Qu’est-ce qui vous vient à l’esprit lorsque vous pensez à la collaboration ?

Pour de nombreux employés, c’est l’idée d’un groupe de personnes se réunissant dans une salle de conférence ou, plus couramment ces dernières années, dans le cadre d’un appel virtuel. Ces rencontres impliquent probablement de visionner des séries de diapositives peu inspirantes et de passer au crible des e-mails et des fils de discussion interminables.

Posez-vous maintenant la question : comment évaluez-vous l’efficacité de ces interactions ?

Étant donné que les employés consacrent aujourd’hui 58 % de leur temps au « travail sur le travail » et gaspillent 129 heures en réunions inutiles chaque année, je suis prêt à parier que ces activités soi-disant collaboratives ne vous paraissent pas très productives.

Ces interactions superflues coûtent cher. Des études estiment qu’une organisation de 5 000 employés perd potentiellement 101 millions de dollars par an en réunions. Or, la collaboration doit permettre d’améliorer les résultats, et non de faire exploser le budget. Alors, quel est le problème ?

L’approche (ou l’absence d’approche) adoptée par de nombreuses organisations en matière de collaboration est inefficace. Et comme il est souvent difficile de déterminer les causes de ce dysfonctionnement, il est difficile d’y remédier.

Mais les équipes n’ont pas à endurer des présentations de diapositives insupportables et des boîtes de réception surchargées. En identifiant les difficultés actuelles en matière de collaboration, nous allons vous montrer à quel point vous pouvez améliorer votre approche afin de stimuler l’innovation, de renforcer votre productivité et d’accélérer la croissance de votre chiffre d’affaires.

Petit historique des problèmes de collaboration

De nombreuses organisations attribuent leurs problèmes de collaboration au phénomène post-pandémique du travail à distance et hybride. Mais ces problèmes remontent à bien plus loin.

Même lorsque les équipes travaillaient ensemble au bureau tous les jours, les organisations avaient du mal à organiser une collaboration efficace. Par exemple, il y a plusieurs années, je travaillais pour une entreprise qui estimait que les travailleurs étaient cloisonnés par les différents étages de leur bâtiment et qu’ils passaient à côté d’une importante collaboration transversale. Les responsables ont essayé de construire des escaliers centraux ouverts et de placer intentionnellement des machines à café à certains étages seulement, tout cela dans le but d’obliger les gens à interagir davantage les uns avec les autres.

Lors du passage au télétravail, les entreprises ont cherché de nouveaux moyens d’encourager la collaboration entre les employés. Ces interactions ont souvent pris la forme d’appels vidéo, ce qui a donné lieu à un phénomène de lassitude vis-à-vis des réunions virtuelles, qui épuisent les employés bien plus qu’elles ne les rapprochent.

Qu’il s’agisse d’aménager les locaux en open space ou de programmer davantage de réunions, le problème reste le même : nous avons tous tellement cherché à augmenter la quantité d’interactions que nous avons négligé les moyens d’améliorer leur qualité. Un article de McKinsey le résume bien : « Avec des réunions sans fin, des e-mails incessants et des équipes de milliers de personnes, les entreprises maîtrisent à la perfection l’art des interactions inutiles. »

« Le travail hybride n’a pas mis fin à la collaboration. Mais il nous a fait prendre conscience que nous avons atteint un point de rupture en la matière, et que nous ne pouvons pas y remédier en plaçant stratégiquement une machine à café - ou en multipliant les réunions, les e-mails ou les diaporamas. »

Quel est le problème avec l’état actuel de la collaboration ?

L’expérience que j’ai acquise en travaillant avec des organisations de tous secteurs et de toutes tailles m’a permis de constater un certain nombre de problèmes en matière de collaboration sur le lieu de travail. En s’attaquant directement à ces problèmes, les entreprises peuvent jeter les bases d’une collaboration efficace, nécessaire pour innover en continu et travailler de manière productive.

Problème n° 1 : Nous définissons mal la collaboration

Le premier problème de la collaboration aujourd’hui est simple : nous ne l’envisageons pas de la bonne manière. Plus précisément, nous confondons communication et collaboration, et nous confondons réunions et collaboration.

Lorsque nous ne distinguons pas collaboration et communication, les équipes finissent par passer beaucoup de temps à parler du travail, mais ne parviennent que rarement à passer à l’action. Il y a une différence entre partager de simples informations ou poser des questions de base (communication) et classer des idées par ordre de priorité, planifier des projets complexes ou concevoir des solutions techniques (collaboration).

De même, lorsque nous considérons la collaboration comme synonyme de réunions, nous limitons pour ainsi dire le travail d’équipe, la résolution de problèmes et même l’agilité à des moments ponctuels dans nos agendas. Les réunions donnent une fausse impression de productivité, elles occupent les équipes, mais freinent le travail réel, celui qui a un impact sur les résultats.

Problème n° 2 : Nous n’utilisons pas les bons outils pour favoriser la collaboration

Il n’est pas surprenant que, dans la mesure où nous n’avons pas la définition adéquate de la collaboration, nous ne lui donnions pas la possibilité de se développer correctement.

