La collaboration visuelle, qui n’était autrefois qu’une niche, s’est imposée comme LA solution pour connecter les effectifs distribués et stimuler l’innovation. Comme tout secteur émergent qui présente un potentiel, le marché de la collaboration visuelle connaît une croissance rapide, car de plus en plus de fournisseurs sautent sur l’occasion pour répondre à la demande croissante. 

Mais il y a un problème : le secteur ne s’est pas mis d’accord sur une définition de ce qu'est la collaboration visuelle. Une recherche rapide du terme sur Google renvoie des centaines de milliers de résultats, mais les descriptions sont soit trop vagues (environnements flexibles basés sur le cloud), soit trop limitées (tableaux blancs numériques) pour saisir toute l’étendue de sa signification.

Le manque de clarté quant à la définition de la collaboration visuelle a donné lieu à une sorte de surenchère de la part des fournisseurs, avec des plateformes dont les capacités varient considérablement d’un produit à l’autre et qui se revendiquent toutes de ce nouveau concept. Et pour les organisations qui cherchent à améliorer la façon dont leurs équipes collaborent, les définitions ambiguës ont créé un espace de confusion qui complique les décisions. 

Il est temps d’arrêter de considérer la collaboration visuelle comme un simple phénomène de mode. 

La collaboration visuelle, telle qu’elle est définie par certains fournisseurs, peut être un moyen de rendre le travail un peu plus facile, mais elle peut aussi être un moteur pour l’innovation, l’agilité, la cohésion des équipes hybrides et l’efficacité organisationnelle. Des atouts qui ne se refusent pas, en particulier le dernier.

Qu’est-ce que la collaboration visuelle ?

La collaboration visuelle est une gamme d’activités complémentaires – du brainstorming à la cartographie de processus, en passant par la modélisation de systèmes, etc. – qui poussent les entreprises vers une innovation constante. Grâce à l’utilisation de visuels, les équipes de toute l’entreprise peuvent communiquer efficacement des idées complexes et collaborer à la fois de manière asynchrone et en temps réel (généralement sur un tableau numérique partagé et illimité).  

Et en collaborant visuellement, les équipes développent de manière organique un schéma évolutif de leur activité – un système permettant de consigner les idées, les plans et les projets de l’entreprise. Leurs membres peuvent se tourner vers cette source centralisée pour comprendre le fonctionnement de leur organisation, obtenir les informations nécessaires pour rester en phase, apporter des changements significatifs et créer de nouvelles solutions qui apportent de la valeur aux clients.

Voici quelques exemples de collaboration visuelle :

• Brainstorming et synthèse d’idées
• Organisation de réunions agiles
• Création d’organigrammes
• Création de diagrammes UML 
• Planification de projets complexes 
• Représentation de parcours client 

Voici l’essentiel : la collaboration visuelle doit intervenir à chaque étape du flux de travail. Non seulement lors de l’idéation, mais aussi pour donner un sens aux idées après le brainstorming grâce aux données et aux informations, pour comprendre l’état actuel de l’entreprise, pour planifier les actions à entreprendre, pour concevoir et élaborer des projets et pour enregistrer le tout dans un espace partagé afin de pouvoir itérer.

La capture du flux de travail de bout en bout est le seul moyen de créer une image complète de l’entreprise nécessaire à l'innovation. Mais c’est aussi ce dont la plupart des définitions actuelles de la collaboration visuelle ne tiennent pas compte. 

Ne vous trompez pas : la collaboration visuelle n’est pas un simple tableau blanc numérique ou un outil de gestion visuelle. C’est bien plus qu’une vaste zone de travail en ligne remplie de post-its, de lignes et de formes colorées. Ces définitions ne prennent en compte qu’une partie du cycle de vie d’un projet, mais il est possible d’améliorer chacun de ses aspects, dans des centaines de cas d’utilisation, grâce à la collaboration visuelle. 

Et les entreprises qui mettent en œuvre une collaboration visuelle à grande échelle sont récompensées : selon une étude de Forrester Consulting, 82 % des décideurs ont déclaré qu’investir dans une solution de collaboration intégrée permet à leur organisation de rester compétitive et de se positionner en tant que leader dans leur secteur. 

Exemple : collaboration visuelle à chaque étape d’un flux de travail

Imaginez ce scénario : une banque développe une nouvelle application mobile. Le processus de création de l’application sera complexe, impliquant probablement des centaines de personnes différentes provenant d’équipes du monde entier. Comment la collaboration visuelle s’intègre-t-elle dans leur flux de travail ?

Étape 1 : représentation de l’état actuel. Tout d’abord, ces équipes distribuées ont besoin d’un moyen de comprendre l’état actuel de leurs processus, de leurs technologies et de leur parcours client afin de savoir ce qu’elles doivent développer pour mettre l’application sur le marché. Elles peuvent utiliser une plateforme de collaboration visuelle pour schématiser ensemble l’état actuel de l’entreprise et parvenir rapidement à une compréhension commune – en travaillant de concert, partout dans le monde.

