O estresse das reuniões está prejudicando as organizações. A transição para o trabalho remoto eliminou a comunicação espontânea e as conversas informais a que muitos estavam acostumados, levando a um aumento nas reuniões à medida que os funcionários tentavam se adaptar. Desde 2020, o número de reuniões frequentadas pelos trabalhadores aumentou em 13,5%, e 70% dessas reuniões impedem as pessoas de se concentrarem e completarem as tarefas. 

As organizações estão cientes de que essa nova cultura de reuniões cansa os funcionários, mina a criatividade e desperdiça um tempo valioso. Que nova abordagem eles precisam para manter as equipes alinhadas, engajadas e inovando?

Algumas organizações adotaram a abordagem de cancelar grande parte, se não a totalidade, das reuniões. Essa abordagem pode ser eficaz, mas somente se novas maneiras de os funcionários compartilharem informações, planejarem projetos e colaborarem tiverem sido intencionalmente habilitadas. Será que você realmente melhorou a produtividade ou o engajamento se uma sessão de planejamento se transformou em uma complexa conversa de e-mail com mais de 20 respostas (e três versões diferentes de uma planilha em anexo)? Você pode ter resolvido a questão do "excesso de reuniões", mas criado uma série de novos problemas no processo. 

Mas não desanime. É possível colaborar sem realizar reuniões. Na verdade, esse tipo de colaboração, conhecida como comunicação assíncrona, pode ser mais eficaz do que uma série interminável de reuniões se abordada estrategicamente - ou seja, com a combinação adequada de técnicas e ferramentas.

Este guia revelará estratégias testadas e comprovadas que impulsionam a produtividade, o engajamento e a inovação com insights de empresas que lideram a mudança na comunicação assíncrona, tais como Loom, Asana, CloudApp e nossa própria equipe na Lucid. 

O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona é qualquer atividade colaborativa não programada e que envolve colaboradores que trabalham em momentos diferentes, não em tempo real. Ao contrário da comunicação síncrona, que exige que os participantes estejam presentes durante um período específico, a comunicação assíncrona permite que os colegas de equipe deixem mensagens, compartilhem ideias ou deem feedback quando acharem mais apropriado.

Você provavelmente já conhece algumas formas de comunicação assíncrona, como o envio de e-mails ou deixar comentários em um documento compartilhado. A comunicação assíncrona permite que os participantes contribuam conforme as respectivas agendas, reduzindo significativamente o número de reuniões que os funcionários devem participar. 

Benefícios da comunicação assíncrona

Já sabemos que o trabalho assíncrono reduz o cansaço das reuniões, mas as vantagens dele vão muito além disso. Aliás, a comunicação assíncrona pode ser o combustível que mantém as organizações funcionando e melhora o resultado final. Vários benefícios da comunicação assíncrona são comprovados por dados e estatísticas, incluindo: 

Aumenta a eficiência: de acordo com o recente Índice de Anatomia do Trabalho da Asana, os funcionários gastam 58% do tempo em "trabalho sobre o trabalho" e 129 horas por ano em reuniões desnecessárias. A comunicação assíncrona permite que os funcionários recuperem esse tempo precioso.

"Ao dar aos funcionários a flexibilidade e a liberdade de rever e responder a ações e mensagens em seu próprio ritmo, você oferece a flexibilidade e a liberdade de se concentrarem em tarefas qualificadas e de alto impacto". —Billy Blau, Chefe de Desenvolvimento Corporativo e Comercial da Asana 

Permite todos os estilos de colaboração: de acordo com a pesquisa da Lucid, 56% das pessoas acreditam que quem fala mais alto e é mais ativo, domina as reuniões. A comunicação assíncrona cria um campo de igualdade. 

"O trabalho assíncrono permite que pensadores profundos, planejadores e organizadores preparem as ideias com mais cuidado e reflexão antes de um prazo, e o façam nos momentos em que os pontos fortes são mais eficazes". — Scott Smith, CEO da CloudApp

Conecta equipes dispersas: as oportunidades de trabalho flexível são muito requisitadas entre os funcionários. De acordo com uma pesquisa recente, 65% dos profissionais preferem um ambiente de trabalho totalmente remoto, enquanto 32% preferem um local de trabalho híbrido. Contudo, nem sempre é fácil promover uma colaboração eficaz entre uma força de trabalho dispersa. Com a comunicação assíncrona, as equipes colaboram em qualquer lugar, a qualquer hora, sem perder produtividade. 