Bien que les outils de communication et de réunion ne manquent pas, ce dont les équipes ont vraiment besoin, c’est d’un espace pour partager et recueillir des idées, clarifier des sujets complexes et fournir un retour d’information en contexte. Mais la plupart des organisations ne s’équipent pas des bons outils pour y parvenir. Les équipes se contentent alors des ressources dont elles disposent, ce qui se répercute sur leur efficacité.

Imaginons le scénario suivant : vous êtes chargé d’identifier les exigences produit pour le lancement d’un nouveau logiciel. Vous avez besoin d’impliquer des parties prenantes dans toute l’entreprise et décidez que cela serait trop compliqué par e-mail ou sur Slack, alors vous planifiez une réunion. Au cours de la rencontre, vous essayez de recueillir les commentaires de chacun en utilisant le seul support qui vous vient à l’esprit : une feuille de calcul. Vous passez la réunion à examiner les idées une par une, et très rapidement, l’heure que vous aviez prévue est écoulée. Vous sortez de la séance sans avoir défini de priorités ou d’actions précises et vous vous retrouvez à planifier une autre réunion pour terminer l’élaboration de la roadmap.

Si vous ne disposez que d’une feuille de calcul, vous aurez besoin d’une longue réunion ennuyeuse pour chaque interaction.

L’utilisation de technologies obsolètes ou d’outils conçus pour une tâche différente - comme l’analyse de données et non la réalisation de roadmaps produit - pèse lourdement sur les employés. En effet, 29 % des salariés accepteraient probablement un poste dans une autre entreprise si la seule différence était un meilleur ensemble d’outils à leur disposition.

Problème n° 3 : Nous ne traitons pas la collaboration comme un ensemble de compétences

Lorsque nous considérons la collaboration comme une simple somme d’interactions, nous passons beaucoup de temps à essayer d’augmenter leur fréquence - en plaçant des machines à café à certains étages, par exemple. Malheureusement, de nombreuses organisations se sont arrêtées là. On pourrait en effet dire que si les bonnes conditions sont réunies pour que les travailleurs interagissent, la collaboration devrait se développer naturellement.

Ce n’est pas tout à fait le cas. Pour que ces interactions soient réellement significatives et productives, les entreprises doivent considérer la collaboration comme un ensemble de compétences. Cela signifie qu’elles doivent fournir une formation et des conseils sur la manière de collaborer. Alors que de nombreuses organisations accordent la priorité au développement de compétences techniques telles que la conception ou le développement, elles n’accordent pas le même niveau d’attention à l’amélioration de compétences telles que le brainstorming, l’animation, la documentation, la prise de décision ou le retour d’information.

Se concentrer principalement sur l’augmentation des interactions ne permet pas non plus de prendre en compte les différents styles de collaboration au sein d’une organisation. Pour améliorer véritablement la qualité des échanges, nous devons développer des compétences spécifiques permettant de travailler avec tous les types de collaborateurs, qu’il s’agisse de ceux qui font leur meilleur travail sur le vif ou de ceux qui ont besoin de plus de temps pour rassembler leurs idées.

À quoi ressemble une collaboration efficace ?

Une collaboration efficace et de grande valeur se mesure à la qualité des interactions, et non à leur quantité. En d’autres termes, chaque interaction a un objectif clair.

C’est pourquoi une collaboration fructueuse n’est pas dictée par la fréquence des réunions, mais plutôt par leur résultat. Il s’agit d’un processus continu qui passe de la conversation en temps réel au travail asynchrone en fonction de la modalité la plus efficace pour les tâches à accomplir.

Revenons à l’exemple du lancement de logiciel que j’ai donné plus haut. Imaginez qu’au lieu de passer une heure de réunion à revoir les différents éléments d’une feuille de calcul, vos collaborateurs aient révisé le projet avant l’appel, de manière asynchrone, et qu’ils aient fait part de leurs avis directement sous contexte. Au cours d’une session de collaboration en direct de 30 minutes, vous pouvez utiliser ces remarques pour établir des priorités pour les prochaines étapes, prendre une décision et quitter la réunion avec des actions concrètes. C’est ce qu’on appelle une collaboration de qualité.

Commencez à collaborer plus efficacement

Bien entendu, pour vous libérer des réunions interminables et renforcer la valeur de votre collaboration, vous devez disposer des meilleurs outils et des bonnes stratégies.

Pour maximiser l’efficacité de chaque interaction, les équipes ont besoin d’un moyen de clarifier les sujets complexes et de parvenir rapidement à une compréhension commune. L’un des meilleurs atouts pour y parvenir est la collaboration visuelle. Celle-ci permet aux équipes de rassembler leurs idées, plans, modèles et décisions dans un espace centralisé, favorisant ainsi le passage entre collaboration en temps réel et collaboration asynchrone.

La collaboration visuelle permet non seulement de réduire le nombre de réunions et d’e-mails qui surchargent les employés, mais aussi de tirer le meilleur parti des moments où nous devons nous rencontrer. En d’autres termes, elle contribue à donner du sens à chaque interaction, ce qui permet aux organisations de collaborer efficacement, d’innover en continu et d’améliorer leurs résultats.

Nous ne pouvons tout simplement plus nous permettre de collaborer selon des méthodes dépassées et inefficaces. Il est temps de repenser notre approche de la collaboration et de la rendre possible grâce aux stratégies, outils et compétences appropriés. Les entreprises qui s’engagent dans cette voie pourraient bien découvrir que la collaboration est un atout majeur pour leur compétitivité.