Étape 2 : brainstorming et idéation. Ensuite, les équipes réfléchissent ensemble à l’expérience client idéale et aux éléments à intégrer dans la nouvelle application pour y parvenir. Les équipes peuvent s’inspirer d’études de marché ou d’exemples et les visualiser dans un espace commun. En collaborant visuellement, les membres de différentes équipes peuvent donner leur point de vue, ce qui permet de faire émerger toutes les idées. 

Étape 3 : synthétiser les idées. Ensuite, sur la même plateforme, ces équipes peuvent synthétiser leurs idées et les classer par ordre de priorité. Grâce à la collaboration visuelle, les équipes peuvent automatiquement analyser les résultats du brainstorming de différentes manières jusqu’à ce qu’elles disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions. 

Étape 4 : planifier le projet avec des équipes transversales. Après être parvenues à un consensus, les équipes utilisent les idées retenues pour élaborer un nouveau parcours client et construire des maquettes et des prototypes.

À partir de là, elles peuvent faire appel à d’autres équipes pour coordonner leurs efforts sur d’autres aspects de l’activité qui doivent être modifiés, comme le support client et le marketing. Les équipes de toute l’organisation peuvent facilement visualiser les processus, les délais et les dépendances afin de s’aligner sur les différents éléments dynamiques nécessaires à la mise en œuvre des changements.

Parallèlement, les autres équipes peuvent utiliser la collaboration visuelle pour appréhender l’infrastructure et les systèmes actuels et déterminer les changements nécessaires à l’exécution de la nouvelle application.

Étape 6 : amélioration continue. Tout au long du projet, les équipes de l’entreprise peuvent utiliser la collaboration visuelle pour communiquer, travailler ensemble et adapter les plans si nécessaire. Mais les avantages ne s’arrêtent pas au lancement de l’application. Cette dernière, ainsi que la documentation qui l’accompagne, va continuer à évoluer au fil du temps. En collaborant visuellement, ces équipes ont spontanément créé un schéma dynamique du fonctionnement de l’application et de la manière dont elles l’ont réalisée, incluant notamment toutes les idées et les décisions prises en cours de route.

Cette documentation évolutive permet aux équipes de rester au diapason et aux nouvelles recrues de se familiariser rapidement avec l’application afin de l’améliorer continuellement. Le plus intéressant est que la documentation est créée et mise à jour de manière naturelle dans le cadre de la collaboration visuelle de l’équipe. 

Les qualités essentielles de la collaboration visuelle

Chaque amélioration en matière de collaboration est précieuse, mais pour véritablement conduire l’entreprise vers une innovation constante, la collaboration visuelle doit répondre à plusieurs critères.

Facilite le travail d’équipe et la communication

À l’heure où le travail hybride et à distance devient la norme, la possibilité de connecter des équipes côte à côte sur un tableau partagé, quelle que soit leur localisation, est l’un des éléments les plus importants de la collaboration visuelle. 

La collaboration visuelle offre un espace aux équipes qui ne partagent plus leur bureau pour échanger des idées, faire part de leurs commentaires, apprendre les uns des autres et résoudre les problèmes. Les équipes peuvent travailler plus efficacement car la collaboration n’est plus limitée à des discussions en temps réel ou à des échanges fastidieux par e-mail – elle se fait de manière asynchrone. 

Les organisations peuvent également diversifier et démocratiser l’idéation grâce à la collaboration visuelle. Sans contraintes physiques à la collaboration, ces dernières peuvent être assurées d’apporter des perspectives uniques à tout projet (et les employés disposent d’un moyen plus fiable pour échanger leurs idées). 

La collaboration visuelle doit permettre à la fois une collaboration en temps réel (grâce à des fonctionnalités telles qu’un minuteur, un pointeur laser, une fonction de vote et des post-its de différentes couleurs) et une collaboration asynchrone grâce à des commentaires et à un partage de contenu guidé. 

Clarifie des idées complexes

Vous ne pouvez pas avoir de collaboration visuelle sans visuels. L’utilisation de visuels pour communiquer est un moyen bien connu d’accroître la capacité d’une équipe à comprendre des informations et à s’en souvenir. Naturellement, l’une des qualités fondamentales de la collaboration visuelle est sa capacité à clarifier des informations, des processus et des idées complexes en les traduisant sous forme d’illustrations intuitives et faciles à comprendre.

Ce concept comporte un élément clé qui est souvent négligé : pour être efficace, la collaboration visuelle doit faire appel à des fonctions intelligentes et à l’automatisation, le but étant d’aider les équipes à obtenir la clarté dont elles ont besoin pour passer rapidement à l’action. En visualisant automatiquement des ensembles de données complexes et en synthétisant leurs idées, les équipes passent moins de temps à interpréter manuellement les informations et se consacrent davantage à leur véritable travail. 