"A força de trabalho moderna espera flexibilidade em termos de localização geográfica, horário de trabalho e trabalho remoto ou no escritório. A comunicação assíncrona atende a essa expectativa, permitindo que as equipes avancem com os projetos da forma que melhor se adapte aos horários delas." —Dan Lawyer, CPO da Lucid

Aumenta a inovação: a comunicação assíncrona traz inovação ao eliminar restrições geográficas e de tempo, de modo que as organizações captem perspectivas mais diversas e, como resultado, acelerem a inovação. De acordo com uma pesquisa do Boston Consulting Group, as organizações com diversidade acima da média ganham 45% da receita graças à inovação.

Promove a transparência: as organizações frequentemente reservam explicações cruciais apenas para reuniões síncronas. Quem não comparece à reunião, ainda não foi integrado ao fluxo de trabalho ou não está disponível no momento, perde o conteúdo tratado.

"As reuniões criam uma lacuna de conhecimento e forçam você a repetir as conversas para colocar todos em dia. Com a comunicação assíncrona, a empresa documenta e expande o conhecimento." —Anique Drumright, COO da Loom

Melhora a moral da equipe: quando as reuniões não ditam os horários dos funcionários, eles têm mais controle sobre quando podem concluir o trabalho. Os funcionários ficam mais felizes quando se sentem confiáveis e têm autonomia, de acordo com as pesquisas. De acordo com a Harvard Business Review, reduzir as reuniões em 40% aumentou a produtividade dos funcionários ao mesmo tempo em que aumentou o nível de satisfação em 52%. 

Comunicação assíncrona x síncrona: como decidir.

A comunicação assíncrona pode poupar muito tempo e aumentar a moral, mas não substitui as conversas em tempo real. Portanto, como determinar quais atividades requerem uma reunião? E quais são melhores se feitas de forma assíncrona?

Como regra geral, a comunicação assíncrona deve ser seu modo de comunicação padrão. Em outras palavras, se você alcançar o resultado desejado sem uma reunião, cancele (ou deixe de marcar) a reunião. 

Dito isso, confira alguns critérios para decidir se o resultado desejado requer a colaboração ao vivo. 

Critérios para comunicação assíncrona

Para decidir se uma reunião é necessária, faça as seguintes perguntas: 

• Qual é a urgência do assunto? Quando as equipes estão se ajustando a uma nova forma de trabalho durante os primeiros estágios de implementação de uma estratégia assíncrona, a comunicação assíncrona pode causar atrasos. Portanto, se você precisar resolver algo com urgência, talvez seja necessário fazer uma chamada rápida.
• É um assunto confidencial ou controverso? Conversas que mexam com as emoções devem ser realizadas em tempo real. Na comunicação síncrona, os participantes podem ler a linguagem corporal, fazer perguntas e evitar mal-entendidos que ocorreriam na conversa via texto. 
• Você quer fortalecer os vínculos da equipe? Pode parecer óbvio, mas as atividades intencionais de formação de equipes são mais eficazes quando os membros da equipe podem se comunicar, rir e interagir pessoalmente. 
• A ideia é inovadora ou complexa? Se você iniciar um projeto totalmente novo ou diferente de qualquer coisa que sua equipe já tenha feito antes, é muito provável que eles tenham muitas perguntas. Se você antecipar muita discussão, é melhor iniciar o projeto em tempo real. Recomendamos, entretanto, a utilização de um formato que permita a fácil transição dos projetos para o trabalho assíncrono após o pontapé inicial, tais como documentação visual de ideias, feedback e planos de projeto.

Crie uma estrutura específica para a empresa usando valores e missão para ajudar a equipe a decidir se uma reunião é necessária. "Na Loom, acreditamos que a explicação e a apresentação são tipos de comunicação mais adequados para canais assíncronos", disse Drumright. "A tomada de decisões em grupo e a priorização são exemplos de comunicação bem adequados para uma conversa síncrona".

Quais atividades de colaboração devem ser realizadas de forma assíncrona? 

Você precisa de ideias para atividades colaborativas que possam ser realizadas de forma assíncrona? Confira algumas tarefas que podem ser facilmente concluídas sem nenhuma reunião se as ferramentas e práticas adequadas estiverem em vigor:

Começar sessões de brainstorming 

Pense nas sessões de brainstorming das quais você já participou pessoalmente. A maioria das pessoas provavelmente começará usando alguns minutos para registrar as ideias individualmente antes de se reunirem para discuti-las. Como o brainstorming inicial é feito de forma independente, os membros da equipe podem poupar tempo através do brainstorming e da reação assíncrona às ideias uns dos outros. Em seguida, reúna a equipe para discutir as ideias ao vivo. 

