert sind. Andernfalls kann es passieren, dass Informationssilos entstehen und die asynchrone Zusammenarbeit dadurch unbeabsichtigt alles komplizierter macht statt leichter. 

Der nächste Schritt auf Ihrem Weg zur asynchronen Zusammenarbeit

Asynchrone Zusammenarbeit kann ein unglaublich wirksames Mittel gegen die sogenannte „Meeting-Müdigkeit“ sein und gleichzeitig die Effizienz, das Engagement und die Innovation im Unternehmen verbessern. Das Wichtigste ist, dass Sie es gezielt angehen – und nicht einfach Meetings aus dem Kalender streichen und auf das Beste hoffen. Mit der richtigen Kombination aus Tools und Techniken können Sie kontinuierliche Zusammenarbeit ermöglichen, egal ob in Echtzeit oder asynchron – und zwar von der ersten Idee bis hin zur Umsetzung. 

Führende Unternehmen setzen auf die visuelle Kollaborationssuite von Lucid, um die Zusammenarbeit zu fördern, sich besser abzustimmen und mehr Klarheit in ihre Projekte zu bringen. Mit der Kombination der intelligenten Diagrammerstellung von Lucidchart und dem flexiblen virtuellen Whiteboard von Lucidpsark können Teams während der gesamten Laufzeit eines Projekts effizient zusammenarbeiten. 

Genau genommen sparen Lucid-Kunden durch die asynchrone Zusammenarbeit mit Lucid durchschnittlich 2,2 Meetings pro Woche. Und mit einem engagierten Expertenteam für professionelle Services, das als strategischer Partner an Ihrer Seite steht und Ihnen dabei hilft, die Wertschöpfungszeit zu verkürzen, können Sie vom ersten Tag an dabei zusehen, wie sich die Effizienz verbessert.

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Über Lucid

Lucid Software ist ein Vorreiter und führendes Unternehmen im Bereich der visuellen Zusammenarbeit, das Teams dabei hilft, die Zukunft zu gestalten. Mit den Produkten Lucidchart, Lucidspark und Lucidscale werden Teams von der Ideenfindung bis zur Ausführung unterstützt und können sich auf eine gemeinsame Vision ausrichten, komplexe Sachverhalte verdeutlichen und visuell zusammenarbeiten, ganz gleich, wo sie sich befinden. Lucid ist stolz darauf, dass Spitzenunternehmen auf der ganzen Welt seine Produkte nutzen, darunter Kunden wie Google, GE und NBC Universal sowie 99 % der Fortune 500. Lucid arbeitet mit branchenführenden Partnern wie Google, Atlassian und Microsoft zusammen. Seit seiner Gründung wurde Lucid mit zahlreichen Preisen für seine Produkte, Geschäftspraktiken und Unternehmenskultur gewürdigt. Weitere Informationen finden Sie auf lucid.co.

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