Harmonise les équipes autour d’une source unique de vérité

L’aspect le plus important de la collaboration visuelle est sans doute sa capacité à harmoniser les équipes de toute une organisation. Non seulement la collaboration visuelle apporte de la clarté à un moment donné, mais elle permet également de consigner des idées, un état actuel et des plans de projet auxquelles les équipes peuvent se référer en permanence pour prendre elles-mêmes des décisions éclairées. 

Les plateformes de collaboration visuelle doivent s’intégrer aux technologies les plus populaires pour simplifier la gestion des informations importantes et inclure de nombreux modèles préétablis pour aider les équipes à uniformiser et à organiser leurs projets.

Lorsque les équipes disposent du contexte nécessaire pour aller de l’avant, elles peuvent s’adapter rapidement aux changements, intégrer plus rapidement les nouvelles recrues, fournir de la valeur de manière plus régulière et innover en permanence.

Avantages de la collaboration visuelle 

Le potentiel de la collaboration visuelle est évident. Comme l’illustre l’exemple ci-dessus, la collaboration visuelle peut devenir la pierre angulaire du fonctionnement de votre organisation. 

Les entreprises qui mettent en œuvre une collaboration visuelle efficace constatent les avantages suivants : 

• Augmente l’efficacité et l’agilité : en améliorant la communication, la clarté et la coordination, la collaboration visuelle élimine bon nombre des inefficacités auxquelles les équipes (en particulier les équipes distantes ou hybrides) sont confrontées : lenteur des transferts de projets, analyse manuelle des données, malentendus et problèmes de versions. En centralisant les informations essentielles de l’entreprise, les membres de l’équipe peuvent facilement partager leurs connaissances, rassembler le contexte dont ils ont besoin pour travailler et adapter leurs méthodes, ce rapidement et en toute confiance. 

L’avantage ? Une mise sur le marché plus rapide et un apport de valeur constant dans un contexte de changement perpétuel. En d’autres termes, en augmentant l’efficacité organisationnelle et l’agilité métier, la collaboration visuelle peut donner un avantage concurrentiel aux entreprises dans un monde de plus en plus complexe. 

• Fait avancer les initiatives stratégiques : la plupart des grands changements organisationnels, comme la migration vers le cloud, le développement de nouveaux produits ou la transformation agile, impliquent des équipes transversales dans toute l’entreprise. La collaboration visuelle est le facteur unificateur qui permet de rapprocher ces effectifs et de réunir leurs membres autour d’objectifs, de délais et de livrables communs.
• Innovation à grande échelle : collaborer visuellement permettra à votre organisation d’enregistrer automatiquement ses idées et de tracer la voie à suivre pour classer par ordre de priorité celles qui doivent être mises en œuvre, ce qui guidera les équipes dans leur prise de décision. Grâce à ce référentiel d’innovation, les équipes ont accès à tout le contexte dont elles ont besoin pour reproduire les décisions réussies et itérer sur celles qui n’ont pas abouti. L’innovation devient ainsi plus cohérente et évolutive, même avec l’arrivée de nouvelles recrues qui ne participaient pas aux projets précédents. 

Le plus intéressant est qu’un référentiel d’innovation se constitue naturellement dans le cadre de la collaboration, ce qui signifie que les équipes n’ont pas besoin de consacrer du temps supplémentaire à la documentation. 

• Augmente la satisfaction et l’engagement des employés : la collaboration visuelle peut être incroyablement stimulante pour les employés, en particulier pour les équipes dispersées. Non seulement la collaboration visuelle offre un cadre plus cohérent pour la communication, en particulier pour les équipes hybrides, mais elle permet aux employés de partager leurs idées et de participer à la prise de décision, quel que soit leur lieu de travail ou leur style de collaboration. 

Et lorsque les employés ne sont pas accaparés par des communications et des tâches manuelles frustrantes, ils peuvent se concentrer sur des projets plus satisfaisants et innovants. 

Choisir la meilleure solution de collaboration visuelle pour votre entreprise 

Comme en témoignent les différentes définitions de la collaboration visuelle, les plateformes de ce marché ne se valent pas toutes. 

De nombreuses plateformes de collaboration visuelle offrent un espace de collaboration et de brainstorming, mais leurs fonctionnalités de création de diagrammes et d’analyse de données se limitent à des documents statiques qui doivent être mis à jour manuellement et peuvent rapidement devenir obsolètes. Ou encore, elles offrent des fonctions de visualisation de données de base, mais ne disposent pas de la souplesse nécessaire pour faire du brainstorming ou planifier des projets à partir de ces informations.

Afin de profiter pleinement des avantages de la collaboration visuelle, gardez les objectifs visés en tête lorsque vous évaluez les plateformes, et ne vous contentez pas d’un outil qui ne vous permet de réaliser que la moitié de vos projets.

La collaboration visuelle n’est pas une simple tendance : c’est la clé pour harmoniser les équipes, accélérer l’innovation et développer des projets d’envergure. Et comme de plus en plus d’organisations cherchent à adopter des solutions de collaboration visuelle, choisir la meilleure plateforme pourrait bien vous apporter l’avantage concurrentiel dont votre entreprise a besoin.