Ao iniciar uma atividade de brainstorming de forma assíncrona, a maioria dos membros da equipe estará melhor preparada para participar de discussões enriquecedoras, especialmente aquelas que exigem mais tempo para refletir sobre as ideias.
 

Explicar ou atribuir tarefas

A menos que você preveja muitas perguntas ou uma necessidade de conversa ao vivo, muitas vezes pode explicar um projeto de forma assíncrona usando documentação visual ou um vídeo rápido gravado em uma plataforma como Loom ou CloudApp. O titular pode assistir a seu vídeo explicativo sempre que quiser, e se o projeto for reatribuído, você não terá que perder tempo explicando a mesma coisa novamente. 
 

Fornecer atualizações de status

A maioria das atualizações de status, como uma verificação de projetos rapidinha, podem ser feitas de forma assíncrona. Esses tipos de reuniões são frequentemente tão arraigadas em nossas rotinas semanais que deixamos de questionar sua eficácia ou de considerar se são mesmo necessárias.

Ao utilizar ferramentas que ajudam você a visualizar o trabalho e marcar seus colegas de equipe, você pode demonstrar o progresso, identificar obstáculos e manter o alinhamento, o que reduz a necessidade de reuniões. Experimente usar um mural Kanban ou um modelo de mural Scrum para acompanhar os projetos de forma colaborativa. 

Obtendo feedback 

Pode ser tentador agendar uma reunião para ouvir feedback sobre uma ideia ou plano, mas um feedback mais abrangente pode ser obtido no contexto apropriado quando feito de forma assíncrona. 

Lembre-se de que a comunicação assíncrona deve fazer parte de uma estratégia maior de colaboração de alto valor. O objetivo não é necessariamente substituir o maior número possível de reuniões, mas trabalhar da maneira mais eficiente possível para alcançar resultados desejados. Com as ferramentas e estratégias apropriadas, você deve ser capaz de fazer a transição de forma fluida entre conversas em tempo real e o trabalho assíncrono.

"Na maioria das vezes, uma reunião não é necessária. Mas isso não quer dizer que o conteúdo não seja importante. Também não significa que compartilhar ideias não é importante. O fato é que existem meios melhores para fazer essas coisas.” —Jarom Chung, Diretor de produtos da Lucid

Boas práticas para comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona representa uma mudança significativa das formas tradicionais de trabalho de muitas organizações. Esse tipo de mudança requer desenvolvimento deliberado de habilidades, reforço da cultura, gerenciamento de mudanças e, é claro, paciência. Mantenha essas dicas em mente para garantir o sucesso da comunicação assíncrona em sua organização.

Redefinir a produtividade

É natural preocupar-se com a produtividade de sua equipe quando você não os vê regularmente no escritório ou em videochamadas. No entanto, não confunda a aparência de que o trabalhando está sendo feito com a realização do trabalho em si. Em vez de contar o número de horas trabalhadas ou reuniões comparecidas como base para a produtividade, estabeleça metas para a equipe e meça o progresso em relação a elas. Dessa forma, você estabelece um nível crucial de confiança com sua equipe que impulsiona o desempenho ideal. 

"Minha equipe tem objetivos muito específicos que estamos tentando alcançar, e os meios que utilizamos para alcançá-los não importam, desde que os atinjamos", disse Lawyer. "Estabeleçam juntos os resultados esperados, e deixe que a equipe trabalhe com autonomia para determinar a abordagem mais eficaz de alcançá-los."

Dica: tente criar planos de projeto e cronogramas no Lucidspark para garantir a clareza de papéis e responsabilidades. Você pode transferir esses planos e cronogramas automaticamente para sistemas conhecidos de gerenciamento de projetos, como Asana, Jira ou monday.com, para garantir o alinhamento de todos. 

Use recursos visuais

Por que sempre agendamos reuniões? Geralmente é porque seria muito complicado ou demorado digitar o contexto necessário para enviar por e-mail ou bate-papo. "A comunicação textual é limitada por sua natureza linear", disse Chung. "Em outras palavras, tentar conectar ideias e encontrar informações importantes em longas conversas de bate-papo escrito é quase impossível." 

Entretanto, existe uma maneira mais eficaz de criar rapidamente o contexto e alinhar e comunicar ideias: através de imagens. Os seres humanos compreendem as informações mais rapidamente e as retêm melhor quando são apresentadas visualmente. 

A colaboração visual dá a cada membro da equipe o contexto necessário para tomar decisões e manter os projetos em andamento, quer você esteja conectando ideias em um fluxograma, marcando colegas para revisar diferentes partes de um diagrama, ou adicionando informações do projeto com notas adesivas, marcadores ou links. 

Documente o trabalho à medida que avança

A documentação é fundamental para eliminar o conhecimento institucional, compartilhar informações e manter os membros da equipe alinhados, tenham eles participado ou não de uma reunião. 

Antes de pensar em documentação como algo enfadonho e demorado, considere o seguinte: a documentação pode ser um subproduto natural da colaboração - em outras palavras, pode ser feita praticamente sem esforço. Como? Você pode gerar organicamente a documentação que acelera a inovação, utilizando a mesma plataforma colaborativa para todas as sessões de ideação, priorização, tomada de decisões, planejamento de projetos e outras tarefas. 

Centralizando todas as ideias, contexto do projeto e feedback em um único lugar, você aborda as questões e resolve problemas sem tomar tempo na agenda de ninguém.

Padronizar as normas de comunicação da equipe

Para garantir que todos da equipe estejam em sintonia sobre a melhor maneira de colaborar de forma assíncrona, é fundamental criar um acordo de trabalho em equipe que defina as expectativas de comunicação e as melhores práticas. Certifique-se de elaborar isso de forma colaborativa para que todos tenham a oportunidade de contribuir e sintam-se incluídos no acordo. Um exemplo de acordo de equipe para trabalho assíncrono poderia ser:

• Horário de trabalho, localização e fuso horário de cada membro da equipe
• Ferramentas para serem usadas em diferentes tipos de comunicação, (por exemplo, Slack para atualizações diárias e Lucid para compartilhamento de conhecimento).
• Acordos de comunicação para diferentes níveis de urgência (ou seja, prazos de resposta, como indicar alinhamento, etc.)
• Links para recursos ou bases de conhecimento comuns da equipe 

Um acordo de equipe não só ajuda a estabelecer as expectativas corretas para sua equipe atual, mas também é uma excelente maneira de atualizar rapidamente novos membros da equipe. 

Reavalie as reuniões recorrentes 

Mesmo que já tenham sido benéficas, muitas reuniões recorrentes podem rapidamente se transformar em atividades demoradas, que diminuem o foco e a produtividade. 

"Muitos funcionários acreditam que a chefia espera que eles participem de todas essas conversas em tempo real", revela Lawyer. "Quando na verdade, esses são apenas costumes antigos que nunca foram questionados."

Considere a transição para a comunicação assíncrona como um processo de tentativa e erro. Talvez você tenha que cancelar uma reunião recorrente e tentar realizá-la no formato assíncrono. No processo, você pode descobrir ser possível reduzir a frequência da reunião de mensal ou semanal para trimestral, ou mesmo eliminar a necessidade dela. 

Lidere pelo exemplo

Para que a maioria das mudanças organizacionais em larga escala sejam bem-sucedidas, é necessário o apoio total da liderança. Se você estiver em condições de liderar a transição para a comunicação assíncrona, lembre-se que a simples documentação dos padrões de colaboração é insuficiente. Você também deve imitar esse comportamento. Por exemplo: se você quer evitar a cultura de sempre estar disponível, mesmo depois do horário de expediente (o que acontece bastante com o trabalho remoto) agende suas mensagens em vez de enviá-las fora do horário de expediente. Quando você demonstra que leva a sério esse comportamento, o resto da equipe acaba adotando. 

"Na maioria das vezes, há pessoas dentro de uma organização que pressionam pela mudança", afirma Smith. "Eles querem melhorar uma dinâmica existente, mas, na ausência de apoio executivo ou gerencial, os idealizadores podem ficar frustrados e achar que os esforços estão sendo ignorados." 

Como criar uma pilha de tecnologia para comunicação assíncrona

Para ser eficaz no trabalho assíncrono, são necessárias as ferramentas apropriadas, que vão além do simples e-mail. Para compartilhar informações de forma eficaz e garantir o andamento dos projetos, procure ferramentas que ajudem a acrescentar contexto, esclarecer ideias e poupar tempo.

Essas ferramentas são os componentes essenciais a incluir na criação de sua pilha de tecnologia de comunicação assíncrona para garantir consistência, colaboração e sincronização.

Plataformas de bate-papo e mensagens

Para a comunicação assíncrona básica, muitas equipes utilizam ferramentas de mensagens como Slack ou Microsoft Teams. Com essas ferramentas você pode se comunicar com seus colegas de equipe, compartilhar atualizações, fazer perguntas e responder quando quiser. 

Elas permitem criar grupos ou canais para comunicações mais frequentes, o que é uma excelente forma de obter o consenso sobre temas simples. Se você perceber que suas mensagens estão se tornando muito longas ou difíceis de seguir, é recomendável que mude para outra ferramenta assíncrona. 

Ferramentas de gravação de vídeo

As gravações de vídeo são uma excelente maneira de acrescentar contexto aos projetos sem necessidade de uma reunião. Você pode enviar explicações pré-gravadas do projeto, atualizações de status ou compartilhamento de tela para seus colegas de equipe usando ferramentas como Loom ou CloudApp. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Loom entre funcionários do escritório nos EUA e no Reino Unido, quase um terço (32%) afirmou que a maioria das reuniões de trabalho digitais poderia ser substituída por vídeos assíncronos. 

De acordo com Jana Lass, VP de Marketing da CloudApp, as gravações de vídeo são uma ótima maneira de aumentar a produtividade, bem como a conexão: "Ver um rosto humano pode tornar os pontos de contato mais pessoais, compreensíveis e acessíveis dentro da agenda e horário de cada um, evitando muitas das distrações que ocorrem em um ambiente de trabalho presencial".

Sistemas de gerenciamento de projetos e trabalho

Quando se trabalha de forma assíncrona, ferramentas de gerenciamento de projetos e trabalho como Jira, Asana, ou Smartsheet são especialmente importantes. Elas permitem que as equipes monitorem o trabalho, deleguem tarefas e gerenciem cronogramas sem a necessidade de uma reunião. 

"Um dos melhores aspectos do Asana é a conexão direta entre comunicação e trabalho, o que facilita uma compreensão rápida das tarefas e de seus prazos," disse Blau. 

Ferramentas para o gerenciamento de conhecimento e armazenamento de documentos na nuvem

Usando ferramentas de armazenamento de arquivos como Google Drive e Microsoft OneDrive ou ferramentas de compartilhamento de conhecimento como Confluence e Notion, você pode ajudar sua equipe a ter acesso às informações mais recentes. Membros das equipes de todo o mundo podem acessar os arquivos necessários a qualquer momento graças a essas plataformas que rodam na nuvem. 

Plataformas de colaboração visual

Para que os membros de sua equipe permaneçam alinhados, informados e engajados sem a necessidade de reuniões, você precisa de uma plataforma de colaboração visual. Em vez de confiar somente na comunicação verbal ou em texto, use a comunicação visual para que as equipes tenham uma compreensão compartilhada com mais rapidez e uma percepção mais aprofundada. Na plataforma de colaboração visual, as equipes podem trabalhar de forma assíncrona em tudo, desde a idealização até a concepção de arquiteturas ou mesmo no planejamento de novos produtos. 

A melhor parte? A plataforma de colaboração visual serve como um mapa dinâmico da organização, pois captura todo o contexto em um só lugar. Isso facilita a movimentação das equipes entre as reuniões e o trabalho assíncrono, sem perder o dinamismo. 

É importante lembrar que nem todas as plataformas de colaboração visual tem as funcionalidades necessárias para uma equipe trabalhar em sintonia. Portanto, procure soluções que se integrem bem ao seu fluxo de trabalho, que usem seus dados atuais e que automatizem as visualizações para você.

É importante que as ferramentas que você acrescentar à sua pilha de tecnologia assíncrona se integrem bem entre si, não importa quais sejam. Caso contrário, você corre o risco de ter silos de informação que dificultam a comunicação assíncrona, em vez de facilitar. 

Dê os próximos passos na jornada para comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona reduz significativamente a fadiga das reuniões, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência organizacional, o engajamento e a inovação. O segredo é ser intencional, não apenas cancelar reuniões e esperar pelo melhor. Com as ferramentas e técnicas corretas, você fomenta uma comunicação contínua, do tempo real ao assíncrono, da ideia à realidade. 

Para melhorar a colaboração, o alinhamento e a clareza, organizações de líderes de mercado estão adotando a Suíte de Colaboração Visual da Lucid. Ao combinarem a diagramação inteligente do Lucidchart e o quadro branco virtual flexível do Lucidspark, as equipes colaboram com eficiência durante todo o ciclo de vida do projeto. 

Aliás, a comunicação assíncrona com a Lucid elimina uma média de 2,2 reuniões por semana para os clientes. É fácil ver os ganhos de eficiência desde o primeiro dia quando você tem uma equipe de especialistas em serviços profissionais atuando como parceiros estratégicos para aumentar a eficiência.